數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的檔案管理創(chuàng)新策略研究

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，事業(yè)單位檔案管理面臨著全新的挑戰(zhàn)與機遇。傳統(tǒng)檔案管理以人工為主，但因每日數(shù)據(jù)量的直線增長以及信息高效處理的需求，使其根本無法滿足事業(yè)單位檔案管理的需求。在此背景下，數(shù)字化檔案管理已成為必然趨勢。由于多方面因素的共同作用，致使數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下事業(yè)單位檔案管理仍存在諸多問題，嚴重阻礙檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進度?；诖耍恼聦?shù)字化轉(zhuǎn)型背景下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新展開研究，以期給相關(guān)人員提供參考，推動事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案作為事業(yè)單位信息資源的重要組成部分，其具有非常重要的文化價值與經(jīng)濟價值。檔案管理的好壞直接決定了事業(yè)單位信息資源的利用率與檔案保存質(zhì)量，可見檔案管理的重要性。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位工作的需求。對此，事業(yè)單位積極引入大數(shù)據(jù)、人工智能等先進信息技術(shù)開展檔案管理工作，不僅推動了事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新，還促進了檔案管理數(shù)字化發(fā)展。但因技術(shù)、人員及制度等多種因素的影響，致使檔案管理數(shù)字化發(fā)展受阻。因此，還需結(jié)合事業(yè)單位的實際情況對數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的檔案管理創(chuàng)新展開深入分析。

一、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性

隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，對事業(yè)單位檔案管理工作提出了全新的要求。因此，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化發(fā)展已成為必然趨勢。事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅有效提高了檔案管理工作的效率與質(zhì)量，還在一定程度上推進了事業(yè)單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型。首先，有助于滿足信息資源高效處理的需求。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，每日都會產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)信息，這些信息中包含著大量有效的數(shù)據(jù)，可為事業(yè)單位管理決策提供有力的數(shù)據(jù)支持。傳統(tǒng)檔案的管理以人工為主，無法對海量數(shù)據(jù)實施高效處理，甚至可能因為人為因素導致數(shù)據(jù)丟失或錯誤。而數(shù)字化檔案管理以大數(shù)據(jù)和人工智能等先進信息技術(shù)為依托，對海量數(shù)據(jù)實行高效處理與分析，滿足了事業(yè)單位在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下檔案管理工作的需求；其次，有助于提高檔案信息資源的利用率。傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，很多重要信息被埋沒，無法被有效利用，降低了檔案信息資源的利用率。檔案管理數(shù)字化是將檔案信息數(shù)字化地存儲和管理，通過計算機網(wǎng)絡可以快速檢索檔案信息，提高了檔案信息資源的利用率；最后，有助于保證檔案信息的安全與長期保存。傳統(tǒng)的檔案管理多以紙質(zhì)檔案為主，隨著時間的推移，紙質(zhì)檔案會出現(xiàn)不同程度的損壞，不利于檔案信息的安全與長期保存。事業(yè)單位檔案數(shù)字化可將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，穩(wěn)定地存儲在數(shù)字介質(zhì)中，降低了自然因素導致的檔案損毀，保證了事業(yè)單位的檔案安全。同時，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)通過定期備份及數(shù)據(jù)遷移等措施，確保了事業(yè)單位檔案信息的長期保存。

二、數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

由于檔案中包含大量重要信息，其管理水平的高低不僅影響事業(yè)單位的運營效率，還在一定程度上關(guān)系著事業(yè)單位的發(fā)展。隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，其對事業(yè)單位檔案管理也提出了新的要求。在此背景下，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)成為當前關(guān)注的焦點。當前事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)仍存在一些問題，致使其數(shù)字化轉(zhuǎn)型受阻，影響了檔案管理的效率與質(zhì)量。

