從信息技術視角加強高職院校檔案信息化建設的對策

摘 要：隨著近幾年信息技術和數字化技術的飛速發(fā)展，利用信息技術打造智慧校園并提高管理效率，成為高職院校管理改革的重要目標。其中，檔案管理作為高職院校最重要的管理任務之一，在信息時代的推動下，高職院校不僅要加強對實體檔案的保護，還需要將實體檔案轉化為數字化檔案，并且建立完善的信息化檔案管理體系對各類檔案實施全面管理，以實現快速查詢、調用、檔案保護等管理需求。為了能夠提高高職院校檔案信息化建設力度，文章分析了高職院校檔案信息化建設的背景和重要性，探討了高職院校檔案信息化建設現狀以及存在的問題，進而提出了高職院校檔案信息化建設需要關注的問題，以供參考。

關鍵詞：信息技術；高職院校；檔案信息化建設

檔案信息化建設作為高職院校檔案發(fā)展的重要趨勢，很多高校已經意識到了檔案信息化建設的重要性，并且通過投資建設了基礎的檔案信息化管理體系。同時，也在積極推動檔案數字化工作。但是，大多數高職院校在檔案信息化轉型道路上缺乏足夠的經驗，在建設過程中面臨著系統不完善、檔案管理效果不佳等問題。為此，高職院校必須轉變傳統的檔案管理思路，在建設信息化檔案管理體系的過程中，還需要利用更多先進的信息技術展開深度完善，確保信息化檔案管理體系的作用能夠得到有效發(fā)揮。

一、高職院校檔案信息化建設的背景和重要性

1.高職院校檔案信息化建設背景

建立檔案信息化管理體系是推動現代社會發(fā)展的必然趨勢，不管是高職院校還是行政單位，目前，基本建立了完善的信息化檔案管理體系。同時，高職院校也在積極推動檔案信息化管理體系建設，以滿足智能校園建設的需求。隨著近幾年大數據、人工智能技術以及智能設備等技術的飛速發(fā)展，檔案信息化的功能也在進一步完善，檔案信息的處理速度、檔案編制與檢索能力、檔案使用效率和檔案安全管理力度都有所提升，為高職院校帶來了更加高效、準確且安全的檔案管理系統。由此可見，檔案信息化建設的目標必然會以智能化的方向轉變，徹底解決傳統高職院校檔案管理面臨的存儲成本高、檔案應用效率低、檔案損壞、丟失等問題，并且還能滿足高職院校檔案信息整合、應用和共享的需求。

2.高職院校檔案信息化建設的重要性

檔案信息化建設對于高職院校管理工作開展有著非常重要的幫助，得益于信息技術的優(yōu)勢，信息化檔案管理體系在高職院校檔案管理工作中有著如下作用：

首先，檔案信息化建設能夠有效提高高職院校檔案管理工作的效率。信息技術的應用可以讓高職院校的檔案管理部門實現對檔案的快速個性化搜索、全面共享以及備份和加密工作。高職院校能夠隨時隨地調用和分析檔案，滿足學校運行管理、教學研究、教職工和學生管理等多項工作的需求，并且能夠提高各項工作的整體效率。

其次，信息化建設還具備信息共享優(yōu)勢。信息化管理系統能夠集中、分類管理學校各部門的檔案，并能夠實現檔案共享，確保各部門之間能夠通過檔案共享互相交流、互相合作，解決在學校管理中遇到的各項問題。信息化檔案管理也能滿足風險防控的需求，相對于傳統實體檔案，信息化檔案管理能夠提高檔案的安全性，避免檔案受到破壞或者丟失的風險，而且先進的信息保護技術也能夠加強檔案管理工作的安全性。因此，檔案信息化建設勢必將有效推動高職院校檔案工作的變革，高職院校必須重視檔案信息化管理系統建設與應用，積極引進先進的系統和技術，讓檔案信息化管理系統的功能更加豐富和完善。

3.高職院校檔案信息化建設現狀

目前，雖然很多學校已經在建立完善的檔案信息化管理系統，并取得了一定成效，但是在建設過程中由于缺乏足夠的技術和管理經驗，在檔案管理過程中依然存在許多需要關注的問題。比如在檔案信息化改革過渡階段，學校會采用實體配合數字檔案管理的方式開展管理，這種管理模式反而加大了學校管理工作的壓力。此外，部分學校在檔案信息化建設方面還存在各部門之間溝通不暢、合作不協調以及信息共享力度較低等問題，即便建立了專業(yè)的信息化系統，但基礎的檔案管理收集工作依然由各部門相關工作人員完成，無法與業(yè)務系統整合，造成檔案信息滯后甚至不對稱等問題。

二、高職院校檔案信息化建設需要關注的問題

隨著信息技術的發(fā)展和大數據時代的到來，高職院校電子檔案管理工作面臨諸多新的問題，筆者在分管山東省濰坊護理職業(yè)學院信息化建設相關工作過程中，始終致力于“智慧校園”建設工作，在高職院校檔案信息管理方面有一定的工作經驗，在工作過程中也發(fā)現了現階段高職院校檔案管理和建設工作存在的諸多通病和問題，以下具體展開分析。

