大三，“搞定”時(shí)間！

編者按：時(shí)間管理是大學(xué)的一門必修課，它幫助同學(xué)們明確目標(biāo)、認(rèn)識(shí)自我，合理規(guī)劃自己的學(xué)習(xí)生活。曾以一張“最牛學(xué)習(xí)計(jì)劃表”火遍全網(wǎng)的清華大學(xué)校友馬冬昕，畢業(yè)后回到母校任教，同時(shí)兼任清華大學(xué)學(xué)生學(xué)習(xí)與發(fā)展指導(dǎo)中心咨詢師。本欄目特別邀請(qǐng)到了馬冬昕老師，從她個(gè)人的學(xué)習(xí)成長歷程以及擔(dān)任咨詢師的經(jīng)歷分別展開分享，幫助同學(xué)們找到適合自己的方法和節(jié)奏，在管理時(shí)間中學(xué)會(huì)“時(shí)間管理”。

馬冬昕，本科、博士均畢業(yè)于清華大學(xué)化學(xué)系，2018年至2021年在加拿大多倫多大學(xué)從事博士后研究工作，2022年加入清華大學(xué)化學(xué)系，現(xiàn)為準(zhǔn)聘副教授、博士生導(dǎo)師。曾獲得清華大學(xué)本科生特等獎(jiǎng)學(xué)金、研究生特等獎(jiǎng)學(xué)金、紫荊學(xué)者，全國高校輔導(dǎo)員年度人物等榮譽(yù)，入選麻省理工科技評(píng)論“35歲以下科技創(chuàng)新35人”2022年度中國區(qū)榜單。

2012年以來，馬冬昕長期在清華大學(xué)學(xué)生學(xué)習(xí)與發(fā)展指導(dǎo)中心擔(dān)任兼職咨詢師，具有全球?qū)W業(yè)咨詢協(xié)會(huì)會(huì)員、全球生涯教練、全球職業(yè)規(guī)劃師等國際認(rèn)證資質(zhì)，并通過舉辦講座、工作坊，開展一對(duì)一咨詢等多種方式，為清華本科生、研究生提供學(xué)習(xí)與科研方法的指導(dǎo)，累計(jì)覆蓋上千人次。著有《大學(xué)怎么過》一書

我真正開始做“時(shí)間管理”是在大一學(xué)年秋季學(xué)期。

大一學(xué)年，我擔(dān)任班長，同時(shí)也是清華“紫荊信箱”項(xiàng)目組志愿者、系乒乓球隊(duì)隊(duì)員。在繁重的課程學(xué)習(xí)之余，還要組織班級(jí)活動(dòng)，參加志愿服務(wù)和乒乓球隊(duì)訓(xùn)練。那時(shí)，我即使早起晚睡，也還是“兩眼一睜，忙到熄燈”，每天都很疲憊。

幸運(yùn)的是，清華為大一年級(jí)的班長、團(tuán)支書開設(shè)了一門名為“社會(huì)工作概論”的課程。其中的一節(jié)課，就是由學(xué)生處的老師為我們講解時(shí)間管理的方法，建議我們做計(jì)劃。

那是2008年，智能手機(jī)尚未普及。當(dāng)時(shí)的清華，甚至還不允許大一新生使用筆記本電腦。因此，我的“時(shí)間管理”1.0版本，是在A4紙上完成的。

每周日晚上，我都會(huì)拿出一張A4紙，用鋼筆和格尺在上面畫出一個(gè)11行8列的表格。其中，橫向是從周一到周日，縱向則是每天的不同時(shí)間段：在六大節(jié)課的基礎(chǔ)上，再加上每天早晨、中午、晚上的時(shí)間。另外，在表格下方留出一行做備忘。

具體做計(jì)劃的過程如下：

第一步，在計(jì)劃表里填寫本周課程安排。這一步最簡單，根據(jù)課程表填寫即可。

第二步，在計(jì)劃表里填寫自己的“固定動(dòng)作”?！肮潭▌?dòng)作”可分為個(gè)人習(xí)慣和課外活動(dòng)，個(gè)人習(xí)慣包括學(xué)英語、背單詞、鍛煉身體、與家人聯(lián)系等。

第三步，在“今日備忘”里填寫本周的“時(shí)間節(jié)點(diǎn)”，并拆解成一個(gè)個(gè)具體任務(wù)，分別填入計(jì)劃表的空白處。相比于前兩步，這一步略有難度。以“周一交微積分作業(yè)”為例，先根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)這一事項(xiàng)進(jìn)行拆解：課后復(fù)習(xí)3小時(shí)、寫作業(yè)3小時(shí)，然后，分別安排在周一下午、晚上來完成。如果是比較復(fù)雜的作業(yè)，比如，撰寫一篇較長的論文，和小組同學(xué)合作完成一次主題調(diào)研或者課堂展示等，就需要先拆解成若干具體任務(wù)，再預(yù)計(jì)每個(gè)任務(wù)所需要花費(fèi)的時(shí)間，而后制訂計(jì)劃。

