淺談檔案數(shù)字化應(yīng)用應(yīng)該注意的幾個問題

摘 要：當(dāng)代社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，使計算機(jī)和信息技術(shù)普遍應(yīng)用到各個行業(yè)。我國社會逐步進(jìn)入了數(shù)字化發(fā)展階段，使原有的辦公方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化辦公，直到現(xiàn)階段無紙化辦公，并催生了大量電子文件。在此背景下，使檔案工作發(fā)生了重大變革，將各項技術(shù)應(yīng)用在檔案工作中加快了檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，檔案信息利用效率逐步提升。本文針對檔案數(shù)字化應(yīng)用過程中應(yīng)該注意的問題展開討論分析。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化應(yīng)用；互操作性；用戶體驗；文字識別技術(shù)

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作之一，是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措與新要求。加快檔案數(shù)字化應(yīng)用是在新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下，檔案工作應(yīng)對新的形勢、任務(wù)和要求的必然選擇，對于切實提升治理能力和治理水平大有裨益。近年來，我國在檔案數(shù)字化應(yīng)用過程中取得了積極進(jìn)展和成效。本文對檔案數(shù)字化應(yīng)用過程中需要注意的問題展開研究，以供同行借鑒。

1 檔案數(shù)字化應(yīng)用特點

1.1 高效性

檔案數(shù)字化應(yīng)用可以有效提高檔案檢索與查詢效率。通過關(guān)鍵詞檢索與全文檢索等功能，使用戶能夠快速定位自己需要的資料，免去了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案翻閱查找的煩瑣過程。同時，數(shù)字化檔案還可以實現(xiàn)多用戶并發(fā)訪問，有效加快了檔案信息共享的效率和速度。

1.2 安全性

檔案數(shù)字化應(yīng)用利用加密技術(shù)、權(quán)限控制與防火墻等多種技術(shù)手段來保證檔案信息的安全與完整。只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問特定檔案，從而有效地避免了檔案信息的泄露和非法篡改。另外，檔案數(shù)字化應(yīng)用還具有備份與恢復(fù)的功能，能夠在發(fā)生數(shù)據(jù)遺失或損毀的情況下快速恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)。

1.3 易于保存

由于檔案數(shù)字化應(yīng)用不會受到諸如潮濕或蟲蛀等因素的影響，可以延長檔案文件的保存期。數(shù)字化檔案所占用的存儲空間也比較少，可節(jié)省大量的儲存空間。數(shù)字化檔案還提供了檔案自動備份與版本控制功能，便于用戶對檔案的歷史版本和變更記錄進(jìn)行管理。

1.4 多樣性與互操作性

檔案數(shù)字化應(yīng)用支持多種格式的數(shù)據(jù)，以滿足不同用戶的需求。此外，數(shù)字檔案具有很強(qiáng)的互操作性，能夠?qū)崿F(xiàn)跨系統(tǒng)、跨平臺地數(shù)據(jù)交換和共享，有利于信息的流通與利用。

1.5 智能化管理

在人工智能、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)的不斷發(fā)展下，檔案數(shù)字化應(yīng)用可為檔案管理提供新的思路，實現(xiàn)更加智能化的管理。比如，利用機(jī)器學(xué)習(xí)算法對檔案分類、標(biāo)引和推薦，從而提高檔案檢索的準(zhǔn)確性和效率。運用數(shù)據(jù)分析技術(shù)，從檔案資料中發(fā)掘有價值的信息，以輔助決策。

2 檔案數(shù)字化應(yīng)用要點分析

2.1 明確目標(biāo)與需求

檔案數(shù)字化的首要任務(wù)是確立清晰的目標(biāo)和范圍。這就要求項目團(tuán)隊在啟動之初就深入了解檔案資源的特點、價值及用戶的具體需求。通過需求調(diào)研和目標(biāo)設(shè)定等步驟，明確數(shù)字化的目的、范圍、預(yù)期成果及評估標(biāo)準(zhǔn)。只有明確了目標(biāo)與需求，才能確保數(shù)字化工作的針對性和有效性，避免資源的浪費和工作的盲目性。

2.2 選擇合適的技術(shù)與設(shè)備

針對不同類型的檔案資源和不同的數(shù)字化需求，需要精心選擇適合的技術(shù)手段和數(shù)字化設(shè)備。例如，對于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，需要選用高性能的掃描儀和文字識別軟件，而對于音像檔案的數(shù)字化，則可能需要采用專業(yè)的音視頻采集和處理設(shè)備。

