國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目質(zhì)量管理優(yōu)化策略研究

摘要：近年來，國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目不斷推進。在此背景下，論文詳細(xì)論述了國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目的政策沿革及重要性，分析了國家重點檔案目錄著錄工作推進中存在的問題，并進一步提出項目質(zhì)量管理優(yōu)化策略及需要重點關(guān)注的問題，以期為國家重點檔案的管理和利用提供智力支撐。

關(guān)鍵詞：國家重點檔案 目錄著錄 質(zhì)量管理

檔案目錄是檔案管理的關(guān)鍵工具，能快速指引檔案查閱，提高檔案檢索效率，為檔案的整理、保管、利用等工作提供依據(jù)。近些年來，隨著國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目的實施推進，全國各地已陸續(xù)完成部分歷史檔案目錄著錄工作。結(jié)合筆者自身長期工作實踐，本文旨在探究國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目質(zhì)量管理優(yōu)化策略，以助力國家重點檔案的管理和利用。

一、國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目政策沿革及其重要性

2015年，國家檔案局、財政部聯(lián)合印發(fā)《“十三五”時期國家重點檔案保護與開發(fā)工作總體規(guī)劃》，首次對國家重點檔案開發(fā)工作的目標(biāo)、任務(wù)做出規(guī)劃。2016年5月，國家檔案局印發(fā)《關(guān)于做好國家重點檔案文件級目錄報送工作的通知》，正式在全國檔案系統(tǒng)內(nèi)啟動著錄與采集工作。2017年3月，國家檔案局印發(fā)《國家重點檔案文件級目錄數(shù)據(jù)驗收辦法（試行）的通知》，對國家重點檔案文件級目錄的驗收提出具體要求。2021年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，設(shè)立國家重點檔案保護與開發(fā)工程專欄，為“十四五”時期國家重點檔案開發(fā)工作指明開發(fā)方向。同年11月，國家檔案局印發(fā)《“十四五”國家重點檔案保護與開發(fā)工程實施方案》，為“十四五”時期國家重點檔案開發(fā)工作給出具有實踐意義的指導(dǎo)。政策的相繼出臺，體現(xiàn)了國家對檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目的持續(xù)關(guān)注，以及一以貫之的推動態(tài)勢。

國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)意義重大。從歷史傳承角度看，國家重點檔案承載著國家發(fā)展的記憶和民族的智慧結(jié)晶。通過建設(shè)目錄體系，系統(tǒng)地梳理這部分檔案并形成清晰的目錄，有利于后人深入了解先輩的奮斗歷程、重大事件的來龍去脈，汲取歷史經(jīng)驗教訓(xùn)，為當(dāng)下和未來的發(fā)展提供借鑒。例如，民國檔案數(shù)量龐大、內(nèi)容雜糅，是國家重點檔案保護與開發(fā)中不可或缺的重要組成部分，在服務(wù)黨和國家工作大局、維護國家核心利益、提升中華民族凝聚力等方面發(fā)揮著重要作用。[1]從社會發(fā)展角度出發(fā)，國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)可以為政府決策提供有力依據(jù)。通過對檔案信息的深入分析和挖掘，政府部門可以從中了解不同時期的社會狀況、政策效果等，為其制定科學(xué)合理的政策提供可靠的歷史參考。此外，在國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)的基礎(chǔ)上開發(fā)利用檔案資源，推出展覽、出版物等文化產(chǎn)品，滿足公眾的文化需求，還能促進文化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，提升國家的文化軟實力。在學(xué)術(shù)研究方面，翔實的國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系則可以為學(xué)者們提供明確的研究方向和豐富的資料來源。目錄體系如同知識寶庫的地圖，使研究者能夠快速定位所需檔案，開展深入的歷史、文化、社會等多領(lǐng)域研究，更好地推動學(xué)術(shù)創(chuàng)新和進步。當(dāng)然，對于檔案管理本身而言，目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)也能極大地提高管理效率和質(zhì)量。通過實現(xiàn)檔案的科學(xué)分類、規(guī)范編目和精準(zhǔn)定位，能夠更好地存儲、保管和利用海量檔案，及時掌握檔案的狀態(tài)和變化情況。

二、國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目實施中存在的主要問題

在國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目的實施過程中，其難點主要表現(xiàn)在檔案著錄難度偏大和人員因素影響兩個方面。

