事業(yè)單位應(yīng)用會計軟件進行賬務(wù)處理的利弊研究

［摘 要］在信息化時代背景下，計算機技術(shù)在各個領(lǐng)域得到了廣泛且深入的應(yīng)用。電子化、自動化處理技術(shù)對傳統(tǒng)的以紙張為基礎(chǔ)的會計工作模式產(chǎn)生了顯著沖擊，使得會計工作中的賬務(wù)處理模式發(fā)生了根本性變化。這一變化催生了新的信息化賬務(wù)處理程序和會計軟件。在利用會計軟件進行賬務(wù)處理的過程中，事業(yè)單位一方面可顯著提升賬務(wù)處理效率，節(jié)省勞力，使財會人員有更多的時間分析數(shù)據(jù)；另一方面，也存在賬務(wù)數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險，易造成多頭分管等問題。鑒于此，文章重點分析事業(yè)單位應(yīng)用會計軟件進行賬務(wù)處理的利弊，并針對性地提出高效、安全使用會計軟件的建議，以期能夠充分發(fā)揮會計軟件在賬務(wù)處理中的作用。

［關(guān)鍵詞］會計軟件；賬務(wù)處理；信息技術(shù)；事業(yè)單位

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.22.024

［中圖分類號］F810.6；TP311 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）22-00-03

0" " "引 言

在我國，事業(yè)單位財務(wù)部門的核心職責聚焦于預(yù)算管理與資產(chǎn)管理兩大關(guān)鍵領(lǐng)域。鑒于當前我國經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展的態(tài)勢，事業(yè)單位財務(wù)管理的復(fù)雜性呈上升趨勢，利用會計軟件進行賬務(wù)處理，已成為事業(yè)單位提高財務(wù)管理效率的重要途徑［1］。但實際上，會計軟件在賬務(wù)處理過程中面臨由主客觀因素引發(fā)的多重風(fēng)險［2］。為有效保障財政資金的安全，充分發(fā)揮其價值，事業(yè)單位需要對這些風(fēng)險進行科學(xué)預(yù)測與防控。

1" " "事業(yè)單位利用會計軟件進行賬務(wù)處理的積極作用

1.1" "提升賬務(wù)處理效率

在傳統(tǒng)手工賬務(wù)處理過程中，賬務(wù)數(shù)據(jù)處理包含數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)查閱、制表、數(shù)據(jù)核算及對賬等環(huán)節(jié)。這種賬務(wù)處理模式不僅費時，而且對從業(yè)人員的精力消耗巨大。每一份賬務(wù)報告盡管表面看似簡單，實際上都蘊含著從業(yè)人員的大量辛勤勞動。一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入錯誤，隨后的處理工作便不得不暫停，進而重新進行數(shù)據(jù)核實，甚至從頭開始作業(yè)，這無疑會降低賬務(wù)數(shù)據(jù)處理的效率，并對會計從業(yè)人員提出更為嚴格的要求。

借助會計軟件，賬務(wù)處理的效率和準確性得以顯著提高。這主要歸功于會計軟件所采用的自動化賬務(wù)處理流程。其以計算機系統(tǒng)的高效運作為支撐，數(shù)據(jù)加工環(huán)節(jié)通過計算機的精確系統(tǒng)自動實施，顯著展現(xiàn)了電子化與自動化的雙重特性。在傳統(tǒng)操作模式下，工作人員需要花費很長時間才能完成財務(wù)數(shù)據(jù)處理工作，在應(yīng)用該軟件之后可能僅需數(shù)小時即可高效完成，同時操作流程更為便捷，極大地簡化了工作人員的數(shù)據(jù)運算與處理過程，從而顯著提升了工作效率。

1.2" "節(jié)省勞力

在傳統(tǒng)的賬務(wù)處理過程中，會計從業(yè)人員需要準確計算、詳細核對和嚴密審核各種會計資料，以保證總賬和分賬的一致性、準確性。然后，會計資料根據(jù)指定的格式以表格或指定的文件形式存在，方便保管和合規(guī)遞交。