2.3 制定標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

為了確保數(shù)字化檔案的可讀性、互操作性和長期保存性，必須建立統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，包括數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一、存儲方式的規(guī)范及命名規(guī)則的明確等。通過制定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，可以確保數(shù)字化檔案的一致性和規(guī)范性，為后續(xù)的信息管理和利用提供便利。

2.4 確保數(shù)據(jù)安全

在檔案數(shù)字化過程中，數(shù)據(jù)安全是至關(guān)重要的一環(huán)。由于數(shù)字化檔案以電子形式存在，容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊或病毒入侵等安全威脅。因此，必須采取一系列措施來確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性，包括數(shù)據(jù)加密技術(shù)的應(yīng)用、訪問控制機(jī)制的建立、定期備份和恢復(fù)策略的制定等。通過構(gòu)建全方位的數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系，可以確保數(shù)字化檔案的安全無憂。

3 檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵技術(shù)

3.1 文字識別技術(shù)

在檔案數(shù)字化應(yīng)用過程中，文字識別技術(shù)是一個必不可少的環(huán)節(jié)，能夠利用先進(jìn)的圖像處理技術(shù)及模式識別等技術(shù)，把紙質(zhì)文件中的文字內(nèi)容準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)換成可編輯、可檢索的電子文本格式。文字識別技術(shù)的引入不但可以實現(xiàn)檔案的全文檢索功能，還可以快速查找需要的資料信息，有效地節(jié)省人工錄入的時間與人力成本。同時，文字識別技術(shù)也在不斷優(yōu)化，增強(qiáng)對復(fù)雜布局、多字體或手寫體等多種文本的識別能力，進(jìn)而提高檔案數(shù)字化應(yīng)用質(zhì)量與效率。

3.2 圖像處理技術(shù)

在檔案數(shù)字化應(yīng)用進(jìn)程中，圖像處理是提高圖像質(zhì)量、優(yōu)化用戶體驗的一項關(guān)鍵技術(shù)。圖像處理技術(shù)能夠?qū)呙杌蚺臄z的檔案圖像進(jìn)行一系列精細(xì)的處理，并且，利用圖像處理技術(shù)可實現(xiàn)自動分頁和邊界檢測功能，以保證每一頁檔案提取的準(zhǔn)確性和完整性。這些處理不但改善了圖像的清晰度和可讀性，而且為后續(xù)的文本識別、信息檢索等工作打下了良好的基礎(chǔ)。

3.3 數(shù)據(jù)存儲與管理技術(shù)

隨著我國檔案數(shù)字化應(yīng)用不斷深入，數(shù)據(jù)存儲與管理成為一個亟待解決的問題。為滿足海量數(shù)據(jù)存儲需求，近年來出現(xiàn)了分布式存儲、云存儲等新興技術(shù)。這些技術(shù)通過將數(shù)據(jù)分散存儲在多個節(jié)點或云端服務(wù)器上，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的冗余備份和負(fù)載均衡，從而保證數(shù)據(jù)的安全性與可靠性。同時，建立合理的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和信息分類體系也是數(shù)據(jù)存儲與管理的重要環(huán)節(jié)。通過對每一份檔案設(shè)定詳細(xì)的元數(shù)據(jù)（如標(biāo)題、作者、日期、關(guān)鍵詞等），并對檔案進(jìn)行歸類，從而達(dá)到對檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化管理與快速檢索。

3.4 安全與隱私保護(hù)技術(shù)

在檔案數(shù)字化應(yīng)用管理過程中，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可信度是至關(guān)重要的。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，必須通過一系列安全與隱私保護(hù)技術(shù)，建立完善的數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系。主要研究內(nèi)容有：數(shù)據(jù)加密（通過對敏感數(shù)據(jù)的加密，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問）、訪問控制（基于用戶的身份、權(quán)限來限制其對數(shù)據(jù)的訪問范圍）、身份認(rèn)證（如用戶名、密碼和生物識別等方式來驗證用戶的身份）等。另外，還需要定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和恢復(fù)測試，以確保其可恢復(fù)性并制定相應(yīng)的應(yīng)急響應(yīng)計劃，以應(yīng)對突發(fā)情況。只有這樣，才能最大程度地保證檔案資料的安全性與可靠性，并防止信息被泄露和非法使用等風(fēng)險的發(fā)生。

4 檔案數(shù)字化應(yīng)用應(yīng)該注意的問題

4.1 法律法規(guī)與隱私保護(hù)

