基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理創(chuàng)新實踐研究

［摘 要］隨著信息技術的快速發(fā)展，高校檔案管理面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。本文以基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理創(chuàng)新實踐為研究對象，旨在探討如何利用大數(shù)據(jù)技術來提升高校檔案管理效率，并介紹了大數(shù)據(jù)在高校檔案管理中的應用現(xiàn)狀，探討了基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理創(chuàng)新實踐的關鍵技術。在此基礎上，進一步探討了基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理創(chuàng)新實踐的具體應用。通過深入研究，可以不斷完善相關技術，提升高校檔案管理的水平，為高校的發(fā)展和建設提供有力支撐。

［關鍵詞］中

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.21.040

［中圖分類號］TP391 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）21-0137-03

0" " "引 言

近年來，隨著信息技術快速發(fā)展，高校檔案管理面臨著前所未有的機遇與挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)高校檔案管理方式已經(jīng)無法滿足日益增長的信息量和多元化需求，亟須進行創(chuàng)新實踐研究，以適應時代的潮流。因此，基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理創(chuàng)新實踐研究概念應運而生，大數(shù)據(jù)技術的興起為高校檔案管理帶來了前所未有的機遇。通過收集、存儲和分析海量的檔案數(shù)據(jù)，可以為高校提供更準確的信息支持，助力高校決策者做出科學、精準的決策；還能幫助高校實現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通，提升檔案工作的效率和質量。然而，要實現(xiàn)基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理創(chuàng)新實踐，并不是一件容易的事情，由于高校檔案中的數(shù)據(jù)量龐大，如何對這些數(shù)據(jù)進行有效的整理和管理，成為亟待解決的問題；由于涉及學生個人隱私和敏感信息，如何保證數(shù)據(jù)的安全性和合規(guī)性也是重要的挑戰(zhàn)；高校檔案管理涉及多個部門和系統(tǒng)的協(xié)同工作，如何實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互通和共享也是需要克服的難題。

1" " "基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理的主要特征

1.1" "資源儲備性特征

資源儲備性特征是指高校檔案管理通過收集、整理和分析大量的數(shù)據(jù)，建立起一個豐富而全面的資源庫。這個資源庫包括學生檔案、教職工檔案、科研項目檔案等方面的信息，以及與這些信息相關的各種文檔、圖片、視頻等多媒體資料，其不僅是高校檔案管理的基礎，也是其他管理工作的重要支撐。資源儲備性特征的實現(xiàn)依賴于大數(shù)據(jù)技術的支持，高校檔案管理利用大數(shù)據(jù)技術，可以快速、準確地收集和處理各類數(shù)據(jù)，并將其存儲在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中。這樣一來，不僅可以節(jié)省大量的時間和人力成本，還能提高檔案管理的效率和精度。同時，大數(shù)據(jù)技術幫助高校檔案管理建立起復雜的數(shù)據(jù)模型和分析算法，以實現(xiàn)更深入的數(shù)據(jù)挖掘和分析。而信息共享是資源儲備性特征的重要體現(xiàn)，基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理能將各部門的數(shù)據(jù)整合在一起，并通過云計算和網(wǎng)絡技術實現(xiàn)信息共享，讓不同部門之間能更好地協(xié)同工作，避免出現(xiàn)信息孤島問題，全面提高工作效率。高校檔案管理還要將一部分數(shù)據(jù)開放給內、外部用戶，以滿足其各種需求，促進信息資源的共享與流通。此外，資源儲備性特征表現(xiàn)在高校檔案管理的安全性和可靠性上，大數(shù)據(jù)技術能為高校檔案管理提供多重安全保障措施，包括數(shù)據(jù)備份、加密傳輸、權限控制等，有效地防止數(shù)據(jù)泄露和丟失，保護檔案的完整性和機密性。