隨著會計軟件的引入，這一傳統(tǒng)流程得到了顯著的優(yōu)化與簡化［3］。會計軟件可通過計算機自動化處理大量數(shù)據(jù)，大幅減少人工計算與核對的工作量；同時，還可實現(xiàn)賬務(wù)匯總表的電子化儲存，避免紙質(zhì)文件的物理傳遞與保存，進一步節(jié)省人力。

此外，會計核算、校對與檢驗工作同樣可以通過會計軟件高效完成，并實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。管理人員僅需要通過會計軟件的查詢功能，即可快速掌握員工工作情況，從而在保證工作質(zhì)量的同時大幅減少工作量。

1.3" "拓寬會計人員財務(wù)信息獲取渠道

在傳統(tǒng)的賬務(wù)處理過程中，財務(wù)信息的采集和傳遞主要依靠傳統(tǒng)方式，如手寫記錄、紙質(zhì)文檔交換和口頭交流。而隨著會計軟件的運用，會計人員可以通過更靈活、更有效的方式獲取財務(wù)信息。具體而言，財務(wù)人員可以通過鍵盤直接將資料輸入計算機；利用掃描技術(shù)快速將文件中的資料轉(zhuǎn)換成電子版，存儲在計算機中；利用網(wǎng)絡(luò)分享技術(shù)可輕易地在多臺計算機之間進行資料即時傳送。這些信息技術(shù)的應(yīng)用，能極大地拓寬會計人員獲取財務(wù)信息的渠道，進而有效提高賬務(wù)處理的效率和準確性。

1.4" "提升會計人員數(shù)據(jù)分析效率

會計軟件的廣泛應(yīng)用極大地推動了會計信息的實時傳遞，為事業(yè)單位經(jīng)營決策奠定了堅實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)賬務(wù)處理模式下，會計信息的呈現(xiàn)主要依托按月編制的會計報表和年度財務(wù)決算報告，該模式在時效性方面存在一定的局限，并且獲取其他會計信息的過程相對復(fù)雜且困難［4］。這不僅導(dǎo)致會計人員在數(shù)據(jù)分析方面存在不足，而且需要投入大量時間開展數(shù)據(jù)整理和分類等基礎(chǔ)性工作，進一步降低了數(shù)據(jù)分析的時效性和準確性，使數(shù)據(jù)分析工作常常處于滯后狀態(tài)。

而依托會計軟件，上述問題得以有效解決。會計軟件顯著提高了會計信息的處理效率，使得不同部門之間能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺便捷地交換信息，同時管理層也能夠隨時在線獲取關(guān)鍵的經(jīng)濟數(shù)據(jù)，確保了信息的快速流通與共享。此外，會計軟件還能夠極大地減輕會計人員在數(shù)據(jù)歸納等煩瑣工作上的負擔，使其有更多的時間和精力投入深層次的數(shù)據(jù)分析，從而提升數(shù)據(jù)分析效率。

2" " "事業(yè)單位利用會計軟件進行賬務(wù)處理的弊端

2.1" "無法衡量原始憑證的準確性

在應(yīng)用會計軟件實施賬務(wù)處理的過程中，基礎(chǔ)設(shè)置階段的任務(wù)之一便是對總賬下的初始數(shù)據(jù)和固定資產(chǎn)管理模塊中的原始卡片信息進行精確無誤的錄入［5］。然而，現(xiàn)階段廣泛應(yīng)用的財務(wù)軟件普遍缺乏自動化審核原始憑證的功能。原始數(shù)據(jù)對后續(xù)經(jīng)濟活動中的數(shù)據(jù)分析和計算具有重要作用，其不僅是數(shù)據(jù)分析和計算的必要前提，還是確保期初賬目平衡、對賬無誤，以及保障日常運營與期末業(yè)務(wù)順暢開展的關(guān)鍵要素。因此，對于初始數(shù)據(jù)的錄入必須保持高度的審慎性和準確性，任何細微的差錯都可能導(dǎo)致一系列連鎖反應(yīng)，包括期初核算不平衡、核對錯誤等。如果原始數(shù)據(jù)的真實性和準確性得不到保證，就很難發(fā)揮出會計軟件在數(shù)據(jù)處理方面的優(yōu)勢，從而無法為信息用戶提供準確、高效的數(shù)據(jù)支持。

