財務信息化視角下的信息質(zhì)量管理探究

［DOI］10.3969/j. issn.1672-0407.2024.23.020

［摘 要］隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，近年來云計算、人工智能、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)在企業(yè)得到廣泛應用，財務信息化也在高速發(fā)展。在財務信息化建設(shè)過程中，幾乎所有工作都被轉(zhuǎn)移到線上進行處理，稍有不慎就可能發(fā)生信息質(zhì)量下降甚至產(chǎn)生錯誤數(shù)據(jù)的問題，給財務工作的正常開展帶來嚴重的負面影響。文章基于這一背景，對財務信息化視角下的信息質(zhì)量管理工作進行研究，認為在實施財務信息化建設(shè)背景下，企業(yè)對財務管理工作提出的要求也進一步提高。在實施財務信息化建設(shè)過程中，企業(yè)要充分關(guān)注信息質(zhì)量的要求，形成完善的管理措施，從而保障各類財務工作有序執(zhí)行，并防控信息質(zhì)量下降帶來的風險。

［關(guān)鍵詞］財務；信息化；信息質(zhì)量

［中圖分類號］F23 文獻標志碼：A

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，信息技術(shù)的應用已成為企業(yè)開展各項工作的關(guān)鍵。在信息化建設(shè)過程中，部分企業(yè)由于對信息質(zhì)量的重視不足，給管理流程發(fā)展帶來隱患，不利于最大限度優(yōu)化內(nèi)部管理。財務信息化建設(shè)對于財務工作有著一定意義，但如果企業(yè)忽視了對信息質(zhì)量的要求，將給自身帶來不利影響。因此，在財務信息化發(fā)展過程中，企業(yè)要充分關(guān)注信息質(zhì)量建設(shè)要求，形成對企業(yè)各項工作的充分控制，建立完善的工作體系，以此提高財務管理活動附加值，為各項工作的規(guī)范開展保駕護航。

1 相關(guān)概念

財務信息化下的財務風險管理，指的是在財務管理環(huán)節(jié)中通過信息技術(shù)處理各項操作流程，并通過對數(shù)據(jù)管理環(huán)節(jié)中各類要素進行監(jiān)控的方式，掌握影響信息質(zhì)量的風險點，采取恰當措施來防控影響數(shù)據(jù)質(zhì)量的問題。通過在財務信息化工作中落實信息質(zhì)量管理要求，有助于讓各類數(shù)據(jù)都符合標準，并有效規(guī)避企業(yè)控制管理環(huán)節(jié)中的財務風險，促進企業(yè)實現(xiàn)規(guī)范化管理的目標。

2 財務信息化視角下企業(yè)信息質(zhì)量管理存在的問題

第一，人員管理存在問題。財務信息化建設(shè)要提高財務信息質(zhì)量，充分關(guān)注人員管理要求。在對各級人員進行管理時，分析人員管理工作水平等方面要素，確保人員能力符合相應要求及工作標準，確保信息化建設(shè)過程中人員具備專業(yè)能力。但是，長期以來，部分企業(yè)人員并不了解信息化的相關(guān)建設(shè)要求，也無法主動優(yōu)化自身工作體系和管理流程。由于在管理環(huán)節(jié)忽視了各類工作的價值，沒有對人員形成完善的約束機制，可能由于人員能力無法適應財務信息化建設(shè)要求及人員能力低下等問題，給財務工作的正常開展帶來負面影響。

第二，信息系統(tǒng)運作環(huán)節(jié)存在風險。在財務信息化建設(shè)環(huán)節(jié)，信息系統(tǒng)運作過程中的風險防控要求對信息系統(tǒng)開展情況進行分析，之后形成具體的優(yōu)化整改措施。但是，部分企業(yè)對信息化的各項工作要求認識不到位，部分管理環(huán)節(jié)風險相對較多，在信息化環(huán)節(jié)沒有通過落實不相容職務相分離等措施防控隱患，無法做到對不同類別風險的分析與檢查。產(chǎn)生這一問題的主要原因是部分企業(yè)忽視了財務信息化下可能影響財務信息質(zhì)量的各類風險，對存在重大風險的風險點未形成合理的應對策略進行處理和整改，可能導致企業(yè)的風險不斷擴大，影響企業(yè)正常運營。

