應(yīng)急保障單位檔案管理工作的思路創(chuàng)新與實踐

摘 要：文章探討了應(yīng)急保障單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路和實踐方法。文章分析了檔案管理對增強(qiáng)社會應(yīng)急意識、加快應(yīng)急速度和控制成本的重要性，提出了觀念、制度和技術(shù)三個方面的創(chuàng)新思路，并探討了信息化系統(tǒng)建設(shè)、人員培訓(xùn)和融入黨建工作等具體實踐措施。研究表明，創(chuàng)新檔案管理理念和方法，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理體系，對提升應(yīng)急保障單位的工作效能具有重要意義。

關(guān)鍵詞：應(yīng)急保障；檔案管理；創(chuàng)新思路；實踐措施

隨著社會的發(fā)展，各類突發(fā)事件和自然災(zāi)害頻發(fā)，應(yīng)急保障工作日益重要。作為應(yīng)急保障工作的基礎(chǔ)，檔案管理直接關(guān)系到應(yīng)急方案的制定和實施效果。然而，當(dāng)前一些應(yīng)急保障單位檔案管理工作仍存在觀念落后、制度不完善和技術(shù)手段滯后等問題，嚴(yán)重制約了應(yīng)急保障能力的提高。因此，探索應(yīng)急保障單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路與實踐，對于提高應(yīng)急管理水平和保障公共安全具有重要意義。本文在分析應(yīng)急保障單位檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，提出了創(chuàng)新思路，并探討了新時代背景下的具體實踐措施，以期為相關(guān)工作提供參考。

一、應(yīng)急保障單位檔案管理工作的重要性分析

1.提高檔案利用率，增強(qiáng)社會應(yīng)急意識

應(yīng)急保障單位檔案管理工作的有效開展，可以顯著提高檔案利用率，增強(qiáng)全社會的應(yīng)急意識。通過對歷史上發(fā)生的各類突發(fā)事件和自然災(zāi)害相關(guān)檔案展開系統(tǒng)整理和分析，可以揭示其發(fā)生規(guī)律和特點，為制定針對性的防范措施提供依據(jù)?；谶@些發(fā)現(xiàn)，政府部門可以在特定時期積極開展防災(zāi)減災(zāi)宣傳和演練，極大增強(qiáng)居民的防災(zāi)意識和自救能力。同時，通過多種渠道向社會公眾開放檔案查閱服務(wù)，如舉辦檔案展覽、編寫科普讀物等，讓更多人了解突發(fā)事件的危害性和應(yīng)對方法，從而形成全民防災(zāi)減災(zāi)的良好氛圍。此外，檔案管理工作還能為應(yīng)急管理部門提供決策參考，通過分析歷史案例，總結(jié)出不同類型突發(fā)事件的應(yīng)對經(jīng)驗和教訓(xùn)，為制定更加科學(xué)和合理的應(yīng)急預(yù)案奠定基礎(chǔ)。

2.加快應(yīng)急保障單位的應(yīng)急速度

高效的檔案管理工作能夠顯著加快應(yīng)急保障單位的應(yīng)急速度。在突發(fā)事件發(fā)生時，快速、準(zhǔn)確地調(diào)取相關(guān)檔案資料是制定應(yīng)急方案的關(guān)鍵。信息化檔案管理系統(tǒng)可以迅速調(diào)取各種關(guān)鍵信息，為應(yīng)急部門制定策略提供精準(zhǔn)指引，有效控制突發(fā)事件的影響范圍。此外，完善的檔案管理還能為應(yīng)急演練提供支持，通過對歷史案例的分析復(fù)盤，模擬各種可能發(fā)生的突發(fā)情況，提高應(yīng)急人員的實戰(zhàn)能力。同時，檔案管理工作還能夠促進(jìn)各部門間的信息共享和協(xié)同配合。統(tǒng)一的應(yīng)急管理檔案平臺可以實現(xiàn)多個部門的信息互通，在處置突發(fā)事件時能夠快速整合各方資源，大幅提高應(yīng)急響應(yīng)效率。

3.實現(xiàn)檔案形成應(yīng)急方案成本控制

科學(xué)的檔案管理工作對于應(yīng)急保障單位實現(xiàn)成本控制具有重要作用。通過對歷史檔案的系統(tǒng)分析，可以識別應(yīng)急工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和薄弱點，有針對性地開展資源配置，避免盲目投入造成的浪費?；跉v史數(shù)據(jù)的分析，可以調(diào)整應(yīng)急物資儲備結(jié)構(gòu)，既提高應(yīng)急保障能力，又節(jié)省儲備成本。同時，完善的檔案管理還能為應(yīng)急保障單位的預(yù)算編制提供依據(jù)。通過分析歷史數(shù)據(jù)，可以更準(zhǔn)確地預(yù)測各類突發(fā)事件的發(fā)生頻率和所需資源，從而制定更加科學(xué)和合理的預(yù)算方案。此外，檔案管理工作還能幫助應(yīng)急保障單位總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化工作流程，提高資源利用效率。通過對歷年應(yīng)急工作檔案的分析，可以發(fā)現(xiàn)資源使用中的問題，改進(jìn)管理方式，延長物資使用壽命，降低采購成本。

