項目全過程管理在提高企業(yè)項目執(zhí)行效率中的應(yīng)用研究

［摘 要］隨著企業(yè)管理要求的提高和項目復(fù)雜性的增強，項目全過程管理逐漸成為提高項目執(zhí)行效率的關(guān)鍵策略。本研究通過分析項目全過程管理的核心概念及其在企業(yè)項目全過程管理中的應(yīng)用，探討了該方法在提高項目執(zhí)行效率方面的具體貢獻(xiàn)。研究結(jié)果表明，項目全過程管理能夠通過提高項目規(guī)劃和控制的精確度、提高團(tuán)隊協(xié)作和溝通效率以及強化風(fēng)險管理和質(zhì)量控制，顯著提高企業(yè)項目的執(zhí)行效率。此外，本文還探討了項目全過程管理實施的現(xiàn)狀、面臨的挑戰(zhàn)和有效的策略，提出了實施項目全過程管理的具體建議。

［關(guān)鍵詞］項目全過程管理；項目執(zhí)行效率；風(fēng)險管理

［中圖分類號］F27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

項目全過程管理不是僅僅關(guān)注項目的單一階段，而是覆蓋項目生命周期的每一個環(huán)節(jié)，從需求收集到項目結(jié)束，每個階段都進(jìn)行精細(xì)管理。這種管理方式能夠顯著提高項目規(guī)劃和控制的精確度，加強團(tuán)隊協(xié)作和溝通，強化風(fēng)險管理和質(zhì)量控制。實踐證明，通過項目全過程管理，企業(yè)能夠更好地控制成本，縮短項目周期，提高項目質(zhì)量，從而實現(xiàn)整體業(yè)務(wù)的優(yōu)化和效率提高。

1 項目全過程管理概念

項目全過程管理涵蓋了從需求提出到項目結(jié)束的所有階段，通過對每個關(guān)鍵節(jié)點的嚴(yán)格管理，確保項目高效完成。需求階段包括需求問題提報和需求項目入庫。前期階段涉及ERP建項、招投標(biāo)和合同簽訂、物資管理階段涵蓋采購計劃申報、項目采購、合同簽訂和物資到貨；實施管理階段包括現(xiàn)場開工、項目變更、財務(wù)入賬、竣工投運、廢舊物資處置和保險業(yè)務(wù)管理。接著是結(jié)決算管理的項目結(jié)算和決算轉(zhuǎn)資，歸檔關(guān)閉管理的項目歸檔和項目關(guān)閉。最后是評價管理的過程評價和效益評價，以及考核管理。

項目全過程管理的關(guān)鍵要素包括但不限于項目范圍管理、時間管理、成本管理、質(zhì)量管理、資源管理、溝通管理、風(fēng)險管理和采購管理。這些要素在項目的每個階段都需要得到有效的規(guī)劃和控制。首先，在項目啟動階段，通過明確項目目標(biāo)和范圍，為后續(xù)工作奠定基礎(chǔ)。其次，在規(guī)劃階段，制訂詳細(xì)的項目計劃，包括進(jìn)度表、預(yù)算和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在執(zhí)行和監(jiān)控階段，持續(xù)跟蹤項目進(jìn)展，及時解決出現(xiàn)的問題，確保項目按計劃進(jìn)行。最后，在收尾階段，進(jìn)行項目驗收和評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為未來項目提供參考。

2 項目全過程管理在提高企業(yè)項目執(zhí)行效率中的應(yīng)用重要性

2.1 提高項目規(guī)劃和控制的精確度

項目全過程管理通過在項目生命周期的每個階段進(jìn)行系統(tǒng)化管理和控制，顯著提高了項目規(guī)劃和控制的精確度。在項目啟動階段，項目全過程管理要求明確項目的目標(biāo)、范圍和可交付成果，這為后續(xù)的工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。在此階段，項目經(jīng)理需要與各相關(guān)方進(jìn)行深入溝通，確保所有人的期望和要求都得到充分理解和記錄［1］。這種詳細(xì)的前期規(guī)劃能夠避免后期由需求不明確導(dǎo)致的項目變更和資源浪費。

