“無(wú)紙化辦公”背景下檔案單套制管理路徑分析

摘 要：在新形勢(shì)下，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的興起及現(xiàn)代化信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公方式發(fā)生了巨大變化，逐漸走向“無(wú)紙化辦公”的工作環(huán)境，使得檔案文件的“單套制”得到了廣泛的關(guān)注與推廣。本文以“‘無(wú)紙化辦公’背景下檔案單套制管理路徑分析”為題，在思想意識(shí)轉(zhuǎn)變、人才隊(duì)伍打造、數(shù)字資源建設(shè)、系統(tǒng)平臺(tái)開(kāi)發(fā)及安全技術(shù)應(yīng)用等多個(gè)角度，提出推進(jìn)電子檔案“單套制”管理的合理化建議，最大限度地降低工作過(guò)程中紙質(zhì)材料的堆積，實(shí)現(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)期電子化保存，以期為相關(guān)部門單位提供決策參考。

關(guān)鍵詞：“無(wú)紙化辦公”；單套制

在新形勢(shì)下，以大數(shù)據(jù)為主的現(xiàn)代化技術(shù)快速推進(jìn)，對(duì)于檔案事業(yè)的發(fā)展起著革命性的推動(dòng)作用，科技化、智能化、自動(dòng)化和電子化是檔案管理的主流方式，尤其在無(wú)紙化辦公方面實(shí)現(xiàn)電子化覆蓋。突破“雙套制”檔案管理模式的桎梏是各級(jí)部門單位需要面臨的重要課題。在此背景下，需要相關(guān)部門緊跟時(shí)代潮流，積極推動(dòng)檔案數(shù)字化改革，借助信息化技術(shù)手段，對(duì)檔案的收集整理、開(kāi)發(fā)利用和共享服務(wù)等方面進(jìn)行全方位、多角度、安全性的優(yōu)化，借助大數(shù)據(jù)共享化利用平臺(tái)不斷地為其提供人才與技術(shù)支撐，從而更好地發(fā)揮單套制電子檔案的價(jià)值。

1 “無(wú)紙化辦公”背景下檔案單套制管理的可行性與必要性

1.1“檔案單套制管理的概念與施行背景

“單套制”的概念最初在2007年在《檔案信息資源法制建設(shè)評(píng)價(jià)》一文中提出，其中說(shuō)明是“電子文件進(jìn)行單獨(dú)歸檔”，隨后此概念逐步應(yīng)用與檔案管理的研究中。2015年，上海市檔案局開(kāi)展“單套制”試點(diǎn)工作；2016年，國(guó)家檔案局提出“單套制”管理模式應(yīng)在具備合適條件的地區(qū)運(yùn)行測(cè)試。2021年，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確指出，“切實(shí)推動(dòng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔”，為檔案的“單套制”管理提供了政策支持與原則依據(jù)。在發(fā)展環(huán)境中，2023年，國(guó)家出臺(tái)《數(shù)字中國(guó)建設(shè)整體布局規(guī)劃》，對(duì)于建設(shè)數(shù)字政務(wù)提出了根本遵循，同時(shí)基于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、數(shù)字人文等技術(shù)在檔案行業(yè)中的深層次利用，也進(jìn)一步提高了工作效率及服務(wù)水平，提高了數(shù)據(jù)信息的共享流通，使得“單套制”管理的優(yōu)勢(shì)逐漸展現(xiàn)出來(lái)[1]。

