物業(yè)公司內(nèi)控建設(shè)問(wèn)題探討

2023年我國(guó)城鎮(zhèn)化率達(dá)到了66.16%，伴隨著城鎮(zhèn)化水平的提高，我國(guó)的物業(yè)行業(yè)也得到了快速地發(fā)展。當(dāng)前，物業(yè)管理行業(yè)逐步走向成熟，管理質(zhì)量也有了顯著提升。然而，仍然存在諸如企業(yè)內(nèi)部控制管理的問(wèn)題。受到行業(yè)特點(diǎn)、資源限制、人員素質(zhì)等多方面因素的影響導(dǎo)致物業(yè)管理公司在內(nèi)部控制建設(shè)上稍顯落后，未能緊跟現(xiàn)代企業(yè)管理快速發(fā)展的步伐。本文從當(dāng)前物業(yè)管理公司所面臨的問(wèn)題出發(fā)，針對(duì)如何加強(qiáng)物業(yè)管理公司內(nèi)部控制進(jìn)行了深入的探討，期望通過(guò)本文的摸索能夠促進(jìn)物業(yè)管理公司內(nèi)部控制建設(shè)的優(yōu)化，為其持續(xù)健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

伴隨物業(yè)行業(yè)的快速發(fā)展隨之而來(lái)的是對(duì)其管理能力的考驗(yàn)。物業(yè)公司必須順應(yīng)新時(shí)代的要求，建立現(xiàn)代企業(yè)管理制度，比如：本文所要討論的企業(yè)內(nèi)部控制管理。物業(yè)公司必須加強(qiáng)內(nèi)部控制，在公司內(nèi)部構(gòu)建一個(gè)完善的內(nèi)部控制體系，只有這樣才能加強(qiáng)對(duì)其財(cái)務(wù)和日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)進(jìn)行有效控制，從而促進(jìn)其健康穩(wěn)定的發(fā)展。

物業(yè)公司加強(qiáng)內(nèi)控的重要性分析

提升企業(yè)管理水平 當(dāng)前局部的戰(zhàn)爭(zhēng)以及貿(mào)易保護(hù)主義抬頭，世界經(jīng)濟(jì)面臨許多不確定因素。加強(qiáng)企業(yè)管理，提高企業(yè)成本控制和運(yùn)營(yíng)效率對(duì)于提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力至關(guān)重要。企業(yè)通過(guò)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制管理的研究，構(gòu)建一套高品質(zhì)的企業(yè)內(nèi)部控制管理體系，將有助于提高企業(yè)內(nèi)部管理的效率和風(fēng)險(xiǎn)防范的能力。內(nèi)部控制被視為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要支撐，通過(guò)嚴(yán)格的內(nèi)部控制管理制度和流程能夠保障公司的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)有序開展并達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，從而增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力。

有利于成本控制 物業(yè)管理行業(yè)正面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，物資設(shè)備價(jià)格上漲，勞動(dòng)力成本持續(xù)上升等都極大地提高了物業(yè)公司的成本。通過(guò)內(nèi)部控制管理可以對(duì)物業(yè)公司的內(nèi)部資源進(jìn)行合理地配置。比如：合理地采購(gòu)物業(yè)公司日常所需要的物資和設(shè)備、按照崗位需求合理招聘和配置人員、加強(qiáng)監(jiān)督管理減少資源的閑置和浪費(fèi)。因此，科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)部控制管理體系能夠有效地提升物業(yè)公司成本管理的水平。

規(guī)避資金風(fēng)險(xiǎn) 資金是一個(gè)企業(yè)的“血液”，加強(qiáng)資金的利用效率和規(guī)避資金使用的風(fēng)險(xiǎn)是物業(yè)公司必須引起重視的。這關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展。通過(guò)內(nèi)部控制管理物業(yè)公司可以實(shí)現(xiàn)資金的集中化管理，可以避免資金分散在各個(gè)項(xiàng)目中，從而使物業(yè)公司可以統(tǒng)籌調(diào)配資金，提高資金的利用率，避免資金的閑置。

