新時(shí)代人事檔案規(guī)范化建設(shè)的邏輯、困境與進(jìn)路

摘 要：近年來(lái)，以人工智能、物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)為代表的新一代信息技術(shù)快速發(fā)展，為人事檔案管理帶來(lái)諸多機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文認(rèn)為新時(shí)代人事檔案規(guī)范化建設(shè)具有政策支持、技術(shù)賦能、現(xiàn)實(shí)需求和數(shù)智推動(dòng)的背景邏輯，同時(shí)面臨著缺乏頂層設(shè)計(jì)、治理能力較弱、創(chuàng)新動(dòng)力不夠、管控意識(shí)不強(qiáng)和資源建設(shè)不足的困境。如何提高人事檔案規(guī)范化水平成為亟待解決的問(wèn)題?；诖?，本文認(rèn)為需要從打牢建檔根基、引入先進(jìn)技術(shù)、激活數(shù)據(jù)效能、嚴(yán)守安全底線和完善保障措施等方面予以強(qiáng)化，推動(dòng)建立現(xiàn)代化人事檔案治理體系。

關(guān)鍵詞：人事檔案；規(guī)范化；進(jìn)路

人事檔案是檔案管理工作的重要內(nèi)容，是個(gè)人身份、學(xué)歷和資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障與組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)[1]。當(dāng)前，人工智能、大數(shù)據(jù)技術(shù)快速發(fā)展推進(jìn)，人事檔案管理的環(huán)境、對(duì)象和方式都發(fā)生根本性變化。按照《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》關(guān)于檔案治理體系和規(guī)范化建設(shè)要求，管理部門(mén)要厘清新時(shí)代人事檔案的內(nèi)在邏輯，聚焦問(wèn)題與困境，靶向用力、精準(zhǔn)施策，推動(dòng)建立人事檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化體系，提升檔案治理效能。

1 新時(shí)代人事檔案規(guī)范化建設(shè)的邏輯

1.1 政策支持

人事檔案是記錄和反映員工經(jīng)歷和表現(xiàn)的最原始記錄，是培養(yǎng)和使用的重要依據(jù)。在新一代技術(shù)的引領(lǐng)下，有關(guān)部門(mén)著眼于推進(jìn)人事檔案高質(zhì)量發(fā)展，提出一系列法規(guī)政策和保障措施。新《檔案法》提出，檔案管理人員要樹(shù)立創(chuàng)新思維，按照規(guī)范化建設(shè)要求加強(qiáng)自身建設(shè)，推動(dòng)人事檔案現(xiàn)代化。《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，要著力加強(qiáng)人事檔案“四個(gè)體系”建設(shè)，推動(dòng)檔案治理能力和治理體系現(xiàn)代化。《干部人事檔案工作條例》指出，全面提升干部人事檔案工作的質(zhì)量，持續(xù)推進(jìn)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化和規(guī)范化。上述政策充分肯定人事檔案工作的重要性，為人事檔案規(guī)范化建設(shè)與數(shù)字轉(zhuǎn)型提供了政策支撐。

1.2 技術(shù)賦能

推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化與現(xiàn)代化的必由之路。當(dāng)前，信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用正在不斷加快各種流程的速度，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化深度融入檔案管理，人事檔案管理流程發(fā)生實(shí)質(zhì)性變化和轉(zhuǎn)型。信息化建設(shè)貫穿人事檔案管理全過(guò)程，組織部門(mén)和檔案管理部門(mén)對(duì)人事檔案信息化率提出明確要求。在這一背景下，人事檔案數(shù)據(jù)化管理的趨勢(shì)愈發(fā)明顯，必須適應(yīng)新形勢(shì)與新任務(wù)的要求，打造人事檔案數(shù)據(jù)化平臺(tái)和檔案管理系統(tǒng)，全方位、全過(guò)程地實(shí)現(xiàn)人事檔案智慧化管理，提升檔案服務(wù)人才隊(duì)伍建設(shè)的能力。