1.2 無(wú)紙化辦公環(huán)境下電子文件單套制歸檔的意義

檔案文件的“單套制”管理對(duì)于整體行業(yè)的發(fā)展有著巨大的推動(dòng)作用，如圖1所示。一是降低管理成本。在過(guò)去傳統(tǒng)的管理模式下，檔案文件大多由人工方式收集整理和存放利用，不僅需要巨大的人力資源，還需要較大面積的庫(kù)房合理保管，在過(guò)程中所需檔案柜、消防設(shè)備及恒溫恒濕設(shè)備的費(fèi)用也較高，在一定程度上造成了資源浪費(fèi)。實(shí)現(xiàn)檔案的“單套制”管理，將檔案業(yè)務(wù)的全生命周期由線下轉(zhuǎn)移到線上，無(wú)論是收集整理過(guò)程還是開(kāi)發(fā)利用環(huán)節(jié)，僅需要工作人員通過(guò)計(jì)算機(jī)終端與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)完成，足不出戶便可實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與精細(xì)化的管理。二是實(shí)現(xiàn)高效檢索。在過(guò)去的檔案文件類型中，大多是紙質(zhì)文書(shū)檔案，少量的檢索較為輕松，但隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的發(fā)展與各項(xiàng)工作任務(wù)的紛繁復(fù)雜，出現(xiàn)了大量結(jié)構(gòu)性與非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)，在查詢利用過(guò)程中人工檢索方式工作量大、難度高。“單套制”管理模式下利用管理平臺(tái)的搜索引擎技術(shù)，可進(jìn)行關(guān)鍵詞定位檢索，大大降低了工作難度，也提高了檔案的利用率。三是保證文件安全。讓檔案工作告別庫(kù)房時(shí)代，克服了過(guò)去因環(huán)境因素與人為因素造成原始檔案文件破損、老化、丟失與泄露等問(wèn)題的弊端，利用備份技術(shù)，實(shí)現(xiàn)永久性電子檔案文件保存。四是實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公。這也是“無(wú)紙化辦公”環(huán)境的優(yōu)勢(shì)所在，使得檔案工作不再是“各自為政”的工作模式，各部門單位可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)在線歸檔、在線審批與在線流轉(zhuǎn)，解決了過(guò)去“信息孤島”的重大難題，在一定程度上促進(jìn)了不同行業(yè)與不同地區(qū)的檔案資源共建共享，強(qiáng)化了資源利用[2]。

2 “無(wú)紙化辦公”背景下檔案單套制管理面臨困境

2.1 觀念認(rèn)知有誤差，人員素質(zhì)有待提升

一是認(rèn)知方面。目前各行各業(yè)的大多檔案工作人員信息化意識(shí)薄弱，對(duì)于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)了解不夠，認(rèn)可程度較低；對(duì)于現(xiàn)階段發(fā)展環(huán)境及未來(lái)發(fā)展方向把握不充分，對(duì)相關(guān)政策的學(xué)習(xí)不夠深入，仍然認(rèn)為紙質(zhì)檔案具有易識(shí)別、不易更改和最具法律效益的優(yōu)點(diǎn)；認(rèn)為檔案“單套制”管理的流暢性、標(biāo)準(zhǔn)性與有效性不夠權(quán)威，存在較多不可控風(fēng)險(xiǎn)因素，導(dǎo)致相關(guān)工作開(kāi)展存在障礙。二是人員方面。在檔案行業(yè)，尤其是非檔案主管部門，管理人員大多為剛?cè)肼毿氯嘶蛘呒磳⑼诵莸娜藛T，甚至由辦公室人員兼管，綜合素質(zhì)整體較低，流動(dòng)性較強(qiáng)，無(wú)法在大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代將新思想與新手段融入檔案管理中，導(dǎo)致管理模式無(wú)法轉(zhuǎn)變?yōu)椤皢翁字啤薄?/p>

2.2 轉(zhuǎn)型工作有缺陷，電子檔案占比較少

目前大多部門單位由于檔案意識(shí)不強(qiáng)，“重發(fā)展，輕檔案”的思想較為嚴(yán)重，沒(méi)有做好庫(kù)存檔案的數(shù)字化加工工作，檔案整體數(shù)字化率嚴(yán)重低下。即使單位“無(wú)紙化辦公”工作環(huán)境已逐漸成熟，相關(guān)優(yōu)勢(shì)仍無(wú)法應(yīng)用到檔案管理中，導(dǎo)致過(guò)去積攢的海量文書(shū)及會(huì)計(jì)等檔案存在整理不規(guī)范、管理不到位、安全無(wú)保障與數(shù)字化質(zhì)量不高的問(wèn)題，無(wú)法實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理與共享化利用，嚴(yán)重背離了數(shù)字中國(guó)及信息化時(shí)代發(fā)展的目標(biāo)，無(wú)法真正意義上實(shí)現(xiàn)“單套制”管理。

