高校檔案上網(wǎng)勢在必行

文/內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學 宋麗珍

隨著以計算機通信技術(shù)的迅猛發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已逐漸成為繼報刊、電視、電臺之后的第四代傳媒。它以傳播速度快、范圍廣、能充分實現(xiàn)社會信息資源共享的優(yōu)勢而受到越來越多人的青睞。有統(tǒng)計顯示，近年來，互聯(lián)網(wǎng)用戶平均半年翻一番。也即全國半數(shù)以上的人口加入到網(wǎng)民的行列。自治區(qū)各高校檔案部門紛紛搭上網(wǎng)絡(luò)快車，在學校的網(wǎng)站上建立自己的站點，在實現(xiàn)檔案有效利用等方面取得了可喜的成績。

但是，由于自治區(qū)高校檔案網(wǎng)站建設(shè)還處于初級階段，存在許多不足：網(wǎng)站設(shè)計單調(diào)，靜態(tài)信息多而動態(tài)熱點信息少，網(wǎng)頁級次較少，更新緩慢；檔案信息資源嚴重缺乏，檔案目錄信息簡略，幾乎沒有檔案全文檢索信息庫；檔案檢索、信息咨詢、信息反饋等功能薄弱；甚至有少數(shù)“裸網(wǎng)”“死網(wǎng)”；檔案網(wǎng)站功能薄弱。也就是說，自治區(qū)高校建立的檔案網(wǎng)頁僅僅起到了宣傳檔案工作的作用，并沒有真正起到提供檔案利用的目的。因此，高校檔案上網(wǎng)與否，如何上網(wǎng)，已成為高校檔案工作者面臨的一個新問題。

一、高校檔案上網(wǎng)是必然選擇

早在1996年第13屆國際檔案大會上將“信息技術(shù)對檔案和檔案工作的影響”列入中心議題之一。會議認為檔案館原來只保管實體檔案的傳統(tǒng)做法和理論原則正受到保管“虛擬檔案”和建立“無界墻檔案館”的巨大沖擊，以信息高速公路為代表的信息技術(shù)正對檔案界產(chǎn)生越來越大的影響。努力實現(xiàn)檔案信息資源共享已是大勢所趨，積極創(chuàng)造條件，盡早使檔案信息上“網(wǎng)”是必然選擇。因此，高校檔案上網(wǎng)理應(yīng)是水到渠成之事。

（一）高校檔案上網(wǎng)順應(yīng)了當今信息時代發(fā)展的潮流

計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和普及,使傳統(tǒng)的檔案館向數(shù)字化檔案館轉(zhuǎn)化,實行電腦管理,通過通信網(wǎng)(電話網(wǎng)和光纖網(wǎng))和利用者的電腦聯(lián)系起來,可以進行豐富多彩的電子文件檔案信息服務(wù)。檔案作為一種社會信息資源雖然有其自身保密性等特點,但最終要加人社會信息網(wǎng)絡(luò),這無疑是必然的發(fā)展趨勢。檔案部門作為掌握著大量原生信息的文獻傳播機構(gòu),只有很好地利用先進的信息技術(shù),才能獲得檔案事業(yè)更大的發(fā)展。事實表明網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的發(fā)展,已經(jīng)或正在改變?nèi)藗儌鹘y(tǒng)的生活方式、工作方式和學習方式。隨著校園網(wǎng)的建立,高校檔案上網(wǎng)既是對檔案工作方式的改變,也是對檔案工作者學習方式的改變。在工作上即由傳統(tǒng)的人工檢索查(借)閱轉(zhuǎn)為計算機檢索和網(wǎng)上查閱,由此提高了檔案檢索速度、檔案查準率及檔案查全率,降低了檔案工作者的勞動強度,適應(yīng)了當今形勢發(fā)展的要求。