二、應(yīng)急保障單位檔案管理工作創(chuàng)新思路

1.觀念創(chuàng)新

應(yīng)急保障單位檔案管理工作的觀念創(chuàng)新是驅(qū)動整體工作優(yōu)化升級的核心要素。在傳統(tǒng)觀念框架下，檔案管理常被視作一項被動、靜態(tài)的任務(wù)，其核心聚焦于文件的整理與存儲。然而，在現(xiàn)代應(yīng)急管理體系的構(gòu)建與完善中，檔案管理正逐步轉(zhuǎn)型為一項主動、動態(tài)的活動?！扒爸檬健睓n案管理理念的引入，是這一轉(zhuǎn)型的重要標(biāo)志，它要求檔案管理工作在應(yīng)急管理流程中提前布局、深度融入。具體而言，該理念倡導(dǎo)在應(yīng)急預(yù)案的規(guī)劃與編制階段，就應(yīng)吸納檔案管理專業(yè)人員的深度參與，確保預(yù)案編制過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和修訂建議等重要信息能夠得到即時捕捉、全面記錄與妥善歸檔。這一舉措旨在為后續(xù)預(yù)案的持續(xù)迭代與優(yōu)化奠定堅實的信息基礎(chǔ)，進(jìn)而提高應(yīng)急管理體系的響應(yīng)速度、提高決策效率并優(yōu)化整體運行效能。此外，還應(yīng)通過構(gòu)建“應(yīng)急大數(shù)據(jù)中心”，實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、電子文檔與實時采集數(shù)據(jù)的深度融合，構(gòu)建一個內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)多元的數(shù)據(jù)資源體系，為應(yīng)急決策提供堅實的數(shù)據(jù)支撐。

2.制度創(chuàng)新

制度創(chuàng)新是保障應(yīng)急檔案管理工作規(guī)范化和科學(xué)化的重要手段。首先，應(yīng)建立健全檔案收集制度。制定“全程收集、實時歸檔”的工作制度，要求在應(yīng)急事件發(fā)生、處置和總結(jié)的全過程中，同步開展檔案收集工作，確保收集到完整、連續(xù)的檔案資料，為今后類似事件的應(yīng)對提供全面的參考；其次，應(yīng)健全檔案管理責(zé)任制。實行“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的原則，將檔案管理責(zé)任具體落實到每個部門和個人，并將檔案管理工作納入年度考核體系，極大地提高各部門對檔案工作的重視程度；再次，應(yīng)完善檔案利用制度。建立“檔案共享平臺”，在保障信息安全的前提下，實現(xiàn)應(yīng)急相關(guān)部門之間的檔案資源共享，大幅提高檔案利用效率；最后，還應(yīng)建立檔案安全保密制度。制定嚴(yán)格的檔案分級管理制度，對不同密級的檔案采取不同的保管和采取措施，確保檔案信息的安全。這些制度創(chuàng)新措施可以從根本上規(guī)范檔案管理工作，提高工作效率和質(zhì)量。

3.技術(shù)創(chuàng)新

技術(shù)創(chuàng)新是推動應(yīng)急保障單位檔案管理工作現(xiàn)代化的關(guān)鍵動力。

第一，應(yīng)大力推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。通過引入高速掃描儀和智能識別技術(shù)，將大量紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，并建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速檢索和調(diào)用。

第二，應(yīng)積極運用大數(shù)據(jù)技術(shù)。構(gòu)建“應(yīng)急管理大數(shù)據(jù)平臺”，將檔案數(shù)據(jù)與氣象、地理、人口等多源數(shù)據(jù)展開融合分析，為風(fēng)險評估和決策支持提供有力支撐。再次，應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)保障檔案的真實性和可追溯性。將區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用于重要檔案的管理中，有效防止檔案被篡改或丟失。

第三，應(yīng)探索人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。開發(fā)基于自然語言處理的智能檢索系統(tǒng)，大大提高檔案查詢的效率和準(zhǔn)確性。

