事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化策略探討

摘 要：如今，我國已步入數(shù)字化時代，現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計算機科學(xué)的快速發(fā)展對社會的發(fā)展起重要推動作用。對于事業(yè)單位來說，檔案管理工作是一項十分重要的任務(wù)，直接影響單位的服務(wù)質(zhì)量和效果。目前，越來越多的事業(yè)單位在檔案管理工作中引入數(shù)字化理念，旨在提高管理質(zhì)量、水平和效率，并充分發(fā)揮檔案的應(yīng)有價值?；诖耍瑢⒅塾谑聵I(yè)單位數(shù)字化檔案管理的重要意義，探討數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀，并提出優(yōu)化策略，希望幫助事業(yè)單位推進檔案數(shù)字化的建設(shè)進程，切實提升檔案管理成效。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；數(shù)字化；檔案管理

在大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)字化檔案管理取得實質(zhì)性的改進。事業(yè)單位檔案管理展現(xiàn)出新的發(fā)展趨勢，檔案作為寶貴的社會財富，事業(yè)單位同樣承擔“為黨管檔、為民守史”的重要責任。為滿足各方對數(shù)字化檔案信息的使用需求，事業(yè)單位應(yīng)從公益屬性出發(fā)，全面加強專業(yè)領(lǐng)域檔案的建設(shè)工作，并依托數(shù)字化檔案推動檔案共享。因此，事業(yè)單位需要重視先進技術(shù)手段的應(yīng)用，積極推進檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)，以提高檔案管理水平，為社會和經(jīng)濟的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

一、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的重要意義

1.符合單位公益事業(yè)的要求

當前，社會對事業(yè)單位公益服務(wù)需求的不斷提高，數(shù)字化檔案管理成為與事業(yè)單位深化改革緊密相連的重要環(huán)節(jié)，在滿足社會對某一公共領(lǐng)域信息需求的同時，數(shù)字化檔案管理也能提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量，為全社會提供信息服務(wù)。

具體而言，數(shù)字化檔案管理便捷了檔案資料的存儲、檢索程序，提高檔案管理效率，借助數(shù)字化技術(shù)構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，事業(yè)單位能快速準確地獲取檔案信息，以此為公眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。同時，數(shù)字化檔案管理將歷史數(shù)據(jù)和重要信息轉(zhuǎn)化為電子文檔，使公眾能借助互聯(lián)網(wǎng)或其他數(shù)字媒體隨時隨地獲取所需檔案信息，尤其是對于需要深入掌握某一領(lǐng)域背景的研究者、學(xué)生等群體來說，數(shù)字化檔案管理無疑為其提供了可靠的信息資源。此外，公益事業(yè)的開展離不開歷史數(shù)據(jù)信息的支持，數(shù)字化檔案資源能推動公共事業(yè)的深化發(fā)展，如在環(huán)境保護領(lǐng)域，借助事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，相關(guān)人員能運用檔案信息準確了解并分析環(huán)境問題的歷史演變進程，為制定、調(diào)整環(huán)境政策提供科學(xué)依據(jù)；在教育領(lǐng)域，數(shù)字化檔案資源能幫助相關(guān)機構(gòu)掌握學(xué)生的學(xué)習情況，為教育改革提供參考。

2.提高檔案管理工作效率

在辦公信息化、信息傳遞數(shù)字化的大背景下，事業(yè)單位逐漸具有數(shù)字化管理特點，為提高檔案管理效率、發(fā)揮檔案信息的實用價值，并簡化工作流程、降低管檔人員的工作壓力，實現(xiàn)檔案管理工作程序與方式的優(yōu)化升級，推動檔案管理數(shù)字化已成為必然選擇。檔案管理數(shù)字化能幫助事業(yè)單位捕捉檔案管理中的問題、降低檔案信息化建設(shè)的風險、提高檔案信息的輸出水平、保持社會組織之間良好的信息傳遞關(guān)系、滿足各方面的檔案信息使用需求。因此，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理機制是應(yīng)對數(shù)字化檔案管理環(huán)境的必然要求，也是發(fā)揮檔案資料作用的關(guān)鍵所在。一方面，借助數(shù)字化手段，管檔人員能快速獲取、整理和存儲檔案信息，大幅度減少人工操作需耗費的時間精力，且數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能自動進行檔案的索引、檢索和歸檔工作，提高公眾查閱、利用檔案信息的效率，有效減輕管檔人員的工作壓力。另一方面，運用數(shù)字化技術(shù)，能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的可視化呈現(xiàn)，以圖表、統(tǒng)計等形式展現(xiàn)檔案信息內(nèi)涵，為決策者提供直觀、準確的依據(jù)，幫助事業(yè)單位提高工作效果。