（二）網(wǎng)絡(luò)化為高校檔案信息資源共享提供了發(fā)展空間

檔案館是一種特殊的信息產(chǎn)業(yè),其主要任務(wù)是保存信息并為利用者服務(wù)。但是，檔案本身所具有共享的特性在對公眾開放之前卻被無情地抹殺掉了。網(wǎng)絡(luò)化無疑為檔案開放和檔案資源的共享創(chuàng)造了良好的條件。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,人們的社會活動將發(fā)生根本的變化,信息的生產(chǎn)傳輸、使用超越了國界,便捷、高效,得以在世界范圍內(nèi)實現(xiàn)信息的共享。眾多的檔案館不再是散布于世界各地的孤立個體,而是形成互相聯(lián)結(jié)的,館藏極其豐富、信息資源共享、使用便捷、保存更安全的檔案信息網(wǎng)絡(luò)。檔案館本身將由“實態(tài)檔案館”變?yōu)椤疤摂M檔案館”,從文件的保管基地轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€便于公眾利用的由眾多的文件形成者控制的系統(tǒng)內(nèi)各種文件的中央信息中心,注重的將不再僅僅是牢固的庫房、優(yōu)質(zhì)的裝具,不需將所有的檔案集中保管,不再單純強調(diào)其“科學文化事業(yè)基地”的作用,轉(zhuǎn)而追求由快速可靠的信息傳輸渠道所結(jié)成的四通八達、縱橫交錯的網(wǎng)絡(luò),使不同地點、不同內(nèi)容的檔案信息按照人們的需要實現(xiàn)快速流通。徹底拆除了檔案與檔案利用者之間的“圍墻”,使檔案多方利用成為可能。

（三）檔案上網(wǎng)縮短了由文件轉(zhuǎn)化為檔案的周期

傳統(tǒng)的檔案管理,從文件材料形成到歸檔利用,要經(jīng)過文件材料的搜集、整理、歸檔等步驟,經(jīng)歷的時間較長。即檔案管理總是滯后于文件管理,“文”、“檔”管理之間有一較大的時間差。隨著檔案的上網(wǎng)，檔案館（室）的工作環(huán)節(jié)將發(fā)生根本的變化,從事檔案收集工作的人員將不必逐戶上門征集,只需輕敲鍵盤,文件形成者的信息材料瞬間即可征集進館(室)。電子檔案的立卷這一環(huán)節(jié)將不復(fù)存在,因為電子文件的數(shù)據(jù)單元是隨機存貯的,并不看重其上下文之間的歷史聯(lián)系。每卷“虛擬案卷”都有無數(shù)種不同的先后順序,對其編排頁碼是無意義的,利用者可以根據(jù)自己的需要,在不同的時間、地點將其組合成不同的順序。檔案文件從其產(chǎn)生、傳遞、辦理直至歸檔進館,全部在網(wǎng)上進行。各個環(huán)節(jié)沒嚴格的界限,不僅真正實現(xiàn)文檔一體化管理，而且也大大縮短文件轉(zhuǎn)化為檔案的周期,提高了檔案的有效利用。

（四）高校檔案上網(wǎng)為目前“一校多區(qū)”辦學新局面提供了方便

隨著高校教育體制改革，自治區(qū)許多高校合并辦學和組建規(guī)模性綜合大學,許多高校形成一校多區(qū)辦學的態(tài)勢，傳統(tǒng)的檔案利用方式不僅限制了高校檔案的利用,也為高校的教學和科研等工作帶來了許多不便。如自治區(qū)多數(shù)高校為了適應(yīng)的發(fā)展需要,都建立了新的教學基地，形成了新舊兩校區(qū)共同辦學的局面，但綜合檔案室多數(shù)設(shè)在新校區(qū),如果舊校區(qū)的教學科研工作者或領(lǐng)導決策者需查(借)閱有關(guān)檔案,就必須到校本部檔案科查閱,這樣既浪費時間,又耗費人力.檔案上網(wǎng)后,只需輸人幾個關(guān)鍵詞或文號即可馬上查到所需要的檔案資料,大大方便了檔案利用者。

二、做好檔案上網(wǎng)的幾點建議

高校檔案上網(wǎng)雖有它的必然性和優(yōu)勢所在，但仍有許多不利因素阻礙高校檔案進入網(wǎng)絡(luò)。如：檔案信息上網(wǎng)不僅需要計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及設(shè)備支持，還要應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒攻擊問題等干擾。由此使得一些高校檔案部門雖建立了自己的網(wǎng)頁，也只是把一些無關(guān)緊要的信息輸人，而真正具有憑證價值的檔案信息卻仍然躺在庫房或貯存在現(xiàn)代信息載體內(nèi),未能發(fā)揮其真正作用和利用價值。為了消除以上障礙,促使高校檔案上網(wǎng),檔案工作者需要做好以下幾點。

（一）加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫是一個網(wǎng)站的靈魂所在，是實現(xiàn)檢索服務(wù)的前提和基礎(chǔ)，一個沒有數(shù)據(jù)庫支持的網(wǎng)站只能是一個靜態(tài)的、缺乏活力的網(wǎng)站，因此要將web與數(shù)據(jù)庫緊密結(jié)合起來，發(fā)揮其巨大的威力。