1.3 現(xiàn)實(shí)需求

檔案作為人事工作高質(zhì)量發(fā)展的重要組成部分，是歷史、全面考察了解個(gè)人的重要依據(jù)，是打造高素質(zhì)專業(yè)化隊(duì)伍需把好的“第一道關(guān)口”。推進(jìn)人事檔案管理規(guī)范化就是要著力加強(qiáng)“四個(gè)體系”建設(shè)，強(qiáng)化數(shù)字賦能，為公眾提供更為高效、便捷的檔案服務(wù)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案資源開(kāi)發(fā)利用，有效盤(pán)活沉睡的“檔案智慧”，為人才引進(jìn)與人才政策制定提供依據(jù)。當(dāng)前，人才強(qiáng)國(guó)建設(shè)已上升為國(guó)家戰(zhàn)略，發(fā)揮好檔案優(yōu)勢(shì)，激發(fā)人力資源管理的“一池春水”顯得至關(guān)重要，管理部門(mén)要著眼于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的要求，著力推動(dòng)人事檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

1.4 數(shù)智推動(dòng)

數(shù)智化中的“數(shù)”指的是數(shù)字信息技術(shù)，而“智”則代表這一技術(shù)的智能化與智慧化應(yīng)用。大數(shù)據(jù)、人工智能和云計(jì)算等技術(shù)為人事數(shù)據(jù)分析提供了平臺(tái)，具備更強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和適應(yīng)性，更好地滿足用戶需求，并實(shí)現(xiàn)決策支持[2]。當(dāng)前數(shù)智化轉(zhuǎn)型成為社會(huì)發(fā)展的新趨勢(shì)，信息技術(shù)成為新發(fā)展動(dòng)能。比如，生成式人工智能（AIGC）正逐步滲透全場(chǎng)景，預(yù)示著協(xié)同創(chuàng)作新時(shí)代的開(kāi)啟。同時(shí)，數(shù)據(jù)、算力和算法的緊密配合促進(jìn)高質(zhì)量發(fā)展，推動(dòng)新質(zhì)生產(chǎn)力的形成。在這一技術(shù)背景下，人事檔案管理需要結(jié)合大數(shù)據(jù)的支持，為社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步提供強(qiáng)大的動(dòng)力。

2 新時(shí)代人事檔案規(guī)范化建設(shè)面臨的困境

2.1 缺乏頂層設(shè)計(jì)

以大數(shù)據(jù)、人工智能為代表的數(shù)據(jù)技術(shù)迅猛發(fā)展，對(duì)人事檔案利用時(shí)效性和系統(tǒng)性提出更高要求，需要建立與之相適應(yīng)的制度設(shè)計(jì)和配套政策。但是，人事檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)受重視程度不夠，缺乏破除慣性思維的能動(dòng)性。管理層對(duì)檔案管理規(guī)范化和轉(zhuǎn)型升級(jí)積極性不高，未能形成統(tǒng)一的戰(zhàn)略規(guī)劃和推進(jìn)措施，業(yè)務(wù)交流不夠順暢，檔案規(guī)范化管理水平有待提升。究其原因是檔案管理制定脫離實(shí)際，不適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)環(huán)境，導(dǎo)致制度不夠優(yōu)化，不具可操作性。

2.2 治理能力較弱

檔案數(shù)據(jù)管理思維未能及時(shí)建立起來(lái)，人事檔案信息化紅利無(wú)法釋放。一些部門(mén)提出數(shù)字單位戰(zhàn)略，但在具體執(zhí)行落實(shí)上存在一些問(wèn)題，傳統(tǒng)檔案管理方式比重仍然較高，能夠真正有效助力事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力不足。對(duì)管理人才的吸引力薄弱，沒(méi)有形成和培養(yǎng)數(shù)據(jù)管理團(tuán)隊(duì)。出現(xiàn)這些問(wèn)題的原因在內(nèi)功修煉的力度欠缺，與推動(dòng)檔案治理能力現(xiàn)代化的要求還有不小差距。