3.推動事業(yè)單位的發(fā)展

大數(shù)據(jù)、云存儲和智能化技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化已成為事業(yè)單位檔案管理的主要趨勢。數(shù)字化檔案管理為事業(yè)單位提供全面的檔案信息，幫助管理層分析、對比檔案數(shù)據(jù)，認清行業(yè)發(fā)展趨勢，制定科學(xué)合理的戰(zhàn)略和政策。同時，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需耗費大量的人力和空間資源，且管理流程煩瑣，數(shù)字化檔案管理的引入，使管檔人員能專注信息管理和服務(wù)，為管檔人員預(yù)留學(xué)習和進修的時間。此外，數(shù)字化檔案管理理念的引入推動事業(yè)單位將其與其他管理系統(tǒng)（如人力資源管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等）集成，實現(xiàn)信息共享，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

二、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

1.缺乏先進的檔案管理設(shè)備

眾所周知，硬件設(shè)備是事業(yè)單位實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的前提，直接決定檔案管理工作能否高效科學(xué)地開展，然而，許多事業(yè)單位購置數(shù)字化管理設(shè)備，但是計算機、復(fù)印打印掃描一體化等設(shè)備的運行時間較長，得不到更新和維護，致使其性能逐漸下降，阻礙檔案數(shù)字化進。同時，個別事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過于落后，特別是在數(shù)字化檔案機房建設(shè)方面與實際需求相差甚遠，機房沒有配置相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，無法實現(xiàn)檔案的遠程傳輸和共享，也限制了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。此外，在數(shù)字化檔案管理過程中，設(shè)備故障、電力中斷等意外時有發(fā)生，可有些事業(yè)單位沒有根據(jù)現(xiàn)實情況設(shè)置相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案或購置必要的應(yīng)急裝備，一旦發(fā)生意外情況，將造成檔案數(shù)據(jù)的丟失或被損壞，增加檔案管理風險。

2.辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容

為推動數(shù)字化檔案管理進程，事業(yè)單位通常會委托專業(yè)的軟件開發(fā)企業(yè)來開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，但是不同委托單位開發(fā)的系統(tǒng)功能各異，辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)不兼容，無法實現(xiàn)無縫銜接。辦公自動化系統(tǒng)主要用于日常的辦公，用于文件處理、流程管理等，具有高度集成的特點，能顯著提高工作效率和內(nèi)部協(xié)作能力，可由于檔案管理系統(tǒng)的特殊要求，有的檔案仍然以紙質(zhì)形式存在，致使檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸非常困難，需耗費大量人力物力進行手工錄入。此外，由于檔案管理系統(tǒng)的定制性較強，不同單位會采用不同的系統(tǒng)，且功能和操作方式也各不相同，檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)之間缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和接口標準，即使兩個系統(tǒng)能借助一些簡單的手段展開連接，但由于數(shù)據(jù)格式的不一致，難以實現(xiàn)真正意義上的信息共享。

3.缺乏高素質(zhì)高水平的專業(yè)技術(shù)人才

數(shù)字化時代帶來大量新興產(chǎn)業(yè)和職位，人力資源與社會保障部門于近年發(fā)布超過50個全新職業(yè)，其中有大約30個與數(shù)字化信息技術(shù)密切相關(guān)，而新興產(chǎn)業(yè)對數(shù)字化人才的需求不斷增加，讓引入、留存高素質(zhì)高水平的專業(yè)技術(shù)人才成為事業(yè)單位實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵?？墒?，由于新興產(chǎn)業(yè)的起步時間較晚，經(jīng)驗和實踐探索相對不足，數(shù)字化人才的供給遠遠落后于市場需求，致使事業(yè)單位檔案管理過程存在如下問題：有些工作人員年齡較大，無法快速掌握數(shù)字化管理的相關(guān)要點內(nèi)容；有些工作人員過于年輕，缺乏足夠的工作經(jīng)驗，甚至存在一人身兼數(shù)職的情況。因為缺乏高素質(zhì)高水平的專業(yè)技術(shù)人才，數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀不容樂觀，缺乏專業(yè)背景和知識、技術(shù)水平有限的人員不能熟練運用數(shù)字化工具和軟件開展檔案管理工作，影響檔案管理的工作效率。

