企業(yè)檔案信息管理問(wèn)題及對(duì)策研究

摘 要：本研究探討了企業(yè)檔案信息管理中存在的管理體系不完善、安全風(fēng)險(xiǎn)增加、信息檢索困難和檔案利用率低等問(wèn)題。提出了建立完善的檔案管理體系、加強(qiáng)檔案安全管理、提高技術(shù)水平和加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理的改進(jìn)對(duì)策。研究表明，這些措施可以顯著提高企業(yè)檔案管理的效率和安全性，提升檔案信息的利用價(jià)值，支持企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和戰(zhàn)略決策，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。未來(lái)企業(yè)應(yīng)繼續(xù)關(guān)注和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，不斷優(yōu)化管理體系，保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；安全管理；信息技術(shù)

在當(dāng)今信息化、數(shù)字化迅猛發(fā)展的時(shí)代，企業(yè)檔案信息管理的重要性日益凸顯。企業(yè)檔案不僅是企業(yè)歷史和文化的記錄，還是企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、管理創(chuàng)新和技術(shù)研發(fā)的重要資源。然而，隨著信息量的急劇增加和管理環(huán)境的復(fù)雜化，傳統(tǒng)的檔案管理方式面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。檔案管理體系不完善、安全風(fēng)險(xiǎn)增加、信息檢索困難以及檔案利用率低等問(wèn)題嚴(yán)重制約了企業(yè)的高效運(yùn)營(yíng)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。為了提升企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、系統(tǒng)化和現(xiàn)代化水平，亟須對(duì)當(dāng)前檔案信息管理現(xiàn)狀進(jìn)行深入分析，找出存在的問(wèn)題，并提出切實(shí)可行的改進(jìn)對(duì)策。本文旨在通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案信息管理問(wèn)題及其對(duì)策的研究，為企業(yè)在新形勢(shì)下的檔案管理提供理論支持和實(shí)踐指導(dǎo)，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的不斷優(yōu)化與提升。

1 企業(yè)檔案信息管理現(xiàn)狀分析

1.1 企業(yè)檔案的內(nèi)容

企業(yè)檔案包括文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、人力資源檔案和法律合同檔案等多種類型。這些檔案記錄了企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)、管理決策、技術(shù)研發(fā)、市場(chǎng)營(yíng)銷以及法律事務(wù)等方面的重要信息，具有重要的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。隨著企業(yè)信息化進(jìn)程的推進(jìn)，電子檔案逐漸成為檔案的重要組成部分，這不僅要求企業(yè)在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理上保持高效和規(guī)范，還需要在電子檔案的存儲(chǔ)、安全、檢索和利用上建立完善的管理體系，以適應(yīng)信息化時(shí)代的需求，確保檔案管理的全面性和高效性。

1.2 企業(yè)檔案信息管理現(xiàn)狀

當(dāng)前企業(yè)檔案信息管理現(xiàn)狀呈現(xiàn)出傳統(tǒng)與現(xiàn)代并存的局面，涵蓋紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種主要形式。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式依然在許多企業(yè)中占據(jù)主導(dǎo)地位。這種方式以手工操作為主，檔案的收集、整理、分類、存儲(chǔ)和檢索依賴于人工和專門的檔案室。這種模式雖然操作簡(jiǎn)單且易于理解，但存在管理效率低、檢索速度慢、檔案易損壞和丟失等問(wèn)題。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案管理模式逐漸得到廣泛應(yīng)用。電子檔案管理利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案信息數(shù)字化，并通過(guò)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)、分類、檢索和共享。這種模式大大提高了檔案管理的效率和便利性，能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢索、遠(yuǎn)程訪問(wèn)和高效利用。然而，電子檔案管理也面臨著數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)穩(wěn)定性和技術(shù)支持等方面的挑戰(zhàn)。企業(yè)通常采用紙電并行的“雙軌制”管理模式，即將紙質(zhì)檔案和電子檔案結(jié)合，通過(guò)信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，以兼顧傳統(tǒng)管理的可靠性和現(xiàn)代管理的高效性。在實(shí)際應(yīng)用中，企業(yè)檔案信息管理存在諸多問(wèn)題，包括管理制度不完善、技術(shù)水平參差不齊、檔案安全風(fēng)險(xiǎn)增加、信息檢索困難和檔案利用率低等。這些問(wèn)題嚴(yán)重制約了檔案管理的有效性和企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)效率。需要通過(guò)建立完善的檔案信息化管理體系、提升技術(shù)水平及加強(qiáng)檔案安全管理等措施，全面提升企業(yè)檔案信息管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化水平。

