財務(wù)共享背景下 M公司采購財務(wù)流程再造措施

隨著科技的進(jìn)步和生產(chǎn)力的發(fā)展，經(jīng)濟全球化不斷加深，越來越多的企業(yè)追求多元化的發(fā)展模式，大量的跨國集團(tuán)以及大型企業(yè)產(chǎn)生，企業(yè)間的資源等多方面的競爭也變得越來越激烈。如果企業(yè)的管理體系不能和相關(guān)的業(yè)務(wù)相匹配，就容易造成公司各主體之間的信息傳遞效率低以及消息不互通等狀況，造成企業(yè)資源的浪費和成本的增加，對公司的發(fā)展造成不利影響。因此，企業(yè)為了應(yīng)對全球經(jīng)濟一體化發(fā)展，解決企業(yè)發(fā)展帶來的問題，必須改變財務(wù)管理模式。財務(wù)服務(wù)共享中心是在此背景下產(chǎn)生的一種新型財務(wù)管理模式，能有效解決上述存在的一些問題。2013年，財政部發(fā)布的《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》中提出分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)逐步建立財務(wù)共享服務(wù)中心。自此，我國許多公司積極響應(yīng)國家的號召，進(jìn)行財務(wù)共享中心的探索。

M公司是為石油行業(yè)提供餐飲服務(wù)的具有代表性的企業(yè)之一，對于團(tuán)餐企業(yè)而言，采購流程是企業(yè)一個重要的環(huán)節(jié)，是企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，采購業(yè)務(wù)是否高效，影響企業(yè)的運作效率與效果，同時影響企業(yè)的價值創(chuàng)造。在建立企業(yè)財務(wù)共享中心的大背景下，M公司如何進(jìn)行自身流程優(yōu)化，服務(wù)于企業(yè)建立財務(wù)共享中心更好順應(yīng)發(fā)展大趨勢值得研究。因此，本文在建造財務(wù)共享中心背景下，對M公司采購財務(wù)流程優(yōu)化展開研究。

概念界定

共享中心 共享中心起源于20世紀(jì)80年代，由美國福特公司建立。自此之后，共享中心在世界范圍內(nèi)不斷發(fā)展，財務(wù)共享中心作為共享中心的重要組成部分，逐漸成為一種新型的被普遍接受的財務(wù)管理模式。

流程再造理論 流程再造理論產(chǎn)生于20世紀(jì)90年代，主要思想為：企業(yè)需要對過去的業(yè)務(wù)進(jìn)行重新整合，以實現(xiàn)成本、質(zhì)量、服務(wù)和效率等方面的顯著改善，從而更好地適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)環(huán)境中以顧客、競爭和變化為特征的挑戰(zhàn)。

M公司現(xiàn)狀

M公司總部位于中國渤海地區(qū)，是一家主營能源行業(yè)的生活服務(wù)公司。M公司根據(jù)服務(wù)地區(qū)不同下設(shè)7家分公司，擁有1家子公司，服務(wù)范圍廣泛。M公司當(dāng)前財務(wù)部門組織結(jié)構(gòu)主要包括公司本部以及下設(shè)分公司兩個層級，公司本部財務(wù)部主要分為七大職能崗位，分別為：資金出納崗、報表崗、預(yù)算崗、分析崗、保險崗、核算崗和稅務(wù)崗，不同崗位具有不同的職責(zé)。隨著M公司規(guī)模的不斷擴大和業(yè)務(wù)的不斷拓展，財務(wù)管理變得越來越復(fù)雜，需要處理的數(shù)據(jù)量和業(yè)務(wù)流程也越來越多。在此背景下，建造財務(wù)共享中心成為一種趨勢，財務(wù)共享主要特征為將財務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、自動化和集中化，進(jìn)一步提高財務(wù)管理的效率和準(zhǔn)確性，降低企業(yè)的運營成本。為落實建設(shè)財務(wù)共享中心的要求與規(guī)定，M公司決定建設(shè)財務(wù)共享中心。構(gòu)建財務(wù)共享中心過程當(dāng)中，需要對企業(yè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造，而采購財務(wù)流程是公司重要的一個業(yè)務(wù)流程。因此，本文對M公司采購財務(wù)流程進(jìn)行分析，提出流程再造建議。

M公司采購財務(wù)流程問題

為了更好地了解M公司采購財務(wù)流程當(dāng)中存在的問題，本文通過對公司高管、職能部門經(jīng)理、普通人員進(jìn)行訪談。通過與不同層級人員訪談，可以更加全面了解采購財務(wù)流程當(dāng)中存在的問題。

人員冗余 公司下設(shè)7家分公司及1家全資子公司，每家公司均配備1—2名相關(guān)核算人員。分公司與子公司的業(yè)務(wù)大體相同，每家公司同時配備相關(guān)的核算人員，處理相同的業(yè)務(wù)，造成資源的浪費。許多業(yè)務(wù)是線下進(jìn)行操作，需通過手工方式進(jìn)行系統(tǒng)錄入，人員需求較多。

