大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新的思考

摘 要：新一代信息技術(shù)的迅速發(fā)展標(biāo)志著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨。為更好地適應(yīng)數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，本文從大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新的技術(shù)邏輯出發(fā)，認(rèn)為事業(yè)單位人事檔案管理需要加強(qiáng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、深化數(shù)據(jù)分析、建立共享機(jī)制、優(yōu)化治理模式、堅(jiān)守安全底線(xiàn)和注重特色開(kāi)發(fā)，以推動(dòng)干部人事檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)和高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；大數(shù)據(jù)時(shí)代

人事檔案是組織人事等相關(guān)部門(mén)根據(jù)黨的干部政策，記錄干部經(jīng)驗(yàn)、政治思想、品德作風(fēng)、工作能力、工作成果與工作業(yè)績(jī)等的文件資料，是正確選拔使用干部的重要依據(jù)。隨著新技術(shù)的不斷更迭，檔案治理進(jìn)入數(shù)字化管理時(shí)代，人事檔案管理的對(duì)象、手段發(fā)生了根本性變化。《干部人事檔案工作條例》（以下稱(chēng)《條例》）對(duì)檔案信息化建設(shè)做出了安排部署，成為指導(dǎo)大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新的綱領(lǐng)性文件。面對(duì)新形勢(shì)與新任務(wù)，事業(yè)單位要以創(chuàng)新思維引領(lǐng)檔案管理，推動(dòng)人事檔案工作走深走實(shí)。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新的技術(shù)邏輯

技術(shù)進(jìn)步和管理升級(jí)是大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理的重要特征。做好檔案管理創(chuàng)新，要遵循大數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)邏輯，明晰機(jī)理，夯實(shí)數(shù)據(jù)管理內(nèi)功。

1.1 信息技術(shù)驅(qū)動(dòng)人事檔案治理模式創(chuàng)新

以人工智能、區(qū)塊鏈技術(shù)為代表的新技術(shù)不斷成熟完善，促使檔案管理進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，為檔案治理模式轉(zhuǎn)型和治理能力的提高提供了技術(shù)手段。伴隨數(shù)字政府和智慧城市等數(shù)字戰(zhàn)略的出臺(tái)，檔案數(shù)據(jù)治理成為新的發(fā)展方向，具體而言：一是治理模式的技術(shù)性。新技術(shù)改變了人事檔案管理的方式，實(shí)現(xiàn)治理工具的轉(zhuǎn)型，檔案管理進(jìn)一步融合大數(shù)據(jù)技術(shù)的信息挖掘速度、云計(jì)算技術(shù)的分布式計(jì)算效率、區(qū)塊鏈技術(shù)的高安全性能和人工智能技術(shù)的感知性?xún)?yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化到數(shù)字化與智能化的轉(zhuǎn)型，體現(xiàn)了技術(shù)架構(gòu)之新。二是治理過(guò)程的整體性。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自由流動(dòng)和共享是“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的必然要求。打通不同部門(mén)與主體間的信息壁壘，將好經(jīng)驗(yàn)擴(kuò)展到社會(huì)層面，有助于提升人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。比如，共享平臺(tái)或者數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，有利于分析人才結(jié)構(gòu)，為人才政策制定提供依據(jù)。三是治理效能的精準(zhǔn)性。信息技術(shù)的快速反應(yīng)性與精準(zhǔn)化能夠滿(mǎn)足特定治理主體的需求。

1.2 信息技術(shù)推動(dòng)人事檔案服務(wù)效率的提升

信息技術(shù)與檔案資源、主體之間的融合日益加深，檔案利用和服務(wù)實(shí)效的提升成為突出特征。一是數(shù)字技術(shù)更加成熟，使得傳統(tǒng)的人事檔案工作一些標(biāo)準(zhǔn)化、程度化較高的工作勢(shì)必被取代，如智能化數(shù)據(jù)采集、收集、分類(lèi)與檢索，極大地提升了工作效率，節(jié)約了人力物力。二是場(chǎng)景應(yīng)用更加廣泛。數(shù)據(jù)賦能檔案管理“微應(yīng)用”，數(shù)據(jù)管理和平臺(tái)更加智能化，在收管存用等領(lǐng)域打造更多數(shù)字化治理場(chǎng)景的應(yīng)用。三是開(kāi)發(fā)利用更加多樣化。智慧編研、數(shù)據(jù)挖掘與分析推動(dòng)人事檔案數(shù)據(jù)安全合規(guī)開(kāi)放，人事資源的內(nèi)在價(jià)值、治理規(guī)律和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)更好地展示出來(lái)，提高了干部人事檔案利用的效能，充分發(fā)揮檔案資政作用。