在規(guī)劃階段，項目全過程管理強調(diào)制訂詳細(xì)的項目計劃編制，包括進(jìn)度計劃、成本預(yù)算和資源分配。通過使用項目全過程管理軟件和工具，可以制訂精確的進(jìn)度表和預(yù)算計劃，并進(jìn)行模擬和預(yù)測，以確保項目在時間和成本上都能得到有效控制。此外，風(fēng)險管理也是規(guī)劃階段的重要內(nèi)容之一，通過識別潛在風(fēng)險并制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，可以在項目執(zhí)行過程中減少不確定性和突發(fā)事件對項目的影響。

在項目執(zhí)行和監(jiān)控階段，項目全過程管理強調(diào)持續(xù)的監(jiān)控和控制，確保項目按計劃推進(jìn)。項目經(jīng)理需要定期召開項目會議，檢查項目進(jìn)展情況，并對比實際進(jìn)展與計劃之間的差異，及時采取糾正措施。這種精確的控制機制能夠有效避免項目延期和成本超支，同時保證項目質(zhì)量符合預(yù)期要求。

2.2 提高團(tuán)隊協(xié)作和溝通效率

項目全過程管理在項目執(zhí)行過程中，通過建立有效的溝通機制和協(xié)作平臺，顯著提高了團(tuán)隊協(xié)作和溝通效率［2］。在現(xiàn)代企業(yè)項目中，項目團(tuán)隊通常由來自不同部門和領(lǐng)域的成員組成，他們的專業(yè)背景和工作習(xí)慣各不相同。項目全過程管理通過建立清晰的溝通渠道和信息共享機制，能夠使團(tuán)隊成員高效地協(xié)作和交流，避免信息孤島和溝通障礙。

在項目執(zhí)行過程中，項目經(jīng)理需要確保團(tuán)隊成員之間的溝通暢通無阻。通過建立跨部門的協(xié)作機制，可以在團(tuán)隊成員遇到問題時迅速找到合適的解決方案。此外，項目全過程管理還注重團(tuán)隊建設(shè)和成員激勵，通過定期的團(tuán)隊活動和績效評估，增強團(tuán)隊凝聚力和成員的工作積極性。在項目監(jiān)控和收尾階段，項目經(jīng)理需要對項目的溝通和協(xié)作進(jìn)行總結(jié)和評估，識別溝通中存在的問題，并提出改進(jìn)建議［3］。

3 項目全過程管理在企業(yè)中的應(yīng)用現(xiàn)狀及效果

3.1 項目全過程管理在企業(yè)中的應(yīng)用現(xiàn)狀

3.1.1 需求階段的全面規(guī)范化管理

項目全過程管理在需求階段體現(xiàn)出全面的規(guī)范化管理。需求管理包括需求問題提報和需求項目入庫兩個關(guān)鍵節(jié)點。通過日常巡檢、狀態(tài)評價和客戶投訴處理等途徑，基層一線能夠及時提報問題，這些需求在經(jīng)過專業(yè)審核后形成具體的項目需求提報［4］。此過程確保了項目需求的及時發(fā)現(xiàn)和準(zhǔn)確記錄，并使需求項目能夠迅速進(jìn)入項目庫進(jìn)行進(jìn)一步評估和規(guī)劃。通過這一機制，企業(yè)在需求管理上實現(xiàn)了從基層問題發(fā)現(xiàn)到項目需求正式確認(rèn)的全流程管理，為后續(xù)階段奠定了堅實的基礎(chǔ)。

在需求階段，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)小組和相關(guān)部門共同負(fù)責(zé)監(jiān)督和審核，確保每一個需求都得到充分的重視和專業(yè)的評估。這種分工協(xié)作的機制不僅提高了需求管理的效率，還增強了需求管理的可靠性，保障了需求管理的科學(xué)性和規(guī)范性［5］。

