基于質(zhì)量控制視角下檔案信息化建設(shè)的多維度探析

摘 要：文章深入探討了質(zhì)量控制對檔案信息化建設(shè)的重要性，分析了質(zhì)量控制在前期規(guī)劃、系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)遷移與整理及運維管理等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的作用，并提出了標準化管理、持續(xù)改進和風(fēng)險管理等理論機制，并從技術(shù)、管理和人員三個維度對檔案信息化建設(shè)開展全面分析，指出了當(dāng)前面臨的技術(shù)標準不統(tǒng)一、管理機制滯后及人員素質(zhì)不匹配等問題。針對這些問題，文章提出了建立全面質(zhì)量控制體系、加強技術(shù)質(zhì)量控制、完善管理質(zhì)量控制以及提升人員素質(zhì)等策略建議。

關(guān)鍵詞：質(zhì)量控制視角；檔案信息化建設(shè)；數(shù)據(jù)管理

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

在信息化時代背景下，檔案信息化建設(shè)已成為提高檔案管理效率與服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵途徑。然而，隨著技術(shù)的不斷進步和檔案需求的日益復(fù)雜化，檔案信息化建設(shè)過程中的質(zhì)量控制的重要性日益凸顯。近年來，國家鼓勵和支持檔案科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新，促進科技成果在檔案收集、整理、保護和利用等方面的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，推動檔案科技進步。截至2023年底，全國檔案查詢利用服務(wù)平臺已接入檔案館1886家，各級綜合檔案館接入率達60%?！吨腥A人民共和國檔案法實施條例》于2024年3月1日起施行，標志著檔案法治建設(shè)邁向良法善治、高效權(quán)威及規(guī)范有序的新階段，必將加快推動地方檔案工作在法治軌道上向更高質(zhì)量邁進，推進我國檔案法治建設(shè)進程向縱深發(fā)展。當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)面臨著技術(shù)標準不統(tǒng)一、管理機制滯后以及人員素質(zhì)不匹配等多重挑戰(zhàn)，直接影響了檔案信息的準確性、完整性和安全性。因此，從質(zhì)量控制視角出發(fā)，對檔案信息化建設(shè)開展多維度探析，探索如何構(gòu)建全面、有效的質(zhì)量控制體系，成為保障檔案信息化建設(shè)順利推進和高質(zhì)量完成的重要課題。本研究旨在通過深入分析質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和理論機制，為檔案信息化建設(shè)的實踐提供有力支撐和參考。

一、質(zhì)量控制與檔案信息化建設(shè)理論機制分析

1.質(zhì)量控制的重要性

檔案工作是一項非常重要的工作，主要是因為檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。檔案信息化建設(shè)不僅是技術(shù)的堆砌，還是對檔案資源展開全面、系統(tǒng)和高效管理的過程。在這一過程中，任何環(huán)節(jié)的疏漏或錯誤都可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真、系統(tǒng)崩潰等嚴重后果，影響檔案信息的利用價值和安全性。因此，加強質(zhì)量控制，確保每個環(huán)節(jié)都達到既定標準，是檔案信息化建設(shè)不可或缺的一部分。隨著社會的發(fā)展與科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)逐漸普及，各行各業(yè)的信息化管理工作也由線下轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上，給相關(guān)工作及業(yè)務(wù)流程帶來較大便利。在檔案領(lǐng)域，隨著信息化、現(xiàn)代化與自動化管理模式的應(yīng)用，做到科學(xué)化、標準化和規(guī)范化已成為各級檔案部門必須面對的問題。

2.質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

（1）前期規(guī)劃階段。在檔案信息化建設(shè)之初，需展開充分的需求調(diào)研和規(guī)劃設(shè)計。這一階段的質(zhì)量控制主要體現(xiàn)在對需求的準確把握、對技術(shù)方案的合理選擇和對項目計劃的周密安排，通過專家評審、風(fēng)險評估等方式，確保規(guī)劃方案的科學(xué)性和可行性。

（2）系統(tǒng)建設(shè)階段。系統(tǒng)建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心環(huán)節(jié)。在這一階段，質(zhì)量控制需要貫穿于系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)和測試等各個環(huán)節(jié)。采用先進的開發(fā)技術(shù)和工具，遵循標準化的開發(fā)流程和規(guī)范，確保系統(tǒng)功能的完善性、穩(wěn)定性和易用性，并加強測試工作，通過單元測試、集成測試和系統(tǒng)測試等多種方式，全面驗證系統(tǒng)的性能和可靠性。