2.2" "易導(dǎo)致財務(wù)舞弊

在傳統(tǒng)的人工記賬模式下，由不同的財會人員負責記賬。如果出現(xiàn)了虛假的會計信息，可以通過墨水或者字跡鑒別來確定和追查有關(guān)人員。而大多數(shù)事業(yè)單位在利用會計軟件進行賬務(wù)處理時，卻無法提供完整、精確的業(yè)務(wù)軌跡信息。更為嚴重的是，一些軟件系統(tǒng)沒有留下任何反向運行的跡象，只在運行日志中記錄了使用者和運行的時間。此類記錄對于了解會計事項的修正、補充及其背后的原因和過程顯然缺乏透明度和可追溯性［6］。

對事業(yè)單位而言，若未能嚴格執(zhí)行會計電算化的相關(guān)制度，便可能使得一些意圖不軌的人員在不被察覺的情況下篡改會計憑證、賬冊及報表，進而提高財務(wù)造假和經(jīng)濟違法活動的隱蔽程度，這無疑會給會計和審計工作帶來技術(shù)難題。

2.3" "數(shù)據(jù)保密性和安全性較差

在利用會計軟件進行賬務(wù)處理的過程中，會計信息傳遞時的安全隱患不容小覷。會計軟件內(nèi)存儲的會計信息易被篡改且難以察覺篡改痕跡，加之數(shù)據(jù)庫可能遭受未授權(quán)人員的非法侵入、復(fù)制、偽造或銷毀，導(dǎo)致會計信息保密性和安全性較差［7］。為此，事業(yè)單位必須采取切實有效的措施，加強會計軟件的安全建設(shè)，確保會計信息的安全性和完整性。

3" " "事業(yè)單位利用會計軟件進行賬務(wù)處理的建議

3.1" "對比原始憑證樣本，原始數(shù)據(jù)自動糾錯

結(jié)合會計軟件的功能，利用圖像掃描技術(shù)、智能算法等工具，通過后臺的精確采樣機制，搜集錯誤原始憑證模型，進而同步對比這些模型與事業(yè)單位內(nèi)部和外部掃描所得的原始憑證，確保原始數(shù)據(jù)的自動核對達到精確效果。同時，基于典型的錯誤憑證樣本，為每一種錯誤分配合理的風(fēng)險權(quán)重，并采用加權(quán)平均法來準確評估掃描原始憑證的準確性［8］。在會計軟件中，用戶可以利用本系統(tǒng)自動分析處理各種異常問題。系統(tǒng)一旦檢測到任何可能的錯誤，立即向操作員發(fā)出明確提示，引導(dǎo)其關(guān)注并處理，從而有效預(yù)防因原始數(shù)據(jù)錄入錯誤而導(dǎo)致的后續(xù)連鎖反應(yīng)和不可挽回的損失，從根本上消除數(shù)據(jù)錄入源頭出錯的風(fēng)險。

3.2" "加強監(jiān)管，從制度上堵塞相關(guān)漏洞

一方面，堅持定期開展內(nèi)部審計，全面審視財務(wù)工作狀況及單位內(nèi)部控制體系的有效性。為保障內(nèi)審部門對財務(wù)工作的有效監(jiān)督，建議在組織架構(gòu)上實現(xiàn)內(nèi)審機構(gòu)與財務(wù)部門的并列設(shè)置，確保二者相互獨立且相互制衡。在日常工作中，內(nèi)審部門需要對財務(wù)部門實施動態(tài)監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并糾正其工作中的錯誤，以防止財務(wù)信息失真和發(fā)生違規(guī)記賬行為。此外，鑒于當前會計軟件的廣泛應(yīng)用，審計部門必須精通相關(guān)軟件操作，以確保監(jiān)督工作的專業(yè)性和實效性。對于財務(wù)部門在操作過程中可能存在的風(fēng)險，建議技術(shù)部門提供必要的支持，通過系統(tǒng)培訓(xùn)提高財務(wù)人員的操作技能和風(fēng)險防控能力，從而全面提升賬務(wù)處理效率［9］。

