基于數(shù)字化背景下公路檔案管理措施研究

摘 要：在經(jīng)濟發(fā)展水平不斷提高的背景下，我國的交通基礎設備設施建設不斷發(fā)展，公路檔案管理也受到了社會各界的廣泛關注。除此之外，檔案作為在工作和生活中形成的具有一定價值的信息資源，對公路建設及養(yǎng)護工作具有至關重要的作用。但是，當前我國公路檔案管理工作還存在諸多問題?；诖耍恼聫臄?shù)字化背景下公路檔案管理的內涵出發(fā)，分析了數(shù)字化背景下公路檔案管理工作的重要性和存在的問題，并提出了相應的檔案管理措施，希望能為我國公路事業(yè)的發(fā)展貢獻力量。

關鍵詞：數(shù)字化；公路檔案；檔案管理；管理措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著信息技術的飛速發(fā)展，數(shù)字化技術也在不斷發(fā)展，在檔案管理方面也不例外。首先，在數(shù)字化背景下，公路檔案管理工作存在的問題日益凸顯，進一步加強和改進公路檔案管理工作已成為公路建設單位亟待解決的問題。其次，隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，公路事業(yè)也在不斷進步，公路檔案是公路管理過程中形成的資料，為日后的公路建設提供了重要的參考依據(jù)。最后，隨著信息化時代不斷發(fā)展，公路檔案管理工作也需要緊跟時代發(fā)展的步伐，積極轉變管理觀念、創(chuàng)新管理模式以及完善檔案管理制度，以此提升檔案人員的業(yè)務素質。

一、數(shù)字化背景下公路檔案管理的內涵

公路檔案是指公路工程項目在建設過程中形成的文字、圖紙、圖表和聲像等各種形式的資料，是公路項目過程中形成資料的綜合，同樣也是公路項目建設檔案資料的重要組成部分。與此同時，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國公路建設行業(yè)也隨之迅速發(fā)展，公路工程建設項目數(shù)量不斷增加，需要公路檔案管理人員更加全面地掌握各種工程材料，并及時做好公路檔案管理工作，以此確保檔案資料的完整性和真實性。隨著現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展和進步，數(shù)字化技術已經(jīng)廣泛應用于各行各業(yè)，并取得了良好的成效，給公路檔案管理工作帶來新的機遇和挑戰(zhàn)。

二、公路檔案管理的重要性

1.有利于提升信息處理速度和效率

公路檔案管理極大地提升了信息處理的速度和效率，由于傳統(tǒng)的檔案管理方式依賴于紙質文檔的存儲和檢索，不僅耗時耗力，還容易出錯，而數(shù)字化檔案管理通過電子化手段，實現(xiàn)了檔案的快速錄入、存儲、檢索和共享。這樣一來，無論是檔案的歸檔、更新還是查詢都能在短時間內完成，大大提高了工作效率。此外，數(shù)字化管理還能夠實現(xiàn)檔案信息的批量處理，減少了人工操作的煩瑣步驟，降低了工作強度。更重要的是，數(shù)字化檔案管理的自動化流程確保了信息處理的準確性和及時性，為公路建設、維護和管理提供了快速響應的可能，從而在整體上提升了公路檔案管理的服務質量。

2.有利于保障數(shù)據(jù)安全和增強數(shù)據(jù)利用

在數(shù)字化背景下，公路檔案管理的重要性還體現(xiàn)在對數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)利用的提升上。數(shù)字化檔案管理通過加密技術和權限控制，有效保障了檔案數(shù)據(jù)的安全性，防止了信息被泄露和非法訪問。與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，電子檔案不易受到物理損害，如水災、火災或蟲蛀等，確保了檔案的長期保存。同時，數(shù)字化的備份和恢復機制使得檔案數(shù)據(jù)在面臨意外情況時能夠迅速恢復，極大地降低了數(shù)據(jù)丟失的風險。此外，數(shù)字化檔案管理還增強了數(shù)據(jù)的利用價值。通過建立數(shù)據(jù)庫和搜索引擎，可以實現(xiàn)檔案的快速檢索和分析，為公路規(guī)劃、決策和科研提供了強有力的數(shù)據(jù)支持，這種高效的數(shù)據(jù)利用不僅提高了公路管理的科學性，也為公共資源的合理配置和優(yōu)化提供了數(shù)據(jù)依據(jù)，從而促進了公路建設與管理的持續(xù)發(fā)展。