第三，各類信息數(shù)據(jù)質(zhì)量較低。企業(yè)在執(zhí)行業(yè)務流程管理環(huán)節(jié)，要重視信息質(zhì)量要求，關(guān)注業(yè)務流程運作全過程，包括對存貨管理、采購管理、銷售管理等方面的工作進行分析，結(jié)合可能影響各項工作的情況形成跟蹤機制。例如，在存貨管理環(huán)節(jié)中存在賬實不符、成本列支不準確的風險，在采購環(huán)節(jié)存在對各類數(shù)據(jù)分析不到位、采購成本失控的風險，在銷售環(huán)節(jié)存在對客戶的授信措施不合理、客戶無法及時償付款項的風險。

第四，數(shù)據(jù)質(zhì)量不符合要求。企業(yè)在日常工作環(huán)節(jié)，要對數(shù)據(jù)進行分析并建立科學的管理標準，做到對數(shù)據(jù)質(zhì)量的控制。但是，部分企業(yè)忽視了數(shù)據(jù)質(zhì)量管理要求，信息的傳遞、處理等各環(huán)節(jié)都存在一定不足，再加上企業(yè)未形成對管理環(huán)節(jié)中各項工作的監(jiān)督、約束機制，不利于最大限度保障企業(yè)各項信息的真實準確。當數(shù)據(jù)錯誤時，會使企業(yè)收到錯誤的信息，進而影響管理層的決策。

第五，內(nèi)部監(jiān)督缺位。企業(yè)實施內(nèi)部監(jiān)督，主要是要對內(nèi)部管理環(huán)節(jié)情況進行分析與監(jiān)控，針對問題形成整改方案。但是，部分企業(yè)不重視內(nèi)部監(jiān)督的要求，沒有定期對內(nèi)部管理活動的各項情況進行分析與監(jiān)督，在企業(yè)內(nèi)部管理中即便存在風險點也無法第一時間加以整改。

3 財務信息化視角下企業(yè)信息質(zhì)量管理的建議

3.1 改進人員管理

第一，讓全員認識到財務信息化的重要價值。在財務信息化建設(shè)背景下，為確保企業(yè)信息化體系的建設(shè)、運行全流程都能夠得到規(guī)范管理，企業(yè)各級人員要認識到財務信息化的價值，并主動配合管理環(huán)節(jié)，為財務風險防控提供支持。一方面，企業(yè)管理層作為各類活動的執(zhí)行者，在財務信息化時代下管理層要掌握各項工作要求。企業(yè)管理層要充分關(guān)注財務信息化的建設(shè)，投入人力、物力、財力對財務信息化運作過程進行分析，為管理活動提供相應的決策建議，為財務信息化工作的建設(shè)提供支持。另一方面，企業(yè)基層員工要認識到財務信息化的價值。通過對財務信息化工作流程形成準確掌握，站在企業(yè)整體視角分析各項工作問題，并具備專業(yè)工作能力及管理理念，確保財務信息化下的管理模式能夠適應企業(yè)發(fā)展的要求［1］。

第二，確保財務人員具備專業(yè)素養(yǎng)。財務人員作為財務信息化執(zhí)行的重要主體之一，不僅要了解基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)操作要求，還要了解與財務工作相關(guān)的方法和信息質(zhì)量管理標準。在日常工作環(huán)節(jié)由財務人員準確處理各項財務活動，確保財務信息質(zhì)量得到保障。為此，在財務信息化背景下，企業(yè)要聘請一批熟練信息系統(tǒng)操作的人員，并讓其了解工作流程建設(shè)要求與管理活動具體安排，能夠掌握與信息系統(tǒng)相關(guān)的各項管理活動要求，全方位提高財務人員的專業(yè)能力和工作素養(yǎng)。

第三，完善組織架構(gòu)。組織架構(gòu)是企業(yè)管理環(huán)節(jié)中對各類活動進行控制的基礎(chǔ)，在財務信息化建設(shè)背景下，財務崗位工作內(nèi)容發(fā)生轉(zhuǎn)變，財務信息化建設(shè)要充分滿足各崗位需要，針對各級人員制訂完善的分工策略，從而保障財務工作相關(guān)要求落實到具體崗位，形成全員配合、有序協(xié)調(diào)的工作模式。

