信息化視角下檔案管理的問題與對策

［摘 要］在信息化的推動下，檔案管理正在從傳統(tǒng)的保守存儲轉變?yōu)閯討B(tài)、互聯(lián)的服務體系，這不僅促進了管理手段的創(chuàng)新，引發(fā)了管理主體職能的轉變，同時還帶來了諸多挑戰(zhàn)與問題。當前，檔案信息化管理還存在檔案信息資源質量有待進一步提升、信息化管理與服務體系不完善以及信息安全管理水平亟須提升的問題。對此，文章從檔案信息資源體系建設、檔案管理與利用體系建設和檔案信息安全保障體系建設3個層面提出應對策略，旨在通過理念和技術手段的創(chuàng)新提升檔案管理的整體效率和安全性，確保檔案資源的有效利用和長期保存。

［關鍵詞］信息化；數(shù)字化；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.20.052

［中圖分類號］G270.7 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）20-0-03

0" " "引 言

在當今信息化快速發(fā)展的時代背景下，檔案管理作為記錄和保存歷史資料的重要手段，正面臨前所未有的挑戰(zhàn)與機遇。隨著數(shù)字技術的廣泛應用，檔案管理從傳統(tǒng)的物理存儲逐漸轉向數(shù)字化存儲，形成了一種新的動態(tài)、互聯(lián)的服務體系。這種轉變不僅極大地提高了檔案的可訪問性和利用率，還使得檔案管理能夠更加靈活和高效地服務于社會公眾。然而，信息化也給檔案管理帶來了一系列新的問題和挑戰(zhàn)，一定程度上影響了檔案管理的效率和安全性。對此，有必要從信息化視角出發(fā)，全面分析檔案管理在現(xiàn)代社會中的新特性及其面臨的主要問題，并提出應對策略，助力檔案管理的信息化、數(shù)字化轉型與高質量發(fā)展。

1" " "信息化視角下檔案管理新特性

1.1" "檔案管理理念革新

傳統(tǒng)的檔案管理理念主要強調物理存儲和紙質文件的保管，重點是保障檔案的安全性和穩(wěn)定性。然而，信息化帶來的理念革新使得檔案管理不再局限于保守和封閉的存檔方式，而是轉向了一個開放、互聯(lián)和動態(tài)的信息服務體系。一方面，信息化視角下的檔案管理強調檔案的即時性和動態(tài)管理［1］。檔案不再是一次存儲、長期固定的靜態(tài)資源，而是成為需要不斷更新和維護的活動記錄，其價值在于能夠反映信息的最新狀態(tài)，滿足實時變化的信息需求。因此，檔案管理的焦點從單純的保存轉變?yōu)槌掷m(xù)的更新和有效的信息流通。另一方面，信息化推動了檔案管理從單一的保存功能向多功能的信息服務擴展?，F(xiàn)代檔案管理理念下的檔案不再僅僅是歷史的記載，而是服務當下和預測未來的重要工具。通過分析和挖掘電子檔案中的數(shù)據(jù)，管理者可以獲得有價值的檔案信息，支持更高層次的決策。

1.2" "檔案管理手段創(chuàng)新

在信息化視角下，檔案管理手段的創(chuàng)新反映了技術的進步，表明檔案管理方式的重大轉變。首先，信息化推動了檔案收集的自動化和智能化。傳統(tǒng)的手動收集和分類方法耗時且易出錯，而現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)利用高級掃描技術和光學字符識別（Optical Character Recognition，OCR）技術，可以快速將紙質文檔轉變?yōu)殡娮痈袷?，并進行自動分類和標簽化，大大提高了數(shù)據(jù)輸入的速度和準確性。同時，通過網(wǎng)絡和移動設備的集成，實時數(shù)據(jù)采集成為可能，從而使檔案信息更加全面和即時。其次，檔案的存儲和備份方式得到了創(chuàng)新。利用云計算技術，檔案不再受物理空間的限制，可以實現(xiàn)安全的在線存儲和快速的數(shù)據(jù)恢復［2］。云服務提供了彈性可伸縮的存儲解決方案，支持大數(shù)據(jù)量的處理，并且能夠保障數(shù)據(jù)的高可用性和容災能力。最后，信息化大大提升了檔案檢索的效率和精準度。通過建立復雜的索引系統(tǒng)和利用先進的搜索算法，檔案管理系統(tǒng)能夠支持多條件查詢，實現(xiàn)快速準確地檢索所需檔案。