1.3 信息技術(shù)衍生人事檔案數(shù)字新業(yè)態(tài)

以5G、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)等為代表的新一代信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，成為數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新引擎，在持續(xù)催生新興業(yè)態(tài)的同時(shí)不斷激發(fā)人事檔案工作的發(fā)展活力，呈現(xiàn)出創(chuàng)新活躍、融合加速的良好發(fā)展態(tài)勢(shì)，對(duì)檔案轉(zhuǎn)型拉動(dòng)作用愈加凸顯。比如，數(shù)字技術(shù)的興起，使檔案業(yè)務(wù)形態(tài)發(fā)生根本變化，人事數(shù)據(jù)管理、驅(qū)動(dòng)和安全成為主流要素，人事檔案管理向數(shù)據(jù)態(tài)演變。如何激發(fā)人事檔案數(shù)據(jù)潛能、提升管理質(zhì)效成為檔案工作的關(guān)鍵任務(wù)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新面臨的實(shí)踐困境

2.1 缺乏頂層設(shè)計(jì)

長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理被視為事務(wù)性工作，未能引起足夠重視。因此，事業(yè)單位人事檔案管理未能形成較為健全的管理體制，治理模式較為滯后，多數(shù)停留在應(yīng)付上級(jí)檢查或者落實(shí)《條例》上。比如，數(shù)字化建設(shè)缺乏破除信息壁壘的主動(dòng)性，檔案數(shù)據(jù)流動(dòng)性較差，行業(yè)間溝通不順暢。數(shù)字化轉(zhuǎn)型的積極性與主動(dòng)性不強(qiáng)，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和推進(jìn)機(jī)制，人員配備等要素不夠優(yōu)化，轉(zhuǎn)型支撐條件較為薄弱。

2.2 治理能力不足

一是檔案治理思維缺失?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對(duì)檔案“四個(gè)體系”建設(shè)提出明確要求，但是事業(yè)單位對(duì)檔案治理體系的內(nèi)涵和關(guān)系理解不夠深入，“管理思維”仍然占主流，將人事檔案收、管、用及安全等環(huán)節(jié)割裂開(kāi)來(lái)，檔案治理效能較為滯后。二是管檔隊(duì)伍能力亟待提高。檔案人員對(duì)整理規(guī)范、利用規(guī)則和安全制度了解不夠深入，大多停留在以“收”為主階段，內(nèi)功修煉不足，信息化知識(shí)和數(shù)據(jù)化手段掌握較少，難以適應(yīng)數(shù)字社會(huì)要求。三是基礎(chǔ)設(shè)施投入不足。多數(shù)事業(yè)單位缺乏獨(dú)立的人事檔案管理系統(tǒng)，信息化管理手段單一、自主搭建平臺(tái)能力弱，歸根到底是對(duì)人事檔案投入較少，無(wú)力負(fù)擔(dān)轉(zhuǎn)型升級(jí)的軟硬件需求。

2.3 管控意識(shí)不強(qiáng)

一是數(shù)據(jù)安全防護(hù)能力不足。對(duì)電子檔案安全性防護(hù)不夠及時(shí)。比如，數(shù)據(jù)被泄露風(fēng)險(xiǎn)、弱密碼管理、缺乏員工培訓(xùn)及第三方供應(yīng)商安全等，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)被泄露將造成不可挽回的損失。二是安全制度執(zhí)行不嚴(yán)格。對(duì)檔案利用與流轉(zhuǎn)制度落實(shí)不夠有力，歸檔材料把關(guān)不嚴(yán)格，檔案造假問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。三是備份管理意識(shí)不強(qiáng)。多數(shù)事業(yè)單位缺乏數(shù)據(jù)備份意識(shí)，存儲(chǔ)介質(zhì)與保存環(huán)境都面臨較大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