3.2 防控信息系統(tǒng)的風險

第一，重視信息系統(tǒng)安全建設(shè)。在財務信息化工作中，如果信息系統(tǒng)在管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)風險，將給財務工作帶來負面影響。為規(guī)避管理環(huán)節(jié)中發(fā)生風險的可能性，企業(yè)要建立完善的工作模式對各級人員工作權(quán)責進行合理分析與約束，并以完善的系統(tǒng)形成對各類數(shù)據(jù)的安全管理。一方面，加強軟硬件建設(shè)。在系統(tǒng)管理環(huán)節(jié)中，通過建立完善的管理體系，提高系統(tǒng)運行規(guī)范性、安全性。企業(yè)要定期對系統(tǒng)進行殺毒操作，并對系統(tǒng)管理過程中各項工作進行監(jiān)督，分析系統(tǒng)管理中出現(xiàn)的風險點，及時執(zhí)行相應控制措施，讓企業(yè)能夠第一時間防控黑客入侵的問題。另一方面，建立登錄日志。在系統(tǒng)運作環(huán)節(jié)，為規(guī)避人員篡改數(shù)據(jù)等問題發(fā)生的可能性，通過建立登錄日志，要求人員按照規(guī)范操作步驟操作系統(tǒng)。對系統(tǒng)操作環(huán)節(jié)中人員的情況進行分析與監(jiān)督，確保人員嚴格落實系統(tǒng)運作要求，保障各類信息真實準確，以防控人員篡改數(shù)據(jù)等風險。

第二，規(guī)避系統(tǒng)操作不當帶來的風險。在系統(tǒng)操作環(huán)節(jié)中要規(guī)避人員隨意操作系統(tǒng)的問題。通過形成完善的追責機制對數(shù)據(jù)進行監(jiān)控，分析信息并以此防控風險。一方面，加強對系統(tǒng)操作人員的管理。企業(yè)操作系統(tǒng)的人員要掌握專業(yè)知識并具備良好的工作能力，能夠結(jié)合系統(tǒng)操作環(huán)節(jié)中可能存在的風險點執(zhí)行具體控制措施，同時具備良好的工作素養(yǎng)和管理意識，為企業(yè)規(guī)范系統(tǒng)運作全環(huán)節(jié)及提高各類工作合規(guī)性保駕護航［2］。另一方面，落實各崗位的工作要求。企業(yè)在管理環(huán)節(jié)中要根據(jù)各崗位實際特點，明確崗位職責及工作要求，確保人員能夠形成良好的工作氛圍，為企業(yè)規(guī)避風險提供支持。在各崗位的操作環(huán)節(jié)中，通過構(gòu)建相互監(jiān)督的機制，嚴格執(zhí)行對各類工作控制的標準，避免因人員工作權(quán)限不受嚴格制約而發(fā)生的風險。

3.3 優(yōu)化業(yè)務流程

第一，優(yōu)化存貨管理流程。在企業(yè)業(yè)務流程中，存貨數(shù)據(jù)信息不準確會導致信息錯誤，進而給企業(yè)帶來風險。為了提高企業(yè)存貨信息質(zhì)量，企業(yè)要重視存貨數(shù)據(jù)的管理。一方面，在信息系統(tǒng)中記錄存貨流轉(zhuǎn)情況。為確保存貨各類數(shù)據(jù)準確，企業(yè)要通過加強存貨管理，準確及時地登記與存貨相關(guān)的信息，了解與存貨相關(guān)的要求，確保各類信息真實、完整、準確，通過全方位記錄各類數(shù)據(jù)，為成本核算提供支持。例如，企業(yè)可以在生產(chǎn)流程中，在各車間指定專人在系統(tǒng)中錄入物料、半成品、產(chǎn)成品流轉(zhuǎn)情況并編制記工單，確保成本數(shù)據(jù)準確及時，避免數(shù)據(jù)在傳遞、處理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題而引發(fā)風險。另一方面，建立完善的盤點措施。為保障存貨信息質(zhì)量，在存貨管理環(huán)節(jié)企業(yè)要形成完善的盤點措施，對各類信息進行及時盤點及準確記錄，通過對存貨狀態(tài)定期開展分析和監(jiān)控，能夠及時發(fā)現(xiàn)管理環(huán)節(jié)中存在的問題。通過設(shè)置存貨管理流程，提高存貨管理質(zhì)量，保障企業(yè)準確掌握存貨信息。在具體的盤點環(huán)節(jié)要從信息系統(tǒng)中導出存貨記錄，包括名稱、數(shù)量等，之后按照類別、位置等對存貨進行盤點。若在盤點環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)賬實不符的問題，要查明原因并明確責任，及時調(diào)整系統(tǒng)記錄，確保系統(tǒng)中各類數(shù)據(jù)能夠準確完整。