2 企業(yè)檔案信息管理現(xiàn)狀問(wèn)題分析

2.1 管理體系不完善

首先，許多企業(yè)缺乏系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，管理方式較為隨意，檔案的收集、整理、存儲(chǔ)和銷毀等環(huán)節(jié)存在隨意性和不一致性。其次，檔案管理流程不夠規(guī)范，各部門在檔案的歸檔、借閱和使用過(guò)程中沒(méi)有明確的流程指引，導(dǎo)致檔案利用效率低下、管理混亂。再次，企業(yè)檔案管理的組織架構(gòu)設(shè)置不合理，檔案管理部門的職責(zé)和權(quán)限不明確，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平參差不齊，缺乏專業(yè)培訓(xùn)和職業(yè)發(fā)展路徑，影響了檔案管理工作的專業(yè)性和有效性。從次，檔案管理的考核和監(jiān)督機(jī)制不完善，缺乏有效的績(jī)效評(píng)估和獎(jiǎng)懲制度，導(dǎo)致檔案管理工作的積極性和主動(dòng)性不足。最后，企業(yè)在檔案信息化建設(shè)方面投入不足，現(xiàn)代化管理手段和技術(shù)的應(yīng)用不充分，難以滿足信息時(shí)代對(duì)檔案管理的高效、精準(zhǔn)和安全的要求。

2.2 信息安全風(fēng)險(xiǎn)增加

首先，隨著信息化程度的提升，電子檔案逐漸普及，但許多企業(yè)在信息系統(tǒng)的安全防護(hù)方面投入不足，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)容易受到黑客攻擊、病毒侵襲或內(nèi)部人員的不當(dāng)操作等威脅。其次，企業(yè)缺乏完善的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制。檔案數(shù)據(jù)在遭遇自然災(zāi)害、設(shè)備故障或人為破壞時(shí)，存在難以恢復(fù)的風(fēng)險(xiǎn)。再次，檔案管理權(quán)限設(shè)置不合理。內(nèi)部訪問(wèn)控制不嚴(yán)，導(dǎo)致未授權(quán)人員可以輕易獲取、修改甚至刪除重要的檔案信息，進(jìn)一步加劇了檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，紙質(zhì)檔案管理也面臨保管不善、防護(hù)措施不足的問(wèn)題，如檔案存放環(huán)境不達(dá)標(biāo)，易受潮、火災(zāi)或害蟲(chóng)等影響，導(dǎo)致檔案損毀或丟失。最后，檔案管理人員的安全意識(shí)和專業(yè)技能普遍不足，缺乏系統(tǒng)的安全培訓(xùn)和應(yīng)急處理能力，難以應(yīng)對(duì)復(fù)雜多變的安全威脅。

2.3 信息檢索困難

首先，許多企業(yè)的檔案分類方法不科學(xué)。檔案資料缺乏系統(tǒng)性和邏輯性，導(dǎo)致檔案分散凌亂，難以快速定位所需信息。其次，企業(yè)的檔案檢索系統(tǒng)功能不完善。檢索算法不夠智能化，無(wú)法支持復(fù)雜條件下的高效檢索。一些舊的檔案管理系統(tǒng)甚至缺乏電子化檢索功能，依賴手工查找，耗時(shí)費(fèi)力。再次，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)更新不及時(shí)，新增和變更的檔案信息未能及時(shí)錄入系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案信息不完整，影響檢索的準(zhǔn)確性和效率。最后，不同部門間的信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效共享和統(tǒng)一管理，跨部門信息檢索難度大大增加。檔案管理人員在信息錄入和維護(hù)方面缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)和管理，操作不規(guī)范也加劇了信息檢索的困難。