（一）檔案著錄難度偏大

眾所周知，國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目中涉及的歷史檔案著錄存在知識性強、辨識難、理解難度大等特點。以民國檔案為主的歷史檔案因形質(zhì)的典型性，其著錄工作的難度與要求更高。經(jīng)梳理，國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目實施中涉及的歷史檔案著錄難點主要體現(xiàn)在：一是以手寫體為主，且有相當(dāng)一部分檔案存在書寫不規(guī)范的問題，常有繁體字、異體字、行書、草書相互交織在一起，辨識度低、辨認(rèn)困難；二是其用語習(xí)慣、行文風(fēng)格與現(xiàn)行公文不同，習(xí)慣豎寫文字，且文內(nèi)幾乎無標(biāo)點符號，大部分內(nèi)容屬于文言文或半文言文半白話文，閱讀與理解的難度較大；三是涉及的公文文種類別、公文知識、歷史事件、引經(jīng)據(jù)典等繁多，往往需要著錄人員博聞強識；四是存在部分文字模糊不清或內(nèi)容殘缺不全的情況，著錄時需參考相關(guān)案卷文檔資料。

（二）人員因素影響

在國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目的實施過程中，因著錄人員因素可能會引發(fā)的問題主要包括：首先，著錄人員專業(yè)能力不足可能導(dǎo)致項目進展受阻。由于項目對著錄人員綜合素質(zhì)要求較高，著錄人員要想勝任工作，往往需要對歷史事件、人物背景以及某些專業(yè)領(lǐng)域的知識儲備足夠扎實。然而，有的項目加工方為降低生產(chǎn)成本，招聘的員工素質(zhì)相對有限，再加之培訓(xùn)不到位，致使部分員工還沒有完全熟悉著錄流程和規(guī)則就倉促上崗，在理解檔案內(nèi)容時出現(xiàn)偏差，進而引發(fā)分類錯誤或著錄信息不精準(zhǔn)的情況。其次，項目組之間的溝通協(xié)作不暢會影響項目整體效率。項目往往涉及多個部門和崗位的人員，包括檔案管理人員、技術(shù)人員、項目負(fù)責(zé)人等。如果各方之間溝通不及時、不充分，容易出現(xiàn)信息不對稱、工作重復(fù)或遺漏等情況。例如，技術(shù)人員在進行系統(tǒng)開發(fā)時，若不與檔案管理人員充分溝通需求，便有可能開發(fā)出不符合實際工作流程的目錄系統(tǒng)。再次，項目人員的工作態(tài)度不積極可能導(dǎo)致項目質(zhì)量下降。一位對著錄工作缺乏熱情和責(zé)任心的員工很難會認(rèn)真對待每條目錄。這勢必會導(dǎo)致著錄中出現(xiàn)錯誤信息、遺漏重要檔案信息等問題。同時，缺乏積極性也會影響其工作效率，導(dǎo)致項目周期的延長。最后，項目組人員的頻繁變動會帶來許多不穩(wěn)定因素。在項目實施中，如果關(guān)鍵崗位人員發(fā)生變動，容易導(dǎo)致有關(guān)工作交接不順暢，新接手人員需要花費大量的時間熟悉項目情況，從而影響項目的進度和質(zhì)量。人員短缺問題也會制約項目進度，導(dǎo)致即使有充裕的專項資金保障，短期內(nèi)其著錄數(shù)量也難有大的突破。

三、提升國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目質(zhì)量管理水平的具體措施

作為檔案數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)，國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系的質(zhì)量直接影響檔案信息的開發(fā)和利用。因此，應(yīng)把流程設(shè)計、培訓(xùn)教育、管控手段、錯情反饋、人員管理等有機結(jié)合起來，統(tǒng)籌到目錄著錄的質(zhì)量管理體系中，實現(xiàn)環(huán)環(huán)相扣，確保目錄著錄質(zhì)量。

（一）流程設(shè)計科學(xué)化

流程設(shè)計科學(xué)化是保障國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目順利開展、產(chǎn)出高質(zhì)量文件級目錄數(shù)據(jù)的必由之路。根據(jù)實踐，在目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目實施時，目錄著錄工作流程大致可設(shè)置為以下幾個步驟：調(diào)研摸底→制訂方案→業(yè)務(wù)培訓(xùn)→目錄著錄→目錄質(zhì)檢→總質(zhì)檢→數(shù)據(jù)抽檢→成品移交。其中，調(diào)研摸底是為了摸清檔案內(nèi)容類型和著錄重點、難點，為制定目錄著錄方案和開展針對性業(yè)務(wù)培訓(xùn)奠定基礎(chǔ)。目錄數(shù)據(jù)產(chǎn)出后，一般應(yīng)由目錄著錄加工方進行兩次全檢（目錄質(zhì)檢與總質(zhì)檢），再由檔案館方負(fù)責(zé)目錄著錄的專業(yè)人員進行抽檢（可根據(jù)需要確定抽檢比例）。質(zhì)量合格即可將成品數(shù)據(jù)移交保存，否則退回重新著錄、質(zhì)檢。建議可以在組織開展此項業(yè)務(wù)時引入監(jiān)理機制，增設(shè)監(jiān)理把控質(zhì)量關(guān)這一程序，由監(jiān)理方在檔案館方抽檢前先行對數(shù)據(jù)進行100%質(zhì)檢，再由檔案館方抽檢，以更好地保證著錄質(zhì)量。