第二，確保采購的各類數(shù)據(jù)準確。采購環(huán)節(jié)中的數(shù)據(jù)信息是否準確，在較大程度上決定了采購環(huán)節(jié)執(zhí)行效果的好壞。企業(yè)要充分關(guān)注采購信息控制要求，提高采購信息的準確性，保障企業(yè)能夠掌握與存貨相關(guān)的信息，了解各工作環(huán)節(jié)開展情況，確保采購流程得到記錄、控制。首先，優(yōu)化供應商管理體系。在供應商管理環(huán)節(jié)要加強對供應商數(shù)據(jù)的管理，以確保供應商的信息得到及時準確的維護，避免供應商選擇不當產(chǎn)生的風險。企業(yè)要定期分析各類供應商的情況，做到對供應商數(shù)據(jù)的監(jiān)督、維護。通過對供應商信息進行檢查及動態(tài)更新的方式，掌握供應商數(shù)據(jù)庫中的信息，確保供應商符合要求后再實施采購。其次，保證價格信息準確。企業(yè)在采購環(huán)節(jié)會提前開展一系列數(shù)據(jù)維護工作，為確保企業(yè)能夠準確掌握價格信息，根據(jù)價格信息形成具體的采購方案，要建立對材料信息的更新機制，定期收集材料價格波動情況，確保企業(yè)能夠了解與材料相關(guān)的信息，幫助企業(yè)科學制訂材料采購方案。在這一過程中企業(yè)要安排專人對采購的材料數(shù)據(jù)進行更新及維護。最后，以預算實現(xiàn)對采購流程的控制。為確保采購環(huán)節(jié)信息準確，企業(yè)要嚴格按照預期要求實施采購，形成以預算控制采購流程的模式，所有采購活動在執(zhí)行之前都要經(jīng)過審批，并分析是否在預算范圍內(nèi)。只有在預算范圍內(nèi)的事項才能夠執(zhí)行采購，以此提高采購環(huán)節(jié)的科學性。

第三，優(yōu)化銷售流程。一方面，重視客戶信息管理。在銷售環(huán)節(jié)中企業(yè)是否形成對客戶信息的科學管理機制，在較大程度上決定了企業(yè)能否合理執(zhí)行賒銷。企業(yè)要科學管理客戶信息，并第一時間更新到系統(tǒng)中，幫助企業(yè)執(zhí)行合理的授信方案。在對客戶信息進行更新的基礎(chǔ)上，還要對客戶信息進行評價，根據(jù)客戶狀態(tài)執(zhí)行具體的營銷策略。另一方面，利用信息系統(tǒng)準確記錄合同信息。企業(yè)要將合同的內(nèi)容錄入信息系統(tǒng)中，并由系統(tǒng)自動監(jiān)控合同執(zhí)行情況，以確保后續(xù)的跟進和管理。