2.3 技術(shù)應(yīng)用有缺失，共享平臺(tái)建設(shè)不足

在“無(wú)紙化辦公”的工作環(huán)境下，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的“單套制”管理，從而促進(jìn)其高效利用與廣泛共享是主流發(fā)展方向。但是由于各單位尚未配置專項(xiàng)資金，對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用不足，沒(méi)有充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，導(dǎo)致尚未建立科學(xué)、先進(jìn)的電子檔案管理利用共享平臺(tái)，現(xiàn)存技術(shù)壁壘較多，嚴(yán)重影響了標(biāo)準(zhǔn)化與信息化進(jìn)程，區(qū)域內(nèi)的檔案管理工作仍然呈“碎片化”“數(shù)據(jù)空心化”模式，從而難以發(fā)揮檔案資源的文化效益與社會(huì)價(jià)值。

2.4 安全防護(hù)有漏洞，運(yùn)行環(huán)境存在風(fēng)險(xiǎn)

在現(xiàn)階段的“無(wú)紙化辦公”環(huán)境下，與OA系統(tǒng)銜接的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)覆蓋部門、面向窗口及群眾范圍較廣，日常信息流轉(zhuǎn)及數(shù)據(jù)傳輸節(jié)點(diǎn)較多，在行政審批部門、醫(yī)院部門和人社部門中較為明顯，雖然各類檔案的“單套制”管理為其帶來(lái)較大便利，但是在流程中也存在較多安全風(fēng)險(xiǎn)。一是尚未利用區(qū)塊鏈技術(shù)，海量數(shù)據(jù)得不到安全存儲(chǔ)，在頻繁利用過(guò)程中追溯性不強(qiáng)，使得整體系統(tǒng)平臺(tái)安全性能較差，日常工作產(chǎn)生的電子文件信息容易被篡改，進(jìn)而影響檔案管理和利用服務(wù)的安全性。二是防護(hù)手段應(yīng)用不足。檔案真正實(shí)現(xiàn)“單套制”管理是一個(gè)建設(shè)周期長(zhǎng)和流動(dòng)性強(qiáng)的過(guò)程。無(wú)論是人員還是設(shè)備，更新較為迅速，沒(méi)有科學(xué)合理的安全體系則無(wú)法應(yīng)對(duì)未來(lái)發(fā)展。大多部門對(duì)于檔案管理及對(duì)外利用過(guò)程所應(yīng)用的安全防護(hù)手段較少，無(wú)法應(yīng)對(duì)復(fù)雜多變的檔案數(shù)據(jù)安全形勢(shì)，容易使電子檔案在傳輸過(guò)程中被截留、篡改或泄露，造成不可逆的損失[3]。

3“無(wú)紙化辦公”背景下檔案單套制管理未來(lái)優(yōu)化策略

3.1 轉(zhuǎn)變發(fā)展理念，構(gòu)建優(yōu)秀干部人才隊(duì)伍

一是加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。各級(jí)部門要不斷提升檔案信息化轉(zhuǎn)型與“單套制”管理的工作意識(shí)，提高其規(guī)范化、電子化和智能化管理的重視程度，定期開(kāi)展專項(xiàng)檔案工作會(huì)議，組織全體工作人員學(xué)習(xí)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子檔案單套管理一般要求》《電子檔案移交接收操作規(guī)程》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)實(shí)際工作需求制定完善檔案信息化管理各環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，全面修正業(yè)務(wù)流程，不斷填補(bǔ)問(wèn)題漏洞，規(guī)范管理員的思想認(rèn)知，提高政治站位，盡快轉(zhuǎn)變工作思維，從而推動(dòng)整體工作的順利開(kāi)展。二是培育優(yōu)秀人才。一方面加強(qiáng)人才引進(jìn)政策的利用，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)者積極向當(dāng)?shù)亟M織部門、人社部門匯報(bào)當(dāng)前檔案轉(zhuǎn)型工作的人才需求，最大限度地爭(zhēng)取編制，并面向社會(huì)、企業(yè)和高校招聘既懂得信息化技術(shù)，又了解電子檔案管理的復(fù)合型人才，促進(jìn)單位干部隊(duì)伍結(jié)構(gòu)由單一型向復(fù)合型轉(zhuǎn)變，從而不斷為“單套制”管理奠定人才保障。另一方面要扎實(shí)開(kāi)展外出研學(xué)、理論培訓(xùn)、學(xué)術(shù)研討、技能比武及專家授課等活動(dòng)，進(jìn)一步開(kāi)拓眼界和去除短板，提高干部隊(duì)伍綜合素質(zhì)能力，為檔案“單套制”管理模式的運(yùn)轉(zhuǎn)做好技術(shù)儲(chǔ)備，以適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的新需求[4]。