1.3" "檔案管理主體信息化

第一，檔案管理人員的角色正在從傳統(tǒng)的紙質檔案保管員轉變?yōu)樾畔①Y源管理者和數(shù)據(jù)分析師。在這一轉變過程中，檔案工作者的工作重心由原先的物理文檔管理，轉變?yōu)閷﹄娮訑?shù)據(jù)的處理與分析。他們不僅要管理存儲在計算機系統(tǒng)中的電子檔案，還要通過數(shù)據(jù)分析工具挖掘這些檔案數(shù)據(jù)的潛在價值。第二，傳統(tǒng)的檔案機構也在向信息資源管理中心轉型［3］。在過去，檔案部門主要負責物理檔案的保管與歸檔工作，隨著電子檔案和互聯(lián)網(wǎng)技術的普及，檔案機構的管理焦點已經(jīng)從紙質檔案轉移到電子檔案及其管理系統(tǒng)上。這一轉變不僅影響了檔案管理的方法和工具，還改變了檔案機構的運營模式和服務范圍。信息化的推進使得檔案機構必須具備處理和管理大量電子數(shù)據(jù)的能力，也使得檔案部門逐步成為一個高度信息化的技術部門。

2" " "信息化視角下檔案管理的問題

2.1" "檔案信息資源建設手段滯后

一方面，由于掃描設備質量參差不齊，以及操作人員技能水平不一，很多掃描后的檔案圖像和文本清晰度不高，存在信息缺失的情況。同時，由于手寫或歷史文獻的破損對OCR技術的準確率影響較大，很多在過去使用低分辨率OCR處理的文檔時常出現(xiàn)誤識率高的情況，影響了檔案信息的準確性和完整性。另一方面，元數(shù)據(jù)記錄不準確、不完整。在數(shù)字化檔案管理過程中，正確記錄元數(shù)據(jù)便于檔案后續(xù)開發(fā)與利用。然而，元數(shù)據(jù)的收集往往依賴人工輸入，輸入錯誤、遺漏或者標準不一致等問題頻發(fā)，這直接影響檔案信息的檢索效率和使用價值［4］。

2.2" "檔案信息化管理與服務體系不完善

第一，現(xiàn)有的檔案信息化系統(tǒng)缺乏靈活性和擴展性，難以適應快速變化的技術環(huán)境和不斷增長的數(shù)據(jù)需求。設計的系統(tǒng)未能充分預見未來的發(fā)展需求，這使得其被更多用于數(shù)字化資源的簡單收集與歸檔，無法進行更深層次的數(shù)據(jù)開發(fā)與利用。第二，檔案信息化服務的覆蓋面不廣。盡管進行了數(shù)字化轉型，但許多檔案資源仍未能向公眾開放，檔案部門服務大眾的方式和渠道都較為單一。

2.3" "檔案信息安全管理水平亟須提升

當前，檔案信息安全管理面臨著嚴峻挑戰(zhàn)。一方面，隨著信息化的深入推進，檔案信息的存儲與傳輸越來越多地依賴電子設備和網(wǎng)絡，黑客攻擊、病毒入侵和數(shù)據(jù)泄露等事件時有發(fā)生，對檔案信息的安全構成了極大威脅［5］，信息安全風險顯著增加。另一方面，管理層面存在諸多漏洞，如缺乏完善的安全管理制度、操作不規(guī)范、人員安全意識薄弱等，這些都可能成為檔案信息安全隱患。此外，技術更新迅速，但檔案信息安全管理技術的應用和更新相對滯后，無法有效應對新的安全威脅。