第四步，總覽計(jì)劃表，看看還有哪些空閑的時(shí)間段，然后根據(jù)自己的實(shí)際需要，進(jìn)行個(gè)性化安排。這一步，在制訂計(jì)劃的整個(gè)過程中難度最大。一方面，我們要對(duì)自己的學(xué)習(xí)進(jìn)度有較為全面的把握，判定自己需要在每門課程上投入多少時(shí)間；另一方面，也要盡量保證學(xué)習(xí)與生活張弛有度，不能安排得太滿。

以我自己為例，得益于高中階段的化學(xué)競賽基礎(chǔ)，我學(xué)起無機(jī)化學(xué)來最為輕松，除了寫作業(yè)，平時(shí)無需額外花時(shí)間復(fù)習(xí)。普通生物學(xué)難度也不大，每周寫作業(yè)之前，花一個(gè)多小時(shí)看看教材即可。相比之下，兩門數(shù)學(xué)課的學(xué)習(xí)則比較吃力。于是，我決定把平時(shí)的大部分空閑時(shí)間和周末的整塊時(shí)間，都用于復(fù)習(xí)一元微積分和幾何與代數(shù)，并列入計(jì)劃當(dāng)中。值得注意的是，除了周一晚上要參加班長例會(huì)、周日晚上要和父母通話之外，我把中午、晚上的時(shí)間都標(biāo)記為“自由安排”。也就是說，每天中午11點(diǎn)半至下午1點(diǎn)半，我可以和好朋友一起去食堂吃飯，可以在校園里散步，也可以在教室里小憩片刻；晚上9點(diǎn)至10點(diǎn)半，我也有足夠的時(shí)間做自己想做的事情，如處理班級(jí)事務(wù)、讀課外書、寫日記等。如果當(dāng)日計(jì)劃沒有完成，還可以利用這段時(shí)間來“查缺補(bǔ)漏”。

第五步，換一種顏色筆，在原有計(jì)劃表中每項(xiàng)任務(wù)的下方，如實(shí)記錄執(zhí)行情況，及時(shí)“復(fù)盤”，為制訂下周計(jì)劃提供調(diào)整依據(jù)。

這樣的計(jì)劃表，伴我度過了兩年半的時(shí)光。

大三學(xué)年春季學(xué)期，是我本科期間最忙的一段日子。我選修了30多學(xué)分的課程，包括兩門數(shù)學(xué)課和九門專業(yè)課，學(xué)業(yè)壓力很大。另外，我在接受了大半年的科研訓(xùn)練之后，終于有了自己的獨(dú)立課題，需要有充分的時(shí)間在實(shí)驗(yàn)室工作。同時(shí)，我還分別擔(dān)任校學(xué)生會(huì)副主席、系團(tuán)委副書記、國旗儀仗隊(duì)常務(wù)副隊(duì)長。那是2011年，正值清華大學(xué)百年校慶，校學(xué)生會(huì)要參與組織各種慶?；顒?dòng)；系團(tuán)委要籌劃安排暑期實(shí)踐、系友訪談；國旗儀仗隊(duì)要為田徑運(yùn)動(dòng)會(huì)開幕式出旗，除了每周日下午的常規(guī)訓(xùn)練，每天傍晚還要額外加訓(xùn)，任務(wù)頭緒繁多，使我應(yīng)接不暇。

起初，我還沿用“時(shí)間管理”1.0版本安排一周事務(wù)，卻發(fā)現(xiàn)它越來越不實(shí)用了。比如，我正在上自習(xí)，一會(huì)兒收到短信通知“校學(xué)生會(huì)主席團(tuán)要臨時(shí)開會(huì)”，一會(huì)兒又接到電話“系友訪談的文字稿錯(cuò)別字太多，需要重新校對(duì)”"……我每天加班加點(diǎn)，也只能完成一周計(jì)劃的一小部分。

必須對(duì)“時(shí)間管理”1.0版本進(jìn)行升級(jí)！我上網(wǎng)查閱了有關(guān)“時(shí)間管理”的各種資料，很快發(fā)現(xiàn)一種可行的新方法——Getting"Things"Done（簡稱GTD），由美國時(shí)間管理大師戴維·艾倫（David"Allen）開發(fā)，中文譯名為“搞定”。

我將戴維·艾倫的時(shí)間管理核心思想與自己的實(shí)際生活相結(jié)合，“搞定”了適合自己的“時(shí)間管理”2.0版本，主要包括四個(gè)步驟。

第一步，收集：將能夠想到的所有需要做的事情都羅列出來，逐一放入“工作籃”。在這里，“工作籃”可以是文件袋等實(shí)物，也可以是用來做記錄的活頁或者電子版文檔。