3.1.2 物資管理的高效流轉(zhuǎn)和控制

在企業(yè)的項目全過程管理中，物資管理階段包括采購計劃申報、項目采購、合同簽訂、物資到貨、物資入賬和廢舊處置等多個關(guān)鍵節(jié)點。在項目建成后，物資的流轉(zhuǎn)直至項目結(jié)算前的廢舊物資移交，企業(yè)通過細(xì)化每一個節(jié)點的管理，確保物資管理的高效和透明。

物資管理的關(guān)鍵在于對物資到貨時間和物資入庫流程的嚴(yán)格控制。通過制訂詳細(xì)的采購計劃和合同交貨期，結(jié)合供應(yīng)商的排產(chǎn)期和項目進(jìn)度，企業(yè)能夠準(zhǔn)確確定物資到庫的時間，并確保物資到貨后的交接和驗收過程符合規(guī)定。物資管理系統(tǒng)的信息化應(yīng)用，使物資入賬流程更加便捷和規(guī)范，保障了物資管理的高效性。此外，在廢舊物資處置環(huán)節(jié)，企業(yè)通過規(guī)范的退役及廢舊物資移交程序，確保廢舊物資處理的合規(guī)和環(huán)保，減少浪費，優(yōu)化資源利用。

3.1.3 實施管理的全程跟蹤和動態(tài)調(diào)整

在實施管理階段，企業(yè)注重對項目從開工到竣工全過程的跟蹤和動態(tài)調(diào)整。實施管理包括現(xiàn)場開工、項目變更、保險管理、財務(wù)入賬和竣工投運等關(guān)鍵節(jié)點。通過實時監(jiān)控項目的進(jìn)度和現(xiàn)場施工情況，企業(yè)能夠及時發(fā)現(xiàn)和解決項目實施中的問題，確保項目按計劃推進(jìn)。

企業(yè)建立了詳細(xì)的里程碑計劃和進(jìn)度監(jiān)控機制，確保項目開工和竣工時間與計劃一致。在項目變更管理方面，通過規(guī)范的變更流程和審批機制，企業(yè)能夠有效控制項目變更的范圍和影響，提高變更過程的透明度。財務(wù)入賬管理能確保資金支付和成本核算的及時和準(zhǔn)確，通過項目平臺對財務(wù)入賬、資金支付等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控和預(yù)警，這種集成的財務(wù)監(jiān)控系統(tǒng)允許即時更新和報告，確保所有的財務(wù)活動如支付、成本核算和預(yù)算控制都符合企業(yè)規(guī)定的財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和合規(guī)要求。通過實時數(shù)據(jù)的獲取和分析，管理層能夠快速識別任何財務(wù)偏差或不規(guī)則行為，并采取必要措施進(jìn)行調(diào)整或糾正，以防止?jié)撛诘呢攧?wù)風(fēng)險。通過全程跟蹤和動態(tài)調(diào)整，企業(yè)在項目實施管理階段實現(xiàn)了高效的進(jìn)度控制和質(zhì)量管理，不僅提高了項目執(zhí)行的效率和效果，還為公司的高質(zhì)量發(fā)展提供了有力保障。