自動化程度低 在采購流程過程當(dāng)中，企業(yè)驗收管理是需要線下進(jìn)行操作，同時，企業(yè)在進(jìn)行財務(wù)處理前資料的整理也是線下操作進(jìn)行，將原有在系統(tǒng)當(dāng)中填取的資料進(jìn)行打印整理后才可以進(jìn)行下一步的工作，并不能在系統(tǒng)當(dāng)中自動將材料轉(zhuǎn)交到下一步環(huán)節(jié)，使得業(yè)務(wù)的處理時間增長，同時企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)處理的自動化程度較低。整個財務(wù)處理流程部分，基本上全要在線下進(jìn)行，線下進(jìn)行記賬資料的整理，業(yè)務(wù)部的審批以及財務(wù)的審批，業(yè)務(wù)資料的會計存檔都由線下進(jìn)行，每一個環(huán)節(jié)之前都不與前一個環(huán)節(jié)相連，在進(jìn)行下一個業(yè)務(wù)處理過程時需要人工的轉(zhuǎn)移上一步環(huán)節(jié)的資料，公司的業(yè)務(wù)處理過程當(dāng)中的自動化程度較低。

信息傳遞不暢 由于現(xiàn)有采購財務(wù)流程自動化程度低，大多數(shù)是由線下進(jìn)行，各個流程、系統(tǒng)間并不互聯(lián)，導(dǎo)致信息孤島嚴(yán)重，各個流程間的信息傳遞不暢。

在采購流程當(dāng)中，采辦計劃與需求管理和招標(biāo)系統(tǒng)之間相互關(guān)聯(lián)，在系統(tǒng)當(dāng)中可以同步看到這些信息，但在進(jìn)行下一步流程時，系統(tǒng)間并不互通，合同管理系統(tǒng)當(dāng)中只能看到所簽訂的訂單，但是并不知道需求狀況，同時，訂單完成狀況以及驗收管理的狀況之間并不互通。在財務(wù)處理過程當(dāng)中，每一個流程都是線下的操作，業(yè)務(wù)以及財務(wù)的審批需要各個部門將資料整理后才會拿到具體的信息，在此之前，財務(wù)部并不會知道業(yè)務(wù)的進(jìn)度以及具體的業(yè)務(wù)信息，財務(wù)部與業(yè)務(wù)部之間存在信息不對稱的狀況。

業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一 公司自動化程度低，大部分的業(yè)務(wù)還是由線下進(jìn)行，線下進(jìn)行對規(guī)則的遵守程度相較于線上的業(yè)務(wù)處理過程會下降，會導(dǎo)致采購管理辦法、會計核算辦法執(zhí)行不統(tǒng)一。

線下審批環(huán)節(jié)復(fù)雜 在進(jìn)行財務(wù)處理以及資金支付處理時，需要經(jīng)過業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門的多次審批后，才可以進(jìn)行下一步的操作。首先由作業(yè)單位部門經(jīng)理簽字，其次由作業(yè)單位主要負(fù)責(zé)人簽字，最后由財務(wù)部經(jīng)理簽字，缺少任何一名領(lǐng)導(dǎo)簽字都無法進(jìn)行下一步環(huán)節(jié)。

資金支付計劃性差 公司資金的支付都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，在月末要提交下個月的資金支付計劃，根據(jù)資金支付計劃進(jìn)行撥款，向供應(yīng)商支付相應(yīng)的貨款。

資金支付在每月中下旬批量進(jìn)行，在此情況下，會忽略合同約定的支付時間，未嚴(yán)格按照合同付款條款進(jìn)行支付，存在逾期支付的情況，長期逾期支付會失去供應(yīng)商的支持，降低企業(yè)信譽度；同時，也存在提前支付的狀況，喪失貨幣產(chǎn)生的機會價值。

M公司采購財務(wù)流程再造措施

精簡組織架構(gòu) 通過采購財務(wù)流程再造，取消各個子公司的財務(wù)部門，同時取消原有的核算崗，由四個業(yè)務(wù)支持中心統(tǒng)一進(jìn)行管理與業(yè)務(wù)的操作，有效減少公司內(nèi)部財務(wù)人員的數(shù)量，通過組織架構(gòu)的再造，減少人工干預(yù)和重復(fù)工作，降低企業(yè)的人員冗余。費控部門進(jìn)行了整合，只有本部設(shè)立費控部門，取消各作業(yè)單位結(jié)費職能，實現(xiàn)公司集中統(tǒng)一結(jié)算，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)的統(tǒng)一，減少了重復(fù)性的工作，從而減少了企業(yè)的人員冗余。

引入RPA系統(tǒng) RPA是一種基于計算機程序的自動化技術(shù)，可以模擬人類的手工操作，從而實現(xiàn)自動化的業(yè)務(wù)流程處理。RPA系統(tǒng)可以模擬手工操作，包括數(shù)據(jù)錄入等功能，通過采用RPA系統(tǒng)可以避免人工操作過程中的錯誤，提高流程的穩(wěn)定性和可靠性，還可以為企業(yè)的決策提供更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，提高數(shù)據(jù)的價值。同時，RPA系統(tǒng)本身可以針對企業(yè)具體的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，改進(jìn)傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，提高流程的效率和質(zhì)量。