第二步，分類：將“工作籃”里的各種事情，按照日常生活、課程學(xué)習(xí)、科研事務(wù)、社會(huì)工作順序，分為四部分，再將各部分內(nèi)容細(xì)分為“可以立即處理”與“不能立即處理”兩大類。

第三步，拆解：將“不能立即處理”的每一件事情進(jìn)一步細(xì)化，形成“任務(wù)清單”。這與“時(shí)間管理”1.0版本中的拆解任務(wù)相類似。

“任務(wù)清單”包括等待、跟進(jìn)與他人合作的工作。比如，“協(xié)調(diào)國旗儀仗隊(duì)加訓(xùn)時(shí)間”，需要聯(lián)系每位分隊(duì)長，分別統(tǒng)計(jì)各分隊(duì)成員的時(shí)間安排，再匯總、報(bào)告給隊(duì)長。比如，“準(zhǔn)備課程C小組展示”，我是小組長，需要協(xié)調(diào)組內(nèi)各位成員的時(shí)間，組織討論會(huì)，合理分工并約定時(shí)間節(jié)點(diǎn)，然后督促每人按時(shí)完成自己負(fù)責(zé)的部分，再進(jìn)行匯總、美化處理，最終形成完整的展示內(nèi)容。

“任務(wù)清單”還包括需要自己獨(dú)立完成的各項(xiàng)事務(wù)。比如，“完成課程D文獻(xiàn)綜述”，需要先查閱資料、搜集信息、確定思路，再閱讀文獻(xiàn)，提煉每篇文獻(xiàn)的核心思想與獨(dú)特方法，然后撰寫綜述。

第四步，行動(dòng)：選擇自己“任務(wù)清單”上的事項(xiàng)來行動(dòng)。不妨先完成“可以立即處理”的部分，解放內(nèi)存，騰出足夠的精力，以應(yīng)對(duì)更難的任務(wù)。對(duì)于“不能立即處理”的，則盡量抓緊時(shí)間，快速推進(jìn)。

我把“不能立即處理”清單里的任務(wù)又進(jìn)一步做了分類。

第一類任務(wù)：難度較大，需要高度集中精力。包括復(fù)習(xí)課程、完成作業(yè)、實(shí)驗(yàn)操作。

第二類任務(wù)：難度中等，需要適當(dāng)投入精力。比如，構(gòu)思課堂展示的框架、設(shè)計(jì)下一步實(shí)驗(yàn)方案、學(xué)生組織開會(huì)時(shí)涉及自己的部分。

第三類任務(wù)：難度較小，在場(chǎng)、出勤即可。比如，參加國旗儀仗隊(duì)訓(xùn)練、學(xué)生組織開會(huì)時(shí)不涉及自己相關(guān)工作的部分。

之后，我把第一類任務(wù)安排在自己的整塊時(shí)間里，而第二、第三類任務(wù)則見縫插針、充分融合。比如，我一邊參加國旗儀仗隊(duì)訓(xùn)練，一邊構(gòu)思課堂展示的框架，或者利用開會(huì)的間隙設(shè)計(jì)下一步實(shí)驗(yàn)方案。當(dāng)然，這種能力不是馬上就能習(xí)得的，需要反復(fù)訓(xùn)練，才能做到“一心二用”。

“時(shí)間管理”2.0版本陪伴我度過了大三學(xué)年春季學(xué)期，又陪伴我度過了整個(gè)博士階段。直到現(xiàn)在，這個(gè)版本仍然伴隨著我的科研生活。前一天晚上睡覺前，或者當(dāng)天早晨去實(shí)驗(yàn)室的路上，我總會(huì)提前規(guī)劃課題進(jìn)度、構(gòu)思實(shí)驗(yàn)方案，甚至在腦海里預(yù)演一遍具體的實(shí)驗(yàn)步驟。這樣一來，等到真正開始做實(shí)驗(yàn)的時(shí)候，時(shí)間管理的效能自然就產(chǎn)生出來了。

其實(shí)，不只是學(xué)習(xí)、科研，生活中的其他事情也可以使用類似的方法來進(jìn)行管理。本科期間的一個(gè)夏天，北京天氣很熱，我跟室友結(jié)伴去體育館游泳。到了體育館才發(fā)現(xiàn)，不是我忘帶這個(gè)，就是她忘拿了那個(gè)，只好再次往返，浪費(fèi)了時(shí)間。這樣的情況發(fā)生了幾次后，我和室友想出了一個(gè)辦法：在宿舍門上貼一張便箋紙，上面列出游泳需要攜帶的必需品，包括泳衣、泳帽、泳鏡、拖鞋、毛巾、洗浴用品、學(xué)生證、深水證等。出門前，對(duì)照便箋檢查隨身物品，一切皆“搞定”！