基于人工智能的檔案檢索與利用研究

摘 要：人工智能技術(shù)能夠顯著提升檔案管理的效率和精確性，對檔案管理模式產(chǎn)生了一定的影響。文章探討了人工智能技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用及其影響，詳細(xì)分析了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料的特征、意義以及目前檔案管理體系所面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，體現(xiàn)了人工智能技術(shù)在檔案管理中的重要性。人工智能技術(shù)的原理及其在檔案管理中的融合創(chuàng)新，關(guān)鍵是智能化檔案利用模式的構(gòu)建和提升，并根據(jù)廈門大數(shù)據(jù)管理局的案例，探討了人工智能在檔案分類、編目、鑒定、保管與服務(wù)中的具體運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：人工智能；檔案管理；檔案利用；機(jī)關(guān)事業(yè)單位

中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人工智能技術(shù)在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理作為信息管理不可或缺的一部分，其管理模式和利用方式也要自主創(chuàng)新，明確人工智能和檔案管理的相關(guān)概念，強(qiáng)調(diào)人工智能是通過模擬人類智能過程，完成機(jī)器學(xué)習(xí)、自然語言處理以及計(jì)算機(jī)視覺技術(shù)，而檔案管理涉及檔案收集、梳理、鑒別、存放和利用等環(huán)節(jié)。近些年，世界各國學(xué)者對人工智能在檔案管理中的運(yùn)用展開了廣泛的科學(xué)研究。有研究證明，人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案分類、數(shù)據(jù)抓取和數(shù)字化處理方面具有獨(dú)特優(yōu)勢。根據(jù)人工智能算法，能夠自動檢索和科學(xué)分類檔案內(nèi)容；自然語言處理技術(shù)可以有效地解決大量文本信息，提升檔案信息搜索的準(zhǔn)確性。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理概述

1.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的特點(diǎn)與價(jià)值

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理是公共事業(yè)管理不可或缺的一部分，設(shè)計(jì)工作運(yùn)行過程中檔案的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。檔案記載了單位的日常活動及歷史重大事件，是管理決策、法律憑據(jù)和傳統(tǒng)文化的載體。紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)為原始、真實(shí)及形式多樣，其中包含行政部門、人事部門、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)范疇，通過文字等方式全方位展示。檔案的長久保存使之成為單位歷史文化的寶貴資源，為決策提供依據(jù)，具有重要的法律效力，維護(hù)單位的利益。隨著時(shí)代的進(jìn)步，應(yīng)注重檔案管理工作的規(guī)范化和信息化管理，以有效保護(hù)和利用寶貴的信息資源。

2.現(xiàn)有檔案管理體系與流程

檔案管理體系是保障事業(yè)單位檔案資料齊全、精確、系統(tǒng)和安全的重中之重，由檔案主管部門負(fù)責(zé)，遵照詳盡的管理規(guī)定，包含檔案搜集、梳理、歸檔、存放和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，有序存放，并附上清晰目錄，有利于查找。并采取保障措施，保證檔案的安全性，提供便捷的查詢閱覽服務(wù)，該管理體系確保了檔案的高效管理和利用。

3.檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理面臨設(shè)備設(shè)施落伍、信息維護(hù)能力不夠的考驗(yàn)。多數(shù)部門的信息設(shè)備沒有及時(shí)更新，紙質(zhì)檔案管理效率不高，存在信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。與此同時(shí)，伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門信息保護(hù)能力不足也威脅著檔案安全，面臨黑客入侵和信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。但同時(shí)，信息技術(shù)的發(fā)展也為檔案管理增添了新的發(fā)展機(jī)遇，必須積極主動面對挑戰(zhàn)，提升信息建設(shè)與信息安全防護(hù)。

信息技術(shù)的發(fā)展和智能化管理工具的運(yùn)用給機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理帶來了機(jī)遇。電子檔案管理系統(tǒng)提高了查找利用率，數(shù)字化技術(shù)簡化了紙版管理工作，提高了便捷性和準(zhǔn)確性。利用人工智能技術(shù)能夠快速、準(zhǔn)確地梳理和科學(xué)分類以及查找檔案資料，提高了事業(yè)單位整體的管理效率，帶來了科學(xué)高效的工作方式，推動了檔案管理的現(xiàn)代化。

二、人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用基礎(chǔ)