首先，深入理解并精準(zhǔn)遵循相關(guān)的法律與法規(guī)，這是檔案管理工作的第一要務(wù)。需要在檔案管理部門建立健全的法律學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)制，使每個工作人員都能夠全面了解并掌握有關(guān)法律的精髓和要點。在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員還需要把法律、法規(guī)的要求內(nèi)化于心、外化于行，將其落實到數(shù)字檔案管理的各環(huán)節(jié)。其次，為保證檔案數(shù)據(jù)的安全性和隱私性，必須構(gòu)建完善的隱私保護(hù)機(jī)制。檔案管理人員應(yīng)充分意識到檔案數(shù)據(jù)所包含的敏感和機(jī)密信息，對個人及社會的重要意義，應(yīng)采取一系列行之有效的措施來加強(qiáng)保護(hù)。這些措施包括但不僅局限于數(shù)據(jù)加密技術(shù)的應(yīng)用，采用高度加密的方法來保護(hù)敏感數(shù)據(jù)，以避免檔案數(shù)據(jù)在傳輸及存儲期間遭竊或篡改。建立嚴(yán)格的訪問權(quán)限控制制度，明確不同用戶的訪問權(quán)限和范圍，確保只有經(jīng)過授權(quán)人員才能訪問相關(guān)數(shù)據(jù)。定期審核數(shù)據(jù)的安全性與隱私權(quán)，以便發(fā)現(xiàn)和修正可能存在的安全風(fēng)險與缺陷。同時，檔案管理部門也要積極適應(yīng)技術(shù)發(fā)展和環(huán)境變化帶來的新挑戰(zhàn)和新要求。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展與普及，檔案數(shù)據(jù)所面臨的安全威脅也越來越復(fù)雜、越來越多樣化。這就要求檔案管理人員能夠始終保持警惕性和敏銳性，密切關(guān)注技術(shù)發(fā)展趨勢和法律法規(guī)的動態(tài)變化，及時調(diào)整和完善自身的隱私保護(hù)機(jī)制和技術(shù)手段。

4.2 數(shù)據(jù)質(zhì)量與準(zhǔn)確性

在檔案數(shù)字化應(yīng)用過程中，為了保證檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量，必須對數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的清洗、整理和校驗，從根本上解決數(shù)據(jù)中的冗余、差錯和不一致性等問題，為下一步的數(shù)字化處理打下良好的基礎(chǔ)。特別是數(shù)據(jù)清洗過程中需要對數(shù)據(jù)認(rèn)真的篩選和甄別，排除那些不重要和重復(fù)的數(shù)據(jù)條目，或是有明顯錯誤和不符合邏輯的數(shù)據(jù)點。同時，為了保證數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化與一致性，還必須對格式不統(tǒng)一、編碼不一致的數(shù)據(jù)統(tǒng)一格式與規(guī)范。在對數(shù)據(jù)清洗與整理的基礎(chǔ)上進(jìn)一步校驗工作則顯得尤為重要，這包括采用人工和自動校驗相結(jié)合的方式。人工校驗是指利用專業(yè)知識與時間經(jīng)驗，在面對復(fù)雜與特殊狀況做出準(zhǔn)確的判斷和處理。自動校驗是一種快速有效的方法，它可以通過各種先進(jìn)的計算方法和技術(shù)手段實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)快速、有效的比對，從而提高校驗的效率和準(zhǔn)確性。將兩者相結(jié)合，最大程度地保證了數(shù)字化檔案與原始檔案的一致，降低了由于數(shù)據(jù)錯誤或遺漏所帶來的問題。另外，要保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量，就必須建立完善的數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控體系。該系統(tǒng)將建立在定期的數(shù)據(jù)質(zhì)量評價與審計機(jī)制基礎(chǔ)之上，并通過定期抽樣和數(shù)據(jù)質(zhì)量指標(biāo)分析等方式，全面、客觀地評估數(shù)字化成果。在評估過程中，若發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量有問題或有潛在的風(fēng)險點，應(yīng)立刻采取糾正措施和改進(jìn)方案，以保證問題得以及時處理，避免同類問題再度發(fā)生。同時，要把數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控結(jié)果納入檔案管理部門的績效考核體系中，以激勵工作人員更加重視數(shù)據(jù)質(zhì)量工作，提高他們的專業(yè)素質(zhì)和水平。

4.3 技術(shù)更新與設(shè)備維護(hù)

