數(shù)字化轉(zhuǎn)型下檔案館數(shù)字化建設(shè)分析

摘 要：在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的大背景下，檔案館的數(shù)字化建設(shè)成為重要的研究課題。文章旨在分析檔案館在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中的關(guān)鍵因素，包括數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、資源建設(shè)與管理、服務(wù)能力提高以及安全與保密工作等，以探討其面臨的挑戰(zhàn)與取得的成效。通過實際案例和具體數(shù)據(jù)的展示，為檔案館的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了有益的參考和借鑒，揭示了數(shù)字化建設(shè)對于提高檔案館服務(wù)效率、滿足用戶需求、保障信息安全與推動社會文化發(fā)展的重要意義。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案館；數(shù)字建設(shè)；檔案管理

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和數(shù)字化轉(zhuǎn)型的不斷推進，檔案館作為重要的信息資源保管機構(gòu)，正面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足日益增長的信息需求和利用要求，數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為檔案館發(fā)展的必然趨勢。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，智慧檔案館作為檔案管理的新模式逐漸受到廣泛關(guān)注。智慧檔案館的建設(shè)不僅提高了檔案管理的效率，還為檔案利用者提供了更加便捷的服務(wù)。但是，還需要對具體的內(nèi)容展開綜合性分析，以此確保檔案管理工作的效率。

一、數(shù)字化轉(zhuǎn)型下檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心

1.數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮中，檔案館作為重要的存儲載體之一，數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)顯得尤為重要。檔案信息的保存效果直接關(guān)系到檔案資源的開發(fā)利用和服務(wù)社會的能力。以某城市的大型檔案館為例，該館在數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中購置了高性能的服務(wù)器、大容量存儲設(shè)備、高速掃描儀等。這些設(shè)備不僅提高檔案數(shù)字化的效率，還確保數(shù)字化過程中數(shù)據(jù)的準確性和完整性，可以在短時間內(nèi)完成大量紙質(zhì)檔案的掃描工作，而服務(wù)器和存儲設(shè)備則為這些數(shù)字化信息提供安全可靠的存儲環(huán)境。通過數(shù)字化的手段，檔案資源可以被更加高效、便捷地檢索、利用和傳播。用戶可以通過關(guān)鍵詞搜索、全文檢索等方式快速找到所需檔案信息，提高了資源的利用效率。

在軟件系統(tǒng)方面，該檔案館選擇成熟穩(wěn)定的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，并定制開發(fā)符合自身需求的檔案數(shù)字化加工軟件。這些軟件系統(tǒng)不僅界面友好、操作便捷，還具備強大的數(shù)據(jù)處理和檢索功能。通過這些軟件系統(tǒng)，工作人員可以輕松地對檔案信息開展錄入、編輯、檢索和統(tǒng)計等操作，大幅提高工作效率。此外，為確保數(shù)據(jù)的快速傳輸和共享，該館建立高速局域網(wǎng)，并接入互聯(lián)網(wǎng)，不僅實現(xiàn)館內(nèi)各部門之間的信息共享和協(xié)同工作，還為用戶提供遠程訪問和在線服務(wù)的可能。

2.數(shù)字化資源建設(shè)

數(shù)字化資源建設(shè)是檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心任務(wù)之一，將傳統(tǒng)載體上的檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式，并開展質(zhì)量控制、存儲與備份等環(huán)節(jié)。以某城市的大型檔案館為例，在檔案資源數(shù)字化加工方面，該檔案館采用專業(yè)的加工流程和嚴格的質(zhì)量標準。先對紙質(zhì)檔案開展整理、分類和鑒定，再通過高速掃描儀將紙質(zhì)檔案逐頁掃描成數(shù)字圖像。為確保圖像的質(zhì)量和可讀性，還開展去污、增強、糾偏等圖像處理操作。對于錄像帶、膠片等特殊載體的檔案，該館配備專業(yè)的轉(zhuǎn)換設(shè)備，將其轉(zhuǎn)換為數(shù)字視頻或音頻文件。在數(shù)字化資源質(zhì)量控制方面，檔案館建立完善的質(zhì)量檢查機制，制定詳細的質(zhì)量檢查標準和流程，并配備專業(yè)的質(zhì)量檢查人員。每一批次完成的數(shù)字化資源都經(jīng)過質(zhì)量檢查人員的嚴格審核，確保質(zhì)量符合預期要求才能開展存儲和備份。數(shù)字化轉(zhuǎn)型使得檔案資源不再是靜態(tài)的歷史記錄，而是可以通過數(shù)據(jù)挖掘、文本分析等技術(shù)深入開發(fā)和挖掘，有助于發(fā)現(xiàn)檔案資源中的潛在價值和知識，為學術(shù)研究、文化傳承等提供有力支持。