2.4 創(chuàng)新動(dòng)力不夠

一是檔案價(jià)值闡釋不夠。人事檔案管理是樹(shù)立選人用人工作的重要基礎(chǔ)，蘊(yùn)含著重要的治理經(jīng)驗(yàn)和智慧，有利于調(diào)整人才政策，但是事業(yè)單位對(duì)人事檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)存在偏差，未能從中梳理好經(jīng)驗(yàn)與好做法，為黨委政府決策提供參考。二是數(shù)據(jù)全流程管理不足。紙質(zhì)檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)架構(gòu)與數(shù)據(jù)質(zhì)量管控等方面未實(shí)現(xiàn)流程化與規(guī)范化，人事檔案管理體系需要進(jìn)一步健全。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路

事業(yè)單位要順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，從組織管理、精細(xì)規(guī)范和服務(wù)利用等方面著力，不斷提高干部人事檔案工作信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理從“紙間”到“指尖”的蛻變，推動(dòng)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)格化與安全化。

3.1 數(shù)字化轉(zhuǎn)型

數(shù)字化轉(zhuǎn)型是人事檔案創(chuàng)新管理的必由之路?！稐l例》對(duì)數(shù)字檔案提出明確要求，闡明了新形勢(shì)下人事檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)涵。結(jié)合《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》的要求，數(shù)字化轉(zhuǎn)型包括三個(gè)方面。一是，建立好數(shù)字化平臺(tái)。數(shù)字化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)、檢索、利用與保護(hù)的多元集成，實(shí)現(xiàn)材料接收、轉(zhuǎn)出與審核等線(xiàn)上管理。同時(shí)，結(jié)合RFID實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案智能化管理，對(duì)檔案材料非授權(quán)帶出、非法查閱和存放超期等進(jìn)行精準(zhǔn)化預(yù)警，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的自動(dòng)化、智能化和高效化。二是，完善數(shù)字化管理流程。抓好源頭管理，統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)格式、交換標(biāo)準(zhǔn)和存儲(chǔ)格式，建立統(tǒng)一的對(duì)接流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。注重從人事檔案數(shù)據(jù)一致性、完整性和有效性等角度分析，確保檔案管理的科學(xué)性和可量化。三是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的備份管理。《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求應(yīng)用在線(xiàn)、離線(xiàn)相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)備份。事業(yè)單位要將數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)備份作為重要業(yè)務(wù)工作，強(qiáng)調(diào)規(guī)范化和常態(tài)化，通過(guò)專(zhuān)業(yè)備份軟件系統(tǒng)實(shí)時(shí)自動(dòng)更新備份數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)運(yùn)行數(shù)據(jù)與備份數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性，定期檢測(cè)存儲(chǔ)載體，確保數(shù)據(jù)安全。

3.2 深化數(shù)據(jù)分析

大數(shù)據(jù)技術(shù)已普遍應(yīng)用于檔案領(lǐng)域，對(duì)人事檔案管理要吸收借鑒好經(jīng)驗(yàn)與好做法，提高智能化程度。一是用好數(shù)據(jù)挖掘。數(shù)據(jù)挖掘是指從眾多數(shù)據(jù)中提取隱含的、他人所未知的信息和價(jià)值的過(guò)程。一方面，數(shù)據(jù)挖掘能夠?qū)θ耸聶n案數(shù)據(jù)信息特征進(jìn)行提取，發(fā)現(xiàn)潛在有價(jià)值的信息，分析其趨勢(shì)與路徑，總結(jié)人事管理中的問(wèn)題與經(jīng)驗(yàn)；另一方面，深度學(xué)習(xí)與算法優(yōu)化等人工智能技術(shù)可以擴(kuò)大人事檔案數(shù)據(jù)的收集，并借助其高效的信息整合生成能力全面反映干部隊(duì)伍建設(shè)情況，助推人事工作高質(zhì)量發(fā)展。二是用好數(shù)據(jù)分類(lèi)。數(shù)據(jù)分類(lèi)可以從多種視角和維度進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定。比如，按照學(xué)歷、年齡和工作經(jīng)歷等字段構(gòu)建合理的數(shù)據(jù)分類(lèi)體系。在此過(guò)程中，需要做好檔案的價(jià)值、重要性和敏感性的評(píng)估，將分類(lèi)與分級(jí)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案的差異化管理。三是用好數(shù)據(jù)劃控。利用機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)，構(gòu)建“劃控”規(guī)則庫(kù)和知識(shí)庫(kù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行智能化分析，解決開(kāi)放審核量大和效率低的問(wèn)題。比如，人事檔案中涉及個(gè)人隱私等方面的內(nèi)容，可借助語(yǔ)義與文本分析進(jìn)行篩選，提高劃控精準(zhǔn)度。

