審計檔案管理的地位與作用研究

摘 要：審計機構(gòu)每年開展大量的審計工作，在審計過程中產(chǎn)生了大量的檔案資料，如果檔案管理不夠規(guī)范，將無法為審計工作提供參考和幫助。文章分析了審計檔案的特點以及檔案管理工作中存在的問題，強調(diào)審計檔案管理的重要地位和作用，并提出了一系列優(yōu)化和改進的建議，包括完善管理制度、加強數(shù)字化建設(shè)以及培養(yǎng)專業(yè)人才等，促使這項工作規(guī)范化開展，提高管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：審計工作；檔案管理；地位與作用

審計檔案作為審計工作的核心組成部分，記錄了審計過程、結(jié)果和相關(guān)證據(jù)，是評估審計工作質(zhì)量、明確責(zé)任和加強監(jiān)督的重要依據(jù)。如今，審計檔案管理的地位與作用日益凸顯，為了進一步發(fā)揮審計檔案的價值，需要不斷改進和優(yōu)化這項工作，完善相關(guān)制度和基礎(chǔ)設(shè)施，引入先進的技術(shù)，創(chuàng)新管理方式，促使審計檔案管理工作規(guī)范化、智能化、高效化開展，為審計工作的健康、穩(wěn)定、持續(xù)開展提供有力保障。

一、審計檔案的特點

1.整體性

審計檔案詳細記錄了審計工作各環(huán)節(jié)的實施情況，保存了審計有關(guān)的佐證資料。在實際工作中，需要成立審計小組，確定審計對象，制定審計方案，根據(jù)計劃展開具體的工作，綜合分析各項數(shù)據(jù)，得到明確的結(jié)論，編制審計報告。在每一個環(huán)節(jié)中，都會產(chǎn)生大量的資料，檔案管理者需要及時收集相關(guān)資料，包括審計通知書、審計實施方案、審計工作底稿、征求意見稿、審計報告和會議記錄等重要文件。由此可見，審計檔案具有整體性的特點，涵蓋了不同環(huán)節(jié)、不同類型的資料。

2.專業(yè)性

審計檔案與其他類型的檔案存在一定的不同，審計檔案具有明顯的專業(yè)性特征，審計檔案的內(nèi)容和格式必須符合相關(guān)規(guī)范，工作人員編制文件的時候，需要使用專業(yè)術(shù)語，同時，還要明確有關(guān)法規(guī)，最大程度地保證審計檔案的專業(yè)性與合規(guī)性。在分類、編號和存儲時，需要參考專業(yè)標準和相關(guān)規(guī)范，提高檔案查閱和調(diào)取的效率，進一步提升審計質(zhì)量。

3.公開性

審計檔案需要向有關(guān)單位公開，以滿足其知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)。審計檔案詳細記錄了審計工作的相關(guān)信息和實施情況，根據(jù)規(guī)定將審計檔案公開，有利于增強審計工作的透明度和公信力。部分審計檔案具有私密性，需要遵循保密條例，不可以將其公開，還有一部分審計檔案不需要保密，需要向有關(guān)單位公開，甚至還要向社會公眾公開，接受各方的監(jiān)督和建議。因此，應(yīng)不斷改進審計工作，最大程度地發(fā)揮審計檔案的價值和作用。

二、審計檔案管理存在的問題

1.審計檔案管理不夠規(guī)范

審計檔案管理工作的規(guī)范性與制度的完善性有一定關(guān)系，部分單位沒有設(shè)定統(tǒng)一的規(guī)范和標準，導(dǎo)致審計檔案的整理、分類和存儲等工作具有一定的隨意性，出現(xiàn)編號不統(tǒng)一、分類不合理以及存儲不當(dāng)?shù)葐栴}，為后續(xù)的檔案查詢和利用帶來了諸多困難，不規(guī)范的管理方式不僅會降低審計檔案的價值，還會增加審計工作的風(fēng)險。隨著單位持續(xù)推進信息化建設(shè)工作，審計檔案管理工作的內(nèi)容、方式、流程和要求發(fā)生了較大變化，但是部分單位并未及時更新制度，很多規(guī)章制度已經(jīng)無法為當(dāng)前的工作提供約束，無法為管理人員提供指導(dǎo)和支持，導(dǎo)致檔案管理工作混亂、無序，檔案內(nèi)容不夠嚴謹、完整和準確，無法為審計工作提供可靠的支撐。還有一些單位主動完善相關(guān)制度，但是工作人員對最新的規(guī)章制度不夠了解，仍然按照過去的要求開展工作，制度得不到有效落實，同樣會影響工作的規(guī)范性。部分審計檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力較低，缺少專業(yè)性和責(zé)任意識，工作不夠嚴謹和認真，這種情況也會影響審計檔案管理質(zhì)量。