首先，檔案管理工作要與科技進(jìn)步同步，密切關(guān)注全球及行業(yè)技術(shù)發(fā)展的最新動態(tài)。這就需要檔案管理部門成立專業(yè)的技術(shù)監(jiān)控團(tuán)隊或指定專業(yè)人員，定期對新技術(shù)與新設(shè)備的應(yīng)用情況及潛在價值進(jìn)行收集、分析并評估。積極參加各種技術(shù)研討會與展覽會或是通過閱讀專業(yè)期刊等方式，確保對前沿技術(shù)保持敏銳的洞察力，掌握最新的技術(shù)，適時引進(jìn)并加以運用，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理創(chuàng)新性發(fā)展。其次，檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)技術(shù)監(jiān)控的結(jié)果制訂科學(xué)、合理的設(shè)備升級與維修計劃。這包括對已有數(shù)字化設(shè)備和軟件的使用性能加以評估，確定哪些設(shè)備已經(jīng)過時或者不能滿足目前的工作要求，哪些軟件存在漏洞或需要升級以兼容新系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，依據(jù)評估結(jié)果及預(yù)算安排，制訂具體的升級、更新計劃，以保證檔案數(shù)字化應(yīng)用工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。同時，在更新和升級過程中也要注意與新技術(shù)的結(jié)合和匹配，保證新設(shè)備和新軟件能最大限度地發(fā)揮它們的作用與優(yōu)勢，提高檔案數(shù)字化應(yīng)用的整體效率。除此之外，對設(shè)備的常規(guī)維修也不能忽視。檔案管理部門要建立健全的設(shè)備維護(hù)管理制度，確定維修周期、內(nèi)容與工作責(zé)任人。通過對設(shè)備的定期清潔、檢查、測試和維修等工作，及時發(fā)現(xiàn)和排除潛在的故障隱患，保證設(shè)備始終處于最佳的工作狀態(tài)。此外，還要加強(qiáng)對設(shè)備使用人員的培訓(xùn)與教育，增強(qiáng)他們的操作技巧與維修知識，以防止在不適當(dāng)?shù)那闆r下造成設(shè)備的損壞或資料的損失

4.4 資源投入與成本效益

首先，資源投入方面，要對檔案管理部門進(jìn)行全方位、周密的資源規(guī)劃和分配，這就需要相關(guān)部門對數(shù)字化工作所需要的各類資源進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)研，并制定相應(yīng)的預(yù)算，其中包括硬件設(shè)備（如掃描儀、服務(wù)器、存儲設(shè)備）、軟件工具（文字識別軟件、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全軟件）、人力資源（專業(yè)技術(shù)人員、數(shù)據(jù)錄入員、管理人員）與時間成本等。在此基礎(chǔ)上，通過對各種資源方案的成本收益進(jìn)行比較，選出性能價格比最佳的方案，以保證投入的合理性與經(jīng)濟(jì)性。其次，成本效益評估方面，要將直接成本、間接成本及數(shù)字化成果帶來的多方面效益納入考量，形成一套科學(xué)的評價機(jī)制。直接費用包括設(shè)備購置、軟件許可、人員薪酬和運營維護(hù)等。間接成本主要包括由于數(shù)字化應(yīng)用而減少的紙質(zhì)檔案的存儲空間、提高檢索效率帶來的時間節(jié)省等難以直接量化的價值。既要注重數(shù)字成果對檔案管理工作效能與成本控制產(chǎn)生的積極影響，也要注重其對社會公眾、學(xué)術(shù)研究和文化傳承等層面的巨大社會效益。再次，還應(yīng)考慮數(shù)字化檔案在市場交易與知識產(chǎn)權(quán)利用等方面可能產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益，為機(jī)構(gòu)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供經(jīng)濟(jì)支撐。除此之外，為了確保資源投入的有效利用和成本效益的最大化，檔案管理部門還要建立健全的成本控制和效益評估機(jī)制。這包括定期對數(shù)字化工作的進(jìn)展情況跟蹤和評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決成本超支或效率低下等問題。同時，根據(jù)評估結(jié)果對資源投入和使用計劃進(jìn)行動態(tài)調(diào)整和優(yōu)化，確保數(shù)字化工作始終沿著既定的目標(biāo)和方向前進(jìn)。最后，要加強(qiáng)與各有關(guān)部門及各利益相關(guān)方的交流與合作，以促進(jìn)檔案數(shù)字化工作的順利進(jìn)行，實現(xiàn)成果共享。

結(jié)束語

檔案數(shù)字化應(yīng)用是現(xiàn)代檔案管理的重要趨勢，它極大地提高了檔案管理的效率和便捷性。然而，在應(yīng)用過程中也需要注意一系列問題，以確保數(shù)字化工作的順利進(jìn)行和檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。只有全面考慮并妥善解決這些問題，才能確保檔案數(shù)字化工作的順利進(jìn)行和檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。

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（作者單位：伊通滿族自治縣土地收購儲備中心）