1.檔案數(shù)字化管理意識薄弱

檔案作為事業(yè)單位信息資源的重要組成部分，其在保證事業(yè)單位正常運營與穩(wěn)定發(fā)展方面發(fā)揮著重要的作用。隨著大數(shù)據(jù)及人工智能等先進技術(shù)的高速發(fā)展與完善，推動了事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化發(fā)展，為事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新提供了新的思路。但部分事業(yè)單位對數(shù)字化轉(zhuǎn)型認識不足，檔案數(shù)字化管理意識薄弱，在實際工作中仍以傳統(tǒng)人工管理為主，缺乏對數(shù)字化技術(shù)的重視和應用。一方面，事業(yè)單位管理層未認識到檔案數(shù)字化管理的重要性，未將其納入事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃中，缺乏對檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的長遠考慮；另一方面，基層員工對檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性認識不足，使其在事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型中參與度較低，阻礙了事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化發(fā)展，無法充分發(fā)揮檔案信息的價值。

2.缺乏完善的檔案數(shù)字化管理機制

事業(yè)單位若想在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下推動檔案管理數(shù)字化建設(shè)，完善的檔案數(shù)字化管理機制是基礎(chǔ)。但就當前而言，仍有部分事業(yè)單位未建立完善的檔案數(shù)字化管理機制，使檔案管理數(shù)字化建設(shè)受阻，無法在事業(yè)單位檔案管理中充分發(fā)揮作用與優(yōu)勢。首先，缺乏健全的檔案數(shù)字化管理制度。雖然大部分事業(yè)單位已經(jīng)積極開展檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，但并未根據(jù)實際情況建立健全檔案數(shù)字化管理制度，檔案數(shù)字化管理工作無法得到有效指導，使得事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量與效率大打折扣；其次，缺乏統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標準與規(guī)范。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，事業(yè)單位建立統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標準與規(guī)范是保證檔案信息共享與高效使用的關(guān)鍵。但在實際中仍有很多事業(yè)單位缺乏統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標準與規(guī)范，致使檔案信息數(shù)據(jù)格式不一致，影響了檔案信息的整合與使用；最后，缺乏完善的數(shù)字化檔案管理監(jiān)督機制。檔案管理數(shù)字化的順利轉(zhuǎn)型不僅需要完善的管理制度與統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，還需制定有效的監(jiān)督機制，以保證管理制度和各項保障措施的貫徹落實。然而，部分事業(yè)單位在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中存在監(jiān)督機制缺失的情況，致使在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中出現(xiàn)責任不明確、執(zhí)行不到位等問題，使得檔案數(shù)字化管理整體效果不佳。

3.復合型人才短缺

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，事業(yè)單位若想借助大數(shù)據(jù)、人工智能等先進技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，就必須具備既懂檔案管理又可以熟練運用數(shù)字化技術(shù)的復合型人才隊伍。但就當前來看，仍有部分事業(yè)單位在這方面存在明顯的短板，致使檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型受阻，嚴重影響事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量與效率。一方面，部分事業(yè)單位檔案管理人員雖然具備扎實的檔案管理知識與經(jīng)驗，但因?qū)Υ髷?shù)據(jù)和人工智能等先進技術(shù)的應用能力不足，使其無法在實際工作中充分應用數(shù)字化技術(shù)，從而影響事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展；另一方面，部分事業(yè)單位雖然積極引進專業(yè)技術(shù)人才，但因其缺乏檔案管理知識與經(jīng)驗，這些專業(yè)技術(shù)人才根本無法在事業(yè)單位檔案管理中充分發(fā)揮技術(shù)支持作用。另外，復合型人才的缺失除了影響檔案管理數(shù)字化建設(shè)之外，還在一定程度上限制了檔案信息資源的開發(fā)與利用。

