圖書資料固定資產(chǎn)管理工作的思考

摘 要：文章以某行政事業(yè)單位圖書館為例，就目前圖書資料固定資產(chǎn)管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并提出對(duì)圖書資料固定資產(chǎn)的規(guī)范管理具體策略。

關(guān)鍵詞：圖書資料 固定資產(chǎn) 圖書館管理

中圖分類號(hào)：F061.3；G251 "文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2025）01-220-03

《中央行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理辦法》中明確規(guī)定將圖書資料納入固定資產(chǎn)管理。圖書資料是圖書館事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，是單位教學(xué)工作、科學(xué)研究和學(xué)科建設(shè)的物質(zhì)保障，也是國(guó)有資產(chǎn)的重要組成部分。根據(jù)關(guān)于《加強(qiáng)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的通知（財(cái)資〔2020〕97號(hào)）》，做好固定資產(chǎn)管理工作，對(duì)于提升行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理整體水平、更好地服務(wù)與保障單位履職和事業(yè)發(fā)展，具有重要意義?；谝陨媳尘埃疚囊员本┦屑膊☆A(yù)防控制中心圖書館（以下簡(jiǎn)稱：北京市疾控中心圖書館或本館）為例，剖析在圖書資料固定資產(chǎn)日常管理中發(fā)現(xiàn)的一些問題，并對(duì)相關(guān)工作的改進(jìn)策略加以探討，以期對(duì)提高圖書資料固定資產(chǎn)的規(guī)范化管理有所幫助。

一、圖書資料固定資產(chǎn)管理的重要性

（一）文獻(xiàn)資源信息的保障中心

圖書館是專門采集、整理和保存文獻(xiàn)信息的部門，是單位職工學(xué)習(xí)、教學(xué)、科研的文獻(xiàn)信息的保障中心。做好圖書資料管理，就是要保證圖書館的藏書建設(shè)和服務(wù)工作的順利進(jìn)行。在圖書館的管理工作中嚴(yán)格、規(guī)范工作流程，最大限度地避免圖書資料的流失和損壞，對(duì)出現(xiàn)的問題及時(shí)補(bǔ)救和改正，從而實(shí)現(xiàn)館藏圖書資料的保值和增值，是圖書館最重要的工作之一，也是為職工提供文獻(xiàn)信息服務(wù)，提高圖書館服務(wù)水平的基礎(chǔ)工作。

（二）全面掌握館藏圖書資料情況

對(duì)圖書資料固定資產(chǎn)的規(guī)范管理，不僅是履行國(guó)家對(duì)固定資產(chǎn)管理的要求，也是讓單位領(lǐng)導(dǎo)和圖書館員對(duì)圖書館的全部館藏情況做到心中有數(shù)。在館藏管理工作中，可更好地發(fā)現(xiàn)及改進(jìn)以下問題：（1）及時(shí)發(fā)現(xiàn)圖書資料固定資產(chǎn)流失的原因，改善采購(gòu)入庫(kù)流程的漏洞，糾正財(cái)產(chǎn)賬目的錯(cuò)誤。（2）實(shí)時(shí)了解館藏圖書資料的流通動(dòng)態(tài)，發(fā)現(xiàn)未歸還、損壞、丟失的圖書資料做到及時(shí)登記、查找，確認(rèn)后進(jìn)行注銷處理。（3）及時(shí)補(bǔ)充職工所需圖書資料。

（三）時(shí)時(shí)保持賬實(shí)相符

圖書資料固定資產(chǎn)既是單位固定資產(chǎn)的重要組成部分，又是圖書館館藏文獻(xiàn)的一部分。做好圖書資料固定資產(chǎn)的管理工作對(duì)防止國(guó)有資產(chǎn)流失和館藏文獻(xiàn)保護(hù)有著雙重意義。圖書館制定規(guī)范的管理規(guī)則，在具體工作中落實(shí)規(guī)則，有專人負(fù)責(zé)管理文獻(xiàn)的資產(chǎn)管理，確保本單位圖書資料的賬目和圖書資料相符。