3.2 項目全過程管理可以提高企業(yè)項目執(zhí)行效率

3.2.1 整合與優(yōu)化項目全過程管理流程

項目全過程管理通過整合與優(yōu)化現(xiàn)有流程，顯著提升了項目執(zhí)行的效率和效果。自引入成本項目里程碑計劃后，A公司在2022年實施了一系列關(guān)鍵節(jié)點的時間管理和資源調(diào)配策略，確保了項目全過程管理的高效運行。相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，2022年第三季度，A公司項目執(zhí)行進(jìn)度達(dá)到了61.09%，較2021年同期提高了49.1%，反映了流程整合帶來的顯著成效。這一改善歸功于財務(wù)部與業(yè)務(wù)部門的緊密合作，以及里程碑計劃表的引入，這不僅提高了資金使用效率，還降低了由于結(jié)算集中帶來的經(jīng)營風(fēng)險。此外，里程碑計劃表的實施確保了各關(guān)鍵節(jié)點的嚴(yán)格監(jiān)控與按時完成。項目負(fù)責(zé)人定期通過更新的計劃表，匯報項目實施的各階段完成情況，確保部門領(lǐng)導(dǎo)能夠及時獲得項目關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)督信息，如招標(biāo)過程、合同簽訂和物資接收情況。同時，財務(wù)部門依據(jù)這些數(shù)據(jù)檢查和監(jiān)控項目執(zhí)行與成本進(jìn)度的一致性，并探究其滯后的原因，具體到特定環(huán)節(jié)和責(zé)任人。這種雙向的交流機制不僅為管理層和財務(wù)部提供了操作杠桿和分析基礎(chǔ)，還促進(jìn)了企業(yè)財務(wù)與項目管理的深度融合。

3.2.2 項目全過程管理數(shù)字化成效顯著

企業(yè)在項目全程管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型中取得了顯著成效。例如，B公司通過采用“石墨文檔+RPA”等數(shù)字化工具，不僅簡化了管理流程，還提升了工具的用戶體驗。通過設(shè)定系統(tǒng)在截止日期前一周自動發(fā)送兩次提醒短信，確保關(guān)鍵節(jié)點及時完成并得到反饋，有效避免了項目延期和資源浪費。此外，系統(tǒng)通過對責(zé)任人、業(yè)務(wù)和財務(wù)主管及高層領(lǐng)導(dǎo)實行三級授權(quán)，實時共享項目的完成數(shù)據(jù)和監(jiān)控進(jìn)度，增強了項目全程管理的動態(tài)調(diào)整能力。這種實時數(shù)據(jù)反饋和共享顯著提高了管理的透明度和可追蹤性，使項目進(jìn)度可視化，便于及時進(jìn)行調(diào)整和決策，從而提高項目管理的整體質(zhì)量。到2023年第三季度，項目的執(zhí)行進(jìn)度達(dá)到了77.24%，與2022年同期相比增長了26.44%。這一顯著的進(jìn)展驗證了數(shù)字化工具在提高項目執(zhí)行效率方面的關(guān)鍵作用。此外，業(yè)財融合策略的深化實施，確保了從年初計劃制訂到年終執(zhí)行的全過程協(xié)同，進(jìn)一步強化了項目負(fù)責(zé)人的責(zé)任感和主動性。

4 項目全過程管理在提高企業(yè)項目執(zhí)行效率中的應(yīng)用對策

4.1 強化數(shù)據(jù)驅(qū)動的決策支持系統(tǒng)

為提高企業(yè)項目執(zhí)行效率，企業(yè)應(yīng)強化數(shù)據(jù)驅(qū)動的決策支持系統(tǒng)，通過集成項目數(shù)據(jù)分析和實時監(jiān)控功能，提高管理的透明度和響應(yīng)速度［6］。該系統(tǒng)應(yīng)包括關(guān)鍵性能指標(biāo)（KPIs）監(jiān)控、項目進(jìn)度跟蹤、資源利用率分析及成本控制分析。

第一，系統(tǒng)需要收集和整理來自各項目階段的數(shù)據(jù)，如進(jìn)度更新、資源消耗、預(yù)算使用和變更請求等。通過數(shù)據(jù)共享平臺和可視化工具，將關(guān)鍵數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為直觀的圖表和報告，使項目團(tuán)隊能夠迅速把握當(dāng)前進(jìn)展與目標(biāo)之間的差距。同時，利用預(yù)測分析工具根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和趨勢進(jìn)行項目未來性能的預(yù)測，這使得管理層能夠具有前瞻性地識別風(fēng)險并調(diào)整策

略［7］。第二，決策支持系統(tǒng)應(yīng)包括一個通知和警報模塊，當(dāng)項目關(guān)鍵指標(biāo)偏離既定目標(biāo)時，系統(tǒng)會自動觸發(fā)警報并通知相關(guān)人員。這一功能不僅減輕了人為監(jiān)控的壓力，還確保了問題可以在變成危機之前得到及時響應(yīng)。