此外，在加強(qiáng)企業(yè)公司內(nèi)部控制管理的工作中，物業(yè)公司還需要制定相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理制度，比如：資金收支流程、對(duì)賬制度、審批制度等，這有助于規(guī)范資金使用，防止資金的濫用，保障物業(yè)公司資金的安全性。

物業(yè)公司內(nèi)控管理存在的問(wèn)題

內(nèi)控制度建設(shè)滯后 物業(yè)公司已經(jīng)走過(guò)了20多年的成長(zhǎng)之路，在這個(gè)過(guò)程中涌現(xiàn)出了很多優(yōu)秀的大企業(yè)，公司的各種規(guī)章制度也比較完善。但是我們必須正視的是整個(gè)物業(yè)行業(yè)的管理還有一些明顯的缺陷和問(wèn)題。比如：內(nèi)控管理意識(shí)淡薄，受傳統(tǒng)工作觀念的影響他們無(wú)法根據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)做出及時(shí)的調(diào)整；內(nèi)控管理缺乏明確的目標(biāo)，內(nèi)控管理制度沒(méi)有與公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)相結(jié)合，導(dǎo)致內(nèi)控制度違背了公司發(fā)展所需，不僅不能支撐公司的發(fā)展還有可能起到一定的阻礙作用；科學(xué)的內(nèi)控管理制度應(yīng)當(dāng)是建立在物業(yè)公司相應(yīng)的管理流程上的，并根據(jù)流程設(shè)置相應(yīng)的管理節(jié)點(diǎn)，然而當(dāng)前很多物業(yè)公司的內(nèi)控管理流程不規(guī)范，存在漏洞和冗余，致使內(nèi)控制度的落地和執(zhí)行難以得到保障。

內(nèi)控執(zhí)行力度欠缺 在內(nèi)控管理制度構(gòu)建過(guò)程中，部分物業(yè)公司并沒(méi)有根據(jù)自己的實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求出發(fā)，而是簡(jiǎn)單地復(fù)制了其他公司的內(nèi)控管理制度。這不僅阻礙了內(nèi)控管理制度作用的發(fā)揮，而且對(duì)物業(yè)公司的內(nèi)部控制管理產(chǎn)生一定程度上的消極影響。最終導(dǎo)致物業(yè)公司的內(nèi)控管理制度無(wú)法落地，更別談進(jìn)一步的優(yōu)化。當(dāng)前物業(yè)公司的內(nèi)控管理還是比較傳統(tǒng)，在信息傳遞的過(guò)程中還是采用紙質(zhì)文件，大量地依賴于人力進(jìn)行內(nèi)控執(zhí)行管理，這不僅增加了物業(yè)公司內(nèi)控管理的成本還造成了人為錯(cuò)誤產(chǎn)生的概率。另外，很多物業(yè)公司的財(cái)務(wù)管理體系并不能真實(shí)地反映其實(shí)際的經(jīng)營(yíng)狀況，這使得它無(wú)法為商業(yè)決策提供支持。

監(jiān)督機(jī)制不健全 許多物業(yè)公司并沒(méi)有給予監(jiān)督管理足夠的重視，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，從組織結(jié)構(gòu)的視角來(lái)看，當(dāng)前許多監(jiān)管機(jī)構(gòu)在監(jiān)督方面缺乏獨(dú)立性，這是導(dǎo)致監(jiān)管機(jī)構(gòu)無(wú)法有效執(zhí)行其職責(zé)的核心因素。再加之物業(yè)公司內(nèi)部事務(wù)復(fù)雜多樣，監(jiān)督部門在日常工作中經(jīng)常受到各種干擾，從而影響審計(jì)工作的正常進(jìn)行；其次，從監(jiān)督部門和相應(yīng)的監(jiān)督崗位的工作職責(zé)來(lái)看，當(dāng)前很多物業(yè)公司的審計(jì)工作的方向定位不清，這不利于監(jiān)督部門對(duì)企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的審計(jì)和監(jiān)管，從而也阻礙了企業(yè)內(nèi)控管理效率的提升；最后，企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督權(quán)力缺乏相互制衡，當(dāng)前很多物業(yè)公司要么是沒(méi)有監(jiān)督，要么是監(jiān)督機(jī)構(gòu)權(quán)力過(guò)大，缺乏對(duì)監(jiān)督機(jī)構(gòu)自身的監(jiān)督，這兩種情況都不利于企業(yè)內(nèi)控管理工作的開展。