1.檔案管理系統不完善

檔案管理系統不完善問題是目前學校檔案信息化建設面對的重點問題。畢竟大多數學校的信息化檔案管理經驗不足，部分學校存在為了滿足信息化檔案管理而盲目建設的情況，導致檔案信息化管理系統難以滿足學校的實際情況和發(fā)展需求。比如，部分學校過于注重系統在市場的口碑，并沒有注重系統功能是否適合學校檔案管理需求以及系統擴展性能等方面，導致系統很容易出現功能不全、集成性能不足以及無法根據技術發(fā)展等拓展問題。

2.檔案憑證價值問題

信息化檔案憑證價值也是目前學校檔案管理需要關注的問題。信息化檔案憑證的核心價值在于能夠全面記錄和證明學校業(yè)務活動、財務活動以及對外合作的情況，不過，由于目前很多學校的檔案信息化管理建設存在不完善以及仍需要人工錄入等問題，導致檔案憑證面臨著數據不完整甚至真實性較低等問題。同時，檔案存儲和管理也影響著檔案憑證的價值，尤其是部分學校的檔案信息化系統存在檢索功能單一、各部門格式不標準等問題，導致檔案管理過于復雜，甚至出現兼容性不足、無法在各部門之間共享的情況。除此之外，目前很多學校缺乏對電子簽名和認證方面的關注，尤其是受到部分地區(qū)信息化檔案憑證的電子簽名和認證機制不完善的情況，導致很難保障信息化檔案憑證的合法性。因此，也影響了信息化檔案憑證的法律效力和價值。

3.檔案長期存儲問題

雖然信息化檔案管理系統的應用能夠滿足學校海量檔案處理的需求，但想要滿足學?？沙掷m(xù)發(fā)展，對檔案的長期存儲依然面臨著諸多挑戰(zhàn)。比如目前存儲技術在不斷發(fā)展，檔案存儲的格式、設備設施和介質更新換代速度較快，學校檔案管理工作面臨著設備設施失效、格式變化以及存儲設備設施技術過時甚至系統不兼容等問題。同時，長期存儲也會因為設備設施因素導致數據損壞和丟失的情況，若是根據技術變化不斷更新檔案管理設備則會導致成本過高。因此，如何在保障檔案長時間存儲的同時還能加強對成本的控制，是學校檔案管理部門必須關注的問題。

4.檔案信息安全管理問題

近幾年，雖然信息技術的飛速發(fā)展誕生了許多信息安全管理軟件，但由于高職院校缺乏足夠的經驗，在檔案信息化建設方面存在缺乏對信息安全關注的意識，導致高職院校并沒有將信息安全技術融入檔案信息化建設中。這一問題很容易導致高職院校在檔案管理時，容易因為管理不規(guī)范造成檔案丟失甚至被破壞的情況或者因為惡意軟件攻擊導致檔案被篡改、刪除等問題。除此之外，設備損壞也會造成檔案丟失。因此，注重檔案信息安全管理尤為重要。

三、加強高職院校檔案信息化建設的措施

1.建設完善的檔案信息化管理系統

建立更加完善、功能更加豐富的信息化檔案管理系統，以滿足高職院校檔案管理改革需求，高職院校在當前的信息化檔案管理系統的基礎上，必須配合完善的制度以及更加先進的技術，讓系統的優(yōu)勢得到充分發(fā)揮。為此，在檔案信息化建設的過程中，學校必須優(yōu)化整合檔案管理流程的各個環(huán)節(jié)以及參與部門，明確學校管理人員、檔案室管理人員、各部門檔案管理人員以及各業(yè)務崗位在檔案錄入和管理方面的責任和權限，通過嚴謹的制度提高檔案管理整體效果。在技術方面，學校還需要積極引進更豐富的檔案管理技術，如數字掃描技術、信息化文件管理技術和大數據和深基坑技術等，幫助學校建立一個更加全面、完善的信息化檔案管理系統。在技術選擇方面，學?？梢岳脜^(qū)塊鏈技術增強檔案管理效果，區(qū)塊鏈技術的應用能夠通過其去中心化的優(yōu)勢，讓檔案管理不再依賴于單一的服務器，而是分布于校園局域網的各個節(jié)點上，保障數據的安全性，而且區(qū)塊鏈技術的智能合約和自動化管理也能夠幫助學校檔案管理實現自動分類等操作，能夠充分保障檔案管理的準確度。除此之外，學校還應當做好老舊檔案、實體檔案的管理工作，包括老舊檔案修復、實體檔案轉化工作以及實體檔案存儲和保護等，利用RFID技術或者智能設備精確化管理實體檔案，讓學校實體檔案管理水平同樣能夠得到有效提高。