1.人工智能技術(shù)的基本原理與發(fā)展

人工智能技術(shù)的原理是模擬人類智能行為表現(xiàn)的思想過程，賦予計(jì)算機(jī)系統(tǒng)執(zhí)行繁雜任務(wù)能力。該方法集機(jī)器學(xué)習(xí)、深度學(xué)習(xí)、自然語言處理和機(jī)器視覺等多學(xué)科于一體。機(jī)器學(xué)習(xí)作為人工智能技術(shù)的關(guān)鍵技術(shù)之一，推動計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動學(xué)習(xí)和優(yōu)化數(shù)據(jù)信息。在檔案管理工作中，其優(yōu)化算法適用于文檔的智能分類和檢索，提升了處理能力和精確性。深度學(xué)習(xí)作為機(jī)器學(xué)習(xí)的一個(gè)分支，通過模擬人類大腦神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)能夠處理更為復(fù)雜的方式和關(guān)系。在檔案管理中，深度學(xué)習(xí)技術(shù)可以檢測和提取文檔中的關(guān)鍵信息，完成智能檢索的推薦。自然語言處理技術(shù)使計(jì)算機(jī)能夠理解與處理人類的語言。

2.人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用前景

人工智能技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域有著廣闊的應(yīng)用前景，主要表現(xiàn)在智能分類與查找、自動識別與修復(fù)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析與挖掘和安全防范措施等方面。依靠自然語言處理和機(jī)器學(xué)習(xí)算法，人工智能技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的智能分類與高效查找。通過識別檔案中的關(guān)鍵詞與主題，完成自動存檔和檢索創(chuàng)建，顯著提高檔案管理的效率和精確性。深度學(xué)習(xí)技術(shù)的應(yīng)用能夠識別和修復(fù)檔案中損壞與模糊的部分，提升檔案的完整性和易讀性，對保護(hù)寶貴檔案和歷史文獻(xiàn)至關(guān)重要。人工智能技術(shù)還能夠詳細(xì)分析和挖掘檔案信息，根據(jù)自然語言處理和文字挖掘獲取信息與知識，為決策分析提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在安全方面，人工智能技術(shù)通過實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)和異常檢測算法及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決潛在的安全威脅，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

3.人工智能技術(shù)對檔案管理的影響

人工智能技術(shù)對檔案管理具有長遠(yuǎn)而廣泛的影響。通過自動化處理和編目檔案，人工智能技術(shù)明顯提高了檔案管理的效率。利用圖像識別技術(shù)和文本挖掘技術(shù)，將自動檢索檔案中的關(guān)鍵信息自動編目，不僅降低了編目的工作量和差錯(cuò)率，還提高了檔案管理的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。人工智能技術(shù)提高了檔案的查找和利用率。人工智能技術(shù)能夠自動檢索檔案中的內(nèi)容，完成檔案的智能分類、存檔和檢索，快速、準(zhǔn)確地搜索所需要的檔案，提高檔案的利用率。

除此之外，在檔案管理方面，根據(jù)人工智能算法鑒別和恢復(fù)檔案里損壞和模糊不清的部分，提高檔案的完整性和易讀性。人工智能技術(shù)的引入推動了傳統(tǒng)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理實(shí)現(xiàn)自動化和智能化，檔案管理人員要不斷適應(yīng)和掌握這些新技術(shù)，以提高檔案管理方法的專業(yè)性和效率。

三、基于人工智能技術(shù)的檔案利用模式研究

1.傳統(tǒng)檔案利用模式的局限性

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，傳統(tǒng)檔案應(yīng)用方式通常是手工查找和紙質(zhì)檔案借閱。但伴隨著信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展，這個(gè)模式的局限性日益凸顯，如檢索效率低已成為一個(gè)突出的問題。因?yàn)橐揽咳斯z索紙質(zhì)檔案，在檔案數(shù)量龐大的前提下尋找所需檔案既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。紙質(zhì)檔案的借閱還受時(shí)間和空間的限制，需要在一定的時(shí)間和地點(diǎn)借閱，嚴(yán)重影響檔案的使用率和便捷性。紙質(zhì)檔案的存儲需要大量的物理空間，并定期維護(hù)保養(yǎng)，增加了各種成本。傳統(tǒng)的檔案信息利用模式難以開展部門協(xié)作和跨組織共享，限制了信息的高效流通和利用。紙質(zhì)檔案在借閱和傳輸過程中還存在遺失和損壞的風(fēng)險(xiǎn)，無法跟蹤和修復(fù)。

