淺議地勘單位備用金財務管理

鄢 琦

江蘇省地質(zhì)礦產(chǎn)局第六地質(zhì)大隊 江蘇連云港地質(zhì)工程勘察院

淺議地勘單位備用金財務管理

鄢 琦

江蘇省地質(zhì)礦產(chǎn)局第六地質(zhì)大隊 江蘇連云港地質(zhì)工程勘察院

備用金作為企業(yè)流動資產(chǎn)的重要組成部分,是財務管理工作的一項重要內(nèi)容。備用金管理是否科學合理關(guān)系到企業(yè)資金的使用效率、資金運轉(zhuǎn)安全性等問題。本文從地勘單位的備用金管理現(xiàn)狀入手，分析了備用金管理存在的問題，并提出了加強管理的相應對策,希望能夠?qū)ζ髽I(yè)科學管理備用金,減少備用金不合理支出,保證資金安全有所幫助。

地勘單位；備用金；財務管理；管理措施

一、地勘單位備用金現(xiàn)狀

備用金也稱零用現(xiàn)金,是企業(yè)支付給各個部門作零星開支、小額差旅費等方面的款項。根據(jù)地勘單位備用金的使用情況可以劃分為兩大類：一類是傳統(tǒng)意義上的一般日常用備用金，另一類是施工項目使用的備用金，包括野外作業(yè)零星開支和生活必需品儲備。

近年來，地勘單位承接到工程項目后，單位職工需要借用備用金開展工作，備用金增長較快，本單位有些項目人員備用金已高達百萬元，工程完工后發(fā)包方不及時結(jié)算工程款，導致項目人員無法沖銷備用金，年底個人備用金余額太大，項目成本費用核算不真實。同時，有的職工不是按需借用，而是認為能多借就多借，超額借用備用金，給“小金庫”的滋生和蔓延提供了土壤。備用金管理方式長期影響了單位的資金使用效率，增加了資金成本。

二、備用金管理方面存在的問題

1、項目備用金管理缺乏有效的預算。二級單位承接到項目后編制預算，但是預算大部分都是敷衍了事，而且經(jīng)常預算超出實際支出很多。項目人員借用的備用金遠遠超出實際需要。

2、領(lǐng)導重視程度不夠，借款手續(xù)不夠完善，執(zhí)行也不夠嚴格。本單位職工在借用備用金時，單位領(lǐng)導沒有嚴格執(zhí)行單位“一把手”簽批制，審批權(quán)分散，有時正職因公出差未經(jīng)授權(quán)個別副職也可簽字。借款單中沒有寫清事由、報銷形式等內(nèi)容。

3、財務人員對二級單位備用金管理不到位。項目人員借款時財務人員沒有做到“前款不清，后款不借”，認為只要領(lǐng)導簽字即可，結(jié)果損害了單位的利益。而且，財務人員沒有對借出備用金進行跟蹤管理，沒有定期對備用金進行分析。

4、財務人員與項目人員溝通不到位。項目人員報銷票據(jù)時存在許多不合規(guī)，不符合預算的單據(jù)，財務人員不予審核通過時，項目人員會認為是財務人員故意刁難，這就增加了財務人員和項目管理人員之間的矛盾，使得工作的開展與項目人員的配合不相協(xié)調(diào)，影響工作的進展。

5、個別職工思想品德有問題，他們認為反正都是單位的錢,能多借就多借，把備用金看做為自己謀取利益的手段，存在“小事巨借款、私事用公款”的現(xiàn)象。

三、加強單位備用金財務管理的幾點措施

備用金是單位一項重要的資金，對單位的生產(chǎn)經(jīng)營甚為重要。同時，備用金也是工程項目正常運轉(zhuǎn)的“潤滑劑”。它可以方便職工在小額支出項目上資金的靈活使用。雖然，備用金在整個成本比例中所占份額較小，但是合理利用備用金可以增加項目的效益，有利于節(jié)約項目的成本。所以，如何采取合理有效的措施，管好用好備用金，維護企業(yè)資產(chǎn)的完整性，提高資金利用率，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益至關(guān)重要。

1、制定施工項目備用金管理制度，并嚴格遵守。

凡事預則立，不預則廢，項目備用金的管理離不開科學有效的預算，項目備用金能否做到科學管理，關(guān)鍵還看預算，沒有預算就如同無源之水，無帆之舟，之后的工作也就空談，因此科學的規(guī)劃預算是基礎(chǔ)和前提。項目部應該根據(jù)實際情況編制項目預算，用預算約束支出，按工程進度合理申請備用金，安全有效的使用備用金，將有限的備用金用在刀刃上。堅持預算管理原則和?？顚Ｓ迷瓌t，嚴格控制備用金不必要的、大額度的開支，做到無預算不支付、無審批不支付、超額度不受理，要切實利用好、管理好、維護好這部分資產(chǎn)，降低不必要的開支，更不能用于私人的開支，多做有利于降低項目成本，有利于提高項目效益的工作。

2、提高領(lǐng)導重視程度。

從嚴執(zhí)行單位領(lǐng)導“一把手”簽批制度，若單位正職領(lǐng)導因公出差，單位副職必須經(jīng)過授權(quán)后方可簽批，對于大額支出必須提前申請，單位行政領(lǐng)導共同審批，相互監(jiān)督。

3、財務部門加強備用金管理。

財務人員應從源頭上嚴格控制備用金的借出，完善借款手續(xù)，規(guī)定借款事由、金額和簽批等內(nèi)容。嚴格規(guī)范備用金的存放和使用范圍，定期對賬，防范意外損失。財務人員及借款人員嚴格執(zhí)行“前款不清，后款不借”，在資金運作上，強化預算管理，嚴格按照輕重緩急的原則和資金預算調(diào)撥資金。對調(diào)出人員必須全部償還備用金借款，方可辦理調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)。

加強跟蹤管理，嚴格制度約束。財務人員要及時了解借款人員業(yè)務辦理的情況，一旦借款人員經(jīng)辦事項結(jié)束，應要求其在期限內(nèi)報銷清賬，在規(guī)定時間內(nèi)未報銷的，由財務人員負責催促，可以逐月從其工資中扣還，直至還清。對備用金余額進行經(jīng)常性的清理，查清欠款原因，分別不同情況按規(guī)定處理，對一些額度較大，拖欠時間較長的欠款，要專項管理，限時清理。從而盤活企業(yè)資金，加速資金周轉(zhuǎn)，有利于各項費用的按期歸集，保證成本、費用、利潤的真實性。

財務部門還應該發(fā)揮監(jiān)督管理的職能。將備用金的管理作為一項重要工作，防范使用備用金的舞弊行為。

4、加強內(nèi)部溝通。

財務人員在日常工作中應該深化服務意識，對項目人員提供幫助。同時，加強對項目管理人員的培訓，設(shè)置專職或兼職的報賬員，負責施工項目備用金的管理和報賬資料的收集整理，對報賬員進行業(yè)務培訓，包括財務會計法律法規(guī)、會計基礎(chǔ)工作，原始單據(jù)的要求歸集、分類等。

備用金是企業(yè)財務管理的重要部分，管理好備用金，可以防范有關(guān)的舞弊行為，關(guān)系到很多領(lǐng)導和職工?，F(xiàn)行的備用金管理還存在著許多問題，要管好這部分資金，使其發(fā)揮良好的作用，還需要在實際工作中不斷總結(jié)，探索和創(chuàng)新。

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