二、圖書資料固定資產(chǎn)全生命周期管理流程

固定資產(chǎn)的管理要經(jīng)歷申請(qǐng)、審批、采購(gòu)、入庫(kù)、使用、填報(bào)固定資產(chǎn)卡片、報(bào)廢及銷賬的過程。因圖書資料在固定資產(chǎn)管理中不計(jì)提折舊，其管理流程和方式有別于其他固定資產(chǎn)。現(xiàn)就北京市疾控中心圖書館圖書資料固定資產(chǎn)的全生命周期管理流程進(jìn)行分析：

（一）申請(qǐng)及審批

職工需要在單位OA系統(tǒng)上填報(bào)“圖書資料采購(gòu)申請(qǐng)表”，選擇是由圖書館采購(gòu)或是職工所在的部門采購(gòu)，填寫需采購(gòu)圖書資料的題名、書號(hào)、單價(jià)（實(shí)洋）等相關(guān)信息。圖書館員收到申請(qǐng)后，需對(duì)收到的“圖書資料采購(gòu)申請(qǐng)表”內(nèi)容進(jìn)行審批，確保信息填寫無誤，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)進(jìn)行線上審批后，方可進(jìn)行采購(gòu)；對(duì)非圖書館采購(gòu)范圍和數(shù)量的申請(qǐng)也將予以回退。

（二）采購(gòu)

本館圖書資料固定資產(chǎn)采購(gòu)?fù)緩椒譃閮煞N。一是大批量地集中采購(gòu)需要在單位備案的供應(yīng)商處進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)；二是數(shù)量較少的分散采購(gòu)不限制采購(gòu)?fù)緩?，在?dāng)當(dāng)網(wǎng)、京東網(wǎng)等處均可采購(gòu)。

（三）入庫(kù)

采購(gòu)?fù)瓿珊螅瑘D書館員要在圖書館管理系統(tǒng)中進(jìn)行編目和入藏，粘貼圖書條形碼、打印索書號(hào)并按分類上架。入藏完成后，還需填寫“固定資產(chǎn)（圖書資料）入庫(kù)單”。由其他部門采購(gòu)的圖書資料固定資產(chǎn)需由經(jīng)手人持采購(gòu)的圖書資料、原始采購(gòu)明細(xì)、發(fā)票及“圖書資料采購(gòu)申請(qǐng)表”到圖書館辦理入庫(kù)手續(xù)，圖書館員完成入藏流程后，才可給經(jīng)手人出具“固定資產(chǎn)（圖書資料）入庫(kù)單”?！叭霂?kù)單”需由經(jīng)手人和圖書館員雙方簽字后才可生效。

（四）報(bào)銷

在財(cái)務(wù)部門報(bào)銷時(shí)，需要提交經(jīng)費(fèi)審批單、費(fèi)用審批單、圖書資料采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)原始清單、發(fā)票及固定資產(chǎn)（圖書資料）入庫(kù)單。圖書館員對(duì)“入庫(kù)單”要予以保存，為日后圖書資料固定資產(chǎn)的審核留存資料。

（五）使用（借閱與歸還）

報(bào)銷手續(xù)完成后，采購(gòu)的圖書資料正式進(jìn)入流通階段，單位職工可以正常借閱使用。

（六）填報(bào)固定資產(chǎn)卡片

本館采用的是北京久其軟件股份有限公司開發(fā)的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，進(jìn)行國(guó)有資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)管理。圖書館員要依照財(cái)務(wù)部門提供的明細(xì)分類賬，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)上對(duì)固定資產(chǎn)卡片的基本信息、財(cái)務(wù)信息和使用信息進(jìn)行填報(bào)。