2.提升檔案憑證價值

檔案憑證價值在檔案信息化建設方面有著非常重要的作用，學校必須選擇合適的信息技術以及管理措施，讓數字化檔案憑證的價值得到進一步提升。

首先，學校要保障檔案的完整性和準確性，在檔案管理方面必須根據檔案管理工作特點設計好檔案管理工作的內容和流程。尤其是檔案錄入采集、審批、驗證和審計等工作，再結合完善的格式標準、內容標準和使用規(guī)范，確保檔案管理能夠更加嚴謹，減少潛在的檔案不完整和不準確的問題。

其次，學校還應當深度優(yōu)化檔案的存儲管理方式。比如采用分布式存儲、云存儲技術等先進的模式，再配合完善的分類檢索功能以及配合人工智能技術的應用，確保學校能夠建立智能化檔案管理體系，在管理過程中能夠隨時隨地通過多種設備獲取和調用檔案內容。與此同時，學校還可以利用電子簽名和認證機制來加強檔案的可信度，尤其是財務檔案以及對外合作檔案，學校需要根據相關法律法規(guī)，建立符合法律需求的數字簽名，并利用信息化認證技術保障檔案具有法律效力，以此增強檔案憑證的可靠性和可信度。除此之外，學校還需要提高檔案憑證的使用率，如通過財務檔案為學校提供投資建設決策支持，利用學生檔案開展招生工作優(yōu)化等，確保檔案的價值能夠得到體現。

3.解決檔案長時間存儲問題

保障學校檔案長時間儲存是滿足學校可持續(xù)發(fā)展的關鍵，尤其是對于學校教研資料、財務檔案、學籍檔案來說，長時間存儲和管理非常重要，學校也需要意識到現代技術和設備設施更新換代的速度，應結合學校需求選擇合適的存儲方法。比如學?？梢愿鶕n案特點和需求選擇更適合長期存儲的硬盤、大型數據庫、云存儲等設備設施。在選擇設備設施時一定要考慮到設備設施的可靠性和成本，并將數字化檔案備份到多個設備設施當中。除此之外，學校還需要應對技術的變化，根據當前存儲設備設施和技術的發(fā)展，做好數字檔案的備份、錄入、格式轉碼等工作，確保數字檔案能夠得到長期存儲。高職院校還需要加強設備設施維護和存儲管理，定期檢查檔案存儲設備的情況，一旦發(fā)現問題要及時備份檔案、維修或者更換設備設施。

4.加強檔案信息安全管理

為了能夠保障檔案信息的安全性，高職院校還需要做好對信息化檔案管理系統、智能設備的安全防護工作。

首先，高職院校需要提前做好數據備份，信息化檔案管理需要通過數據備份的方式避免檔案丟失問題。在管理方面，需要明確備份制度，并根據檔案更新情況實施備份和存儲，建立健全數據恢復制度，確?？梢杂行獙撛诘臄底只瘷n案損壞和丟失問題。

其次，高職院校需要做好網絡安全管理工作。想要滿足檔案信息共享需求，必須要求系統全程聯網，學校需要利用局域網等更安全的網絡架構，配合防火墻等技術加強對網絡安全方面的監(jiān)控，避免潛在的網絡攻擊問題。同時，學校還需要根據管理需求設定檔案管理權限以及相關加密制度，根據各崗位工作人員的工作內容和職責設定不同級別的權限，再配合完善的管理制度實施管理，確保只有授權人員才能訪問、獲取以及修改檔案，以此保障學校檔案的安全性以及完整性。

最后，高職院校還需要建立完善的加密保密制度，利用先進的加密技術加密重要檔案，并且通過宣傳、獎懲制度等措施，增強員工對檔案保密工作的重視，減少潛在的檔案泄密風險。

四、結語

總的來說，為了能夠滿足高職院校檔案管理信息化建設的需求，學校需要堅持以整理和保護實體檔案、推動數字化檔案為原則，建立完善的信息化管理系統，并采用專業(yè)的信息技術提高檔案憑證價值、存儲時間以及安全管理力度，確保能夠有效維護高職院校檔案的安全性，提升檔案管理質量、效率和效果，為打造信息化、智能化檔案管理體系打好基礎。

參考文獻：

[1]張阿敏.高職院校檔案信息化管理的對策[J].鄂州大學學報，2021，28（03）：37-38.

[2]毛妮娜.我國高職院校檔案信息化發(fā)展的困境及對策[J].投資與合作，2020（10）：185-187.

[3]李月.淺析高職院校檔案信息化建設的現狀、問題與對策[J].知識文庫，2020（17）：197-198.

[4]趙媛.“互聯網+”背景下高職院校檔案信息化建設影響因素分析[J].中外高職院校家，2020（21）：135.

[5]褚海燕.淺析高職院校檔案信息化建設的現狀、問題與對策[J].黑河學刊，2019（06）：171-172.

作者單位：濰坊護理職業(yè)學院

作者簡介：苗光盛（1980—），男，漢族，山東壽光人，碩士，研究方向：檔案管理、智慧檔案。