1.2" "利用服務特征

隨著大數(shù)據(jù)技術的不斷發(fā)展，高校檔案管理利用大數(shù)據(jù)服務特征來提升管理效率?；诖髷?shù)據(jù)的高校檔案管理的利用服務具有以下主要特征：①高效性。通過大數(shù)據(jù)技術，能快速處理大量的檔案數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的檔案管理方式往往需要人工進行煩瑣的錄入和整理工作，而基于大數(shù)據(jù)的檔案管理則可以實現(xiàn)自動化的數(shù)據(jù)采集、整合和存儲，有效提高檔案管理效率。②精準性。大數(shù)據(jù)技術能深度挖掘檔案數(shù)據(jù)，從中提取出有價值的信息和規(guī)律。通過對學生檔案數(shù)據(jù)進行分析，能更準確地了解學生的學習情況、個性特征等，為教育教學提供有針對性的參考。③安全性。高校檔案管理涉及大量的個人隱私和敏感信息，因此數(shù)據(jù)安全是非常重要的。基于大數(shù)據(jù)的檔案管理采用先進的數(shù)據(jù)加密和權限管理技術，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和隱私保護。④可視化。大數(shù)據(jù)技術將龐大的檔案數(shù)據(jù)通過可視化的方式呈現(xiàn)，使得管理人員可以更直觀地了解檔案數(shù)據(jù)的情況。通過圖表、報表等形式展示，能更好地把握檔案管理的整體情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，并采取相應的措施。

1.3" "保障安全特征

基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理系統(tǒng)通過強化數(shù)據(jù)的安全性來保障檔案的安全，傳統(tǒng)的檔案管理方式往往依賴于紙質檔案，容易受到意外災禍、人為破壞等因素影響。而基于大數(shù)據(jù)的檔案管理系統(tǒng)將檔案數(shù)字化存儲，通過加密、權限控制等手段，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。只有經(jīng)過授權的人員才能訪問檔案數(shù)據(jù)，并且系統(tǒng)會記錄每一次的操作，以保證檔案的完整性和可追溯性。同時，系統(tǒng)可以實時監(jiān)控和分析檔案數(shù)據(jù)，識別出異常行為和潛在風險，并及時發(fā)出預警。例如，系統(tǒng)可以監(jiān)測到未經(jīng)授權的訪問、數(shù)據(jù)篡改、病毒攻擊等異常情況，并立即采取相應的處置措施，以避免檔案的損壞和泄露。此外，基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理系統(tǒng)還具有備份和恢復功能，以保障檔案數(shù)據(jù)的持久性和可靠性[1]。

2" " "基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理中存在的問題

2.1" "數(shù)據(jù)孤島問題

所謂數(shù)據(jù)孤島問題是指高校內部不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)無法相互共享。在這種情況下，每個系統(tǒng)都擁有獨立的數(shù)據(jù)存儲和處理方式，導致數(shù)據(jù)出現(xiàn)冗余、重復等問題，還增加了工作的重復性和難度。因為不同系統(tǒng)之間無法共享數(shù)據(jù)，檔案管理人員要花費大量時間去查找各系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，不僅增加了工作的復雜性，還降低了工作效率和質量。同時，由于每個系統(tǒng)都有自己獨立的數(shù)據(jù)存儲和處理方式，很容易造成相同數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)中重復出現(xiàn)，不僅浪費了存儲空間，還增加了數(shù)據(jù)管理的難度。另外，在數(shù)據(jù)孤島問題存在的情況下，如果某個系統(tǒng)數(shù)據(jù)發(fā)生更新，其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法及時同步，導致數(shù)據(jù)出現(xiàn)不一致的問題。此外，由于數(shù)據(jù)無法共享和交流，高校檔案管理人員無法獲取全面和準確的數(shù)據(jù)信息，從而無法進行有效的數(shù)據(jù)分析和決策，嚴重影響高校的整體運營和發(fā)展[2]。