4.檔案管理工作標準不夠科學(xué)合理

當前，絕大多數(shù)事業(yè)單位已意識到檔案數(shù)字化管理的重要性，并著手進行數(shù)字化建設(shè)工作，可已有的管理制度并沒有充分針對建設(shè)成效、數(shù)字化程度和管理業(yè)績進行規(guī)定，也沒有提出可量化的要求，致使事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的標準不夠科學(xué)合理，給檔案管理帶來諸多隱患：由于缺乏明確的操作指導(dǎo)和標準，管檔人員在處理檔案時會出現(xiàn)疏漏或錯誤，難以保證檔案資料完整準確；缺乏科學(xué)合理的管理標準，管檔人員會按照主觀意愿來管理檔案，致使檔案管理流程混亂，給后續(xù)的監(jiān)督評估工作帶來困難；缺乏明確的制度讓有些管檔人員對檔案管理工作沒有足夠的重視，只關(guān)注有重要價值的檔案，對其他檔案隨意處置。

三、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理優(yōu)化策略

1.更新檔案管理的硬件設(shè)備

為推動數(shù)字化檔案管理工作的開展，提高檔案管理的效率，事業(yè)單位應(yīng)積極購置先進的硬件設(shè)備，并投入資金改善基礎(chǔ)環(huán)境和管理條件。第一，事業(yè)單位要充分認識硬件設(shè)備在數(shù)字化檔案管理中的重要性：硬件設(shè)備是支撐數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)，能保障數(shù)字化檔案管理工作進程。因此，事業(yè)單位應(yīng)選擇先進的設(shè)備，如高速服務(wù)器、大容量存儲設(shè)備等，同時向上爭取專項資金，滿足數(shù)字化檔案管理需求。第二，一旦啟用先進硬件，應(yīng)第一時間完成數(shù)據(jù)的下載，并利用云儲存等方式及時備份，并定期開展硬件設(shè)備調(diào)試維護工作，并對計算機系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)給予足夠重視，因為檔案數(shù)字化管理對信息的上傳、保存、瀏覽都有一定的要求，所以必須保證系統(tǒng)安全穩(wěn)定。第三，事業(yè)單位需要合理放置硬件設(shè)備，在選擇位置時首要考慮安全因素，選擇離易燃物品較遠的地方，不要放置在通風不良的地方。對于檔案管理室，事業(yè)單位應(yīng)配備防火、防盜和防蟲等設(shè)施，用以保證檔案資料的安全，并安排專人定時對檔案管理室進行除塵、擦拭等清潔工作。第四，事業(yè)單位需委托專業(yè)機構(gòu)定期對檔案管理系統(tǒng)及管理室設(shè)施進行檢測分析，排查潛在的安全隱患，并及時處理。

2.實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫銜接

數(shù)字技術(shù)的發(fā)展讓各事業(yè)單位紛紛引入數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)來提高工作效率和信息共享，針對兩個系統(tǒng)之間存在的兼容性問題，事業(yè)單位需采取如下措施來優(yōu)化數(shù)字化檔案管理，實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫銜接。第一，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和接口標準，實現(xiàn)順暢的數(shù)據(jù)傳輸和信息共享。具體可使用常見的文件格式，如PDF、XML等，以便與辦公自動化系統(tǒng)銜接，應(yīng)明確接口標準，既數(shù)據(jù)傳輸方式、字段映射關(guān)系等，保證兩個系統(tǒng)能夠順利交換數(shù)據(jù)。第二，引入中間件或?qū)ｉT的集成平臺來轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)、簡化整合過程。采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換格式將辦公自動化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為檔案管理系統(tǒng)所需的格式，讓數(shù)據(jù)傳輸實現(xiàn)同步。如果沒有可用的接口，事業(yè)單位可委托專業(yè)軟件開發(fā)企業(yè)定制，在選擇軟件開發(fā)企業(yè)時，事業(yè)單位應(yīng)考慮其經(jīng)驗和專業(yè)能力，并充分溝通和協(xié)商，保證接口能根據(jù)單位實際需求進行開發(fā)，實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫銜接。