3.2 加強(qiáng)數(shù)字建設(shè)，打造檔案數(shù)據(jù)資源中心

一是切實(shí)開(kāi)展檔案整理工作。各部門單位要成立檔案數(shù)字化領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)檔案整理專班，針對(duì)本單位所有庫(kù)存檔案按照年代、保管期限、紙質(zhì)種類、檔案類型及破損程度分類，及時(shí)修復(fù)利用價(jià)值高、紙張脆弱的文件資料，剔除無(wú)價(jià)值和重復(fù)文件，確保在加工前保證各類檔案的真實(shí)性與完整性，避免重復(fù)數(shù)字化造成資源浪費(fèi)。例如，本單位電子檔案歸檔情況如圖2所示。二是規(guī)范檔案數(shù)字化加工工作。要根據(jù)本單位待加工檔案文件的數(shù)量，面向社會(huì)進(jìn)行項(xiàng)目招標(biāo)，選擇具有涉密資質(zhì)、人員齊全、技術(shù)專業(yè)及有良好口碑的第三方數(shù)字化加工公司，配合領(lǐng)導(dǎo)小組開(kāi)展本單位檔案數(shù)字資源建設(shè)工作，要求每位工作人員簽訂保密協(xié)議，并做好數(shù)字化成果抽樣檢查與驗(yàn)收工作，將頁(yè)面模糊與錯(cuò)頁(yè)漏頁(yè)的文件返工處理，為建成的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)提供質(zhì)量保障，從源頭上保證檔案數(shù)據(jù)的專業(yè)性、真實(shí)性、完整性與準(zhǔn)確性，從而為后期開(kāi)展檔案資源共享利用服務(wù)打下良好的信息資源基礎(chǔ)。三是保障檔案數(shù)據(jù)安全。領(lǐng)導(dǎo)小組要全程參與，定期翻閱調(diào)檔臺(tái)賬與視頻監(jiān)控，實(shí)時(shí)校對(duì)數(shù)字化加工成果，并保證原件加工完入庫(kù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題第一時(shí)間解決，同時(shí)要求工作人員嚴(yán)格遵守?cái)?shù)字化安全規(guī)章制度，定期進(jìn)行數(shù)字化專項(xiàng)保密教育，無(wú)死角地用好人防與技防等手段加強(qiáng)監(jiān)管，從而筑牢檔案安全的“生命線”。

3.3 優(yōu)化技術(shù)應(yīng)用，開(kāi)發(fā)管理共享利用平臺(tái)

一是撥付專項(xiàng)資金。各級(jí)部門要高度重視檔案“單套制”管理建設(shè)的必要性及價(jià)值，積極向上級(jí)主管部門申請(qǐng)財(cái)政扶持，結(jié)合本地區(qū)大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)基礎(chǔ)與本單位檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀，采購(gòu)相應(yīng)數(shù)量的服務(wù)器、存儲(chǔ)器、存儲(chǔ)設(shè)備和安全設(shè)備等基礎(chǔ)硬件設(shè)施，進(jìn)一步完善庫(kù)房、機(jī)房與數(shù)字檔案室的建設(shè)，從而為實(shí)現(xiàn)檔案未來(lái)高效管理打好物質(zhì)基礎(chǔ)。二是優(yōu)化技術(shù)應(yīng)用。全面打造共享平臺(tái)，相關(guān)負(fù)責(zé)人員要深入市場(chǎng)調(diào)研，前往浙江、青島和深圳等地區(qū)開(kāi)展學(xué)習(xí)活動(dòng)，一方面了解當(dāng)前檔案行業(yè)前沿技術(shù)的應(yīng)用；另一方面根據(jù)實(shí)際需求及現(xiàn)存問(wèn)題，有選擇地應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)和物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)，不斷研發(fā)、優(yōu)化及升級(jí)系統(tǒng)應(yīng)用平臺(tái)，使其可實(shí)現(xiàn)高效檢索、快速定位與便捷利用。三是促進(jìn)共建共享。系統(tǒng)建設(shè)要盡量與當(dāng)?shù)豋A系統(tǒng)對(duì)接，設(shè)置檔案?jìng)鬏斀涌冢闷脚_(tái)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)各部門、行業(yè)與地區(qū)之間檔案資源的互聯(lián)互通，從而打通檔案管理利用服務(wù)全鏈條，從而切實(shí)貫徹“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”的目標(biāo)要求，真正提升檔案管理質(zhì)效。