目前，大多數(shù)檔案網(wǎng)站面臨數(shù)據(jù)庫建設(shè)相對滯后與用戶多方面信息需求之間的矛盾，因此建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫至關(guān)重要。數(shù)據(jù)庫建設(shè)要分階段、分步驟、分層次進行。首先抓緊傳統(tǒng)檔案案卷級、文件級題錄信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，這是實現(xiàn)網(wǎng)上檢索的第一步；其次，對于已經(jīng)提供少量檢索服務(wù)的檔案網(wǎng)站來說,應(yīng)該在已有經(jīng)驗的基礎(chǔ)上加快館藏文獻數(shù)據(jù)庫建設(shè)的步伐，特別是抓緊開放檔案全文信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。全文檢索將是檔案網(wǎng)站服務(wù)的主導內(nèi)容，它可以使用戶直接在網(wǎng)上閱讀數(shù)字化的信息資源，而不需親自來館查閱，從而擺脫傳統(tǒng)檔案服務(wù)的形式,實現(xiàn)查詢服務(wù)的質(zhì)的飛躍；再次，實現(xiàn)圖紙、照片、聲像檔案的數(shù)字化，建立起支持圖像、音頻、視頻等形式的多媒體信息數(shù)據(jù)庫，讓用戶從單純的文字信息檢索上升到對聲音、圖像等綜合信息的檢索，使用戶在聽覺、視覺上都有新的享受，從而實現(xiàn)真正意義上的全方位檔案信息檢索體系。

（二）多渠道溝通,擴大交流層面

檔案網(wǎng)站是檔案部門與公眾之間相互交流的橋梁。它為檔案工作者、檔案學者提供了工作參考、學術(shù)交流的平臺,為廣大用戶提供了信息共享的空間。為了能充分體現(xiàn)交流功能,檔案網(wǎng)站要加強與用戶之間的聯(lián)系,增強互動性。檔案網(wǎng)站增加溝通渠道,擴大交流層面,一方面可以調(diào)查了解用戶對網(wǎng)站的需求和建議,不斷更新和完善網(wǎng)站;另一方面可以促進各檔案部門間的交流與合作,促進檔案工作的發(fā)展,還可以從用戶中收集和獲取更多的檔案信息材料,這既能保證檔案網(wǎng)站的人氣和親和力,又能達到豐富館藏、促進檔案工作開展的目的。

（三）確保檔案信息進入公共網(wǎng)絡(luò)的安全和保密

國際互聯(lián)網(wǎng)作為一個對全球開放的平臺，對上網(wǎng)檔案信息的安全性構(gòu)成了很大的威脅。一方面，無孔不人的黑客給檔案部門的檔案信息上網(wǎng)設(shè)置了極大障礙；另一方面,病毒侵襲會使上網(wǎng)重要檔案信息遭到嚴重損毀。保密制度作為一項重要的工作，在網(wǎng)絡(luò)條件下必須根據(jù)實際情況準確把握。在檔案信息直接上網(wǎng)的情況下，必須對用戶權(quán)限進行控制，這是檔案信息入網(wǎng)時必須考慮的重要內(nèi)容。與國家安全和利益，與穩(wěn)定社會秩序有關(guān)的檔案，或與集體、個人秘密有關(guān)的檔案，因其合法的權(quán)益受到法律保護，均屬于限制利用的范圍。由于檔案信息還有別于圖書、資料，有一定的特殊性，因此，對網(wǎng)上能查閱的檔案應(yīng)區(qū)別內(nèi)、外部檔案。公開的信息任何人都可以利用，內(nèi)部的則主要為本學校利用。這樣來保證每個人都能利用到屬于自己權(quán)限內(nèi)的檔案信息。

（四）檔案工作者知識要適應(yīng)檔案上網(wǎng)的需要

網(wǎng)絡(luò)化很重要的一方面是對檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)的挑戰(zhàn)。檔案工作人員應(yīng)該掌握網(wǎng)絡(luò)知識，加強計算機技能培訓，這在當前情況下已成為一項緊迫的任務(wù)。

檔案上網(wǎng)是一項長而又艱巨的任務(wù)，既要堅持科學性、實用性，又要兼顧先進性和前瞻性。因而檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)要有條不紊逐步進行和完善，要量力而行，分步實施。建設(shè)的過程中要注意：一是能為我所用的技術(shù)不一定全部自己開發(fā)，可以采取合作和引進的方式，避免走彎路和重復(fù)建設(shè)；二是建設(shè)過程中不能要求一步到位，要量力而行，逐步實施。