2.人工智能技術(shù)在檔案利用中的創(chuàng)新應(yīng)用

人工智能技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案利用方面展現(xiàn)出了明顯的融合創(chuàng)新，大幅提升了檔案的管理效率、利用效率及使用價(jià)值。依靠自然語言理解和機(jī)器學(xué)習(xí)算法，搭建高效率的智能檢索系統(tǒng)，準(zhǔn)確理解用戶的意圖，快速、精準(zhǔn)定位有關(guān)文件，進(jìn)一步提高查找的效率和準(zhǔn)確性。利用人工智能技術(shù)，政府部門能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的智能分類、梳理和存檔，不但緩解了檔案工作人員的壓力，而且確保了檔案分類的準(zhǔn)確性和一致性。人工智能技術(shù)也可以根據(jù)用戶的歷史查詢和閱覽數(shù)據(jù)信息，詳細(xì)分析用戶的需求，提供個(gè)性化的檔案推薦服務(wù)。

在大數(shù)據(jù)挖掘與分析層面，人工智能技術(shù)能夠深層次分析大量的檔案數(shù)據(jù)信息，探索有用的信息，給予單位管理層強(qiáng)有力的支持。在檔案安全防護(hù)層面，人工智能技術(shù)能夠通過實(shí)時(shí)監(jiān)控和異常檢測算法及時(shí)發(fā)現(xiàn)和預(yù)處理系統(tǒng)中的安全威脅，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性與可靠性。

3.智能化檔案利用模式的構(gòu)建與優(yōu)化

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位，構(gòu)建和優(yōu)化檔案利用模式至關(guān)重要，是提高效率、保障數(shù)據(jù)安全以及提升服務(wù)質(zhì)量的重要方式，單位應(yīng)夯實(shí)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配置高性能的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)與大容量存儲設(shè)備。紙質(zhì)檔案通過掃描、OCR識別等技術(shù)，可以高效地轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息內(nèi)容，并且通過清理、去重和規(guī)范化等預(yù)處理流程，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。依靠自然語言處理和人工智能算法，可以搭建準(zhǔn)確理解管理人員查詢意圖的智能檢索系統(tǒng)，并根據(jù)行為模式和習(xí)慣提供個(gè)性化的檔案推薦服務(wù)。對檔案數(shù)據(jù)的充分挖掘與分析，能夠揭示數(shù)據(jù)間的相互關(guān)系和發(fā)展方向，為事業(yè)單位的戰(zhàn)略決策提供依據(jù)。還應(yīng)大力實(shí)施嚴(yán)格的數(shù)據(jù)密鑰管理和加密技術(shù)，保證檔案數(shù)據(jù)在傳輸、存儲以及審核過程中的安全性，有效防范數(shù)據(jù)被泄露和非法訪問的風(fēng)險(xiǎn)。一是持續(xù)創(chuàng)新技術(shù)，以適應(yīng)不斷變化的數(shù)據(jù)處理需求；二是加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)；三是不斷完善信息反饋機(jī)制，及時(shí)收集反饋意見和建議，持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)的穩(wěn)定性和提高服務(wù)水平。

四、人工智能技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

1.人工智能技術(shù)在檔案分類與編目中的應(yīng)用

在事業(yè)單位檔案管理中，人工智能技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用正在逐漸推進(jìn)，尤其在檔案資料分類和編目工作上。人工智能技術(shù)能夠自動識別檔案內(nèi)容、自動分類和歸檔。在這個(gè)過程中，人工智能技術(shù)不僅提升了分類的準(zhǔn)確性，還大幅提升了響應(yīng)速度，降低了人工分類的復(fù)雜和偏差。在編目方面，通過圖像識別技術(shù)和文本挖掘技術(shù)自動檢索和提取文件中的關(guān)鍵信息，如文章標(biāo)題、日期或創(chuàng)作者等，實(shí)時(shí)編目。自動化技術(shù)不僅提升了編目效率，還減少了人工編目的差錯(cuò)率，使檔案信息更加準(zhǔn)確。人工智能技術(shù)也可以根據(jù)歷史分類成果和結(jié)果標(biāo)準(zhǔn)通過自主學(xué)習(xí)，逐步完善分類模型，提升分類的準(zhǔn)確性和適應(yīng)能力，不斷學(xué)習(xí)和優(yōu)化能力，人工智能技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用具有更廣闊的前景。