2.4 檔案利用率低

首先，許多企業(yè)雖然積累了大量的檔案資料，由于管理不善和信息檢索困難，導(dǎo)致這些檔案資源無(wú)法得到有效利用，長(zhǎng)期處于閑置狀態(tài)。其次，企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)不足。許多員工缺乏檔案利用的意識(shí)，未能充分發(fā)揮檔案在決策支持、業(yè)務(wù)優(yōu)化和創(chuàng)新發(fā)展中的作用。檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門之間的溝通不暢，檔案資源與業(yè)務(wù)需求脫節(jié)，進(jìn)一步限制了檔案的利用。再次，企業(yè)缺乏便捷的檔案利用渠道，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案借閱手續(xù)煩瑣，電子檔案系統(tǒng)功能不完善，無(wú)法提供快速便捷的檔案獲取方式。檔案利用過(guò)程中缺乏針對(duì)性服務(wù)和支持，用戶體驗(yàn)差，檔案利用率自然難以提升。最后，企業(yè)未能建立有效的檔案利用評(píng)估和反饋機(jī)制，無(wú)法根據(jù)用戶需求改進(jìn)檔案管理和服務(wù)。

3 企業(yè)檔案信息管理現(xiàn)狀改進(jìn)對(duì)策

3.1 建立完善的檔案管理體系

建立完善的檔案管理體系是提高企業(yè)檔案信息管理水平的關(guān)鍵對(duì)策之一。通過(guò)建立完善的檔案管理體系，企業(yè)能夠更好地保護(hù)和利用檔案資源，支持業(yè)務(wù)決策和創(chuàng)新發(fā)展。首先，企業(yè)應(yīng)制定系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理制度，明確檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和流程，包括檔案的收集、整理、分類、存儲(chǔ)、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。其次，設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，明確其職責(zé)和權(quán)限，建立健全的崗位責(zé)任制和考核機(jī)制，提升檔案管理工作的專業(yè)性和效率。再次，企業(yè)應(yīng)引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和工具，建設(shè)集成化、智能化的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化和數(shù)字化管理，提升檔案信息的檢索、共享和利用效率。為了確保檔案管理制度的有效實(shí)施，企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案管理意識(shí)和操作技能，促進(jìn)檔案管理工作的全面開(kāi)展。最后，企業(yè)應(yīng)建立檔案管理的監(jiān)督和評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，不斷優(yōu)化和完善檔案管理體系，確保檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)和提升。

3.2 加強(qiáng)檔案信息安全管理

加強(qiáng)檔案安全管理是保障企業(yè)檔案信息安全和完整性的核心措施和底線。通過(guò)全面加強(qiáng)檔案信息安全管理，企業(yè)能夠有效保護(hù)檔案信息的安全性和完整性，保障業(yè)務(wù)的持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行。首先，企業(yè)應(yīng)建立健全檔案信息安全管理制度。明確安全管理的原則、方法和措施，涵蓋物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全和人員安全等方面，確保檔案管理的全方位安全保障。其次，企業(yè)需要提升物理安全措施。對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境嚴(yán)格管理，采用“八防”措施，確保紙質(zhì)檔案的安全存放；對(duì)于電子檔案，企業(yè)應(yīng)部署先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如防火墻、加密技術(shù)和入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止數(shù)據(jù)被泄露和非法訪問(wèn)。再次，企業(yè)應(yīng)建立完善的檔案數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)重要檔案數(shù)據(jù)備份，確保在遭遇突發(fā)事件時(shí)能夠迅速恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)，減少損失。為了防范內(nèi)部安全風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)還應(yīng)實(shí)施嚴(yán)格的訪問(wèn)控制措施，設(shè)定檔案訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)崗位職責(zé)分級(jí)授權(quán)，防止未經(jīng)授權(quán)的人員接觸重要檔案。從次，加強(qiáng)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提升其安全意識(shí)和技能，確保其能夠有效應(yīng)對(duì)各類安全威脅。最后，企業(yè)應(yīng)定期進(jìn)行安全審計(jì)和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改安全隱患，不斷提升檔案信息安全管理的整體水平。