三、基于數(shù)字化背景下公路檔案管理存在的問題

1.公路檔案管理制度不健全以及資金投入不足

公路檔案管理制度是保障公路檔案管理工作有效開展的基礎，但是部分公路建設單位并未重視相關制度的建設，導致公路檔案管理制度不健全。首先，在具體工作的過程中，部分公路建設單位沒有設置專門的檔案管理部門，導致檔案管理人員配置不合理；其次，部分公路建設單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，沒有配備專門的檔案管理人員，在實際工作中也沒有設置專門的資料歸檔室，將文件資料隨意存放。除此之外，在公路建設過程中，施工人員也沒有將相關文件資料完整地歸檔，導致部分資料缺失、破損；最后，部分公路建設單位對檔案管理的重視程度不足，缺乏足夠的資金投入。比如，在公路建設過程中，部分單位由于資金緊張等原因無法購置先進的檔案管理設備設施，導致在一定程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

2.公路檔案管理人才匱乏

人才是任何單位和部門取得進步的基礎，公路建設單位也不例外。公路檔案管理工作的開展與檔案管理人員有著密不可分的聯(lián)系。由于公路檔案管理工作的特殊性，導致公路建設單位難以在短時間內培養(yǎng)出一批適應公路檔案管理工作要求的專業(yè)人才。公路建設單位是通過招聘來招入檔案管理人員，但由于招聘的檔案管理人員缺乏經(jīng)驗，在一定程度上制約了公路建設單位檔案管理工作的進一步開展。由于檔案管理人員數(shù)量不足和專業(yè)水平有限，大多公路建設單位檔案管理工作存在一種“重形式、輕內容”的現(xiàn)象，往往只重視文件歸檔和資料整理工作，而忽視了對各種載體材料的收集和保存，嚴重降低了公路檔案管理的工作水平。

3.信息化系統(tǒng)標準尚未統(tǒng)一?

信息化系統(tǒng)標準尚未統(tǒng)一?是當前公路建設單位普遍存在的一個問題。目前，我國的公路信息化系統(tǒng)標準不統(tǒng)一，存在信息孤島現(xiàn)象，為強化交通行業(yè)標準管理，提升標準化工作的質量和效率，制定了《交通運輸行業(yè)標準管理辦法》。但是，這一辦法更多地側重于標準的管理與制定，并沒有細化具體的檔案管理信息化系統(tǒng)的標準，從而在實踐中缺少具體、可操作的標準化指南。首先，在數(shù)據(jù)采集方面。部分公路建設單位會使用不同的設備設施或軟件，采集后的數(shù)據(jù)存在較大差異；其次，在數(shù)據(jù)存儲方面。部分公路建設單位所使用的系統(tǒng)不同，且不能共享信息；最后，在數(shù)據(jù)處理方面。部分公路建設單位采用的是非結構化的數(shù)據(jù)存儲方式，無法滿足不同部門對數(shù)據(jù)質量較高、時效性較強的需求。除此之外，在系統(tǒng)維護方面，公路建設單位信息系統(tǒng)的方式和方法也不盡相同。