2.3 創(chuàng)新動(dòng)力不夠

一是人事檔案服務(wù)能力有待提升。檔案服務(wù)于中心工作力度不強(qiáng)，對(duì)人事管理的經(jīng)驗(yàn)、方法總結(jié)不到位，對(duì)其中蘊(yùn)含的治理經(jīng)驗(yàn)和做法提煉不細(xì)致，難以形成多元化和個(gè)性化的人事管理模式。二是數(shù)據(jù)效能發(fā)揮不到位。檔案信息化潛能發(fā)揮不充分，多數(shù)人事檔案數(shù)據(jù)使用效率較低，與其他資源共享力度不夠，數(shù)據(jù)管理引領(lǐng)作用不顯著。

2.4 管控意識(shí)不強(qiáng)

《檔案法》指出，要著力加強(qiáng)安全體系建設(shè)，夯實(shí)安全管理基礎(chǔ)。從目前來(lái)看，人事檔案數(shù)據(jù)安全建設(shè)取得一定進(jìn)步，但是與大數(shù)據(jù)時(shí)代要求相比還存在差距，特別是云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和AI等新技術(shù)在檔案新場(chǎng)景中的廣泛應(yīng)用引發(fā)了諸多內(nèi)生安全風(fēng)險(xiǎn)。例如，安全策略未更新、網(wǎng)絡(luò)邊界不清晰或權(quán)限設(shè)置不合理等，需要制定具有較強(qiáng)針對(duì)性和可操作的安全加固策略與措施，切實(shí)將網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)隱患消除在萌芽階段，確保系統(tǒng)安全。

2.5 資源建設(shè)不足

人事檔案收集不齊全、不完整是制約規(guī)范化建設(shè)的主要問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：一是建檔關(guān)口把關(guān)不嚴(yán)格。對(duì)檔案資料未及時(shí)逐項(xiàng)分類整理、審核把關(guān)和標(biāo)準(zhǔn)建檔，虛假材料和不實(shí)信息歸檔問(wèn)題突出。二是常態(tài)化收集力度不足。對(duì)任職、工資、社會(huì)關(guān)系、黨團(tuán)關(guān)系、業(yè)務(wù)職稱和學(xué)歷層次等變動(dòng)關(guān)注不夠，未能將有關(guān)材料及時(shí)歸檔，不能全面反映個(gè)人綜合素養(yǎng)。三是檔案審核機(jī)制不健全。日常審核、專項(xiàng)審核和任前審核未能有機(jī)結(jié)合，無(wú)法全面了解員工的情況，難以為合理用人提供建設(shè)性意見(jiàn)。

3 新時(shí)代人事檔案規(guī)范化建設(shè)的創(chuàng)新進(jìn)路

3.1 打牢建檔根基

做好人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是提高規(guī)范化水平的基礎(chǔ)性工程。一是做好制度建設(shè)。依據(jù)《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《干部人事檔案工作條例》，制定適合本單位的檔案管理制度，切實(shí)做到檔案工作執(zhí)行有依據(jù)，確保人事檔案工作的嚴(yán)肅性與公正性?！吨袊?guó)共產(chǎn)黨紀(jì)律處分條例》對(duì)檔案造假做出明確處理要求，維護(hù)檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性是管理部門(mén)的責(zé)任和義務(wù)。因此，在制度設(shè)計(jì)過(guò)程中要充分考慮崗位性質(zhì)、職位要求，提高監(jiān)督審核機(jī)制的針對(duì)性和可操作性。二是建立科學(xué)的分類標(biāo)準(zhǔn)。依據(jù)人事檔案內(nèi)容的不同，將其劃分為基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷、專業(yè)技術(shù)、獎(jiǎng)懲情況和家庭情況等類別，并對(duì)類別做出詳細(xì)的分類。專業(yè)技術(shù)包括技能等級(jí)、取得時(shí)間和頒發(fā)部門(mén)等，通過(guò)科學(xué)的分級(jí)分類實(shí)現(xiàn)檔案歸集的規(guī)范化。三是做好人事檔案整理規(guī)范化。依據(jù)《干部人事檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》等文件精神，準(zhǔn)確掌握人事檔案整理工作的有關(guān)規(guī)定，按照鑒別歸檔材料、分類整理檔案材料、檔案材料排序與編目、裝訂與驗(yàn)收審核等步驟，動(dòng)態(tài)做好黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、工資材料、和人事任免等材料的收集歸檔，對(duì)需要?dú)w檔的材料仔細(xì)鑒別，做到材料齊全、分類準(zhǔn)確、編排有序和目錄清楚，提高綜合管理效能。