內(nèi)控與預(yù)算管理不協(xié)調(diào) 在企業(yè)管理過(guò)程中，預(yù)算管理與內(nèi)控管理的結(jié)合變得越來(lái)越重要。大多數(shù)物業(yè)公司的預(yù)算管理工作存在一些缺陷，這些缺陷嚴(yán)重制約了物業(yè)公司預(yù)算管理工作的開展。比如：很多物業(yè)公司在制定預(yù)算時(shí)往往只是簡(jiǎn)單地將往年的數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整，缺乏了對(duì)新的內(nèi)外部環(huán)境的綜合考慮，采取這種方式制度出來(lái)的預(yù)算無(wú)法準(zhǔn)確預(yù)測(cè)和應(yīng)對(duì)未來(lái)可能出現(xiàn)的變化。再比如：很多公司的內(nèi)控管理機(jī)制缺失，因此導(dǎo)致預(yù)算管理既不能得到有效的執(zhí)行也不能得到強(qiáng)有力的監(jiān)督，并且在預(yù)算管理工作出現(xiàn)錯(cuò)誤的時(shí)候也難以得到及時(shí)地糾正和調(diào)整。這樣一來(lái)，預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題可能被放大，造成財(cái)務(wù)損失和管理混亂。此外由于預(yù)算管理部門和內(nèi)控管理部門分屬于不同的管理部門，導(dǎo)致信息傳遞和溝通不暢，導(dǎo)致相互對(duì)各自的管理目標(biāo)和要求不理解，從而進(jìn)一步加劇了兩者間的不協(xié)調(diào)。

提高物業(yè)公司內(nèi)控管理質(zhì)量

完善內(nèi)控制度建設(shè) 物業(yè)公司在構(gòu)建內(nèi)控制度建設(shè)的時(shí)候具體來(lái)看要從以下幾個(gè)方面著手：首先，物業(yè)公司管理層的意識(shí)轉(zhuǎn)變是加強(qiáng)其內(nèi)控制度建設(shè)的關(guān)鍵。作為公司的高層領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到內(nèi)控管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的意義。一方面高層領(lǐng)導(dǎo)決定了企業(yè)的戰(zhàn)略方向，也掌控了企業(yè)的內(nèi)部資源，他們的支持是內(nèi)控制度建設(shè)的先決條件。另一方面高層領(lǐng)導(dǎo)者的行為和態(tài)度對(duì)整個(gè)公司有示范作用，他們的積極參與能夠帶動(dòng)全公司在推動(dòng)內(nèi)控制度建設(shè)上保持一條心。其次，物業(yè)公司在構(gòu)建內(nèi)控制度的時(shí)候應(yīng)當(dāng)遵循法律和政策的要求，確保相應(yīng)的規(guī)章制度符合法律法規(guī)的規(guī)定；再次，需要針對(duì)物業(yè)公司的內(nèi)部控制管理做一次詳細(xì)的盤點(diǎn)工作，識(shí)別當(dāng)前內(nèi)控管理存在的缺陷，評(píng)估和分析存在的內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)明確物業(yè)公司內(nèi)控制度建設(shè)的目標(biāo)，比如：提升運(yùn)營(yíng)效率、提升資金使用的效率和規(guī)避使用的風(fēng)險(xiǎn)、確保企業(yè)內(nèi)部管理的合規(guī)性等等。通過(guò)將當(dāng)前管理的不足與企業(yè)內(nèi)控建設(shè)的目標(biāo)相結(jié)合，能夠使物業(yè)公司在內(nèi)控制度建設(shè)方面更有針對(duì)性；最后，梳理公司內(nèi)部的相關(guān)業(yè)務(wù)流程，制定具體的管控措施，并以書面的形式形成公司內(nèi)部管理的文件，這不僅有利于提高內(nèi)控管理制度的權(quán)威性，還有利于后期的工作執(zhí)行和培訓(xùn)工作。