（3）數(shù)據(jù)遷移與整理階段。在檔案信息化建設(shè)過程中，需要將大量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并實施數(shù)據(jù)遷移和整理。這一階段的質(zhì)量控制主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)的準確性、完整性和一致性上。通過制定嚴格的數(shù)據(jù)遷移和整理規(guī)范，采用先進的數(shù)據(jù)處理技術(shù)和工具，確保數(shù)據(jù)在遷移和整理過程中不出現(xiàn)丟失、損壞或錯誤。

（4）運維管理階段。系統(tǒng)上線后，運維管理成為保障系統(tǒng)穩(wěn)定運行的關(guān)鍵。在這一階段，質(zhì)量控制主要體現(xiàn)在系統(tǒng)的日常維護、故障處理和性能優(yōu)化等方面。通過建立完善的運維管理體系，制訂詳細的運維計劃和應(yīng)急預(yù)案，確保系統(tǒng)能夠持續(xù)、穩(wěn)定地運行，同時需要加強對系統(tǒng)使用情況的監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，提升系統(tǒng)的整體性能。

3.質(zhì)量控制的理論機制

（1）標準化管理。標準化管理是檔案信息化建設(shè)質(zhì)量控制的核心基礎(chǔ)。它要求在整個信息化進程中，從數(shù)據(jù)的采集、處理和存儲到系統(tǒng)的開發(fā)、部署及運維都必須遵循一套明確、統(tǒng)一的標準和規(guī)范。這些標準不僅涉及數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一性，確保不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)能夠無縫交換與共享，還涵蓋系統(tǒng)架構(gòu)的設(shè)計原則，保障系統(tǒng)的高效、穩(wěn)定運行。通過嚴格執(zhí)行這些標準，可以大幅提升檔案信息化建設(shè)的規(guī)范性和專業(yè)性，為質(zhì)量控制奠定堅實基礎(chǔ)。

（2）持續(xù)改進。質(zhì)量控制是一個永無止境的過程，它要求檔案信息化建設(shè)團隊始終保持對系統(tǒng)性能和用戶需求的敏銳洞察。為此，需要建立一套完善的反饋機制，通過定期的用戶調(diào)研、系統(tǒng)性能測試等手段，收集來自各方面的意見和建議。在此基礎(chǔ)上，深入分析存在的問題和不足，制定針對性的改進措施，并迅速付諸實施。這種持續(xù)改進的精神不僅有助于及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題，還能不斷提升系統(tǒng)的穩(wěn)定性和用戶體驗，使檔案信息化建設(shè)始終保持在行業(yè)前沿。

（3）風(fēng)險管理。在檔案信息化建設(shè)的復(fù)雜環(huán)境中，風(fēng)險無處不在。為了有效應(yīng)對這些風(fēng)險，必須建立一套完善的風(fēng)險管理機制。首先，通過全面的風(fēng)險評估，識別出可能對項目造成威脅的潛在風(fēng)險因素，如技術(shù)難題、資金短缺及政策變動等。其次，針對這些風(fēng)險因素，制定詳細的應(yīng)對措施和預(yù)案，確保在風(fēng)險發(fā)生時能夠迅速響應(yīng)、有效應(yīng)對。最后，加強風(fēng)險管理意識的培養(yǎng)，提高團隊成員對風(fēng)險的識別能力和應(yīng)對能力，形成全員參與、共同防范的良好氛圍。

二、檔案信息化建設(shè)的多維度理論分析

1.技術(shù)維度

在技術(shù)維度上。檔案信息化建設(shè)的核心在于數(shù)字化與標準化、系統(tǒng)建設(shè)以及安全保障的深度融合。數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)，而標準化的制定與執(zhí)行則是確保數(shù)據(jù)質(zhì)量、實現(xiàn)數(shù)據(jù)互操作性的關(guān)鍵。通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、編碼規(guī)則及轉(zhuǎn)換標準，可以顯著提升數(shù)據(jù)的一致性和可用性。

在系統(tǒng)建設(shè)方面。檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建與集成是實現(xiàn)信息共享與高效管理的技術(shù)支撐，要求系統(tǒng)不僅具備強大的數(shù)據(jù)處理能力，還需支持多源數(shù)據(jù)的整合與無縫對接，以形成統(tǒng)一的檔案管理平臺。這些技術(shù)措施能夠有效抵御外部攻擊，保護檔案信息的機密性、完整性和可用性。