3" " "信息化視角下檔案管理的策略

3.1" "檔案信息資源體系建設

第一，檔案信息資源數(shù)字化建設。檔案信息資源數(shù)字化是構建檔案信息資源體系的基礎，主要目標是將傳統(tǒng)紙質檔案轉換為電子格式，以便更高效地存儲、管理和檢索?？蛇x用高分辨率的掃描設備和先進的OCR技術，確保準確轉錄文本內容，提高圖像信息的保存質量。對于每份數(shù)字化文檔，都應通過專業(yè)軟件進行質量檢查，確保每一頁的圖像和文字都達到預定標準。此外，需要為每份電子檔案標注詳盡的元數(shù)據(jù)，如文檔標題、作者、創(chuàng)建日期、關鍵詞、存儲位置等，便于后續(xù)的數(shù)據(jù)管理和檢索。

第二，檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設。應根據(jù)檔案的類型和使用頻率來設計數(shù)據(jù)庫，合理規(guī)劃數(shù)據(jù)模型和存儲結構。在數(shù)據(jù)庫技術選擇上，可以結合使用關系型數(shù)據(jù)庫（如MySQL、PostgreSQL）和非關系型數(shù)據(jù)庫（如MongoDB、Cassandra）來處理不同類型的數(shù)據(jù)需求。一般而言，結構化的文檔記錄適合運用關系數(shù)據(jù)庫管理，非結構化的文檔記錄則需要進行大數(shù)據(jù)處理。檔案部門應根據(jù)檔案信息資源設計模塊化的數(shù)據(jù)庫。在安全性上，可通過實施嚴格的數(shù)據(jù)訪問控制和加密措施，確保敏感信息的安全。同時，還要實施分層的數(shù)據(jù)備份策略，包括實時備份和遠程備份，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和可恢復性。

第三，檔案信息網(wǎng)絡建設。檔案信息網(wǎng)絡的建設旨在實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的遠程訪問和多點共享。對此，應建立穩(wěn)定且安全的網(wǎng)絡環(huán)境，使得內部和授權的外部用戶都能夠高效、安全地訪問電子檔案。在網(wǎng)絡架構設計上，推薦采用分布式架構，以增強系統(tǒng)的可擴展性和容錯能力。同時，可使用先進的數(shù)據(jù)傳輸安全技術，如虛擬專用網(wǎng)絡（Virtual Private Network，VPN）和安全套接層/傳輸層安全（Secure Socket Layer/Transport Layer Security，SSL/TLS）加密，以確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中的安全。

3.2" "檔案信息管理與利用體系建設

第一，建立統(tǒng)一的管理平臺。在平臺系統(tǒng)架構設計方面，應將系統(tǒng)分解為多個功能模塊，如數(shù)據(jù)采集模塊、存儲管理模塊、檢索服務模塊和用戶交互模塊。每個模塊之間通過標準化的接口進行數(shù)據(jù)交換和功能調用。同時，系統(tǒng)架構應支持高并發(fā)訪問和數(shù)據(jù)的高可用性。通過引入分布式數(shù)據(jù)庫技術和負載均衡機制，有效處理大量用戶的同時請求，確保系統(tǒng)的響應速度和穩(wěn)定性。另外，利用冗余設計和故障切換技術，增強系統(tǒng)的容錯能力，確保在出現(xiàn)硬件故障或網(wǎng)絡問題時系統(tǒng)仍能正常運行。在數(shù)據(jù)的標準化方面，所有檔案信息進入平臺之前，必須按照統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和標準進行整理和編碼。設計統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)格式、文件命名規(guī)則以及分類編碼系統(tǒng)，且符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 54-2014）、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 63-2017）和《數(shù)字檔案室建設指南》等規(guī)定。在數(shù)據(jù)集成方面，平臺需要具備強大的數(shù)據(jù)融合能力，能夠處理不同來源和不同格式的檔案數(shù)據(jù)。對此，可應用數(shù)據(jù)轉換和映射工具，實現(xiàn)不同數(shù)據(jù)源之間的無縫對接和數(shù)據(jù)同步。此外，還應引入數(shù)據(jù)清洗和質量控制機制，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性，為后續(xù)的數(shù)據(jù)分析和信息檢索提供可靠的數(shù)據(jù)支持。