3.加大人才培養(yǎng)力度

為適應(yīng)新時代的要求，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，事業(yè)單位必須加大人才培養(yǎng)力度，針對在職的管檔人員，可定期開展繼續(xù)教育，向其傳輸先進的檔案管理知識，促使在職人員與時俱進，在培訓(xùn)中應(yīng)添加數(shù)字化檔案管理的相關(guān)要求、標準，幫助其掌握最新的技術(shù)和方法。每位員工都有獨特優(yōu)勢，發(fā)展方向各異。因此，在培養(yǎng)計劃中，事業(yè)單位應(yīng)注重培訓(xùn)內(nèi)容和方式的個性化，真正提高管檔人員的工作能力。除了專業(yè)素質(zhì)，還需要加強對管檔人員操作硬件設(shè)備能力的培養(yǎng)力度，因為數(shù)字化檔案管理工作的開展離不開先進的技術(shù)設(shè)備和軟件系統(tǒng)支持，所以事業(yè)單位應(yīng)提供相關(guān)的培訓(xùn)和實踐機會，幫助管檔人員熟練運用各種相關(guān)工具和管理系統(tǒng)。同時，事業(yè)單位可對外聘請計算機專業(yè)的優(yōu)秀人才擔任檔案管理員，并在正式工作之前對其展開業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也可在條件允許的情況下直接對外聘請復(fù)合型的檔案管理優(yōu)秀人才，保證其既具備計算機技能，又有檔案管理方面的知識和經(jīng)驗，能全面了解檔案管理工作流程，并推動數(shù)字化檔案管理進程。此外，事業(yè)單位可借助“建章立制”的方式，提高管檔人員的技能水平及福利待遇，制訂詳細的培訓(xùn)計劃與考核評價體系，幫助管檔人員持續(xù)提升專業(yè)素養(yǎng)和技能水平；優(yōu)化晉升途徑、制定獎懲機制，將管檔人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)納入考核評價體系中，為檔案數(shù)字化管理提供高素質(zhì)、高水平的人力資源基礎(chǔ)。

4.構(gòu)建科學(xué)合理的檔案數(shù)字化管理制度

在檔案信息的數(shù)字化采集、分類、歸納、總結(jié)等環(huán)節(jié)，事業(yè)單位應(yīng)制訂切實可行的實施方案與管理計劃。其中，數(shù)字化采集是檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵一環(huán)，具體可采用現(xiàn)代化的數(shù)字化設(shè)備和技術(shù)，高效開展檔案的掃描、錄入和存儲工作，同時利用數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)整理、分析檔案信息，使檔案管理工作科學(xué)便捷。在檔案查閱方面，事業(yè)單位應(yīng)建立嚴格的制度來保證檔案信息安全，根據(jù)不同的管理部門和崗位人員的需求，設(shè)置差異化的查閱權(quán)限，并規(guī)范審批流程，保證檔案信息的獲取和使用符合相關(guān)法律法規(guī)及單位管理的要求。同時，事業(yè)單位應(yīng)加強對檔案查閱過程中的監(jiān)督和管理力度，建立查閱記錄和審計機制，以防止檔案信息被篡改或泄露。在檔案數(shù)字化管理中，事業(yè)單位應(yīng)制定高效的問責、追責制度，將責任落實到個人，激發(fā)管檔人員工作的積極性和責任心，促進檔案數(shù)字化管理工作的順利進行。

結(jié)束語

綜上可知，數(shù)字化檔案管理符合單位公益事業(yè)的要求，能提高檔案管理工作效率，推動事業(yè)單位的發(fā)展進程。然而，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，面臨缺乏先進的檔案管理設(shè)備、辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容、缺乏高素質(zhì)高水平的專業(yè)技術(shù)人才、檔案管理工作標準不夠科學(xué)合理的問題，亟須事業(yè)單位更新檔案管理的硬件設(shè)備，實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫銜接，加大人才培養(yǎng)力度，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案數(shù)字化管理制度，并維護數(shù)字化檔案信息安全。希望上述策略的落實能推動事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理工作的開展，進而提升事業(yè)單位的運行效率和管理水平。

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作者單位：廣東省海洋發(fā)展規(guī)劃研究中心

作者簡介：徐春紅（1977—），女，漢族，廣東梅州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。