淺析中醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理

摘 要：中醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理是醫(yī)院管理現(xiàn)代化的重要體現(xiàn)，隨著中醫(yī)藥事業(yè)的快速發(fā)展，中醫(yī)院對人才的需求和管理要求日益提高。人事檔案作為記錄醫(yī)院員工信息、職業(yè)發(fā)展和業(yè)績的重要載體，其管理質(zhì)量直接影響醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)和整體運(yùn)營效率。文章探討了在中醫(yī)院人事檔案管理中引進(jìn)精細(xì)化管理模式的意義，隨后提出了幾項(xiàng)可行性較高的管理對策，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：中醫(yī)院；人事檔案；精細(xì)化管理

中圖分類號：G271；R197.4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著醫(yī)療體制改革的深入和中醫(yī)藥事業(yè)的蓬勃發(fā)展，中醫(yī)院在傳承與創(chuàng)新中扮演著重要角色，人事檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，不僅記錄了醫(yī)務(wù)人員的職業(yè)生涯，還關(guān)系到醫(yī)院人才隊(duì)伍的建設(shè)和長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，實(shí)現(xiàn)人事檔案的精細(xì)化管理，對于中醫(yī)院而言顯得尤為重要。結(jié)合中醫(yī)院人事檔案管理需求，充分將精細(xì)化管理理念融入檔案工作中，更有利于優(yōu)化檔案收集、整理、存儲(chǔ)和利用等工作質(zhì)量，且對于提高檔案工作的效率和質(zhì)量也有重要意義，為醫(yī)院的人才選拔、培養(yǎng)和使用提供有力支持，推動(dòng)中醫(yī)院的持續(xù)健康發(fā)展。

一、中醫(yī)院人事檔案管理中引進(jìn)精細(xì)化管理模式的意義

1.提高醫(yī)院人力資源利用率

在中醫(yī)院的人事檔案管理中引入精細(xì)化管理模式，可以顯著提高醫(yī)院人力資源的利用率。精細(xì)化管理模式強(qiáng)調(diào)對人事檔案的細(xì)致分類、系統(tǒng)整理和深入分析，使醫(yī)院能夠更準(zhǔn)確地掌握每位員工的個(gè)人信息、專業(yè)技能、工作經(jīng)驗(yàn)以及職業(yè)發(fā)展需求，通過對上述信息的綜合分析，醫(yī)院可以更加精準(zhǔn)地開展人力資源配置，將合適的人才安排到合適的崗位上，從而避免人力資源的浪費(fèi)和閑置。一方面，中醫(yī)院可借助精細(xì)化人事檔案管理，對崗位需求展開細(xì)致分析，更加精準(zhǔn)地發(fā)布招聘信息，吸引符合崗位要求的優(yōu)秀人才，且通過對求職者檔案的細(xì)致審查，醫(yī)院可以更加準(zhǔn)確地評估其綜合素質(zhì)和潛力，提升招聘的準(zhǔn)確性和有效性；另一方面，精細(xì)化理念的引進(jìn)，可以幫助醫(yī)院優(yōu)化工作流程和資源配置，減少不必要的環(huán)節(jié)和浪費(fèi)，尤其是對員工檔案的管理和利用，能夠更加高效地助力中醫(yī)院內(nèi)部管理和協(xié)作，提高醫(yī)院的整體運(yùn)營效率和服務(wù)質(zhì)量。

2.優(yōu)化醫(yī)院人事配置方案

中醫(yī)院引進(jìn)精細(xì)化管理模式對人事檔案管理優(yōu)化后，將有力推動(dòng)醫(yī)院人事配置方案的優(yōu)化。傳統(tǒng)的人事檔案管理往往停留在簡單的信息收集和存儲(chǔ)階段，難以提供深入的人事分析和決策支持，而精細(xì)化管理模式通過對人事檔案的深入挖掘和分析，為醫(yī)院提供了更加全面、準(zhǔn)確的人事信息，為人事配置方案的制定提供了有力支持。在精細(xì)化管理模式下，醫(yī)院可以根據(jù)員工的檔案信息，制定更加科學(xué)、合理的人事配置方案，如可以根據(jù)員工的專業(yè)技能和工作經(jīng)驗(yàn)，將其安排到最符合其能力和潛力的崗位上，同時(shí)根據(jù)醫(yī)院的戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求，制定更加靈活多樣的人事配置方案，以適應(yīng)不同科室和崗位的需求，最終為醫(yī)院提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量起到促進(jìn)作用，幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置和高效利用目標(biāo)。