另一方面，建立健全賬務(wù)處理制度，并實現(xiàn)其與會計軟件的深度融合。具體而言，需要明確財務(wù)部門的工作規(guī)范，細化各項制度，有效實施制度約束，減少會計人員及其他主體的違規(guī)操作行為，從而保護事業(yè)單位及國家財產(chǎn)安全。同時，將會計軟件應(yīng)用與上述制度緊密結(jié)合，以構(gòu)建財務(wù)部門的信息化管理機制，實現(xiàn)對財務(wù)信息的科學(xué)分析，準確識別資產(chǎn)和資金的浪費問題，進而提升財務(wù)管理效率。

另外，鑒于個別會計軟件中存在的跨年度“反結(jié)賬”功能可能帶來會計舞弊的潛在風(fēng)險，應(yīng)當堅決禁止其運用。對于那些利用此功能進行欺詐、偽造數(shù)據(jù)等違法行為的會計人員，制定一套嚴格的懲處制度，以保障賬務(wù)處理工作的嚴謹性和規(guī)范性。

3.3" "增強會計軟件的安全性

首先，營造安全的會計信息系統(tǒng)運行環(huán)境至關(guān)重要。國家有關(guān)部門需要加強對計算機安全領(lǐng)域的總體管控，持續(xù)完善會計相關(guān)法規(guī)，并對計算機網(wǎng)絡(luò)犯罪活動予以嚴肅懲處，從而為會計軟件運行提供安全、可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和社會環(huán)境。

其次，事業(yè)單位內(nèi)部須確立一套完備的計算機硬件設(shè)備管理體系。該體系不僅要包含防火等關(guān)鍵管理措施，還應(yīng)實施嚴格的進出管控，禁止非授權(quán)人員進入操作區(qū)域，以減少設(shè)備遭受盜竊和信息泄露風(fēng)險，確保計算機設(shè)備正常運行。

最后，構(gòu)建內(nèi)部控制體系。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，日常工作效率得到顯著提升，但這也使得內(nèi)部職員惡意泄露會計信息的行為具備了實施條件。鑒于此，事業(yè)單位應(yīng)當構(gòu)建并完善內(nèi)部控制體系［10］。一方面，須實施權(quán)限等級授權(quán)管理，明確界定人員職責界限，確保各司其職；另一方面，需要制定針對計算機病毒及黑客攻擊的防御措施，采取身份驗證、授權(quán)等手段提升系統(tǒng)的安全防護能力。同時，規(guī)定工作人員在執(zhí)行文件修改或更新等操作時，必須出示書面授權(quán)并做好記錄，從而保障操作的合法性與可追溯性。此外，會計電算化系統(tǒng)應(yīng)具備自動記錄功能，便于業(yè)務(wù)人員或設(shè)計人員追蹤查詢，進一步提高系統(tǒng)的透明度和審計效能。

4" " "結(jié)束語

隨著我國計算機技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，會計軟件在賬務(wù)處理中的應(yīng)用已成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。此類平臺不僅可以優(yōu)化會計科目的基本結(jié)構(gòu)，有效減輕會計人員的工作負擔，還能顯著提高會計業(yè)務(wù)的精確性與效率。然而，必須強調(diào)的是，事業(yè)單位在運用會計軟件時需要保持高度謹慎。此外，會計軟件本身也面臨諸多客觀風(fēng)險因素，這些因素之間相互影響，可能產(chǎn)生連鎖反應(yīng)。因此，深入研究這些風(fēng)險，從以會計人員為主體的主觀因素、以制度為核心的客觀因素等多方面出發(fā)綜合施策，構(gòu)建全面的風(fēng)險防控機制，尤為必要。

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