（七）報(bào)廢及銷賬

館藏圖書資料達(dá)到一定年限后，按文獻(xiàn)半衰期理論和單位職工實(shí)際使用情況可以進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢前，圖書館員要根據(jù)專家、讀者的意見擬提出報(bào)廢目錄，并將報(bào)廢目錄上報(bào)至圖書館主管領(lǐng)導(dǎo)，無異議后，報(bào)廢流程和單位固定資產(chǎn)報(bào)廢流程相同。報(bào)廢手續(xù)完成后，圖書館員還要到財(cái)務(wù)部門銷賬，確保圖書資料固定資產(chǎn)賬做到賬賬相符。

三、圖書資料固定資產(chǎn)管理存在的問題

（一）人員匱乏

目前本館專職人員僅1人，圖書資料固定資產(chǎn)由圖書館歸口管理。館藏圖書資料固定資產(chǎn)的總金額高、數(shù)量大，圖書館員既要兼顧圖書資料的采選、編目、借閱、讀者服務(wù)等基礎(chǔ)性工作，又要承擔(dān)圖書資料固定資產(chǎn)的全流程管理，很難專門再去做圖書資料固定資產(chǎn)的清查等工作。

（二）管理制度不完善

目前本單位尚未建立圖書資料固定資產(chǎn)的管理制度，且一直沿用上級(jí)單位20多年前的固定資產(chǎn)管理制度，制度較為陳舊。財(cái)務(wù)部門要求將采購(gòu)單價(jià)（實(shí)洋）大于等于50元以上的圖書資料，不論經(jīng)費(fèi)來源，均納入單位固定資產(chǎn)賬。相較20年前，圖書資料單價(jià)價(jià)值早已翻幾番，一般來說對(duì)于非“圖書經(jīng)費(fèi)”采購(gòu)的圖書資料并不納入固定資產(chǎn)管理，或?qū)⒊^一定限額的科研經(jīng)費(fèi)或教學(xué)經(jīng)費(fèi)采購(gòu)的圖書資料才會(huì)納入固定資產(chǎn)管理。這也導(dǎo)致因?yàn)樯婕肮潭ㄙY產(chǎn)，職工因怕丟失或損壞，需要擔(dān)責(zé)或賠償，不再申請(qǐng)購(gòu)書和借閱。諸如此類情況也有悖圖書館的基本使命和職責(zé)。建立健全圖書資料固定資產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，按制度做好圖書資料生命周期的每一環(huán)節(jié)的管理，不僅是對(duì)圖書資料本身的保護(hù)，也是為職工考慮及圖書館不斷發(fā)展的基礎(chǔ)。

（三）相關(guān)部門缺乏協(xié)調(diào)性

1.缺乏溝通。圖書資料的全流程管理涉及申請(qǐng)部門、財(cái)務(wù)部門和圖書館的對(duì)接。根據(jù)不同經(jīng)費(fèi)來源不同，審批、報(bào)銷、入庫(kù)等流程也會(huì)有所不同。如一些部門未事先填寫“圖書資料采購(gòu)申請(qǐng)表”，使用“科研經(jīng)費(fèi)”自行采購(gòu)后，直接到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷，被財(cái)務(wù)部門告知其采購(gòu)的部分圖書資料屬于固定資產(chǎn)，需要先到圖書館領(lǐng)取入庫(kù)單才能進(jìn)行報(bào)銷。待到圖書館申請(qǐng)領(lǐng)取入庫(kù)單時(shí)，圖書館員發(fā)現(xiàn)其采購(gòu)圖書資料的數(shù)量已經(jīng)超過圖書館可入館藏的復(fù)本量或有些圖書資料不在圖書館的入藏范圍，無法出具入庫(kù)單，最終其只能將部分圖書資料退回出版商處，影響了工作的正常開展。

