信息技術(shù)視角下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理探究

［摘 要］隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，其在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用日益廣泛。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠優(yōu)化檔案工作流程、提升工作效率并保障信息安全，進(jìn)而提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理水平。文章首先闡述信息技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的作用，然后分析機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，最后從信息技術(shù)視角出發(fā)，提出機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略，以提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理效率。

［關(guān)鍵詞］信息技術(shù)；檔案管理；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；信息安全

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.22.055

［中圖分類(lèi)號(hào)］D630.1；G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2024）22-0-03

0" " "引 言

在信息化時(shí)代，信息技術(shù)的高速發(fā)展正在全面影響社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，檔案管理也不例外。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理面臨著前所未有的改革機(jī)遇。目前，許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位正在擺脫那些陳舊的紙質(zhì)檔案管理方法，逐步向電子化、自動(dòng)化管理轉(zhuǎn)變。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，不僅能大幅提高工作效率，還能增強(qiáng)檔案信息的安全性和可靠性。本文將聚焦于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理實(shí)踐，旨在推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化，使之更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的核心業(yè)務(wù)。

1" " "信息技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的作用

1.1" "提高工作效率，確保檔案信息的準(zhǔn)確性

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理，極大提高工作效率，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。檔案管理人員利用移動(dòng)終端設(shè)備掃描或拍攝檔案文件，可以更加便捷、高效地收集檔案。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠自動(dòng)識(shí)別文件內(nèi)容、格式等元數(shù)據(jù)，進(jìn)行智能分類(lèi)和編目，操作簡(jiǎn)便且準(zhǔn)確可靠。檔案入庫(kù)存儲(chǔ)時(shí)，檔案管理人員借助大容量存儲(chǔ)設(shè)備存儲(chǔ)龐大的數(shù)字資源，無(wú)須消耗大量人力、物力來(lái)管理紙質(zhì)檔案［1］。用戶需要查詢檢索時(shí)，可通過(guò)檢索系統(tǒng)迅速鎖定目標(biāo)文件，避免傳統(tǒng)模式下逐一翻閱檔案資料的低效問(wèn)題。此外，檔案管理系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)檔案復(fù)制的無(wú)損傳遞，確保檔案文本內(nèi)容的完整性和真實(shí)性，而且自動(dòng)化操作能最大限度減少人為干預(yù)，從而降低人為失誤導(dǎo)致的差錯(cuò)率。檔案管理系統(tǒng)還能通過(guò)相關(guān)功能模塊自動(dòng)核查數(shù)據(jù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正錯(cuò)誤信息，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。

1.2" "增強(qiáng)信息的安全性與保密性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料蘊(yùn)含大量國(guó)家機(jī)密和商業(yè)秘密等敏感信息，保證其安全性和保密性至關(guān)重要。現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案數(shù)字化管理提供了有力技術(shù)支持，可從多個(gè)層面增強(qiáng)檔案信息的安全性和保密性。例如，數(shù)據(jù)加密技術(shù)可防止檔案信息被竊取或非法獲取，機(jī)關(guān)事業(yè)單位通過(guò)先進(jìn)的加密算法將檔案信息加密存儲(chǔ)，即使數(shù)據(jù)被截獲，攻擊者也無(wú)法破譯其內(nèi)容，從而保護(hù)信息的機(jī)密性；數(shù)字簽名、數(shù)字水印等技術(shù)可確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和不可抵賴性。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位制定訪問(wèn)控制機(jī)制能進(jìn)一步明確不同人員對(duì)檔案的訪問(wèn)權(quán)限，通過(guò)身份認(rèn)證系統(tǒng)和基于角色的權(quán)限劃分，使只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的用戶才能訪問(wèn)相應(yīng)的檔案資料，有效避免內(nèi)部人員泄密和非授權(quán)閱覽行為。檔案管理系統(tǒng)還有嚴(yán)格的操作日志記錄，可追蹤和審計(jì)每個(gè)用戶對(duì)檔案的所有行為。機(jī)關(guān)事業(yè)單位通過(guò)部署防火墻、入侵檢測(cè)等安全設(shè)施，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并阻止非法訪問(wèn)行為，確保網(wǎng)絡(luò)通信安全。

1.3" "促進(jìn)資源共享與利用

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中，基于信息技術(shù)構(gòu)建檔案信息共享平臺(tái)，可有效避免傳統(tǒng)管理模式下的“信息孤島”問(wèn)題，促進(jìn)跨地區(qū)、跨部門(mén)、跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和高效利用。統(tǒng)一的信息平臺(tái)匯聚了各單位的檔案元數(shù)據(jù)索引和全文信息，能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的集中管理和高度共享，用戶無(wú)須直接登錄各單位系統(tǒng)就可以在平臺(tái)上便捷查詢所需資料，從而減少檢索成本和工作耗時(shí)。另外，檔案信息共享平臺(tái)構(gòu)建過(guò)程中的數(shù)據(jù)整合和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范工作，有助于解決檔案信息異構(gòu)分散的問(wèn)題。機(jī)關(guān)事業(yè)單位通過(guò)制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和格式，以及集成技術(shù)應(yīng)用，能較好地解決數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式和編碼不統(tǒng)一的問(wèn)題，消除跨平臺(tái)共享障礙。各單位無(wú)須重復(fù)建設(shè)同類(lèi)系統(tǒng)，只需要對(duì)接共享平臺(tái)就可獲取所需數(shù)據(jù)，避免浪費(fèi)資源。檔案信息共享平臺(tái)還具有靈活檢索功能，可快速鎖定目標(biāo)信息，大大提高檔案資源利用率［2］。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位持續(xù)推進(jìn)檔案信息共享平臺(tái)建設(shè)，能逐步將更多異構(gòu)數(shù)據(jù)納入其中，實(shí)現(xiàn)更大范圍的信息整合與共享，從而構(gòu)建出高效的檔案管理新格局。