3.2 引入先進(jìn)技術(shù)

一是全面加強(qiáng)數(shù)字技術(shù)應(yīng)用。嚴(yán)格執(zhí)行檔案數(shù)字化項(xiàng)目建設(shè)程序要求，完善信息錄入、檔案交接和安全保密等制度，簽訂有關(guān)保密協(xié)議，并對(duì)硬件配置、工作流程和工作質(zhì)量完成時(shí)限做出具體要求。充分發(fā)揮數(shù)字化檔案精準(zhǔn)識(shí)別人事的輔助作用，建立信息化人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)發(fā)在線查詢、數(shù)據(jù)分析等功能，提高檔案管理水平和查檔用檔效率。二是加強(qiáng)人工智能技術(shù)應(yīng)用。人工智能既能滿足多元化審核需求，還實(shí)現(xiàn)全程記錄、數(shù)據(jù)互聯(lián)和智能邏輯判斷，提高檔案管理智能化管理水平[3]。要探索將自然語(yǔ)言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)融入檔案管理，分析和處理檔案數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的潛在聯(lián)系和規(guī)律，實(shí)現(xiàn)立體多元與智能化處理的技術(shù)體系。三是加強(qiáng)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有利于檔案庫(kù)房的智慧化管理，將庫(kù)房的所有設(shè)備連接在一起，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)采集和傳輸。比如，安裝溫濕度傳感器、煙霧感應(yīng)器和視頻監(jiān)控設(shè)備等，并將它們與控制系統(tǒng)連接，實(shí)時(shí)獲取各項(xiàng)數(shù)據(jù)，并對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析。總之，大數(shù)據(jù)、人工智能和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的全面采集和整合，并實(shí)時(shí)分析、預(yù)測(cè)和報(bào)警，有助于提高檔案管理效率和水平。

3.3 激活數(shù)據(jù)效能

深化人事檔案數(shù)據(jù)的“聚、通、用”，發(fā)揮好基礎(chǔ)性、支撐性作用。一是加強(qiáng)數(shù)據(jù)資源集成。秉持“大檔案觀”與“全景觀”，拓展人事檔案內(nèi)涵和外延，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)化與治理，建立數(shù)量豐富、特色鮮明與覆蓋面廣的檔案數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，促進(jìn)量的合理增長(zhǎng)和質(zhì)的有效提升。二是加強(qiáng)數(shù)據(jù)共享矩陣。轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案靜態(tài)孤立狀態(tài)，進(jìn)一步打破組織邊界和信息壁壘，建立人事檔案數(shù)據(jù)與其他數(shù)據(jù)的集聚平臺(tái)，促進(jìn)人事檔案數(shù)據(jù)流動(dòng)，助力決策的科學(xué)化和精準(zhǔn)度。比如，有的單位建立云計(jì)算、“互聯(lián)網(wǎng)+”等技術(shù)為基底的綜合數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，在確保安全的前提下支持各類數(shù)據(jù)線上收、管、用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)程共享。三是加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)優(yōu)化處理。數(shù)據(jù)優(yōu)化處理是大數(shù)據(jù)管理過(guò)程中非常重要的一環(huán)，能夠提高數(shù)據(jù)處理的效率和質(zhì)量。人事檔案管理要通過(guò)刪除、修改與合并等方式，將檔案數(shù)據(jù)中的錯(cuò)誤、不完整、重復(fù)或不一致的部分清除掉，以提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。需要注意的是在此過(guò)程中需要對(duì)數(shù)據(jù)篩選、去重、規(guī)范化和填充等操作，以確保檔案數(shù)據(jù)的一致性和完整性。