2.缺乏監(jiān)督監(jiān)管機(jī)制。資產(chǎn)管理部門和財(cái)務(wù)部門缺乏對(duì)固定資產(chǎn)非專業(yè)管理人員有效的監(jiān)督監(jiān)管機(jī)制。資產(chǎn)管理部門雖不負(fù)責(zé)圖書資料固定資產(chǎn)的管理，但掌握著固定資產(chǎn)的政策變動(dòng)；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)年底核對(duì)固定資產(chǎn)賬，但只注重總金額核對(duì)一致；圖書館注重的主要工作還是為服務(wù)讀者和館藏建設(shè)。三個(gè)部門都從各自的業(yè)務(wù)角度出發(fā)進(jìn)行管理，但做好圖書資料固定資產(chǎn)管理工作需要圖書館員同時(shí)掌握固定資產(chǎn)政策動(dòng)向和財(cái)務(wù)管理的知識(shí)技能才能勝任此項(xiàng)工作，導(dǎo)致在實(shí)際工作中，圖書館員對(duì)固定資產(chǎn)管理新政不清楚、資產(chǎn)卡片填報(bào)不準(zhǔn)確的情況時(shí)有發(fā)生。

（四）賬務(wù)管理不規(guī)范

圖書資料固定資產(chǎn)的管理共三套賬，分別為財(cái)務(wù)賬、館藏明細(xì)賬和固定資產(chǎn)卡片賬，這三套賬應(yīng)做到賬賬相符、賬實(shí)相符、賬卡相符。在整理賬務(wù)工作中，也發(fā)現(xiàn)了賬務(wù)管理方面的問題，具體如下：

1.賬簿混亂。本館在2022年以前，采購(gòu)賬簿、借閱記錄的登記均為手工填寫，情況較為粗糙，圖書資料題名登記簡(jiǎn)化、數(shù)量模糊。圖書館沒有單獨(dú)建立圖書資料固定資產(chǎn)明細(xì)賬，如對(duì)圖書資料固定資產(chǎn)開展清查工作，著實(shí)困難。

2.交接手續(xù)不規(guī)范。每筆新書到館入庫(kù)，都應(yīng)有相應(yīng)的清單和手續(xù)，尤其涉及各部門采購(gòu)需入圖書館的新書，除有新書目錄外，更應(yīng)有交接人雙方的簽字。在所有臺(tái)賬中，均未發(fā)現(xiàn)移交記錄。沒有規(guī)范化的移交手續(xù)，無法保證圖書資料入庫(kù)的實(shí)際數(shù)量。

3.資產(chǎn)卡片填報(bào)不準(zhǔn)確。固定資產(chǎn)卡片的錄入除需填寫圖書資料的基本信息外，還要按財(cái)務(wù)部門實(shí)際入賬情況編制的記賬憑證填寫。因其涉及會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，非專業(yè)人員對(duì)資產(chǎn)卡片內(nèi)的會(huì)計(jì)專業(yè)詞匯并不理解，導(dǎo)致卡片內(nèi)容的填報(bào)只注重總金額一致，而忽視其他內(nèi)容填報(bào)的準(zhǔn)確性。在清查固定資產(chǎn)卡片工作中發(fā)現(xiàn)了主要問題如下：（1）資產(chǎn)名稱（圖書題名）縮寫或簡(jiǎn)寫；（2）資產(chǎn)分類不準(zhǔn)確；（3）卡片中的財(cái)務(wù)信息和會(huì)計(jì)記賬憑證單不一致；（4）批量錄入（沒有做到一卡一物的錄入原則）。

四、圖書資料固定資產(chǎn)管理的解決策略

（一）加強(qiáng)專業(yè)館員隊(duì)伍建設(shè)