2" " "機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1" "傳統(tǒng)管理方式具有局限性

目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位傳統(tǒng)的手工操作方式已經(jīng)難以滿足檔案管理的需求，這種管理模式存在諸多弊端，制約了檔案資源的科學(xué)化、現(xiàn)代化管理。手工操作流程冗長(zhǎng)、低效，給工作人員帶來(lái)沉重的工作負(fù)擔(dān)。從檔案的收集、整理到歸檔入庫(kù)，再到最終檢索利用，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間，操作效率極為低下。以檔案的整理歸檔為例，需要人工逐一查看、分類(lèi)、編目，再將檔案一一裝訂成卷并排架入庫(kù)，耗時(shí)耗力。人為操作容易出現(xiàn)差錯(cuò)，影響檔案信息的準(zhǔn)確性。由于缺乏系統(tǒng)性的質(zhì)量控制措施，檔案的搜集、整理、編目等環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)失誤，從而影響后續(xù)環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性。一旦發(fā)生錯(cuò)誤，想要追查更正就難上加難，甚至可能導(dǎo)致檔案信息遭到永久性損壞。傳統(tǒng)管理模式下，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位自成體系來(lái)管理檔案，形成了“信息孤島”，制約了檔案資源的共享和利用。由于缺乏有效的數(shù)據(jù)交換機(jī)制，不同單位之間的檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)互通互聯(lián)，重復(fù)建設(shè)和資源閑置的情況時(shí)有發(fā)生，這嚴(yán)重制約了檔案資源的最大化利用，也加劇了各單位之間的信息壁壘現(xiàn)象。除此之外，紙質(zhì)檔案的保管成本高、占用空間大、易遭自然損壞等問(wèn)題，也是傳統(tǒng)管理模式中不可忽視的痛點(diǎn)，檔案館需要投入大量的人力與物力來(lái)維護(hù)和保養(yǎng)紙質(zhì)檔案，且檔案館的館舍空間有限，難以無(wú)限擴(kuò)建，制約了檔案管理工作的高效開(kāi)展。

2.2" "檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢

當(dāng)前，檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢的問(wèn)題無(wú)疑影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的效率和檔案的可用性。首先，資金不足制約了檔案數(shù)字化工作的推進(jìn)。數(shù)字化建設(shè)需要大量資金投入，包括購(gòu)置掃描設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、軟硬件系統(tǒng)等，對(duì)于一些財(cái)力較為緊張的單位而言，無(wú)疑增加了其經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。其次，技術(shù)門(mén)檻阻礙了檔案數(shù)字化進(jìn)程［3］。數(shù)字化技術(shù)涉及多學(xué)科知識(shí)，需要專(zhuān)業(yè)人才的參與，但目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位從事檔案工作的人員技術(shù)水平參差不齊，導(dǎo)致難以啟動(dòng)或推進(jìn)檔案數(shù)字化項(xiàng)目。最后，人員培訓(xùn)不到位導(dǎo)致檔案數(shù)字化操作困難。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位即便購(gòu)置了先進(jìn)設(shè)備，但缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，員工難以熟練運(yùn)用新技術(shù)，勢(shì)必影響檔案數(shù)字化效率。

2.3" "存在信息安全與保密問(wèn)題

信息安全與保密問(wèn)題是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中不容忽視的問(wèn)題。信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用雖然提高了工作效率，但也給信息安全帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。首先，電子檔案面臨著被非法訪問(wèn)的風(fēng)險(xiǎn)，未經(jīng)授權(quán)的人員或系統(tǒng)有可能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)入侵、病毒攻擊等手段，獲取機(jī)關(guān)事業(yè)單位的機(jī)密文件。這不僅涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)等領(lǐng)域，更有可能泄露國(guó)家機(jī)密，影響社會(huì)穩(wěn)定。網(wǎng)絡(luò)攻擊手段層出不窮，病毒不斷更新，給機(jī)關(guān)事業(yè)單位電子檔案的保密性帶來(lái)巨大威脅。一旦檔案信息被非法獲取，后果將不堪設(shè)想。其次，電子檔案面臨被篡改的危險(xiǎn)。不法分子利用系統(tǒng)漏洞或其他途徑，有可能對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行修改、刪除等操作，嚴(yán)重破壞檔案的真實(shí)性和完整性。電子檔案具有可編輯性，一旦被惡意篡改，將使檔案失去應(yīng)有的法律效力和歷史價(jià)值。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須采取有效措施，確保電子檔案在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中不被非法修改。最后，電子檔案存在丟失的隱患。軟硬件故障、自然災(zāi)害、人為疏忽等問(wèn)題，有可能導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位的電子檔案數(shù)據(jù)部分或全部丟失，造成不可挽回的損失。電子檔案的脆弱性決定了它比紙質(zhì)檔案更容易受到損壞，一旦數(shù)據(jù)丟失，將難以復(fù)原。為此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須制定完善的數(shù)據(jù)備份策略，并采取有效的容災(zāi)措施，最大限度避免數(shù)據(jù)丟失。