3.4 嚴(yán)守安全底線

要把提升人事檔案數(shù)據(jù)安全意識(shí)、防范化解安全風(fēng)險(xiǎn)擺在重要位置，構(gòu)建起全方位、多層次的數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系。一是技術(shù)應(yīng)用方面。深化新一代信息及技術(shù)與檔案管理深度融合，要積極引進(jìn)區(qū)塊鏈技術(shù)，通過(guò)密碼學(xué)算法對(duì)用戶信息進(jìn)行加密，保證個(gè)人數(shù)據(jù)不被篡改或竊取。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)控制體系建設(shè)，確保人事信息管理系統(tǒng)與外部網(wǎng)路物理隔離。二是數(shù)據(jù)備份方面。定期開(kāi)展檔案資源異地異質(zhì)備份工作，選擇適當(dāng)?shù)膫浞菝浇楹蛡浞莶呗?，同時(shí)可配置磁盤(pán)陣列，構(gòu)建海量存儲(chǔ)器，及時(shí)安裝數(shù)據(jù)庫(kù)補(bǔ)丁程序，有效防止重大事件造成全部數(shù)據(jù)清空刪除或被破壞的安全風(fēng)險(xiǎn)，保障檔案信息的完整性和長(zhǎng)期有效保存。三是硬件建設(shè)方面。配置可用性強(qiáng)、可兼容與安全防護(hù)水平較高的漏洞掃描和日志審計(jì)等硬件設(shè)備，同時(shí)考慮電磁波輻射影響，要選用專業(yè)性強(qiáng)的電磁波接收器，從而提升信息安全性能。定期做好機(jī)房硬件檢查工作，及時(shí)更新老舊的設(shè)備設(shè)施，修復(fù)硬件問(wèn)題，提升信息安全防御水平。

3.5 完善保障措施

一是優(yōu)化檔案治理結(jié)構(gòu)。健全人事檔案管理機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)和權(quán)限，形成分工明確、上下貫通的管理體系。單位可建立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，制定好總體規(guī)劃和年度計(jì)劃，協(xié)調(diào)解決重大問(wèn)題。要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案收管存用的全流程管理，建立人事檔案“三合一”制度，保障各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。二是強(qiáng)化智力支持。目前，國(guó)家尚未出臺(tái)檔案職業(yè)資格準(zhǔn)入制度，人事檔案管理隊(duì)伍亟須加強(qiáng)專業(yè)化培訓(xùn)和鍛煉。管理部門(mén)要立足全局看待檔案管理工作，強(qiáng)化人事管理理論學(xué)習(xí)，打造業(yè)務(wù)精湛和作風(fēng)優(yōu)良的管理隊(duì)伍，凝聚好團(tuán)隊(duì)合力，推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)。三是發(fā)揮資金投入基礎(chǔ)性作用。將人事檔案信息化建設(shè)作為重點(diǎn)任務(wù)，拿出專項(xiàng)資金，構(gòu)建以檔案數(shù)據(jù)為關(guān)鍵要素的治理體系，推動(dòng)人事檔案管理走向現(xiàn)代化。四是注重資源開(kāi)發(fā)。人事檔案在人才培養(yǎng)、選拔任用和助推發(fā)展中具有重要價(jià)值，要善于盤(pán)活人事檔案的潛能，通過(guò)梳理人才隊(duì)伍建設(shè)、政策舉措等檔案資源，釋放檔案治理效能，提升檔案的影響力和貢獻(xiàn)力。

結(jié)語(yǔ)

展望未來(lái)，數(shù)值化和信息化是激活人事檔案管理的重要推動(dòng)力量。要緊緊抓住數(shù)字中國(guó)的建設(shè)契機(jī)，扎實(shí)做好人事檔案數(shù)據(jù)管理，推動(dòng)數(shù)據(jù)資源合理配置。嚴(yán)格按照人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，建立健全人事檔案的收集、整理、立卷歸檔和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)的制度，使人事檔案工作步入規(guī)范化、制度化的管理軌道。

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作者簡(jiǎn)介：艾娟（1986—），大學(xué)學(xué)歷，陜西省地質(zhì)調(diào)查院助理館員，研究方向?yàn)槿耸聶n案管理。