3.3 建立共享機(jī)制

數(shù)據(jù)共享機(jī)制是促進(jìn)資源整合、提高工作效率的有效途徑。一是制定好共享標(biāo)準(zhǔn)。按照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，做好數(shù)據(jù)接口和文本類(lèi)型等的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。對(duì)于文本和圖形等格式的電子文件來(lái)說(shuō)，在共享中需要將這類(lèi)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成規(guī)范格式，并按一定組織方式存儲(chǔ)。對(duì)于文件是傳統(tǒng)載體的文字或圖像來(lái)說(shuō)，要按照統(tǒng)一規(guī)范采用文本方式、掃描錄入方式和存儲(chǔ)圖文方式等統(tǒng)一處理，加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè)。二是建設(shè)好共享平臺(tái)。要以業(yè)內(nèi)其他共享模式為參照，相關(guān)軟件、技術(shù)要求和共享內(nèi)容需要在分級(jí)分類(lèi)管理的基礎(chǔ)上，通過(guò)人事檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)獲取或?yàn)g覽，嚴(yán)禁數(shù)據(jù)被泄露和第三方非法獲取。在此過(guò)程中，不同密級(jí)的檔案要做到分類(lèi)共享，對(duì)用戶(hù)名、口令和瀏覽下載操作等全流程管理，杜絕數(shù)據(jù)被濫用和篡改。三是挖掘好數(shù)據(jù)容量。常態(tài)化做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)工作，及時(shí)更新最新相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息，保持?jǐn)?shù)據(jù)真實(shí)與可靠性。及時(shí)協(xié)調(diào)、解決共享開(kāi)放中存在的數(shù)據(jù)整理與庫(kù)表更新等問(wèn)題，解決部門(mén)“不敢共享、不能共享與不愿共享”的難題。

3.4 優(yōu)化治理模式

一是強(qiáng)化結(jié)果導(dǎo)向。充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)化干部隊(duì)伍中的重要作用，將干部人事檔案融入干部工作各環(huán)節(jié)，為干部教育培養(yǎng)、選拔任用與管理監(jiān)督等工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二是深化制度設(shè)計(jì)。聚焦《檔案法》與《條例》等重點(diǎn)內(nèi)容，修訂完善檔案開(kāi)發(fā)、利用與安全等全流程的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，著力構(gòu)建系統(tǒng)完備、科學(xué)規(guī)范、可操作性強(qiáng)的制度體系。三是持續(xù)賦能檔案隊(duì)伍。圍繞制約檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題和短板弱項(xiàng)，通過(guò)專(zhuān)題培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和實(shí)踐鍛煉等方式精準(zhǔn)化賦能檔案人員技能的提升，建設(shè)具有專(zhuān)業(yè)化水平和工作活力的檔案隊(duì)伍。四是強(qiáng)化過(guò)程監(jiān)管。從干部人事檔案管理的角度監(jiān)督選人用人和提拔任用的開(kāi)展情況，利用檢查監(jiān)督和日常監(jiān)督的方式對(duì)干部人事檔案相關(guān)方面的管理進(jìn)行監(jiān)督。扎實(shí)做好檔案日常審核、提前預(yù)審和問(wèn)題快速調(diào)查核實(shí)，有效規(guī)范干部人事檔案流程。

3.5 堅(jiān)守安全底線(xiàn)