3.有效地為績效評價(jià)與晉升提供支持

中醫(yī)院引進(jìn)精細(xì)化管理模式對人事檔案管理優(yōu)化后，可以為績效評價(jià)和晉升提供更加準(zhǔn)確、客觀的依據(jù)。精細(xì)化管理模式通過對人事檔案的全面記錄和深入分析，為醫(yī)院提供了豐富的員工信息和數(shù)據(jù)支持，使得績效評價(jià)和晉升工作更加公正、透明和科學(xué)。在精細(xì)化管理模式下，醫(yī)院可以根據(jù)員工的檔案信息，制定更加科學(xué)、合理的績效評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)體系，這些標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)不僅涵蓋了員工的工作表現(xiàn)、業(yè)績成果等方面，還包括了員工的專業(yè)技能、創(chuàng)新能力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作等多個(gè)維度，通過這些全面的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)，醫(yī)院可以更加準(zhǔn)確地評估員工的工作表現(xiàn)和發(fā)展?jié)摿Γ瑸闀x升提供更加有力的支持。同時(shí)，精細(xì)化管理模式還可以為醫(yī)院提供員工晉升決策的支持，通過對員工檔案的分析和比較，醫(yī)院可以了解員工在專業(yè)技能、工作經(jīng)驗(yàn)及綜合素質(zhì)等方面的優(yōu)勢和不足，為晉升提供更加準(zhǔn)確的參考依據(jù)，上述基于全面、準(zhǔn)確信息的晉升決策，不僅可以提升員工的滿意度和忠誠度，還能為醫(yī)院選拔更加優(yōu)秀的人才，推動(dòng)醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。

4.為醫(yī)院職工權(quán)益與職業(yè)發(fā)展提供保障

中醫(yī)院引進(jìn)精細(xì)化管理模式對人事檔案管理優(yōu)化后，還可以為醫(yī)院職工的權(quán)益保護(hù)和職業(yè)發(fā)展提供更加有力的保障。精細(xì)化管理模式強(qiáng)調(diào)對職工檔案的全面、細(xì)致管理，確保職工的個(gè)人信息得到妥善保管和使用，通過對職工檔案的分析和評估，醫(yī)院可以更加準(zhǔn)確地了解職工的職業(yè)發(fā)展需求和潛力，為職工的職業(yè)發(fā)展提供有力支持。在精細(xì)化管理模式下，醫(yī)院可以建立完善的職工權(quán)益保障機(jī)制，確保職工在薪酬、福利和保險(xiǎn)等方面的權(quán)益得到充分保障。同時(shí)，醫(yī)院還可為職工提供職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展指導(dǎo)，幫助職工明確職業(yè)目標(biāo)和發(fā)展方向，提升職工的滿意度和忠誠度，最終為醫(yī)院吸引和留住優(yōu)秀人才提供有力支持。

二、中醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理對策

1.基于精細(xì)化管理的人事檔案管理實(shí)踐

（1）組建電子化檔案管理系統(tǒng)

中醫(yī)院作為醫(yī)療服務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，其人事檔案管理對于保障醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、優(yōu)化人力資源配置具有重要意義。為了實(shí)現(xiàn)人事檔案的精細(xì)化管理，中醫(yī)院必須緊跟時(shí)代步伐，積極組建電子化檔案管理系統(tǒng)，助力中醫(yī)院走穩(wěn)現(xiàn)代化管理的重要一步。該系統(tǒng)以信息技術(shù)為支撐，通過數(shù)字化手段將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速錄入、存儲(chǔ)、檢索和共享，不僅提高了檔案管理效率，還確保了檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。在組建電子化檔案管理系統(tǒng)的過程中，中醫(yī)院需要全面梳理現(xiàn)有的人事檔案資源，明確檔案的分類、編碼和存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的檔案管理制度和規(guī)范，確保檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，并根據(jù)實(shí)際需求選擇合適的軟件平臺(tái)和開發(fā)工具，設(shè)計(jì)合理的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)架構(gòu)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。在數(shù)據(jù)遷移和整合方面，中醫(yī)院應(yīng)充分利用現(xiàn)代掃描技術(shù)和OCR識別技術(shù)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并清洗和整合已有的電子檔案，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性，通過建立完善的檔案更新機(jī)制，確保檔案信息的實(shí)時(shí)性和動(dòng)態(tài)性。