2.管理維度

管理維度關(guān)注的是檔案信息化建設(shè)的組織架構(gòu)、制度規(guī)范及流程優(yōu)化等方面。組織架構(gòu)的設(shè)置直接影響信息化建設(shè)的推進效率與效果，合理的組織架構(gòu)能夠明確職責(zé)分工，促進跨部門協(xié)作。制度規(guī)范則是信息化建設(shè)有序開展的基石，通過制定并執(zhí)行嚴格的檔案管理制度與規(guī)范，可以確保各項工作有章可循、有據(jù)可查。通過引入信息技術(shù)手段，優(yōu)化流程設(shè)計，減少人工干預(yù)，可以顯著提高檔案管理的效率，同時降低出錯率，提升用戶體驗。

3.人員維度

人員維度強調(diào)的是檔案信息化建設(shè)中的人力資源管理與開發(fā)。人員配備是確保信息化建設(shè)順利開展的基礎(chǔ)，需要根據(jù)實際需求合理配置具備信息技術(shù)和檔案管理雙重知識背景的專業(yè)人才。培訓(xùn)與教育則是提升檔案工作人員信息素養(yǎng)與專業(yè)技能的重要途徑，通過定期組織培訓(xùn)、開展學(xué)術(shù)交流等活動，可以不斷提高工作人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。通過建立科學(xué)、合理的激勵機制，如績效考核、獎懲制度等，可以激發(fā)工作人員的工作熱情和創(chuàng)新精神，推動檔案信息化建設(shè)不斷向前發(fā)展。

三、質(zhì)量控制視角下檔案信息化建設(shè)面臨的問題

1.技術(shù)標準與規(guī)范的不統(tǒng)一

檔案信息化建設(shè)涉及多個技術(shù)環(huán)節(jié)，包括數(shù)據(jù)采集、處理、存儲、傳輸及利用等。然而，當(dāng)前行業(yè)內(nèi)技術(shù)標準與規(guī)范尚未全面統(tǒng)一，導(dǎo)致不同系統(tǒng)間存在兼容性問題，數(shù)據(jù)交換困難，嚴重影響了檔案信息的共享與利用。這種不統(tǒng)一不僅增加了系統(tǒng)整合的難度，還可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)換過程中發(fā)生失真或丟失，對檔案信息的完整性和準確性構(gòu)成威脅。

2.管理機制的缺失與滯后

有效的管理機制是保障檔案信息化建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵。然而，在實際操作中，部分單位存在管理機制缺失或滯后的問題。一方面，缺乏明確的項目規(guī)劃、執(zhí)行和監(jiān)督機制，導(dǎo)致項目進展緩慢、效率低下；另一方面，對信息化建設(shè)的重視程度不足，資源投入有限，難以支撐項目的持續(xù)推進。

3.人員素質(zhì)與技能的不匹配

檔案信息化建設(shè)需要一支具備信息技術(shù)和檔案管理雙重知識背景的專業(yè)人才隊伍。然而，目前行業(yè)內(nèi)普遍存在人員素質(zhì)與技能不匹配的問題。部分工作人員對信息化建設(shè)的認識不足，缺乏必要的技能和經(jīng)驗。隨著技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)有工作人員的知識體系難以跟上時代的步伐。這種不匹配不僅限制了檔案信息化建設(shè)的深度和廣度，還可能導(dǎo)致項目在實施過程中遇到諸多技術(shù)難題和瓶頸。

四、質(zhì)量控制視角下的策略建議

1.建立全面的質(zhì)量控制體系

（1）設(shè)定明確的質(zhì)量控制目標與標準。首先，必須明確檔案信息化建設(shè)的總體目標和階段性目標，并據(jù)此設(shè)定詳細的質(zhì)量控制指標和標準。這些標準應(yīng)涵蓋數(shù)據(jù)質(zhì)量、系統(tǒng)性能和用戶體驗等多個方面，確保每一項工作都有明確的衡量尺度以及建立質(zhì)量評估體系，定期對建設(shè)成果評估，及時發(fā)現(xiàn)并糾正偏差。

（2）構(gòu)建多層級、全方位的質(zhì)量控制網(wǎng)絡(luò)。質(zhì)量控制不應(yīng)僅局限于某一環(huán)節(jié)或部門，而應(yīng)貫穿于整個信息化建設(shè)的全過程，形成多層級、全方位的質(zhì)量控制網(wǎng)絡(luò)。通過設(shè)立專門的質(zhì)量控制部門或崗位，明確各級職責(zé)和權(quán)限，確保各環(huán)節(jié)之間信息暢通、協(xié)作緊密。同時，利用信息技術(shù)手段，如建立質(zhì)量監(jiān)控平臺、引入智能分析工具等，提高質(zhì)量控制的效率和準確性。