4.軟硬件配套設備設施匱乏

在數(shù)字化背景下，檔案管理工作已由傳統(tǒng)的手工操作逐漸轉變?yōu)橐杂嬎銠C為主要工具的信息技術，并在實際工作中對相關軟硬件的要求也越來越高。但是，目前多數(shù)公路建設單位所配備的檔案管理設備設施不能滿足檔案數(shù)字化工作的要求。同時，由于檔案管理人員對檔案數(shù)字化工作的重要性認識不足，致使部分公路建設單位仍然沿用傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式，對電子文檔管理和電子數(shù)據(jù)處理工作也不夠重視。除此之外，部分公路建設單位在開展數(shù)字化檔案管理工作的過程中，沒有配備必要的專業(yè)設備設施，如電腦、掃描儀等。以上幾點是現(xiàn)階段公路建設單位在開展數(shù)字化檔案管理工作時所面臨的主要問題。

四、數(shù)字化背景下公路檔案管理的措施

1.建立健全公路檔案管理制度

公路檔案的內容繁多、數(shù)量巨大，需要建立健全相關的管理制度。

第一，公路檔案管理人員需要制定完善的管理制度，以此確保公路檔案的有效管理，避免出現(xiàn)公路檔案丟失或者檔案不完整等問題。

第二，需要明確公路檔案管理工作的職責和任務，根據(jù)實際情況制定相應的獎懲措施，以此提高公路檔案管理人員的工作積極性。

第三，需要制定一套完善的管理制度和流程，從而確保工作有序開展。

第四，需要將公路檔案分類，按照不同類型分類歸檔，以此提升公路檔案資料的安全性和保密性。

第五，需要制定一套完整的制度體系，歸檔整理公路建設過程中產生的各種文件。

第六，明確檔案管理工作人員的職責和權限，以此避免出現(xiàn)多頭管理、責任不清等問題，使公路檔案資料得到有效管理和利用，從而提高工作效率。

2.提升檔案管理人員的業(yè)務素質

在數(shù)字化背景下的公路檔案管理工作具有專業(yè)性強、工作量大等特點。因此，相關公路建設單位要采取相應措施提升公路檔案管理人員的業(yè)務素質。

（1）加大對檔案管理人員的培訓力度

第一，在開展檔案管理工作之前，需要培訓相關人員，這是提升檔案管理人員素質的基礎。第二，對于新上崗的檔案管理人員，可以由老檔案管理人員對其培訓，在培訓的過程中可以通過 PPT、視頻等方式講解。第三，需要加強對新上崗的檔案管理人員的培訓力度，使其了解檔案管理工作的內容和流程。第四，通過組織檔案管理人員學習先進的技術手段來提升其綜合素質，讓檔案管理人員不斷吸收新知識、新技術，從而更好地為公路檔案管理工作服務。

（2）建立完善的監(jiān)督和考核機制

公路檔案管理工作是一項嚴謹?shù)墓ぷ鳎P系著公路工程建設和養(yǎng)護的各個環(huán)節(jié)。因此，需要嚴格按照相關規(guī)定開展公路檔案管理工作。首先，由于我國公路建設的規(guī)模越來越大、項目越來越多以及質量要求也越來越高，為了提升我國公路工程建設和養(yǎng)護的質量與水平，需要建立完善的監(jiān)督和考核機制；其次，在建立監(jiān)督和考核機制的過程中，需要根據(jù)實際情況制定合理、有效的考核方案。一方面，在考核時需要考慮到每個人的工作態(tài)度、業(yè)務水平等方面；另一方面，應制定不同的考核標準。比如，在工程檔案管理員考核中，需要重點考察其是否具備認真負責的工作態(tài)度，還需要重點考察其是否具備較高的專業(yè)技術及創(chuàng)新精神等。

（3）提高公路檔案管理人員的待遇

目前，我國公路檔案管理人員大多是兼職人員，大多數(shù)沒有接受過專業(yè)培訓或學習相關理論知識，在公路檔案管理工作中存在著諸多問題。為了解決這些問題，需要提高對公路檔案管理工作的重視程度，同時，制定詳細可行、具有吸引力的激勵機制，提高檔案管理人員對公路檔案管理工作的積極性。除此之外，還可以通過提高工資待遇來留住人才，讓檔案管理人員充分發(fā)揮工作積極性和工作熱情，還可以通過建立完善的晉升制度來激勵公路檔案管理人員不斷努力工作。