要想做好任何一項(xiàng)工作，使其有長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展都需要人才資源。圖書館員人才隊(duì)伍應(yīng)年輕化、專業(yè)化。圖書資料固定資產(chǎn)的日常管理較為繁瑣，需要圖書館員熟練掌握計(jì)算機(jī)及常用軟件系統(tǒng)的操作，并具備相關(guān)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)和管理知識(shí)。除對(duì)圖書館員的專業(yè)業(yè)務(wù)能力的建設(shè)外，也需要培養(yǎng)圖書館員對(duì)此項(xiàng)工作全流程的管理中兼具耐心、細(xì)致和高度的責(zé)任感。

（二）健全圖書資料固定資產(chǎn)管理制度

針對(duì)圖書資料固定資產(chǎn)管理出現(xiàn)的問題，單位的資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門應(yīng)和圖書館一起統(tǒng)籌完善管理制度。從圖書資料的申請(qǐng)直至報(bào)廢銷賬的全流程管理，每一環(huán)節(jié)都應(yīng)做到有章可循、有規(guī)可守，不斷完善和改進(jìn)管理中的漏洞，推動(dòng)圖書資料固定資產(chǎn)管理工作務(wù)實(shí)高效地開展。

（三）規(guī)范賬務(wù)管理

1.建立圖書資料固定資產(chǎn)賬。圖書館員應(yīng)建立以年度為單位的圖書資料固定資產(chǎn)賬目表，及時(shí)在表內(nèi)錄入圖書題名、單價(jià)（實(shí)洋）、數(shù)量、申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、采購(gòu)人、采購(gòu)部門等信息。這樣既可以保證臺(tái)賬信息準(zhǔn)確，也可以作為日后剔舊和報(bào)廢的依據(jù)。

2.交接記錄有跡可查。每筆新書到館都要保留原始采購(gòu)清單，經(jīng)手人應(yīng)在清單上簽字；涉及其他部門采購(gòu)需要入庫(kù)到圖書館的，需要經(jīng)手人和圖書館員雙方簽字，并一式兩份，可供日后查詢，讓每本書都做到有跡可循。

（四）加強(qiáng)部門間協(xié)調(diào)性

財(cái)務(wù)部門和資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期向圖書館員培訓(xùn)其專業(yè)的相關(guān)知識(shí)，如對(duì)圖書資料固定資產(chǎn)的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)，固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)的最新操作方法等。在做資產(chǎn)卡片錄入前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)主動(dòng)向圖書館提供圖書資料固定資產(chǎn)的明細(xì)賬，讓圖書館員可以準(zhǔn)確地錄入資產(chǎn)卡片上的財(cái)務(wù)信息；資產(chǎn)管理部門也應(yīng)和圖書館一起開展固定資產(chǎn)的清查工作，確保全單位固定資產(chǎn)的管理是統(tǒng)一、規(guī)范、有序的。

圖書館也應(yīng)面向各個(gè)部門加強(qiáng)培訓(xùn)?？稍趩挝籓A公告向全體員工發(fā)布通知，讓職工及時(shí)了解圖書館的最新購(gòu)書、入庫(kù)等流程和規(guī)定。同時(shí)，各部門應(yīng)設(shè)立兼職圖書館員，在采選初期先與圖書館進(jìn)行溝通，針對(duì)采購(gòu)范圍、金額、數(shù)量、固定資產(chǎn)入庫(kù)等問題進(jìn)行確認(rèn)，確?？梢匀氩丶皥?bào)銷，再進(jìn)行采購(gòu)，保證業(yè)務(wù)工作順利開展。

五、結(jié)語(yǔ)

重視圖書資料固定資產(chǎn)的專業(yè)管理人員的建設(shè)和投入、建立健全全流程工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、提高各部門的溝通及監(jiān)管機(jī)制、加強(qiáng)賬務(wù)規(guī)范管理，是確保圖書資料固定資產(chǎn)保值增值的基礎(chǔ)，也是確保國(guó)有資產(chǎn)不被流失的責(zé)任。

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（作者單位：北京市疾病預(yù)防控制中心圖書館 北京 100013）

（責(zé)編：若佳）