存儲與備份是確保數(shù)字化資源安全性和可持續(xù)性的重要環(huán)節(jié)。該檔案館采用磁盤陣列、磁帶庫等多樣化的存儲介質(zhì)，并設(shè)計合理的存儲結(jié)構(gòu)。同時，實施定期的數(shù)據(jù)備份和容災方案，確保即使發(fā)生意外情況也能迅速恢復數(shù)據(jù)。除上述基礎(chǔ)性工作外，檔案館還積極探索數(shù)字化資源的開發(fā)利用途徑。通過數(shù)據(jù)挖掘、知識發(fā)現(xiàn)等技術(shù)手段，對數(shù)字化資源開展深入分析和挖掘，提取有價值的信息和知識。同時，還注重與圖書館、博物館等機構(gòu)的合作與共享，將各自的優(yōu)勢資源進行整合和互補，為用戶提供更加豐富多樣的信息服務(wù)。

3.數(shù)字化服務(wù)能力建設(shè)

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的時代背景下，檔案館的數(shù)字化服務(wù)能力建設(shè)顯得尤為重要。不僅是提高檔案館自身競爭力的關(guān)鍵，還是滿足社會日益增長的信息需求、實現(xiàn)檔案資源價值最大化的必由之路。以上述檔案館為例，近年來，作為該地區(qū)最大的檔案保管和服務(wù)機構(gòu)，在數(shù)字化服務(wù)能力建設(shè)方面取得顯著成果。在在線檢索與查詢服務(wù)方面，通過構(gòu)建高效的檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)館藏數(shù)字化資源的全文檢索和跨庫檢索。用戶只需輸入關(guān)鍵詞，即可快速檢索到相關(guān)的檔案信息，提高查檔效率和用戶滿意度。同時，該檔案館還注重優(yōu)化檢索結(jié)果排序和展示方式，使用戶能夠更加方便地獲取所需信息。

在數(shù)字化資源開發(fā)與利用方面，該檔案館積極探索創(chuàng)新途徑。通過數(shù)據(jù)挖掘、文本分析等技術(shù)手段，對館藏數(shù)字化資源開展深度加工和開發(fā)利用，提取出有價值的信息和知識。根據(jù)用戶需求，對某一歷史時期的檔案開展專題整理和研究，形成系列化的編研成果，為社會各界提供重要的歷史資料和參考依據(jù)。此外，還注重與其他文化機構(gòu)的合作與共享，通過聯(lián)合舉辦展覽、共同開發(fā)文化資源等方式，將檔案資源與其他文化資源相結(jié)合，形成更具吸引力和影響力的文化產(chǎn)品。

在個性化服務(wù)與推送方面，通過收集用戶的瀏覽歷史、檢索關(guān)鍵詞等信息，分析用戶的興趣和需求，為用戶提供定制化的信息推送服務(wù)。例如，當用戶關(guān)注某一歷史事件時，系統(tǒng)會自動推送與該事件相關(guān)的檔案資料和研究成果，幫助用戶深入了解該事件的前因后果。同時，該檔案館還注重保護用戶隱私和數(shù)據(jù)安全，確保個性化服務(wù)在合法合規(guī)的前提下開展。此外，該檔案館還引入了人工智能技術(shù)，通過智能語音識別、自然語言處理等技術(shù)手段，實現(xiàn)語音檢索、智能問答等高級功能，進一步提高用戶體驗和服務(wù)水平。還積極探索移動互聯(lián)網(wǎng)、社交媒體等新型服務(wù)渠道，為用戶提供更加便捷、多樣化的服務(wù)方式。

二、檔案館數(shù)字化建設(shè)的策略與建議

數(shù)字化建設(shè)需要建立完善的制度體系，包括數(shù)字化檔案的管理規(guī)定、服務(wù)標準、安全保密制度等。這些制度為數(shù)字化建設(shè)提供了規(guī)范和保障，確保數(shù)字化工作的有序開展和檔案信息的安全可控。