優(yōu)化內(nèi)控執(zhí)行管理 首先，人是管理的核心，在加強(qiáng)內(nèi)控執(zhí)行管理的時(shí)候我們首先要建立一支高素質(zhì)的員工隊(duì)伍，物業(yè)公司可以針對(duì)內(nèi)控管理組織相應(yīng)的培訓(xùn)班，以此來(lái)提高員工對(duì)內(nèi)控管理的認(rèn)識(shí)和內(nèi)控管理技能水平。另外也可以通過(guò)外部招聘來(lái)優(yōu)化企業(yè)員工隊(duì)伍素質(zhì)。其次，物業(yè)公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)公司內(nèi)控管理流程的自查，對(duì)那些過(guò)時(shí)的不符合業(yè)務(wù)流程的內(nèi)控制度進(jìn)行及時(shí)地調(diào)整，使內(nèi)控執(zhí)行有章可循。以清潔和安全保障業(yè)務(wù)為例，在內(nèi)控管理的時(shí)候應(yīng)當(dāng)建立有效的監(jiān)督機(jī)制，全體員工共同努力相互制衡，這樣才能確保服務(wù)質(zhì)量的持續(xù)提升。再次，在具體的內(nèi)控執(zhí)行管理過(guò)程中我們應(yīng)當(dāng)積極地推進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，在內(nèi)控管理活動(dòng)中減少人為操作和紙質(zhì)文件的處理量，從而降低內(nèi)控管理人員的主觀偏見對(duì)工作流程的干擾，同時(shí)也提升了內(nèi)控執(zhí)行工作的效率和準(zhǔn)確性。最后，加強(qiáng)內(nèi)控執(zhí)行的管理很重要的原因是為了提高財(cái)務(wù)管理人員的工作質(zhì)量，防止內(nèi)控管理制度在財(cái)務(wù)管理工作中得不到有效地執(zhí)行。因此，物業(yè)公司的財(cái)務(wù)部門應(yīng)該在實(shí)際工作中嚴(yán)格按照內(nèi)控管理制度的具體要求進(jìn)行相應(yīng)的管理工作，細(xì)化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，提高管理的精細(xì)化程度和工作的規(guī)范性。

加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督體系的構(gòu)建 物業(yè)公司內(nèi)部監(jiān)管機(jī)制的構(gòu)建是加強(qiáng)其內(nèi)控管理工作的有力保障。對(duì)于物業(yè)公司來(lái)說(shuō)其業(yè)務(wù)內(nèi)容復(fù)雜，環(huán)節(jié)眾多，而且一旦因?yàn)閮?nèi)控管理不力造成的影響也是巨大的，因此需要一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的監(jiān)督崗位來(lái)承擔(dān)其內(nèi)控監(jiān)督職責(zé)，以確保其內(nèi)控工作的有效運(yùn)行。對(duì)于物業(yè)公司來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)在企業(yè)內(nèi)部設(shè)置專門的內(nèi)控監(jiān)督崗位，比如：內(nèi)部審計(jì)部門，包括總部監(jiān)督崗位和分公司監(jiān)督崗位，除此之外，還應(yīng)該引入外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)。負(fù)責(zé)監(jiān)督管理的工作人員必須由專業(yè)的人士組成，負(fù)責(zé)評(píng)估企業(yè)內(nèi)部的內(nèi)控制度、內(nèi)控流程、內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)等，同時(shí)確保他們的獨(dú)立性，直接向董事會(huì)或監(jiān)事會(huì)負(fù)責(zé)。在進(jìn)行監(jiān)管時(shí)，監(jiān)督部門不僅要確保對(duì)內(nèi)控管理整體的監(jiān)督，還需要把注意力集中在企業(yè)核心業(yè)務(wù)的工作上，對(duì)這些業(yè)務(wù)進(jìn)行詳盡地記錄，并從財(cái)務(wù)角度對(duì)其進(jìn)行跟蹤，為管理層作出決策提供支撐依據(jù)。為了平衡監(jiān)管機(jī)構(gòu)的權(quán)力，公司內(nèi)的所有其他部門不僅需要接受監(jiān)督部門的監(jiān)督，還應(yīng)該進(jìn)行反向的監(jiān)督，以確保公司內(nèi)部權(quán)力能夠?qū)崿F(xiàn)相互制衡。通過(guò)構(gòu)建完善的內(nèi)控管理制度以及合理有效的監(jiān)督制約體系，使內(nèi)控管理人員能更好地履行自己的工作。