2.檔案管理設(shè)備設(shè)施比較落后

在數(shù)字化發(fā)展中，只有注重系統(tǒng)和設(shè)備設(shè)施的更新?lián)Q代，才能滿足新時期審計檔案管理工作的需求。但是，部分單位對這項工作的重視程度較低，沒有提供充足的資金，審計檔案數(shù)字化建設(shè)不夠充分，仍然以紙質(zhì)檔案為主，不僅占用較多空間，還會影響檔案查閱和調(diào)取的效率，無法保證審計檔案的完整性和安全性。部分單位在數(shù)字化建設(shè)過程中面臨一些問題，如設(shè)備設(shè)施比較落后、系統(tǒng)功能不完善、系統(tǒng)之間無法對接、數(shù)據(jù)信息無法共享以及管理人員技術(shù)水平較低，這些問題都會對審計檔案管理效率和效果產(chǎn)生影響。

3.檔案管理人員專業(yè)性不足

審計人員不僅要按照計劃完成審計工作，還要完成單位臨時安排的其他工作，由于精力和時間有限，審計人員往往會忽視審計檔案管理工作，不能及時將檔案歸檔。部分單位沒有安排專門的檔案管理人員，大多是由審計機構(gòu)中的辦公人員兼職，辦公人員工作較多，很少會認真完成審計檔案管理工作，在這種情況下，根本無法做到高質(zhì)量和規(guī)范管理，只是隨意將檔案存放在檔案柜里，沒有按照規(guī)定保存檔案，不利于檔案的調(diào)取和開發(fā)利用。部分單位安排了專門的審計檔案管理人員，但是在招聘的過程中，沒有嚴格要求檔案管理人員的專業(yè)能力，入職前也沒有為其提供崗前培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，審計檔案管理工作無法高效開展，經(jīng)常會出現(xiàn)問題。

三、審計檔案管理在審計工作中的地位與作用分析

1.審計檔案管理的地位

審計檔案真實、準確、完整地記錄了審計工作的相關(guān)情況，包含大量重要的數(shù)據(jù)信息和文件資料，在審計工作中起到了重要的作用，占據(jù)著舉足輕重的地位。在審計監(jiān)督工作中，除了要對工作展開監(jiān)督，還要仔細檢查工作中形成的資料文件，通過審計檔案呈現(xiàn)出工作的真實情況，為審計監(jiān)督提供可靠的參考資料。審計檔案具有真實性特點，在管理和應(yīng)用中，能夠幫助審計人員及時發(fā)現(xiàn)問題，不斷提升審計質(zhì)量。新時期，對審計工作提出了更高的要求，審計檔案管理的地位也得到了顯著提高，必須深刻認識該工作對于審計監(jiān)督的重大意義，不斷改革和創(chuàng)新，促使這項工作規(guī)范化、高質(zhì)量開展，充分顯現(xiàn)出審計檔案的價值。

2.審計檔案有利于提升審計工作質(zhì)量

審計檔案的作用體現(xiàn)在多個方面。首先，有利于提高審計監(jiān)督質(zhì)量，為審計人員提供詳細的參考資料，確保審計人員能夠充分掌握被審計單位的財務(wù)狀況和業(yè)務(wù)狀況。通過審查相關(guān)資料，審計人員能夠及時發(fā)現(xiàn)潛在的問題，給被審計單位提出合理的建議，保證被審計單位運營的合規(guī)性和安全性。審計檔案有利于加強上下級之間的相互監(jiān)督，審計檔案反映了審計過程和結(jié)果，上級可以通過審計檔案了解下級的工作情況，而下級也能夠熟悉上級對于審計的要求和標準，實現(xiàn)相互監(jiān)督，保證檔案的真實性和準確性；其次，審計檔案有利于完善制度，能夠幫助單位發(fā)現(xiàn)問題并健全制度體系。通過對審計檔案的分析，單位可以了解其在運營、管理和控制方面存在的問題，以此來改善和優(yōu)化工作流程，加強內(nèi)部控制，從而不斷健全審計工作的制度體系；最后，審計檔案有利于推動單位變革和創(chuàng)新。隨著審計檔案數(shù)量的增加，傳統(tǒng)的管理模式逐漸顯現(xiàn)一定問題，促使單位主動尋求變革和創(chuàng)新，積極構(gòu)建功能完善的系統(tǒng)平臺，提高審計檔案管理的信息化水平，大幅提高工作效率和質(zhì)量，促進審計工作高質(zhì)量開展。單位應(yīng)加強對審計檔案的分析與利用，結(jié)合檔案資料提出更加精準和有效的審計建議，幫助被審計單位發(fā)現(xiàn)風(fēng)險、解決問題。同時，審計檔案還可以為有關(guān)部門的宏觀經(jīng)濟調(diào)控提供參考，提升審計機構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量。由此可見，審計檔案在審計工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，應(yīng)當(dāng)完善管理制度，加大管理力度，使工作規(guī)范化開展。