（2）及時(shí)錄入并更新職工信息

隨著醫(yī)療行業(yè)的不斷發(fā)展，中醫(yī)院對人力資源的需求和管理也日益精細(xì)化。因此，確保人事檔案的準(zhǔn)確性和時(shí)效性、及時(shí)錄入并更新職工信息，成為中醫(yī)院管理中的重要一環(huán)。首先，及時(shí)錄入職工信息是中醫(yī)院人事檔案管理的基礎(chǔ)工作，新員工的入職、老員工的崗位變動(dòng)、學(xué)歷提升以及職稱評定等信息都需要及時(shí)錄入檔案，這些信息不僅記錄了職工的個(gè)人成長歷程，還反映了醫(yī)院人力資源的整體情況，只有確保信息的及時(shí)錄入，才能為醫(yī)院的人力資源規(guī)劃、崗位配置和人才選拔提供有力的數(shù)據(jù)支持；其次，及時(shí)更新職工信息對于保障醫(yī)院工作的正常開展至關(guān)重要，職工的聯(lián)系方式、家庭住址、學(xué)歷變動(dòng)以及職稱晉升等信息的更新，有助于醫(yī)院在緊急情況下及時(shí)聯(lián)系到職工，保障醫(yī)療服務(wù)的連續(xù)性和穩(wěn)定性，且及時(shí)更新職工信息也能讓醫(yī)院更準(zhǔn)確地了解職工的能力和特長，為醫(yī)院的崗位調(diào)配和人才培養(yǎng)提供科學(xué)依據(jù)。在實(shí)踐中，中醫(yī)院應(yīng)制定完善的職工信息錄入和更新制度，明確信息錄入和更新的責(zé)任人，確保信息錄入和更新的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，其間需規(guī)范信息錄入和更新的流程，包括信息的收集、審核、錄入和更新等環(huán)節(jié)，確保信息的完整性和一致性。尤其是在信息錄入和更新的培訓(xùn)和指導(dǎo)方面，也應(yīng)提高職工對信息錄入和更新工作的認(rèn)識和理解，確保信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。此外，中醫(yī)院還應(yīng)充分利用信息技術(shù)手段，提高職工信息錄入和更新的效率，如建立電子化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)職工信息的電子化存儲(chǔ)、檢索和更新，通過系統(tǒng)助力醫(yī)院人事管理，相關(guān)管理人員可以方便地查看職工的檔案信息，及時(shí)獲取職工的最新動(dòng)態(tài)，最終為醫(yī)院的人力資源規(guī)劃、崗位配置和人才培養(yǎng)提供有力支持。

（3）考量檔案信息及隱私安全

在中醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理工作中，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和隱私安全至關(guān)重要。隨著醫(yī)療行業(yè)的數(shù)字化和信息化程度的提高，人事檔案中的敏感信息如果被泄露或?yàn)E用，不僅可能損害職工的個(gè)人隱私，還可能對醫(yī)院的聲譽(yù)和運(yùn)營造成嚴(yán)重影響，因而在推進(jìn)人事檔案精細(xì)化管理的過程中，必須高度重視檔案信息及隱私安全的保護(hù)。

首先，中醫(yī)院應(yīng)制定嚴(yán)格的人事檔案管理制度，明確檔案信息的收集、存儲(chǔ)、使用和銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任和要求，且在制度中應(yīng)詳細(xì)規(guī)定檔案的查閱權(quán)限、使用范圍和保密義務(wù)，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用檔案信息。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)定期對檔案管理制度展開審查和更新，以適應(yīng)不斷變化的法律法規(guī)和技術(shù)環(huán)境。

其次，中醫(yī)院應(yīng)采用先進(jìn)的信息技術(shù)保障檔案信息的安全，采用數(shù)據(jù)加密、防火墻和入侵檢測等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，有效防止外部攻擊和非法入侵，醫(yī)院還應(yīng)建立備份和恢復(fù)機(jī)制，確保在發(fā)生意外情況時(shí)能夠迅速恢復(fù)檔案信息。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)對存儲(chǔ)檔案信息的硬件設(shè)備的安全防護(hù)，防止設(shè)備被盜或損壞。

最后，中醫(yī)院還應(yīng)加強(qiáng)對外部合作伙伴和第三方服務(wù)商的管理，與外部合作伙伴和第三方服務(wù)商合作時(shí)，應(yīng)明確雙方在檔案信息安全管理方面的責(zé)任和義務(wù)，確保合作伙伴和第三方服務(wù)商能夠遵守醫(yī)院的信息安全規(guī)定和要求，并定期評估、監(jiān)督合作伙伴和第三方服務(wù)商，確保其能夠持續(xù)提供安全可靠的服務(wù)。