第二，推動檔案服務多元化。一方面，創(chuàng)新檔案服務方式，從傳統(tǒng)的被動服務模式轉變?yōu)橹鲃臃漳Ｊ健n案管理部門不僅要提供基本的查詢和借閱服務，還應主動出擊，通過舉辦檔案展覽、講座和研討會等，增加公眾對檔案工作的了解和興趣。同時，通過多種渠道宣傳檔案的重要性，如利用博客和在線論壇等平臺發(fā)布檔案知識和新聞，增強檔案意識，開展在線問答和咨詢服務，讓公眾能夠隨時通過電話、郵件或網(wǎng)絡平臺獲取檔案信息，實現(xiàn)檔案利用服務的無縫接入和響應。另一方面，搭建技術驅動的檔案服務體系。以先進的計算機和網(wǎng)絡技術為基礎，全面優(yōu)化檔案的數(shù)字化管理和服務流程。構建和升級檔案館的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫及多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的數(shù)字化、標準化和系統(tǒng)化管理。通過實現(xiàn)檔案信息的一鍵搜索和快速檢索，大幅提高檔案工作的效率和服務的及時性。

3.3" "檔案信息化安全保障體系建設

第一，實施綜合的技術安全措施。首先，應用加密技術。針對檔案數(shù)據(jù)的安全，應實施端到端的加密措施。對于存儲中的檔案數(shù)據(jù)，采用高級加密標準（Advanced Encryption Standard，AES）進行全盤加密，確保數(shù)據(jù)在存儲設備中即使被非法訪問，也無法被讀取。對于數(shù)據(jù)傳輸，應使用SSL/TLS協(xié)議，保護數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡傳輸過程中的安全。對于特別敏感的數(shù)據(jù)，還可以考慮使用硬件安全模塊（Hardware Security Module，HSM）來管理密鑰，進一步增強數(shù)據(jù)的安全性。其次，部署網(wǎng)絡安全設施。在網(wǎng)絡層面，部署企業(yè)級防火墻和入侵檢測系統(tǒng)（Intrusion Detection System，IDS），以監(jiān)控進入和離開網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)流。同時，配置防火墻規(guī)則，只允許特定類型的網(wǎng)絡流量進入檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡區(qū)域。另外，定期更新IDS的攻擊簽名數(shù)據(jù)庫，以偵測和阻止最新的網(wǎng)絡攻擊和異常行為。最后，實現(xiàn)安全監(jiān)控和實時警報。信息化建設程度較高的檔案管理部門可以利用安全信息和事件管理（Security Information and Event Management，SIEM）系統(tǒng)，集中監(jiān)控所有安全相關日志，包括網(wǎng)絡設備、服務器、數(shù)據(jù)庫和應用程序的日志。SIEM系統(tǒng)中應配置實時警報功能，對異常行為如未授權訪問嘗試、異常下載活動等進行即時通知。

第二，強化信息安全管理。首先，完善訪問控制策略。應根據(jù)檔案管理人員的工作角色和職責分配相應的數(shù)據(jù)訪問權限，實施基于角色的訪問控制（Role-Based Access Control，RBAC）。所有訪問控制措施應通過身份驗證機制加以強化，如采用多因素認證（Multi-factor Authentication，MFA）方法，確保只有驗證后的用戶才能訪問敏感的檔案信息。其次，嚴格依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《計算機病毒防治管理辦法》等法律法規(guī)，制定相應的規(guī)章制度，嚴格執(zhí)行保密制度，責任到人；配備或培訓合格的網(wǎng)絡管理員，禁止員工非法操作。最后，組織定期的安全培訓和教育活動，增強全體員工的安全意識。

主要參考文獻

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