1.制定科學、合理的數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃

檔案館數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃的制定是確保整個數(shù)字化進程有序、高效推進的關(guān)鍵。在這一環(huán)節(jié)，必須充分考慮檔案館的實際情況、用戶需求、技術(shù)發(fā)展趨勢以及資金預算等多方面因素。檔案館在實際發(fā)展過程中，應(yīng)對自身館藏開展全面梳理和分析，明確數(shù)字化的重點和優(yōu)先順序。針對珍貴的歷史檔案和瀕危的檔案材料，優(yōu)先安排數(shù)字化工作，以確保這些檔案的安全和長期保存。同時，根據(jù)用戶需求和利用情況，對館藏檔案開展分類處理，將利用率高、社會關(guān)注度高的檔案作為數(shù)字化的重點對象。在規(guī)劃制定過程中，檔案館還應(yīng)積極引入先進的技術(shù)手段和管理理念，與技術(shù)公司和研究機構(gòu)合作，共同研發(fā)適合檔案館使用的數(shù)字化加工系統(tǒng)和管理平臺。這些系統(tǒng)的引入，不僅提高數(shù)字化工作的效率和質(zhì)量，還為后續(xù)的數(shù)據(jù)管理和利用提供有力支持。

為確保規(guī)劃的實施效果，還需要制定詳細的實施方案和評估機制。明確每個階段的目標和任務(wù)，落實責任人和時間節(jié)點。不僅如此，還要定期對數(shù)字化工作開展評估和審查，能夠及時發(fā)現(xiàn)問題并開展調(diào)整和優(yōu)化，這種動態(tài)的管理方式，可以讓整個數(shù)字化進程始終保持在正確的軌道上。但需要注意的是，在規(guī)劃中需要充分考慮資金預算和投入問題，根據(jù)自身的財務(wù)狀況和實際需求，制定合理的預算方案。同時，積極爭取政府和社會各界的支持，為數(shù)字化建設(shè)提供穩(wěn)定的資金來源。這種科學的資金管理方式，不僅確保數(shù)字化工作順利開展，還避免了不必要的浪費和損失。

2.加強數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與投入

智慧檔案館的建設(shè)需要借助先進的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施來實現(xiàn)。因此，在建設(shè)過程中需要注重技術(shù)創(chuàng)新和應(yīng)用，積極引入新技術(shù)和新設(shè)備設(shè)施來提高檔案管理的效率和水平。數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案館數(shù)字化的重要支撐，為確保數(shù)字化工作的順利開展，檔案館必須加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與投入。還應(yīng)注重數(shù)據(jù)的安全性和保密性，可以采用先進的數(shù)據(jù)加密技術(shù)和訪問控制機制，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問敏感信息。同時，還應(yīng)定期對系統(tǒng)開展安全漏洞掃描和風險評估，及時發(fā)現(xiàn)并修復潛在的安全問題。為確保數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的穩(wěn)定運行和持續(xù)發(fā)展建立完善的技術(shù)支持和維護體系也是必不可少的，配備專業(yè)的技術(shù)人員負責系統(tǒng)的日常維護和升級工作，確保系統(tǒng)始終保持在最佳狀態(tài)。在數(shù)據(jù)存儲方面，該檔案館采用了分布式存儲系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)分散存儲在多個節(jié)點上，提高了數(shù)據(jù)的可靠性和訪問速度。此外，還實施了數(shù)據(jù)備份和容災方案，確保在發(fā)生意外情況時數(shù)據(jù)能夠迅速恢復，最大限度地保障了數(shù)據(jù)的安全。為了提高數(shù)字化加工的效率和質(zhì)量，該檔案館還引進了先進的數(shù)字化設(shè)備和工具，如高速掃描儀、OCR文字識別軟件等。引入云計算平臺后，該檔案館的數(shù)據(jù)處理能力提升了50%，能夠輕松應(yīng)對每天數(shù)十萬次的查詢請求。數(shù)字化加工設(shè)備和工具的應(yīng)用使得數(shù)字化加工效率提高了30%，錯誤率降低了20%。