2.基于精細(xì)化管理的人才培養(yǎng)與檔案管理融合

（1）制定人事檔案管理人才執(zhí)行發(fā)展規(guī)劃

在推動(dòng)中醫(yī)院人才培養(yǎng)與檔案管理的深度融合過程中，制定一套精細(xì)化的人事檔案管理人才執(zhí)行發(fā)展規(guī)劃至關(guān)重要。首先，需設(shè)定明確的職業(yè)發(fā)展目標(biāo)，目標(biāo)應(yīng)當(dāng)分為長期和短期兩種，如長期目標(biāo)可以設(shè)定為3至5年內(nèi)成為檔案管理領(lǐng)域的專家，短期目標(biāo)則可以是1年內(nèi)熟練掌握檔案管理的基本知識和技能等，目的是確保目標(biāo)設(shè)定后，促使職工清晰地認(rèn)識自己的職業(yè)方向，激發(fā)其學(xué)習(xí)和進(jìn)步的動(dòng)力；其次，中醫(yī)院應(yīng)提供豐富的培訓(xùn)資源，確保員工能夠不斷學(xué)習(xí)和成長，借助內(nèi)部培訓(xùn)、外部專家講座和在線課程等多種形式，為員工提供全面的檔案管理知識和技能培訓(xùn)。其中，資深導(dǎo)師的經(jīng)驗(yàn)和建議也是員工成長道路上的寶貴財(cái)富，能夠幫助職工解決實(shí)際工作中遇到的問題，促進(jìn)其快速成長。在職業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，還應(yīng)充分考慮跨部門的協(xié)作機(jī)會(huì)，中醫(yī)院可以鼓勵(lì)員工主動(dòng)參與院內(nèi)跨科室的中醫(yī)學(xué)科研項(xiàng)目，不僅有助于職工積累豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，還能幫助職工建立廣泛的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，為其未來的職業(yè)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；最后，中醫(yī)院應(yīng)設(shè)立激勵(lì)機(jī)制，對在檔案管理領(lǐng)域取得突出成績的員工給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)職工的工作熱情，吸引更多優(yōu)秀的人才加入人事檔案管理隊(duì)伍，共同推動(dòng)中醫(yī)院檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

（2）分析檔案管理需求，制定培訓(xùn)方案

在分析檔案管理需求并制定精細(xì)化培訓(xùn)方案時(shí)，中醫(yī)院應(yīng)充分利用員工檔案信息的價(jià)值，從員工檔案中收集和整理相關(guān)數(shù)據(jù)，可以深入了解員工的背景、能力和發(fā)展需求，為后續(xù)的檔案管理培訓(xùn)提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。基于上述數(shù)據(jù)，需對不同的培訓(xùn)需求展開優(yōu)先級排序，可根據(jù)員工在檔案管理方面的實(shí)際需求和醫(yī)院的戰(zhàn)略發(fā)展方向，確定哪些培訓(xùn)內(nèi)容是緊迫且關(guān)鍵的，哪些是可以稍后安排的，目的是實(shí)現(xiàn)在中醫(yī)院人事檔案管理人員培訓(xùn)過程中的資源合理分配，確保培訓(xùn)效果最大化。接下來，綜合各類職工的培訓(xùn)需求，制訂全面的培訓(xùn)計(jì)劃，在不同科室的計(jì)劃中應(yīng)分別明確不同課程的內(nèi)容、培訓(xùn)方式和時(shí)間安排等，對于中醫(yī)院而言，由于涉及中醫(yī)學(xué)項(xiàng)目，還需確保培訓(xùn)講師具備相應(yīng)的專業(yè)背景和經(jīng)驗(yàn)，能夠提供有針對性的指導(dǎo)。另外，培訓(xùn)場地、教材等也需要做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以確保培訓(xùn)順利開展。

此外，在培訓(xùn)過程中，還應(yīng)重視培訓(xùn)反饋的收集和分析，通過職工的反饋，及時(shí)了解培訓(xùn)的效果和存在的問題，進(jìn)而對培訓(xùn)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，不斷提高中醫(yī)院人事檔案管理的專業(yè)性和精細(xì)化水平。

三、結(jié)語

綜上所述，在中醫(yī)院的人事檔案管理工作中，實(shí)施精細(xì)化管理策略顯得至關(guān)重要。一方面，可以通過組建電子化檔案管理系統(tǒng)、及時(shí)錄入和更新職工信息以及保障檔案信息安全，助力中醫(yī)院顯著提高檔案管理的效率和安全性；另一方面，應(yīng)將人才培養(yǎng)與檔案管理緊密結(jié)合，制定執(zhí)行發(fā)展規(guī)劃和培訓(xùn)方案，在提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，確保檔案管理工作與醫(yī)院整體發(fā)展相協(xié)調(diào)。展望未來，中醫(yī)院應(yīng)繼續(xù)深化精細(xì)化管理理念，不斷優(yōu)化人事檔案管理流程，最終為醫(yī)院的穩(wěn)健發(fā)展提供有力支撐。

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作者單位：濰坊市中醫(yī)院