2.2" "數(shù)據(jù)安全和隱私保護問題

首先，數(shù)據(jù)泄露和篡改風險。由于大數(shù)據(jù)涉及龐大的數(shù)據(jù)量，存儲和傳輸過程中容易受到黑客攻擊的非法訪問，一旦數(shù)據(jù)泄露，不僅會曝光個人隱私，還可能導致身份盜用、財產(chǎn)損失等嚴重后果。同時，大數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)容易被惡意篡改，從而影響高校檔案的真實性和可靠性。其次，隱私保護問題。大數(shù)據(jù)技術能分析和挖掘海量的數(shù)據(jù)，從中提取有價值的信息，但在操作過程中，個人隱私很可能被無意中泄露。例如，通過分析學生檔案中的學習成績、課程選擇、社交活動等信息，能推斷出學生的個人特征和偏好，甚至可能用于歧視性評估或商業(yè)目的，這種隱私泄露對個人權益造成潛在的威脅[3]。

2.3" "數(shù)據(jù)質量和可信度問題

隨著大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展和應用，高校檔案管理逐漸轉向數(shù)字化和自動化，以提高效率和便利性。然而，在轉變過程中，面臨著數(shù)據(jù)質量和可信度問題。數(shù)據(jù)質量問題是高校檔案管理中的主要難題。在大數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的來源多樣，包括學生填寫的表格、教師上傳的文件、系統(tǒng)自動生成的記錄等，由于數(shù)據(jù)來源的多樣性和復雜性，很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤、遺漏、不一致等情況。例如，學生在填寫表格時可能會犯錯，或者教師在上傳文件時可能會漏掉一些重要信息，均會導致檔案數(shù)據(jù)的不準確性和不完整性，進而影響到后續(xù)的數(shù)據(jù)分析和決策。同時，可信度問題也是需要關注的難題。在大數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)真實性和可信度是非常重要的，但由于數(shù)據(jù)的多樣性和復雜性，很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)造假、篡改或偽造的情況。例如，學生可能會偽造學歷證書，或者教師可能會篡改學生成績。這些問題都會對檔案數(shù)據(jù)的可信度和信任度產(chǎn)生負面影響，進而影響到后續(xù)的數(shù)據(jù)分析和決策[4]。

3" " "基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理優(yōu)化措施

3.1" "建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，整合各部門的檔案數(shù)據(jù)

為了更好地管理和利用高校的檔案資源，建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，并整合各部門的檔案數(shù)據(jù)顯得尤為重要。傳統(tǒng)檔案管理方式存在許多問題，如檔案信息分散、難以共享等。通過建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，能將高校各個部門的檔案數(shù)據(jù)整合到同一個平臺上，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理，不僅可以提高工作效率，還能避免重復錄入和信息冗余的問題。同時，在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案數(shù)據(jù)安全性和可靠性往往無法得到有效保障。而通過建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，能采用先進的技術手段對檔案數(shù)據(jù)進行加密，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。通過權限管理和審計機制，能有效控制檔案的訪問和使用，防止數(shù)據(jù)泄露和濫用。此外，高校檔案數(shù)據(jù)蘊含著豐富的信息資源，通過對這些數(shù)據(jù)進行分析和挖掘，可以為高校的管理決策提供有力的支持。利用大數(shù)據(jù)分析技術，可以對檔案數(shù)據(jù)進行深入挖掘，發(fā)現(xiàn)其中的規(guī)律和潛在關聯(lián)，從而為高校的決策提供科學依據(jù)。例如，可以通過對學生檔案數(shù)據(jù)的分析，了解學生的學習情況和發(fā)展趨勢，為教學改革和學生發(fā)展提供指導意見。