四、審計檔案管理的優(yōu)化措施

1.健全制度體系，保證管理的規(guī)范性

單位要建立完善的審計檔案管理制度，保證工作的規(guī)范性。制度中應(yīng)明確審計檔案管理的對象、范圍、類型、流程和標準等，單位還要在發(fā)展過程中及時更新制度，隨著法律法規(guī)和政策的變化調(diào)整相關(guān)條例，確保制度與時俱進。單位還要加強制度方面的培訓(xùn)，確保所有工作人員都能了解和遵循這些規(guī)定。單位要在制度中明確審計程序和歸檔要求，編制詳細的審計程序手冊，在制度中明確文件格式、命名規(guī)范和存儲介質(zhì)等，還要明確審計檔案的分類標準，按照項目、年度、業(yè)務(wù)類型等劃分類型，保證檔案的一致性，為審計人員和檔案管理人員提供參考，確保管理人員能夠按照規(guī)定規(guī)范開展工作。

在制度中明確審計檔案收集、歸檔、存儲和調(diào)閱等要求以及審計檔案的保存期限和銷毀規(guī)定，加強審計檔案的全生命周期管理，保證各項工作的規(guī)范性。收集審計檔案時，要明確收集范圍，主要包括審計報告、審計決定書、審計移送處理書、審計證據(jù)、審計工作底稿、審計通知書以及審計司核實方案等文件，還要收集審計相關(guān)材料，如會議記錄、詢問筆錄等。整理審計檔案時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體的項目立卷，不同項目不可以合并立卷，仔細檢查審計文件，如果出現(xiàn)字跡不清、文件損壞等情況，應(yīng)及時修補或復(fù)制，為了方便后期查閱，需要在審計文件中編制頁面，確保每頁都有對應(yīng)的編號。如果檔案已經(jīng)到達保管期，需要銷毀，銷毀前清點核對檔案，并做好銷毀記錄。

在檔案管理工作中，嚴格落實責(zé)任制度，明確各崗位人員的分工與職責(zé)，確保每個人都清楚自己的職責(zé)范圍。例如，在工作檢查中，核查審計取證單上的簽字情況，注意相關(guān)附件是否完整，保證工作的合規(guī)性。此外，還應(yīng)完善審計檔案管理考核制度，仔細檢查審計檔案，判斷審計檔案是否安全、信息是否準確以及資料是否完整，通過定期考核及時發(fā)現(xiàn)問題并加強整改。單位要定期考核，使工作人員更加重視審計檔案管理工作。為了充分發(fā)揮審計檔案的作用，提高利用率，需要加大檔案的開發(fā)力度，加強管理，挖掘和分析有價值的審計檔案，建立審計檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資源的共享和利用，對于不需要保密的審計檔案進行公開，實現(xiàn)審計成果共享，為有需要的單位提供參考。