3.4 完善安全體系，深度應(yīng)用現(xiàn)代防護(hù)手段

一是強(qiáng)化區(qū)塊鏈技術(shù)的引進(jìn)與應(yīng)用?！皢翁字啤钡墓芾砟Ｊ矫嫦虻氖且孕畔?shù)據(jù)為主的電子檔案，為此，各級(jí)部門單位要依據(jù)國(guó)家網(wǎng)信辦發(fā)布的《區(qū)塊鏈信息服務(wù)管理規(guī)定》，深度應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)，不斷完善安全防范體系建設(shè)。區(qū)塊鏈技術(shù)在存儲(chǔ)方面應(yīng)用的是數(shù)據(jù)塊組成的鏈?zhǔn)浇Y(jié)構(gòu)，利用哈希技術(shù)將各塊有效鏈接，其中一個(gè)數(shù)據(jù)塊發(fā)生變化，會(huì)引起整體鏈條的變化，此功能可保證檔案數(shù)據(jù)受到惡意篡改時(shí)能夠及時(shí)被管理員發(fā)現(xiàn)，從而保證數(shù)據(jù)的一致性。其可追溯性能夠全程監(jiān)控電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)變化的情況，在管理及應(yīng)用過(guò)程中追溯原始檔案文件利用的情況，保障在信息資源共建共享下的安全性和可靠性。同時(shí)區(qū)塊鏈技術(shù)的防篡改機(jī)制能夠?qū)崿F(xiàn)海量數(shù)據(jù)的“去中心化”集約管理，有效規(guī)避了人工監(jiān)管過(guò)程中因人為失誤造成不可逆的損失，從而最大限度地保證海量電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在管理過(guò)程不出問(wèn)題。二是構(gòu)建安全的技術(shù)防護(hù)體系。具體技術(shù)應(yīng)用及功能優(yōu)勢(shì)見(jiàn)表15]。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，無(wú)論是政策方面還是現(xiàn)階段檔案行業(yè)的發(fā)展方向，檔案的“單套制”管理模式已成為各級(jí)部門單位檔案業(yè)務(wù)水平提高的主流方向，在此基礎(chǔ)上，相關(guān)負(fù)責(zé)人員要仔細(xì)研判“單套制”管理工作存在的各類問(wèn)題及風(fēng)險(xiǎn)因素，及時(shí)采用現(xiàn)代化技術(shù)、構(gòu)建科學(xué)的管理體系、打造過(guò)硬的干部隊(duì)伍、開(kāi)發(fā)管理利用平臺(tái)和營(yíng)造健康安全環(huán)境，注重多元化協(xié)同管理，推動(dòng)電子檔案由“雙套制”向“單套制”管理轉(zhuǎn)型，以合作共贏促進(jìn)檔案事業(yè)高水平發(fā)展為目標(biāo)，為社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)“檔案力量”。

參考文獻(xiàn)

[1]黃朔，俞麗娟，楊晶晶.電子檔案“單套制”管理的可行性及保障對(duì)策分析[J].中國(guó)管理信息化，2023，26（08）：196-199.

[2]龔水英.單套制電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)及安全措施探究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2023（12）：32-34.

[3]胡睿莉.電子文件單套歸檔管理對(duì)策探討[J].黑龍江檔案，2022（06）：52-54.

[4]楊希萌，郭雨晴.電子文件單套制管理的思考[J].機(jī)電兵船檔案，2024（02）：112-113.

[5]馬雅靜，張?bào)?電子文件單套制歸檔實(shí)施困境與優(yōu)化路徑[J].辦公自動(dòng)化，2024，29（03）：63-65.

作者簡(jiǎn)介：白偉，（1988.01—），大學(xué)學(xué)歷，煙臺(tái)市社會(huì)信用中心辦公室副主任、館員。研究方向：檔案類工作，檔案管理。