3.3 提高技術(shù)水平

提高技術(shù)水平是現(xiàn)代企業(yè)檔案信息管理優(yōu)化的關(guān)鍵手段。通過(guò)不斷提高技術(shù)水平，企業(yè)能夠顯著增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性和現(xiàn)代化水平，提高檔案信息管理的整體效能，支持企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展和創(chuàng)新。首先，企業(yè)應(yīng)引入先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化和電子化管理。通過(guò)高效的檔案管理軟件，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)分類、智能檢索和便捷共享，極大地提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。其次，企業(yè)應(yīng)積極采用大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)，分析和挖掘檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，提高檔案信息的利用水平。通過(guò)人工智能算法進(jìn)行檔案內(nèi)容的自動(dòng)標(biāo)簽和關(guān)聯(lián)分析，可以更準(zhǔn)確地滿足用戶的檢索需求。再次，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的集成性，確保檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)其他信息系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一管理和跨部門共享。從次，為了保障檔案數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定，企業(yè)還應(yīng)投資高性能的存儲(chǔ)設(shè)備和可靠的備份解決方案，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。最后，針對(duì)檔案管理人員，企業(yè)應(yīng)提供持續(xù)的技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握最新的檔案管理技術(shù)和工具，提高其專業(yè)能力和操作水平。

3.4 加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理

加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理是確保企業(yè)檔案信息安全和穩(wěn)定的重要措施。通過(guò)全面加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理，企業(yè)能夠有效保護(hù)檔案信息的機(jī)密性、完整性和可用性，確保業(yè)務(wù)的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。首先，企業(yè)應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)安全管理制度，明確數(shù)據(jù)安全的策略和流程，包括數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳輸、訪問(wèn)和銷毀等環(huán)節(jié)，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的安全保障措施。其次，企業(yè)需要采用先進(jìn)的加密技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被非法竊取或篡改。同時(shí)，實(shí)施嚴(yán)格地訪問(wèn)控制機(jī)制，按照崗位職責(zé)和權(quán)限分級(jí)授權(quán)，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)敏感的檔案信息。為了進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)的安全性，企業(yè)應(yīng)部署入侵監(jiān)測(cè)系統(tǒng)和防火墻，實(shí)時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并阻止任何異?；顒?dòng)和安全威脅。再次，企業(yè)必須定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練，確保在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠快速恢復(fù)正常，減少業(yè)務(wù)中斷的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的數(shù)據(jù)安全培訓(xùn)，提高全體員工的安全意識(shí)和操作技能，防范人為因素導(dǎo)致的數(shù)據(jù)被泄露或安全事故。最后，企業(yè)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)安全審計(jì)和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)識(shí)別和整改安全隱患，不斷完善和優(yōu)化數(shù)據(jù)安全管理措施。

結(jié)論

綜上所述，企業(yè)檔案信息管理面臨著體系不完善、安全風(fēng)險(xiǎn)增加、信息檢索困難和檔案利用率低等問(wèn)題。為解決這些問(wèn)題，企業(yè)需要建立完善的檔案管理體系、加強(qiáng)檔案和數(shù)據(jù)安全管理及提高技術(shù)水平，并增強(qiáng)員工的檔案管理意識(shí)和技能。通過(guò)這些綜合措施，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的高效管理和利用，提升檔案的安全性、可用性和檢索效率，從而支持企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)和戰(zhàn)略決策，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。未來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，企業(yè)應(yīng)持續(xù)關(guān)注檔案管理的新技術(shù)和新方法，不斷優(yōu)化和完善檔案管理體系，確保在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持優(yōu)勢(shì)。

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作者簡(jiǎn)介：王鏡貞（1985—），大學(xué)學(xué)歷，長(zhǎng)春東北師范大學(xué)出版社有限責(zé)任公司館員。研究方向：檔案管理理論與應(yīng)用、檔案信息化。