3" " "信息技術(shù)視角下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略

3.1" "建立健全信息化檔案管理體系

構(gòu)建完善的信息化檔案管理體系是實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化、現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。第一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一的管理規(guī)范，明確規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理規(guī)范需要涵蓋檔案數(shù)字化流程、元數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)格式、系統(tǒng)架構(gòu)等多個(gè)方面，為全流程信息化檔案管理奠定基礎(chǔ)。在規(guī)范的約束下，形成頂層設(shè)計(jì)和總體框架，使得各個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作有據(jù)可依。第二，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要完善技術(shù)支持體系，采用先進(jìn)的檔案數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期信息化管控［4］。檔案數(shù)字化技術(shù)可以高效地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源，消除物理載體的限制；網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)可以打通各管理環(huán)節(jié)，使得收集、整理、存儲(chǔ)、查詢等工作環(huán)環(huán)相扣，實(shí)現(xiàn)智能化、自動(dòng)化處理。

3.2" "強(qiáng)化員工培訓(xùn)與人才引進(jìn)

檔案信息化管理離不開(kāi)高素質(zhì)人才隊(duì)伍的支撐和保障。要想確保檔案管理信息化建設(shè)順利推進(jìn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須高度重視員工培訓(xùn)與人才引進(jìn)，將其作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程來(lái)持續(xù)投入和推進(jìn)，使培訓(xùn)工作具有系統(tǒng)性和延續(xù)性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要制訂全面的培訓(xùn)計(jì)劃，分階段、分層次進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。例如，對(duì)于基層的檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用培訓(xùn)，使他們熟練掌握數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息系統(tǒng)的操作和使用，能夠熟練運(yùn)用新技術(shù)、新工具開(kāi)展日常工作。培訓(xùn)內(nèi)容可涵蓋文件掃描、數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)傳輸、系統(tǒng)維護(hù)等多個(gè)方面。對(duì)于中高層管理人員，則應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化管理理念和管理方法的培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的信息化管理意識(shí)，提高他們的信息化管理水平。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要高度重視復(fù)合型人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。檔案管理信息化建設(shè)需要掌握檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等多學(xué)科專(zhuān)業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以從高校引進(jìn)相關(guān)專(zhuān)業(yè)的應(yīng)屆畢業(yè)生，也可以從在職人員中選拔出有潛力的新生力量，通過(guò)在職進(jìn)修、深造的方式培養(yǎng)復(fù)合型人才。復(fù)合型人才將成為推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的生力軍，對(duì)新理論、新技術(shù)的運(yùn)用和管理具有先天優(yōu)勢(shì)，而復(fù)合型人才培養(yǎng)工作需要高校和用人單位的緊密合作［5］。

3.3" "加大投入力度，優(yōu)化資源配置

將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，需要大量的資金投入作為支撐。財(cái)政部門(mén)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的財(cái)政資金投入力度，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供必要的資金支持。機(jī)關(guān)事業(yè)單位也要加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度，覆蓋硬件購(gòu)置、軟件開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)集成、運(yùn)維服務(wù)等多個(gè)層面，確保信息化建設(shè)需求得到滿足。除了財(cái)政資金投入，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也需要積極探索其他資金獲取渠道，如通過(guò)社會(huì)資本投資等方式拓寬資金來(lái)源。與此同時(shí)，在具體的項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，要合理配置軟硬件資源，避免重復(fù)建設(shè)和資源閑置，提高投資回報(bào)率［6］。一方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，避免出現(xiàn)分散投資、系統(tǒng)雷同的情況；另一方面，要注重軟硬件的通用性和擴(kuò)展性，盡量采用開(kāi)放、標(biāo)準(zhǔn)化的解決方案，實(shí)現(xiàn)軟硬件資源的共享和重復(fù)利用［7-8］。除此之外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要通過(guò)優(yōu)化資金的使用方式和資源配置策略，避免資源閑置和浪費(fèi)，最大限度發(fā)揮其效用，從而為檔案信息化管理創(chuàng)造良好的資源條件，推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化、智能化進(jìn)程。

4" " "結(jié)束語(yǔ)

信息技術(shù)的應(yīng)用為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理提供了新的思路和方法。信息技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用有助于提高工作效率，增強(qiáng)信息的安全性與保密性，促進(jìn)資源共享與利用。本文闡述了信息技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的作用，然后分析了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，并從信息技術(shù)視角提出了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化策略，以期推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高檔案資源利用率。

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