3.2" "構建嚴格的訪問控制機制，實施權限控制檔案數(shù)據(jù)訪問

隨著信息技術的快速發(fā)展和高校信息化建設的推進，高校檔案管理正面臨著巨大的挑戰(zhàn)和機遇。在數(shù)字時代，高校檔案管理需要更加高效地處理海量的檔案數(shù)據(jù)。為了提高檔案管理的效率和準確性，構建嚴格的訪問控制機制，實施權限控制成為重要的優(yōu)化措施。檔案數(shù)據(jù)作為高校的重要資源，必須得到嚴格的保護。通過建立訪問控制機制，可以限制未經(jīng)授權的人員對檔案數(shù)據(jù)的訪問，并確保只有授權人員才能夠獲取和修改檔案數(shù)據(jù)，就能有效防止檔案數(shù)據(jù)被惡意篡改或泄露，提高檔案數(shù)據(jù)的安全性。同時，高校檔案管理涉及多個部門和人員，每個人的權限和職責都不盡相同。因此，要根據(jù)不同的角色和職責劃分檔案數(shù)據(jù)的訪問權限，只有具備相應權限的人員才能夠查看相關檔案數(shù)據(jù)，確保檔案數(shù)據(jù)訪問的合理性和準確性。還要建立相應的審批機制，對于涉及敏感信息的檔案數(shù)據(jù)進行嚴格的審核和監(jiān)控，防止不當操作和濫用權限的情況發(fā)生。此外，要定期進行數(shù)據(jù)備份和恢復，以應對意外損失和災難事件。通過定期備份檔案數(shù)據(jù)，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的地方，可以有效防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。還要建立相應的恢復機制，以便在出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復檔案數(shù)據(jù)，保證檔案管理的連續(xù)性和完整性[5]。

3.3" "建立數(shù)據(jù)質量評估和監(jiān)控機制，定期檢查檔案數(shù)據(jù)質量

首先，建立數(shù)據(jù)質量評估和監(jiān)控機制。通過該機制，能全面評估檔案數(shù)據(jù)的準確性、完整性，評估方法包括數(shù)據(jù)抽樣、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)比對等。為了保證評估的有效性，要建立相應的指標體系，明確各項數(shù)據(jù)質量指標的權重和標準。其次，定期檢查檔案數(shù)據(jù)質量。根據(jù)實際情況，制定定期檢查的頻率，如每個學期、每年檢查一次等。在檢查過程中，要重點關注檔案數(shù)據(jù)的更新和完善情況，如學生個人信息、學習成績、獎勵懲罰記錄等，還要檢查檔案數(shù)據(jù)的一致性，確保各個部門之間的數(shù)據(jù)一致性和邏輯關聯(lián)性。

但在檔案數(shù)據(jù)質量評估過程中，要注重如下要點：①數(shù)據(jù)采集。確保數(shù)據(jù)采集的準確性和及時性?？梢圆捎米詣踊瘮?shù)據(jù)采集的方式，避免手工輸入引起的錯誤。②數(shù)據(jù)清洗。在進行數(shù)據(jù)質量評估之前，需要對數(shù)據(jù)進行清洗，去除重復、不完整和不準確的數(shù)據(jù)，以提高數(shù)據(jù)質量。③數(shù)據(jù)分析。通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析和挖掘技術，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)質量的問題和異常情況，并及時采取相應的糾正措施。④數(shù)據(jù)安全。加強檔案數(shù)據(jù)的安全保護，制定相應的數(shù)據(jù)安全管理政策和措施，防止數(shù)據(jù)泄露和濫用。總之，建立數(shù)據(jù)質量評估和監(jiān)控機制，并定期檢查檔案數(shù)據(jù)質量是優(yōu)化高校檔案管理的重要措施。通過這些措施，可以提高檔案管理的效率和質量，保障高校檔案數(shù)據(jù)的準確性和可信度。同時，為高校決策提供了可靠的數(shù)據(jù)支持，推動高校管理水平的不斷提升。

4" " "總 結

綜上所述，近年來，隨著大數(shù)據(jù)技術的不斷發(fā)展和應用，高校檔案管理也迎來新的變革機遇。本文對基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理創(chuàng)新實踐進行分析，并探討其在提升高校檔案管理效率、保障檔案安全性、促進教學科研發(fā)展等方面的重要作用。采取文中列舉的三點優(yōu)化措施，將讓我們的工作做得更好。

主要參考文獻

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［2］岳蓓. 大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化［J］. 中國新通信，2022，24（14）：37-39.

［3］溫明明. 大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作與服務模式的創(chuàng)新探索［J］. 蘭臺內外，2022（12）：57-59.

［4］李晶. 大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的優(yōu)化策略［J］. 蘭臺內外，2022（14）：10-12.

［5］張仁芬. 大數(shù)據(jù)時代地方高校檔案信息化管理的現(xiàn)實問題與推進策略探討［J］. 蘭臺內外，2021（16）：4-6.