3.4 重視數(shù)據(jù)質(zhì)量

第一，明確數(shù)據(jù)管理工作的要求。在信息化環(huán)境下，企業(yè)的數(shù)據(jù)管理質(zhì)量在較大程度上決定了企業(yè)的管理水平。企業(yè)要強調(diào)信息系統(tǒng)管理模式下各級人員具體的工作標準。若人員在工作中對數(shù)據(jù)質(zhì)量重視不足，產(chǎn)生錯誤數(shù)據(jù)等問題，就可能給系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)帶來負面影響。企業(yè)要將數(shù)據(jù)管理要求細化分解到具體的人員，明確各級人員對數(shù)據(jù)的控制標準，讓人員掌握與數(shù)據(jù)管理工作相關(guān)的各類活動要求，并主動規(guī)范數(shù)據(jù)管理體系，提高企業(yè)數(shù)據(jù)信息的準確性及各項活動的科學性［3］。同時，企業(yè)在數(shù)據(jù)管理環(huán)節(jié)要將管理任務落實到具體崗位，確保數(shù)據(jù)的準確性、真實性。企業(yè)要站在數(shù)據(jù)需求者的視角分析各類信息質(zhì)量的要求，包括分析信息是否符合業(yè)務規(guī)則、是否被及時處理等，并在考核環(huán)節(jié)中針對發(fā)現(xiàn)的問題形成具體的修改及控制策略，以確保工作中的各類問題能夠得到及時解決。

第二，形成標準的數(shù)據(jù)管理體系。企業(yè)在數(shù)據(jù)管理環(huán)節(jié)，要對各類活動狀態(tài)進行整體性分析與控制，并關(guān)注管理流程中的風險點，按照預設(shè)的標準實施數(shù)據(jù)管理活動，確保企業(yè)各類數(shù)據(jù)得到規(guī)范管理，為企業(yè)優(yōu)化自身的工作流程保駕護航。

3.5 實施內(nèi)部監(jiān)督

第一，健全審計系統(tǒng)。在信息化建設(shè)背景下，企業(yè)各類工作都依靠系統(tǒng)執(zhí)行。在實施內(nèi)部審計環(huán)節(jié)，為確保企業(yè)信息質(zhì)量符合要求，要建立完善的審計系統(tǒng)對企業(yè)財務工作全流程進行覆蓋式監(jiān)督，檢查和分析管理環(huán)節(jié)可能存在的風險，找到可能引發(fā)風險的問題并予以解決。在此過程中，企業(yè)要充分關(guān)注信息系統(tǒng)建設(shè)的要求，借助信息系統(tǒng)的對比、分析功能，幫助企業(yè)開展自動化內(nèi)部審計，并通過對信息進行分析了解各環(huán)節(jié)的風險情況，形成具體的風險應對策略，以保障企業(yè)風險管理更加科學。例如，在對企業(yè)可能面臨的風險進行分析時，要結(jié)合企業(yè)審計工作要求強化工作流程建設(shè)。對審計環(huán)節(jié)中可能存在風險的環(huán)節(jié)進行檢查，幫助企業(yè)提高風險管理水平。

第二，全方位關(guān)注對業(yè)務流程的監(jiān)督。企業(yè)在內(nèi)部監(jiān)督環(huán)節(jié)要關(guān)注對業(yè)務流程的監(jiān)督，做到對各管理環(huán)節(jié)的覆蓋式管理。在完成審計之后，對發(fā)現(xiàn)的問題落實整改機制。例如，對存在的問題，企業(yè)采用因素分析法進一步分析問題成因，在對各類問題進行全面關(guān)注的基礎(chǔ)上對存在的風險點形成相應管理報告，幫助企業(yè)管理者了解自身在工作中所存在的問題，以主動優(yōu)化工作流程。

4 結(jié)語

本文圍繞財務信息化視角下的企業(yè)信息質(zhì)量管理展開論述，認為在財務信息化時代下對各類信息的要求進一步提高，開展財務信息化建設(shè)時，要規(guī)范企業(yè)管理流程，防控管理活動中的風險。未來其他企業(yè)在實施財務信息化建設(shè)的過程中，要進一步認識到管理環(huán)節(jié)面臨的新要求，結(jié)合企業(yè)工作實際不斷完善財務管理體系，促進企業(yè)更加適應時代發(fā)展的步伐。

參考文獻

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［3］武建華. 企業(yè)財務信息化建設(shè)的探索［J］. 財務與會計，2021（24）：70-71.

［作者簡介］康衛(wèi)娜，女，吉林公主嶺人，常州中瑞會計師事務所有限公司，中級會計師，本科，研究方向：財務管理。