4.信息化建設(shè)滯后

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，越來越多的事業(yè)單位積極推進信息化建設(shè)。雖然大部分事業(yè)單位已認識到信息化建設(shè)對單位運營與發(fā)展的重要性，但因多方面因素致使信息化建設(shè)仍處于初級階段，根本無法滿足事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化發(fā)展的需求。首先，信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善。部分事業(yè)單位管理人員因觀念影響，不重視信息化建設(shè)，導致事業(yè)單位信息化建設(shè)不足，無法滿足檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需求；其次，檔案管理系統(tǒng)功能有限。雖然部分事業(yè)單位積極引入檔案管理系統(tǒng)，但這些系統(tǒng)只能滿足基礎(chǔ)存儲與檢索需求，根本無法對檔案信息進行智能分類、在線歸檔等高級處理；最后，信息安全問題突出。眾所周知，檔案管理系統(tǒng)以互聯(lián)網(wǎng)和其他信息技術(shù)為基礎(chǔ)，但因互聯(lián)網(wǎng)自身開放性特性，致使檔案管理在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中面臨著不可忽視的信息安全問題。檔案信息一旦被泄露，輕則影響事業(yè)單位的聲譽，重則會造成無法挽回的損失。

三、數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略

事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)不僅可以有效提高檔案管理水平，還能在一定程度上推進事業(yè)單位數(shù)字化發(fā)展。但因多方面因素影響，使得事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)受阻，未能充分發(fā)揮其作用與優(yōu)勢。對此，需深入剖析數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀，總結(jié)歸納存在的問題，并在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新檔案管理工作，推動檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進程，進一步提高事業(yè)單位檔案管理的水平。

1.增強檔案數(shù)字化管理意識

意識是決定行為的關(guān)鍵因素。因此，事業(yè)單位在推進檔案管理數(shù)字化發(fā)展時必須增強檔案管理意識，只有這樣才能為后續(xù)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的順利開展奠定基礎(chǔ)。首先，事業(yè)單位管理層應積極轉(zhuǎn)變思想觀念，在思想層面重視檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作。與此同時，事業(yè)單位管理人員還需充分發(fā)揮自身作用，積極帶動單位內(nèi)部員工轉(zhuǎn)變思想觀念，為檔案管理數(shù)字化在事業(yè)單位落地生根創(chuàng)造良好的內(nèi)部氛圍。為確保檔案管理數(shù)字化建設(shè)的順利推進，事業(yè)單位管理層還需結(jié)合自身實際情況制訂保障措施和明確的實施計劃；其次，加大數(shù)字化檔案管理的宣傳力度。事業(yè)單位宣傳部門及檔案管理部門聯(lián)合開展多種形式的宣傳活動，如專題講座、研討會等，強化全體員工對檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認識與學習，使其在日常工作中積極參與檔案管理數(shù)字化建設(shè)，為事業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)貢獻力量。除此之外，事業(yè)單位還可以通過建立檔案數(shù)字化管理文化，在潛移默化地影響下逐步增強員工的檔案數(shù)字化管理意識。

2.建立健全檔案數(shù)字化管理機制

健全的數(shù)字化檔案管理機制是保證單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)條件，事業(yè)單位必須結(jié)合自身實際情況構(gòu)建健全的檔案數(shù)字化管理機制。

第一，建立完善的檔案數(shù)字化管理制度。事業(yè)單位檔案管理人員應梳理當前實行的檔案管理制度，并結(jié)合數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求對其進行優(yōu)化與調(diào)整，確保檔案數(shù)字化管理制度的指導性與可操作性。

第二，優(yōu)化檔案數(shù)字化管理流程。結(jié)合數(shù)字化轉(zhuǎn)型要求優(yōu)化檔案數(shù)字化管理流程，并明確各環(huán)節(jié)的責任與操作規(guī)范，以保證數(shù)字化檔案管理工作的順暢與高效。

第三，制定統(tǒng)一的數(shù)字化標準。為保證檔案信息數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一，事業(yè)單位還需建立統(tǒng)一的數(shù)字化標準。事業(yè)單位在建立數(shù)字化標準時應綜合考慮多方面因素，如檔案信息的完整性、可靠性和可長期保存性等。另外，事業(yè)單位還需定期評估檔案數(shù)字化標準，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整與修訂標準，以保證其適用性。