2.加強技術(shù)質(zhì)量控制

（1）引入先進的信息技術(shù)。技術(shù)是推動檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素。應(yīng)密切關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展動態(tài)，積極引入先進的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化技術(shù)，如OCR識別、大數(shù)據(jù)分析和云計算等，提升檔案數(shù)字化的質(zhì)量與效率。通過技術(shù)手段優(yōu)化數(shù)據(jù)處理流程，提高數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的準確性和完整性，減少人為干預(yù)和錯誤。

（2）實施定期的技術(shù)檢查與維護。技術(shù)設(shè)備的穩(wěn)定運行是保障檔案信息化建設(shè)質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。應(yīng)建立定期的技術(shù)檢查與維護機制，對硬件設(shè)備定期檢查、清潔和維護。對軟件系統(tǒng)升級、補丁安裝和性能調(diào)優(yōu)。同時，建立應(yīng)急響應(yīng)機制，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠迅速定位問題、恢復(fù)服務(wù)，降低對業(yè)務(wù)的影響。

3.完善管理質(zhì)量控制

（1）優(yōu)化管理流程。管理流程的優(yōu)化是減少人為錯誤與失誤的有效途徑。對現(xiàn)有管理流程全面梳理和分析，找出瓶頸和不足之處。借鑒先進的管理理念和方法，如六西格瑪、精益管理等，對流程優(yōu)化和再造。通過簡化流程、明確職責(zé)和加強溝通等措施，提高管理效率和質(zhì)量水平。

（2）強化制度執(zhí)行。制度是保障管理規(guī)范得到有效落實的關(guān)鍵。應(yīng)建立健全檔案信息化建設(shè)的各項管理制度和規(guī)定，如數(shù)據(jù)管理制度、系統(tǒng)安全制度和運維管理制度等。加大制度宣傳和培訓(xùn)力度，增強工作人員的制度意識和執(zhí)行力，并建立監(jiān)督檢查機制，定期對制度執(zhí)行情況檢查評估，對違規(guī)行為嚴肅處理，確保各項管理規(guī)范得到有效落實。

4.提升人員素質(zhì)

（1）加強檔案工作人員的信息化培訓(xùn)。人才是檔案信息化建設(shè)的核心資源。應(yīng)加強對檔案工作人員的信息化培訓(xùn)力度，提高其信息技術(shù)應(yīng)用能力和專業(yè)素養(yǎng)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括計算機基礎(chǔ)知識、檔案管理軟件操作和信息安全防護等方面。培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)和實踐操作等多種形式相結(jié)合，通過培訓(xùn)提高工作人員的技能水平和工作效率。

（2）培養(yǎng)工作人員的質(zhì)量意識與責(zé)任心。質(zhì)量意識和責(zé)任心是確保工作質(zhì)量持續(xù)提升的內(nèi)在動力。應(yīng)通過宣傳教育、案例分析等方式培養(yǎng)工作人員的質(zhì)量意識和責(zé)任心，引導(dǎo)其樹立“質(zhì)量第一”的工作理念，鼓勵其主動發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。同時，建立獎懲機制。對表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予表彰和獎勵，對失職失責(zé)的工作人員問責(zé)和處罰。通過一系列措施激發(fā)工作人員的工作積極性和創(chuàng)造力，推動檔案信息化建設(shè)質(zhì)量的持續(xù)提升。

五、結(jié)論與展望

本文通過對檔案信息化建設(shè)過程中的質(zhì)量控制深入分析，明確了質(zhì)量控制對于提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量的重要性。從前期規(guī)劃到運維管理，各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制均對最終成果產(chǎn)生深遠影響。同時，結(jié)合技術(shù)、管理和人員三個維度對檔案信息化建設(shè)全面剖析，揭示了當(dāng)前面臨的技術(shù)標準不統(tǒng)一、管理機制滯后及人員素質(zhì)不匹配等挑戰(zhàn)。針對上述問題，本文提出了建立全面質(zhì)量控制體系、加強技術(shù)質(zhì)量控制、完善管理質(zhì)量控制以及提升人員素質(zhì)等策略建議。這些建議旨在通過標準化管理、持續(xù)改進及風(fēng)險管理等機制，確保檔案信息化建設(shè)的順利開展和高質(zhì)量完成。

展望未來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和檔案管理需求的日益復(fù)雜，檔案信息化建設(shè)將面臨更多新的機遇與挑戰(zhàn)。因此，持續(xù)加強質(zhì)量控制，不斷創(chuàng)新管理模式和技術(shù)手段，將是推動檔案信息化建設(shè)持續(xù)健康發(fā)展的關(guān)鍵，同時加強人才培養(yǎng)和引進，提升檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力，也是實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展的重要保障。

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作者單位：廣西民族出版社

作者簡介：陳萍（1976—），女，壯族，廣西武宣人，本科，館員，研究方向：檔案信息化建設(shè)。