促進(jìn)流程整合 首先，將所有流程通過線上的系統(tǒng)進(jìn)行整合，原有流程下，大部分業(yè)務(wù)由線下操作進(jìn)行，各流程間信息不互通，影響企業(yè)業(yè)務(wù)處理過程當(dāng)中的效率，通過系統(tǒng)將業(yè)務(wù)流程整合。其次，在采購流程當(dāng)中，采辦訂單管理系統(tǒng)原本分為兩個部分，包括物資系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)，在進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的過程當(dāng)中需要判斷采辦的種類，進(jìn)而填入不同的系統(tǒng)當(dāng)中，業(yè)務(wù)流程再造后直接填入一個系統(tǒng)當(dāng)中，更加簡潔與方便。再次，財務(wù)處理過程當(dāng)中，原有記賬前資料整理流程不再需要，因為新業(yè)務(wù)流程將信息聯(lián)通，發(fā)起記賬申請后，所有需要的材料在系統(tǒng)當(dāng)中都存在，同時審批業(yè)務(wù)得到整合，由共享審批人員進(jìn)行初審與復(fù)審，簡化流程同時提高資料準(zhǔn)確性，既降低成本同時提高處理效率。最后，有關(guān)流程整合則體現(xiàn)在付款流程當(dāng)中，作業(yè)單位業(yè)務(wù)部審核與財務(wù)部審核整合到一起，由于之前資料已經(jīng)審核，所以進(jìn)行資金審核時只需要財務(wù)部審核即可，使整個流程過程當(dāng)中審核流程優(yōu)化，審核流程進(jìn)行整合，減少重復(fù)的工作，提高審核的效率。

統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn) 企業(yè)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一可以減少不必要的溝通和協(xié)調(diào)，減少不必要的物資和人力資源浪費，減少重復(fù)勞動和錯誤，降低企業(yè)成本，提高工作效率和生產(chǎn)效率。同時，在各個信息系統(tǒng)中嵌入各環(huán)節(jié)審核職責(zé)、內(nèi)容及時限，并根據(jù)管理要求定期通過郵件、手機移動端對審批人進(jìn)行提醒，減少人與人、部門與部門、部門與所屬單位的溝通，提高部門間的協(xié)同效率。

規(guī)范審核程序 由共享設(shè)置的審核人員進(jìn)行審批，審批完成后就可以進(jìn)行財務(wù)處理，處理完成后進(jìn)行復(fù)審，一方面是對資料的審查，另一方面是賬務(wù)處理的審查，減少了重復(fù)性的工作，同時提高業(yè)務(wù)流程的質(zhì)量。

重視資金支付預(yù)算 重視資金支付預(yù)算可以對企業(yè)每日資金的使用有明確的計劃以及資金流向的跟蹤，避免資金的亂用，及時發(fā)現(xiàn)資金使用過程當(dāng)中存在的問題，及時解決，避免資金的浪費，提高資金的使用效率。同時可以對企業(yè)資金使用狀況進(jìn)行分析，更好地把握企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中的經(jīng)營狀況與財務(wù)狀況，方便進(jìn)行財務(wù)分析和預(yù)測，為企業(yè)決策提供有力的支持。

結(jié)論與展望

基于財務(wù)共享中心建設(shè)的大背景下，本文研究 M 公司業(yè)務(wù)流程再造，通過闡述 M 公司現(xiàn)有采購財務(wù)流程現(xiàn)狀，分析存在的問題，提出流程再造的措施，并得出以下結(jié)論：

對M公司的采購財務(wù)流程進(jìn)行調(diào)查研究后，發(fā)現(xiàn)存在以下問題：組織人員冗余；財務(wù)處理流程以及付款流程自動化水平低；信息系統(tǒng)間信息流動并未打通；企業(yè)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一；線下審批環(huán)節(jié)復(fù)雜，影響公司業(yè)務(wù)處理的效率等。

根據(jù)采購財務(wù)流程現(xiàn)有存在的問題，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造，再造的具體措施為：精簡組織結(jié)構(gòu)，減少重復(fù)性的工作；引入RPA系統(tǒng)，提高企業(yè)財務(wù)處理過程當(dāng)中的自動化水平；促進(jìn)流程整合，提高工作效率；精簡審核程序，提高企業(yè)業(yè)務(wù)處理質(zhì)量；重視企業(yè)資金支付預(yù)算，提高資金使用效率。

隨著時間的推移，M公司業(yè)務(wù)發(fā)展會越來越復(fù)雜，同時現(xiàn)代技術(shù)不斷發(fā)展，未來將有更多技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中，M公司要根據(jù)新發(fā)展的技術(shù)不斷完善自身的業(yè)務(wù)流程，追求更加完善、更加高效的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和再造策略。

（作者單位：中海油能源發(fā)展股份有限公司配餐服務(wù)分公司）