2.基于人工智能技術(shù)的檔案鑒定與保管策略

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理方面，人工智能技術(shù)的引入對檔案鑒定和存放策略產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，檔案評定不再依靠傳統(tǒng)的人工審核和經(jīng)驗(yàn)分析。深度學(xué)習(xí)和模式識別技術(shù)能夠?qū)崟r(shí)分析文檔內(nèi)容和背景信息，更有效地評估檔案信息的使用價(jià)值、真實(shí)性和完整性。運(yùn)用自然語言處理技術(shù)，能夠快速識別檔案中的關(guān)鍵信息，協(xié)助評估工作人員迅速分辨，從而大幅提升了評估工作的效率和精確性。人工智能技術(shù)的應(yīng)用大大減輕了人工審核的負(fù)擔(dān)，減少了人為誤差和偏差，提高了檔案鑒定的科學(xué)性和客觀性。

在檔案存儲方面，人工智能技術(shù)發(fā)揮了重要作用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案易受到溫濕度、蟲害和時(shí)間等因素的影響，導(dǎo)致檔案老化或損毀。而借助人工智能技術(shù)，能夠?qū)Ａ繖n案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化收集和整理，避免紙質(zhì)檔案的損壞問題。通過大數(shù)據(jù)分析和云存儲技術(shù)，檔案可以在安全可靠的環(huán)境中長期保存，并可以實(shí)現(xiàn)多維度和遠(yuǎn)程訪問。人工智能還可以實(shí)時(shí)監(jiān)控存儲環(huán)境，檢測溫濕度變化等因素，從而提前預(yù)警，防止檔案遭受損害。人工智能能夠根據(jù)檔案的重要性、保存期限等信息自動分類和排序，確保檔案的高效管理。基于人工智能的自動化檔案管理系統(tǒng)，不僅提高了檔案存儲的精確度，還減少了人工干預(yù)的需求，避免了人為的疏忽和失誤。在檔案的閱覽管理方面，人工智能技術(shù)同樣發(fā)揮了巨大作用。

通過智能搜索和語義理解，人工智能能夠快速定位客戶所需的檔案，并提供精準(zhǔn)的檢索結(jié)果。同時(shí)系統(tǒng)還能夠?qū)n案的流通進(jìn)行全程監(jiān)控，保證檔案在借閱、歸還過程中的安全性，確保檔案信息的完整性和保密性，防止檔案丟失或泄露。

3.人工智能在檔案服務(wù)中的實(shí)際應(yīng)用案例

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理方面，以廈門大數(shù)據(jù)管理局檔案管理系統(tǒng)為例，該單位引入人工智能技術(shù)，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。該系統(tǒng)能夠智能地剖析用戶的查詢用意，并從大量檔案信息中快速搜索有關(guān)信息。只需用戶簡單地提出問題，系統(tǒng)就可清晰地提供所需的檔案，大幅提升了檔案查看的效率和用戶感受。該系統(tǒng)還搭載了智能推薦功能。系統(tǒng)可以根據(jù)歷史查看記錄和訪問個(gè)人行為，利用協(xié)同過濾算法與內(nèi)容推薦算法，主動推送有關(guān)的檔案，進(jìn)一步提升了檔案服務(wù)的個(gè)性化與智能化程度。為確保檔案的安全性，系統(tǒng)還引入了基于人工智能的安防監(jiān)控機(jī)制。根據(jù)對瀏覽行為表現(xiàn)與系統(tǒng)日志的實(shí)時(shí)監(jiān)控，利用異常檢測算法技術(shù)及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，保證檔案的安全與完整。

五、結(jié)論

本研究深入探討了人工智能技術(shù)的原理及其在檔案管理工作中的應(yīng)用前景，闡述了其對于檔案管理的深刻影響。在檔案利用模式層面，科學(xué)研究對比了紙質(zhì)模式與智能模式的差別，闡述了人工智能在構(gòu)建檔案利用模式中的關(guān)鍵作用。未來，伴隨著人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案管理中的運(yùn)用將更為廣泛和深入。期待檔案管理工作能夠更加智能化與高效化，更好地服務(wù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位與公眾，推動檔案事業(yè)創(chuàng)新性發(fā)展。

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作者單位：青島市城陽區(qū)教育和體育局

作者簡介：紀(jì)莉莎（1979—），女，漢族，山東青島人，本科，館員，研究方向：檔案。