按照《條例》與《干部人事檔案材料收集歸檔有關(guān)規(guī)定》，增強(qiáng)系統(tǒng)思維，貫徹好國(guó)家總體安全觀(guān)，推進(jìn)人事檔案安全體系現(xiàn)代化。一是做好檔案利用與流轉(zhuǎn)安全管控。規(guī)范檔案的查、借、用、轉(zhuǎn)等管理程序，對(duì)轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的干部檔案嚴(yán)格把關(guān)，履行登記手續(xù)。對(duì)需歸檔材料，層層把關(guān)、嚴(yán)格審核，確保歸檔材料的真實(shí)性與完整性。二是強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。局域網(wǎng)與政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)與因特網(wǎng)之間實(shí)行物理隔離，政務(wù)網(wǎng)與因特網(wǎng)之間實(shí)行邏輯隔離。在局域網(wǎng)配備防火墻等關(guān)鍵防護(hù)，確保檔案信息與網(wǎng)絡(luò)安全。積極引入人工智能與區(qū)塊鏈等新一代信息技術(shù)，在設(shè)備設(shè)施層面全力夯實(shí)網(wǎng)絡(luò)與信息安全基礎(chǔ)。三是做好實(shí)體檔案安全管理。常態(tài)化對(duì)檔案庫(kù)房、網(wǎng)絡(luò)機(jī)房和數(shù)字化科室等場(chǎng)所的溫濕度控制、監(jiān)控和消防等安全管理設(shè)施和運(yùn)行狀況進(jìn)行全面細(xì)致的檢查。采用先進(jìn)的安全技術(shù)，配備必要的設(shè)施設(shè)備，完善檔案庫(kù)房?jī)?nèi)控制度，做好重點(diǎn)領(lǐng)域安全的防范。

3.6 注重特色開(kāi)發(fā)

一是加強(qiáng)宣傳教育。聚焦干部人事檔案管理的各環(huán)節(jié)，舉辦“人事檔案知識(shí)大講堂”系列活動(dòng)，多層次、分領(lǐng)域地開(kāi)展干部人事檔案知識(shí)宣傳，教育引導(dǎo)干部認(rèn)真對(duì)待考核、入黨和參加工作等材料，提高干部檔案規(guī)范化水平。二是發(fā)揮資政作用。要始終把干部人事檔案工作放到落實(shí)全面從嚴(yán)治黨和從嚴(yán)管理干部的要求中，深入研究人事檔案中的經(jīng)驗(yàn)做法和教訓(xùn)，圍繞黨委政府中心工作，在人才引進(jìn)與培養(yǎng)上提出建設(shè)性意見(jiàn)，為打造高素質(zhì)干部隊(duì)伍提供堅(jiān)實(shí)的支撐。三是建好數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)工作需要，建立專(zhuān)業(yè)、專(zhuān)技和職級(jí)干部數(shù)據(jù)庫(kù)，突破時(shí)間與空間等因素的限制，隨時(shí)更新、動(dòng)態(tài)管理，提升檔案利用效率。四是用好用活信息資源。推動(dòng)干部人事檔案工作與選人用人工作深度融合，全面了解掌握干部的德才情況和歷史表現(xiàn)，分析干部成長(zhǎng)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)培訓(xùn)和缺點(diǎn)不足，為上級(jí)決策提供依據(jù)。

結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，干部人事檔案工作呈現(xiàn)出新的特征。事業(yè)單位要提高政治站位，切實(shí)增強(qiáng)做好干部人事檔案和數(shù)字化管理工作的責(zé)任感和使命感。要突出重點(diǎn)任務(wù)，加快推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，扎實(shí)開(kāi)展干部人事檔案的開(kāi)發(fā)利用，進(jìn)一步發(fā)揮信息化的支撐服務(wù)作用、全面加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，全力以赴推動(dòng)干部人事檔案規(guī)范化和信息化建設(shè)工作落地見(jiàn)效。要抓住素質(zhì)提升這一關(guān)鍵要素，進(jìn)一步提升組織人事干部的政策水平和管檔用檔能力，不斷提高科學(xué)化管理水平。

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作者簡(jiǎn)介：王芳（1970—），大學(xué)學(xué)歷，棗莊市疾病預(yù)防控制中心副研究館員，方向：檔案管理。