第四，應(yīng)重視5G技術(shù)在應(yīng)急檔案管理中的應(yīng)用。利用5G技術(shù)實現(xiàn)現(xiàn)場實時歸檔，通過高清視頻傳輸和遠(yuǎn)程協(xié)作，使得檔案管理工作能夠更好地服務(wù)于突發(fā)事件的應(yīng)對。這些技術(shù)創(chuàng)新措施可以全面提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為應(yīng)急保障工作提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。

三、新時代應(yīng)急保障單位檔案管理實踐

1.建立信息化檔案管理系統(tǒng)

在新時代背景下，建立信息化檔案管理系統(tǒng)是應(yīng)急保障單位提升檔案管理效能的重要實踐。應(yīng)構(gòu)建“智慧檔案管理平臺”，實現(xiàn)檔案全生命周期的信息化管理。該平臺集成文檔掃描、智能分類和全文檢索等功能，大幅提高檔案管理的效率。通過該平臺，可以實現(xiàn)檔案的快速調(diào)取、實時共享和遠(yuǎn)程訪問，為應(yīng)急決策提供及時、準(zhǔn)確的信息支持。同時，信息化檔案管理系統(tǒng)還能夠自動記錄檔案的使用情況，便于后續(xù)的統(tǒng)計分析和優(yōu)化管理。此外，信息化系統(tǒng)還可以與其他應(yīng)急管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的無縫流轉(zhuǎn)和整合利用。例如，可以將檔案管理系統(tǒng)與應(yīng)急指揮系統(tǒng)、資源調(diào)度系統(tǒng)等相連接，形成一個完整的應(yīng)急管理信息化生態(tài)。通過這種方式，不僅提高了檔案管理的效率，還增強(qiáng)了整個應(yīng)急保障體系的協(xié)同能力和響應(yīng)速度。建立信息化檔案管理系統(tǒng)是一項系統(tǒng)工程，需要考慮硬件設(shè)施、軟件開發(fā)、數(shù)據(jù)遷移和人員培訓(xùn)等多個方面，但其帶來的長遠(yuǎn)效益是顯著的，能夠從根本上改變傳統(tǒng)檔案管理模式，為應(yīng)急保障工作提供強(qiáng)有力的支撐。

2.加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)及考核工作

在新時代背景下，應(yīng)急保障單位檔案管理工作的專業(yè)化和信息化程度不斷提升，要求檔案管理人員具備更高的專業(yè)素質(zhì)和技能。因此，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核工作成為一項重要的實踐。首先，應(yīng)建立系統(tǒng)的培訓(xùn)體系，涵蓋檔案學(xué)基礎(chǔ)理論、信息化管理技能和應(yīng)急管理知識等多個方面。培訓(xùn)形式可以包括專家講座、案例分析和實操演練等，以確保理論與實踐相結(jié)合；其次，應(yīng)注重培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新思維和問題解決能力，鼓勵他們在工作中不斷探索新方法和新技術(shù)；再次，應(yīng)建立科學(xué)的考核機(jī)制，定期對檔案管理人員的工作表現(xiàn)展開評估，并將考核結(jié)果與績效獎勵、職務(wù)晉升等掛鉤，激發(fā)其工作積極性；最后，還可以通過組織檔案管理技能競賽和設(shè)立創(chuàng)新獎項等方式，營造良好的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新氛圍。加強(qiáng)培訓(xùn)和考核不僅能夠提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，還可以增強(qiáng)其責(zé)任感和使命感，從而提高整個檔案管理工作的水平。同時，也是應(yīng)對新技術(shù)、新挑戰(zhàn)的必要措施，能夠確保檔案管理工作始終適應(yīng)應(yīng)急保障工作的需求。

3.融入黨建工作，增強(qiáng)檔案管理工作安全意識和服務(wù)意識

將黨建工作與檔案管理工作有機(jī)結(jié)合，是新時代背景下提升檔案管理工作質(zhì)量和效率的重要實踐。首先，通過黨建工作強(qiáng)化檔案管理人員的政治意識和大局意識，使其充分認(rèn)識檔案管理工作在應(yīng)急保障中的重要地位，增強(qiáng)其使命感和責(zé)任感；其次，將黨的優(yōu)良傳統(tǒng)和作風(fēng)融入檔案管理工作，培養(yǎng)檔案管理人員的服務(wù)意識和奉獻(xiàn)精神，提升其工作積極性和主動性；再次，通過黨組織的力量，加強(qiáng)檔案管理工作的紀(jì)律性和規(guī)范性，特別是在保密工作和信息安全方面，增強(qiáng)全體人員的安全意識。此外，還可以利用黨建活動平臺，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗，交流工作心得，促進(jìn)業(yè)務(wù)能力的提升。黨建工作還可以發(fā)揮監(jiān)督作用，通過定期檢查、評議等方式，督促檔案管理工作持續(xù)改進(jìn)。通過黨建引領(lǐng)，可以有效提高檔案管理工作的政治站位，增強(qiáng)工作的系統(tǒng)性和前瞻性，使檔案管理工作更好地服務(wù)于應(yīng)急保障工作的大局。同時，黨建工作還可以幫助檔案管理部門與其他部門建立更緊密的聯(lián)系，促進(jìn)信息共享和協(xié)作，從而提高整個應(yīng)急保障體系的運作效率?？偟膩碚f，將黨建工作融入檔案管理，不僅能夠提升工作質(zhì)量和效率，還能夠增強(qiáng)檔案管理工作的戰(zhàn)略意義和長遠(yuǎn)影響。