2.加強數(shù)字化建設(shè)，更新設(shè)備設(shè)施

在數(shù)字化建設(shè)中，單位要提供充足的資金支持，根據(jù)工作需求更新設(shè)備設(shè)施，采購最新的檔案管理軟件和硬件設(shè)備設(shè)施，如高速掃描儀、大容量存儲設(shè)備設(shè)施、服務(wù)器等，定期維護和更新設(shè)備設(shè)施，保證設(shè)備設(shè)施的穩(wěn)定性。建立雙檔案管理體系，既要加強紙質(zhì)檔案管理，也要做好審計檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，加強電子檔案管理，保證兩者的同步性和一致性。單位要加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，構(gòu)建穩(wěn)定、高效的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，確保網(wǎng)絡(luò)能夠支持大數(shù)據(jù)傳輸和檔案管理系統(tǒng)運行，技術(shù)人員要定期安全檢查和維護網(wǎng)絡(luò)，避免數(shù)據(jù)被泄露。為了滿足審計檔案存儲的需求，單位應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，選擇合適的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如關(guān)系型數(shù)據(jù)庫或非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，根據(jù)審計檔案的特點存儲數(shù)據(jù)，及時將電子檔案存儲到數(shù)據(jù)庫中，提高數(shù)字化存儲水平。同時，還要做好數(shù)據(jù)備份工作，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，保證數(shù)據(jù)安全。單位可以直接引入成熟、可靠的檔案管理軟件或者根據(jù)實際需求定制開發(fā)系統(tǒng)軟件。若單位選擇構(gòu)建審計檔案管理信息化系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)明確管理需求，完善系統(tǒng)功能，滿足審計檔案采集、分類、歸檔、存儲和查閱等工作的要求。充分運用先進技術(shù)，如大數(shù)據(jù)技術(shù)和云存儲技術(shù)等，在技術(shù)的支持下，提高數(shù)據(jù)傳輸效率，保證檔案安全，實現(xiàn)信息共享，加強溝通協(xié)作。單位還要使用加密技術(shù)保護電子檔案，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，單位要設(shè)置統(tǒng)一的檔案分類和編碼標準，明確相關(guān)流程、規(guī)范和標準，提高檔案的檢索率和利用率，并設(shè)置查閱權(quán)限和申請流程，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱重要的審計檔案。有關(guān)單位要想查閱審計檔案，需要按照規(guī)定提交申請，經(jīng)由管理人員審核后，才能查閱相關(guān)資料。

3.完善培訓(xùn)機制，加強人員培養(yǎng)

單位要制訂完善的培訓(xùn)計劃，確保所有人員都能夠受到最新的檔案管理知識和技能培訓(xùn)。單位可以定期組織培訓(xùn)工作，保證培訓(xùn)的質(zhì)量和效果。在培訓(xùn)過程中要加強理論學(xué)習(xí)，注重思想引領(lǐng)，轉(zhuǎn)變審計人員和檔案管理人員的觀念，使其認識到審計檔案的重要地位和作用。在理論培訓(xùn)中，要詳細講解審計法規(guī)、檔案管理和數(shù)字化管理等基礎(chǔ)知識。單位要創(chuàng)新培訓(xùn)方式，在線上平臺提供理論方面的培訓(xùn)內(nèi)容，讓管理人員充分掌握審計工作流程和要求，熟悉審計檔案的類型、范圍、標準，明確審計檔案管理制度的規(guī)定，能夠按照要求開展工作，通過線上培訓(xùn)打破時間和空間的限制，讓培訓(xùn)更加靈活。在線上培訓(xùn)中，通過視頻教程、在線講解以及互動問答等方式，確保管理人員能夠隨時隨地學(xué)習(xí)，充分掌握審計工作流程和要求。另外，單位還要加強技術(shù)方面的培訓(xùn)，確保管理人員掌握相關(guān)儀器設(shè)備的操作方法，掌握信息化系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的功能，能夠利用先進的技術(shù)高效完成工作。要想保證培訓(xùn)效果，單位需要建立培訓(xùn)評估和反饋機制，定期考核與評估，了解培訓(xùn)效果，根據(jù)反饋結(jié)果及時調(diào)整培訓(xùn)計劃和內(nèi)容，提高培訓(xùn)的質(zhì)量和針對性。

五、結(jié)論

審計檔案管理在審計工作中占據(jù)重要地位，其規(guī)范性和效率會對審計工作產(chǎn)生較大影響，各單位必須轉(zhuǎn)變觀念，不僅要為審計工作提供支持，還要為審計檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供保障。為了解決管理不規(guī)范、設(shè)備設(shè)施落后以及人員專業(yè)性不足等問題，需要采取有效的應(yīng)對措施，單位要建立完善的審計檔案管理制度，利用先進的技術(shù)構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，加快推進審計檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，引入先進的硬件設(shè)備設(shè)施，提高管理效率，保證檔案安全。單位還要重視人才的培養(yǎng)，使管理人員嚴格遵守規(guī)章制度，能夠熟練使用相關(guān)儀器設(shè)備和操作信息化系統(tǒng)，最大程度地提高審計檔案管理的整體水平，增強審計工作的公信力和影響力，為單位的穩(wěn)健發(fā)展提供有力保障。

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作者單位：佳縣審計服務(wù)中心

作者簡介：屈渭鵬（1987—）男，漢族，陜西佳縣人，本科，中級，研究方向：審計檔案。