第四，完善檔案數(shù)字化管理監(jiān)督機制。為保證事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的有序開展，還需建立完善的檔案管理監(jiān)督機制，監(jiān)督指導檔案數(shù)字化管理全過程，以便及時發(fā)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理中的問題，并采取有效措施對其改進。

3.加強復合型人才隊伍建設(shè)

檔案管理人員是推進事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵因素，其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接決定了檔案管理效果。因此，事業(yè)單位應加強復合型人才隊伍建設(shè)，為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理提供強有力的人才支持。

首先，重視在職檔案管理人員的培訓。事業(yè)單位根據(jù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型要求對在職檔案管理人員開展相應的培訓，培訓內(nèi)容除了最新的檔案管理知識與理念之外，還應包含大數(shù)據(jù)和人工智能等新興技術(shù)。通過定期培訓提高在職檔案管理人員數(shù)字化技術(shù)應用能力，促使其能夠熟練運用數(shù)字化技術(shù)開展檔案管理工作。另外，事業(yè)單位還可安排在職檔案管理人員外出參觀學習，學習兄弟單位成功的經(jīng)驗，并將其合理地運用到本單位的檔案管理中。

其次，引進復合型人才。事業(yè)單位可以通過多種渠道積極引進具有數(shù)字化技術(shù)專業(yè)背景的檔案管理人才，為事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作注入新的活力。此外，還可以通過制定激勵機制，激發(fā)在職檔案管理人員自主學習數(shù)字化技術(shù)的積極性與主動性，提高其數(shù)字化技術(shù)的應用能力。

4.加快信息化建設(shè)進度

信息化建設(shè)是推動事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理順利開展的基礎(chǔ)。因此，事業(yè)單位應加快信息化建設(shè)進度。

首先，事業(yè)單位管理人員應積極轉(zhuǎn)變思想觀念，加大資金及技術(shù)方面的投資，購入信息化建設(shè)所需的軟件系統(tǒng)與硬件設(shè)備設(shè)施，完善事業(yè)單位信息化基礎(chǔ)設(shè)施，為加快事業(yè)單位信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

其次，拓展檔案管理系統(tǒng)功能。對于經(jīng)濟條件較好的事業(yè)單位，可通過與第三方軟件公司合作的方式構(gòu)建滿足自身檔案數(shù)字化管理需求的軟件系統(tǒng)。對于經(jīng)濟條件有限的事業(yè)單位，可與第三方單位合作，拓展已購買的檔案管理軟件系統(tǒng)功能，以滿足檔案數(shù)字化管理的需求，提高事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的自動化與智能化水平，為實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理提供有力的技術(shù)支持。

最后，加強信息安全管理。信息安全問題已成為當前不可忽視的問題，事業(yè)單位必須加強信息安全管理，最大限度地降低因信息安全問題對檔案數(shù)字化管理工作造成的不良影響。事業(yè)單位除了定期檢修檔案管理系統(tǒng)外，還需積極引進先進的信息安全技術(shù)，確保檔案信息傳輸與存儲的安全性。此外，事業(yè)單位還需對檔案管理人員開展安全教育，增強信息安全意識，最大限度地降低人為因素引發(fā)的檔案信息安全風險。

四、結(jié)語

總而言之，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化發(fā)展已成為必然趨勢。因此，事業(yè)單位必須高度重視檔案管理數(shù)字化建設(shè)，并采取切實有效的措施，如增強檔案數(shù)字化管理意識、加強復合型人才隊伍建設(shè)、建立完善的檔案數(shù)字化管理機制以及推動信息化建設(shè)等，以應對數(shù)字化轉(zhuǎn)型中事業(yè)單位檔案管理遇到的挑戰(zhàn)，更好地服務事業(yè)單位，為實現(xiàn)事業(yè)單位穩(wěn)定健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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作者單位：淄博市淄川區(qū)綜合行政執(zhí)法大隊

作者簡介：王勇（1976—），女，漢族，山東淄博人，本科，中級館員，研究方向：檔案專業(yè)。