內(nèi)控與預(yù)算管理的結(jié)合 預(yù)算管理與內(nèi)控管理都是企業(yè)內(nèi)部管理中非常重要的兩個(gè)方面，他們之間具有天然的聯(lián)系。為了優(yōu)化物業(yè)公司的內(nèi)控體系，我們應(yīng)該密切關(guān)注物業(yè)公司的實(shí)際運(yùn)營(yíng)狀況，并積極推動(dòng)全面預(yù)算管理工作，加強(qiáng)預(yù)算的編制和執(zhí)行。首先，預(yù)算管理為內(nèi)控管理明確了目標(biāo)和要求。在預(yù)算管理的過(guò)程中需要對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行詳細(xì)的分析，以此來(lái)確定預(yù)算編制計(jì)劃，確定資源的配置，同時(shí)也通過(guò)預(yù)算管理實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略管理目標(biāo)與各部門職責(zé)的結(jié)合，明確各部門的責(zé)任。這為內(nèi)控管理明確了方向，使得內(nèi)控管理能夠針對(duì)企業(yè)的核心業(yè)務(wù)和重要風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效地監(jiān)控。其次，預(yù)算管理需要大量的數(shù)據(jù)支撐，數(shù)據(jù)是預(yù)算編制和決策的依據(jù)。這些數(shù)據(jù)也可以為企業(yè)內(nèi)控管理提供參考，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的分析和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)異常和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，使物業(yè)公司能夠及時(shí)地做出反應(yīng)，及時(shí)地采取相應(yīng)的管控措施。最后，預(yù)算管理與內(nèi)控管理的結(jié)合才能形成管理的閉環(huán)。預(yù)算管理強(qiáng)調(diào)計(jì)劃的執(zhí)行，而內(nèi)控管理強(qiáng)調(diào)控制和監(jiān)督。預(yù)算管理部門和內(nèi)控管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，相互補(bǔ)充，相互支持，這樣才能形成管理閉環(huán)。所以在實(shí)際的管理過(guò)程中，物業(yè)公司應(yīng)根據(jù)自身情況，科學(xué)地實(shí)施預(yù)算管理，并結(jié)合內(nèi)控管理，不斷完善和優(yōu)化管理機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

綜上所述，物業(yè)內(nèi)控制度的建設(shè)能夠推動(dòng)公司內(nèi)部管理更加的規(guī)范，從而提升其經(jīng)營(yíng)和管理的質(zhì)量。在構(gòu)建內(nèi)控建設(shè)的過(guò)程中，物業(yè)公司應(yīng)當(dāng)從自身出發(fā)，分析公司當(dāng)前內(nèi)控管理存在的問(wèn)題，并結(jié)合公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需求，構(gòu)建一套符合企業(yè)切身需要的內(nèi)控管理體系。本文從制度建設(shè)、內(nèi)控執(zhí)行、監(jiān)督體系和內(nèi)控和預(yù)算管理的結(jié)合等方向做了詳細(xì)討論，以供借鑒。

（作者單位：貴州盤江拓達(dá)物業(yè)管理有限公司）