3.提高數(shù)字化資源建設(shè)與管理水平

制定詳細的檔案管理流程，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)，確保每一步操作都有明確的規(guī)范和標準。檔案數(shù)據(jù)具有高度的敏感性和保密性。因此，在建設(shè)過程中需要注重數(shù)據(jù)安全和隱私保護，需要采用先進的加密技術(shù)和訪問控制機制來確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可用性。在實際數(shù)字化建設(shè)過程中，引入RFID無線射頻識別技術(shù)，實時跟蹤和管理實體檔案，提高檔案管理效率和準確性。并且，采用B/S架構(gòu)的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)遠程管理和移動辦公，方便管理人員隨時隨地開展檔案管理工作。采用華為OceanStor Dorado全閃存存儲系統(tǒng)，提供高達7000，000 IOPS的隨機讀取性能和超低的延遲，確保檔案數(shù)據(jù)的快速訪問。同時，使用Red Hat Ceph Storage作為分布式存儲解決方案，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的冗余存儲和容錯能力，并引入數(shù)據(jù)加密算法AES-256，加密處理檔案數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。在整個過程中，還可以利用TensorFlow和PyTorch等深度學習框架，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)智能分析模型，實現(xiàn)自動分類、關(guān)聯(lián)分析和趨勢預測等功能。引入NLP自然語言處理技術(shù)，深度挖掘和語義分析檔案文本內(nèi)容，提取有價值的信息和知識，進一步借助Tableau或Power BI等數(shù)據(jù)可視化工具，將分析結(jié)果以圖表和報告的形式直觀展示給決策者，提供決策支持。以某檔案館為例，采用Elasticsearch作為檔案數(shù)據(jù)的搜索引擎，提供高效的全文檢索和模糊匹配功能，確保用戶能夠快速找到所需檔案信息，引入OCR光學字符識別技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，提高檔案數(shù)字化效率和質(zhì)量。使用HPE Apollo 4500 Gen10高性能服務(wù)器作為數(shù)據(jù)處理中心，搭載Intel Xeon Scalable處理器和NVIDIA Tesla V100加速卡，提供強大的計算能力和數(shù)據(jù)處理能力。從實際應(yīng)用情況來看，使用云計算技術(shù)，構(gòu)建數(shù)字檔案一站式服務(wù)平臺，提供彈性的計算資源和存儲空間，確保服務(wù)的穩(wěn)定性和可擴展性。為了確保實際應(yīng)用效果，引入多模態(tài)交互技術(shù)，支持語音、文字、圖像等多種輸入方式，方便用戶通過多種渠道獲取檔案信息。在微服務(wù)架構(gòu)輔助下，將服務(wù)平臺拆分為多個獨立的服務(wù)單元，實現(xiàn)服務(wù)的解耦及靈活組合，提高系統(tǒng)的可維護性和可擴展性。

4.提高數(shù)字化服務(wù)能力與水平

智慧檔案館的最終目的是為用戶提供更加便捷、高效的服務(wù)。因此，在建設(shè)過程中需要始終以用戶需求為導向，注重用戶體驗和服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)是檔案館的核心職能之一，在數(shù)字化時代，如何提高數(shù)字化服務(wù)能力，為用戶提供更加便捷、高效的服務(wù)是檔案館面臨的重要挑戰(zhàn)。某大學檔案館在此方面做出了積極的嘗試和創(chuàng)新。檔案館構(gòu)建智能化的檢索系統(tǒng)，通過引入自然語言處理、機器學習等技術(shù)手段，實現(xiàn)對用戶查詢的精準理解和快速響應(yīng)。用戶只需輸入簡單的關(guān)鍵詞或句子，系統(tǒng)即可自動分析用戶的需求，并返回相關(guān)的檔案信息。這一系統(tǒng)的應(yīng)用，大幅提高用戶查檔的效率和滿意度。為進一步提高了數(shù)字化服務(wù)水平，檔案館也需要注重與用戶的互動與溝通。利用社交媒體、移動應(yīng)用等平臺，建立與用戶之間的即時聯(lián)系。用戶可以通過這些平臺隨時隨地獲取檔案信息，還可以提出意見和建議。檔案館工作人員也會及時回應(yīng)用戶的需求和問題，為用戶提供貼心的服務(wù)。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案館的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個系統(tǒng)性、復雜性的工程，涉及多個方面的協(xié)同推進。在數(shù)字化建設(shè)中，檔案館應(yīng)制定科學、合理的規(guī)劃，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與投入，提高數(shù)字化資源的建設(shè)與管理水平，強化數(shù)字化服務(wù)能力，并始終重視安全與保密工作。通過這些措施的實施，檔案館可以有效應(yīng)對數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來的挑戰(zhàn)，實現(xiàn)館藏資源的高效利用和服務(wù)的創(chuàng)新升級，為社會發(fā)展和文化傳承做出更大的貢獻。

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作者單位：安康市漢濱區(qū)檔案史志館

作者簡介：羅安成（1980—），男，漢族，陜西安康人，本科，館員，研究方向：檔案信息化。