3.統(tǒng)一信息化系統(tǒng)標準

信息化系統(tǒng)標準不健全，缺乏統(tǒng)一的管理標準，導致信息共享困難，信息資源浪費嚴重。因此，需要建立健全公路檔案信息化系統(tǒng)標準，充分利用信息技術對公路檔案開展收集、整理和保管，以此確保公路檔案的安全性和完整性。第一，應進一步加強對現(xiàn)代化科學技術的應用和研究，使之與公路檔案管理工作相結合。比如，可以將互聯(lián)網(wǎng)、云計算等技術應用到公路檔案管理中，提高公路檔案管理工作的效率；第二，可以通過網(wǎng)絡信息平臺開展公路檔案管理，提升檔案信息的安全性和保密性；第三，可以在檔案管理工作中應用公路檔案信息共享平臺，以此實現(xiàn)信息資源共享和信息資源整合；第四，通過互聯(lián)網(wǎng)將紙質文件與電子文件融合處理，使之形成一個完整的電子文件管理體系；第五，通過數(shù)字化技術處理和存儲電子文件，以此實現(xiàn)對電子文件的長期保存，能夠有效提升電子文件的安全性和保密性，同時，為后期公路建設提供數(shù)據(jù)支撐；第六，為了提高工作效率，需要建立完善的公路建設檔案系統(tǒng)。由于公路建設工程項目多、涉及范圍廣和內容復雜，因此，需要建立一個完整、全面且方便、快捷的信息系統(tǒng)來記錄和管理整個項目；第七，建立健全網(wǎng)絡系統(tǒng)。隨著網(wǎng)絡技術和信息技術的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡系統(tǒng)已經(jīng)成為人們日常生活中必不可少的部分，在數(shù)字化時代背景下需要加強對網(wǎng)絡技術的研究與應用；第八，建立專門從事信息數(shù)據(jù)開發(fā)和利用工作的部門。信息數(shù)據(jù)是公路建設過程中產生的重要資料和資源，為了更好地服務于社會經(jīng)濟發(fā)展、國家建設與社會公眾日常生活需要，應建立一個專門從事公路信息數(shù)據(jù)開發(fā)和利用工作的部門。

4.完善檔案管理的軟硬件配套設備設施

要想在數(shù)字化背景下實現(xiàn)公路檔案的管理，就需要完善公路檔案管理的軟硬件配套設備設施，充分發(fā)揮現(xiàn)代化技術的優(yōu)勢，提高公路檔案管理的質量和效率。首先，配備專門的計算機，建立公路檔案管理信息系統(tǒng)，使公路檔案管理信息系統(tǒng)能夠實現(xiàn)對各種數(shù)據(jù)資料的存儲和管理。其次，完善數(shù)字化背景下的網(wǎng)絡系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享和資源共享。最后，在選擇軟件系統(tǒng)的過程中，需要充分考慮其兼容性和合理性或根據(jù)單位的具體情況來研究和開發(fā)，并在購置硬件設備設施的過程中，尤其是電腦、掃描儀等設備設施時，需要確保其經(jīng)濟和實用，力求將投資最大化，從而提高設備設施的性價比。

五、結束語

綜上所述，隨著數(shù)字化時代的到來，傳統(tǒng)的公路檔案管理模式已經(jīng)不能適應時代發(fā)展的需要，公路建設單位應當積極推進數(shù)字化檔案管理工作，采取有效措施解決當前存在的問題，并不斷優(yōu)化、完善數(shù)字化檔案管理模式。同時，公路建設單位還應從思想、制度和技術上嚴格把關數(shù)字化檔案管理，并建立健全相應的安全保障制度。除此之外，在數(shù)字化背景下，公路建設單位還應加大對數(shù)字化檔案管理工作的重視程度，提升檔案管理人員的專業(yè)素質和技能水平，不斷提高數(shù)字化檔案管理的質量和水平。

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作者單位：濟寧市公路管理局泗水公路局