4.2 培養(yǎng)員工項目全過程管理能力

在提高企業(yè)項目執(zhí)行效率的過程中，人力資源的作用至關(guān)重要，企業(yè)應(yīng)培養(yǎng)員工的項目全過程管理能力，確保每位項目團(tuán)隊成員都具備必要的技能和知識來支持項目的開展。這不僅包括傳統(tǒng)的項目全過程管理技能，如進(jìn)度規(guī)劃和資源分配，也包括領(lǐng)導(dǎo)力、決策能力、溝通技巧及變革管理等。第一，企業(yè)應(yīng)建立綜合的培訓(xùn)體系，提高員工的項目全過程管理能力。在線平臺可以提供自學(xué)材料和模擬項目全過程管理場景的工具，讓員工在非正式環(huán)境中學(xué)習(xí)和實踐。面對面的研討會則側(cè)重于解決實際問題和提高團(tuán)隊協(xié)作能力。第二，除了提供培訓(xùn)，企業(yè)還應(yīng)通過激勵機制來促進(jìn)員工項目全過程管理能力的提高。這不僅能激發(fā)員工的積極性，也能形成積極向上的工作氛圍，推動公司整體項目全過程管理水平的提升。

4.3 實施靈活的項目全過程管理方法和工具

為進(jìn)一步提高項目執(zhí)行效率，企業(yè)應(yīng)考慮實施更為靈活的項目全過程管理方法和工具，特別是在適應(yīng)快速變化的市場和技術(shù)環(huán)境中。靈活性是現(xiàn)代項目全過程管理的關(guān)鍵，能夠使企業(yè)更加敏捷地響應(yīng)內(nèi)外部變化，優(yōu)化項目成果。第一，企業(yè)可以引入敏捷項目全過程管理方法，如Scrum或Kanban，這些方法強調(diào)迭代進(jìn)展和持續(xù)改進(jìn)，適合那些需求變化頻繁或開發(fā)周期短的項目。通過敏捷項目全過程管理方法，項目團(tuán)隊能夠快速適應(yīng)變化，及時調(diào)整項目計劃和策略，從而避免在快速變化的環(huán)境中繼續(xù)按照原計劃行事帶來的風(fēng)險和成本。敏捷項目全過程管理也鼓勵團(tuán)隊協(xié)作和自我組織，這可以提高團(tuán)隊成員的參與度和動力，從而提高項目執(zhí)行效率。第二，企業(yè)應(yīng)投資先進(jìn)的項目全過程管理軟件，這些軟件能夠支持敏捷和傳統(tǒng)的項目全過程管理方法，并提供實時的數(shù)據(jù)分析和可視化功能。這些工具可以幫助項目經(jīng)理更有效地監(jiān)控項目狀態(tài)，分配資源，追蹤成本和進(jìn)度，以及預(yù)測項目成果。保障信息的透明度和項目的連續(xù)性。

5 結(jié)語

項目全過程管理的有效實施依賴企業(yè)內(nèi)部文化的支持、管理層的重視、員工的技能提升以及適用的技術(shù)工具。企業(yè)需要構(gòu)建一個數(shù)據(jù)驅(qū)動的決策支持系統(tǒng)，不斷培養(yǎng)員工的項目全過程管理能力，采用靈活的管理工具，并加強風(fēng)險及質(zhì)量控制，以確保項目全過程管理的成功實施和持續(xù)改進(jìn)。最后，項目全過程管理的核心在于其全面性和持續(xù)性。通過不斷優(yōu)化和調(diào)整管理策略，以適應(yīng)項目和市場的變化，企業(yè)可以確保在激烈的競爭中保持領(lǐng)先優(yōu)勢。

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［作者簡介］周萍，女，湖南湘潭人，國網(wǎng)湖南省電力有限公司長沙縣供電分公司，高級會計師，碩士，研究方向：財務(wù)管理與內(nèi)部控制。