4.采取“靠前服務(wù)”策略，加強(qiáng)檔案統(tǒng)籌管理

新時代，應(yīng)急保障單位檔案管理工作應(yīng)當(dāng)采取“靠前服務(wù)”的策略，主動融入應(yīng)急管理的全過程，確保檔案管理工作更加貼近實際需求，提高檔案資料的及時性和準(zhǔn)確性。首先，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)參與應(yīng)急預(yù)案的制定過程，及時收集和整理相關(guān)資料，為預(yù)案的修訂和完善提供依據(jù)；其次，在應(yīng)急演練中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)全程參與，記錄演練過程，收集反饋意見，為后續(xù)改進(jìn)提供參考；再次，在實際應(yīng)急事件發(fā)生時，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時趕赴現(xiàn)場，收集第一手資料，為事后的總結(jié)和分析提供完整的檔案支持。此外，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)主動與其他部門溝通，了解他們對檔案服務(wù)的需求，提供定制化的檔案服務(wù)。通過“靠前服務(wù)”，檔案管理工作可以更好地融入應(yīng)急保障工作的各個環(huán)節(jié)，提高檔案資料的價值和利用率。同時，也有助于檔案管理人員深入了解應(yīng)急工作的實際需求，不斷改進(jìn)和優(yōu)化檔案管理方法。“靠前服務(wù)”還可以促進(jìn)檔案管理部門與其他部門之間的信息交流和業(yè)務(wù)協(xié)作，形成更加高效的工作機(jī)制。

5.加強(qiáng)檔案管理的法治保障和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

新時代，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的法治保障和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是確保檔案管理工作規(guī)范、有序開展的重要手段。首先，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和宣傳，增強(qiáng)檔案管理人員的法治意識，使他們在日常工作中嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。例如，《中華人民共和國檔案法》及其實施細(xì)則明確了檔案工作的基本原則和具體要求，檔案管理人員應(yīng)熟悉并嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定；其次，應(yīng)推行檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和流程。包括檔案的分類、編號、存儲和借閱等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化操作，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性；再次，還應(yīng)積極參與和推動檔案管理領(lǐng)域的國際標(biāo)準(zhǔn)化工作，借鑒國際先進(jìn)經(jīng)驗，提高我國檔案管理的水平。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不僅能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，還能夠增強(qiáng)檔案信息共享和互通的便捷性，促進(jìn)各部門間的協(xié)同合作；最后，通過法治保障和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，還可以加強(qiáng)檔案安全管理，建立健全檔案保密制度，確保檔案信息的安全和保密。包括制定嚴(yán)格的檔案保密規(guī)定，實行分級管理，加強(qiáng)對涉密檔案的保護(hù)，防止信息被泄露等。通過上述措施能夠確保檔案管理工作始終在規(guī)范、有序的軌道上運行，為應(yīng)急保障工作提供堅實的基礎(chǔ)保障。

四、結(jié)語

應(yīng)急保障單位檔案管理工作的創(chuàng)新與實踐是一個系統(tǒng)性工程，需要從觀念、制度和技術(shù)等層面全面革新。通過建立現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)，加強(qiáng)人員培訓(xùn)、融入黨建工作等措施，可以顯著提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為應(yīng)急保障工作提供有力支撐。未來，隨著新技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理工作將面臨更多機(jī)遇和挑戰(zhàn)。應(yīng)急保障單位應(yīng)持續(xù)關(guān)注行業(yè)前沿，不斷創(chuàng)新管理理念和方法，推動檔案管理工作與時俱進(jìn)，為提高國家應(yīng)急管理能力做出更大貢獻(xiàn)。

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作者單位：福建省邵武市應(yīng)急管理局專職消防隊

作者簡介：劉琳（1990—），女，漢族，福建福清人，本科，館員，研究方向：應(yīng)急管理部門檔案管理。