（二）培訓(xùn)教育深度化

歷史檔案目錄著錄對其著錄人員要求較高，不僅有學(xué)歷、專業(yè)、文字能力等方面的先決條件要求，更有對不斷提升業(yè)務(wù)水平的明確要求。而著錄人員業(yè)務(wù)水平的達標(biāo)和提升首先來自有針對性并逐步深入的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。一般說來，業(yè)務(wù)培訓(xùn)分為開項培訓(xùn)和日常培訓(xùn)。開項培訓(xùn)是項目開始時的集中培訓(xùn)，主要內(nèi)容是著錄細(xì)則和檔案涉及的文史知識，如機構(gòu)變遷歷程、重要人物與事件、文種類型、常見用語、關(guān)鍵詞、公文特征及重點信息提取方法、目錄擬寫要求與技巧等。日常培訓(xùn)則一般不講究固定形式，根據(jù)具體工作需要開展，主要針對著錄過程中發(fā)現(xiàn)的新問題和質(zhì)檢反饋情況即時培訓(xùn)，涉及著錄細(xì)則的完善、歷史知識的補充、疑難檔案著錄的指導(dǎo)等。需要注意的是，培訓(xùn)應(yīng)與考核緊密結(jié)合，并制定達標(biāo)值，以檢測并確保培訓(xùn)的效果。

（三）管控手段技術(shù)化

在檔案目錄著錄工作中，疏漏型錯誤是無法避免的。但隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，目前已有一些從事檔案數(shù)字化服務(wù)的企業(yè)研發(fā)了歷史檔案目錄著錄系統(tǒng)軟件。如果利用得當(dāng)，此類具備一定質(zhì)量管控功能的軟件可以有效提升工作效率，并避免一些因人工產(chǎn)生的疏漏性錯誤。同時，著錄人員可以將著錄過程中出現(xiàn)的某些固定類型的錯誤進行梳理、總結(jié)并借助技術(shù)手段進行管控，從而大大提升目錄著錄的質(zhì)量。[2]例如，著錄人員可以發(fā)揮軟件資料庫功能，直接點擊選取資料庫中常用責(zé)任者、受文者、文種、關(guān)鍵詞等，由軟件自動生成到題名中，能減少人工錄入時間，大大提升工作效率，同時能減少錯別字，提升著錄質(zhì)量。又如，著錄項不完整，缺少受文者、文種等，或時間項出現(xiàn)不合邏輯的錯誤時，軟件會自動報錯，提醒著錄人員進行修正。

（四）錯情反饋快速化

在檔案目錄著錄過程中，檔案館方和監(jiān)理方應(yīng)實時跟進質(zhì)量檢查工作，及時發(fā)現(xiàn)并反饋問題，對發(fā)現(xiàn)的錯誤采取“時報時銷”的方式，[3]以便及時糾偏，避免錯情重復(fù)。對于在質(zhì)量檢查環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)的錯誤，要進行分類總結(jié)，區(qū)分不同類型的錯誤，進而采取有針對性的解決辦法。例如，對于因文史知識缺乏造成的錯誤，要及時進行知識培訓(xùn)；對于因內(nèi)容理解造成的錯誤，要安排此類檔案閱讀與理解專項培訓(xùn)。同時，針對疏漏型錯誤，應(yīng)責(zé)成軟件開發(fā)人員通過及時優(yōu)化軟件功能予以規(guī)避，確保同樣的錯誤不再出現(xiàn)。對于質(zhì)量檢查反饋的錯情，要全面分析、總結(jié)到位，并分類處理與解決，從而切實提高目錄著錄質(zhì)量。

（五）人員管理網(wǎng)格化

人員管理網(wǎng)格化有助于加強項目目標(biāo)與個人職責(zé)的緊密聯(lián)系，激勵項目團隊成員積極投入工作。對于國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目而言，其專業(yè)性強、任務(wù)復(fù)雜，涉及檔案分類、著錄、數(shù)字化等多個環(huán)節(jié)，需要不同專業(yè)背景的人員協(xié)同合作。項目負(fù)責(zé)人可以綜合考慮檔案的年代、類型、地域等因素，將參與項目的人員按照一定規(guī)則劃分為不同的網(wǎng)格單元，從而更加高效地完成任務(wù)。每個網(wǎng)格單元設(shè)立一名管理員，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)網(wǎng)格內(nèi)的工作，包括制訂著錄計劃、分配任務(wù)、監(jiān)督進度、溝通協(xié)調(diào)等，并對網(wǎng)格內(nèi)著錄人員進行日常管理，及時解決他們在工作中遇到的問題。著錄人員則按照網(wǎng)格管理員分配的任務(wù)，嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開展著錄工作。在選擇目錄質(zhì)檢人員時，網(wǎng)格管理員應(yīng)優(yōu)先挑選嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、業(yè)務(wù)水平突出、善于發(fā)現(xiàn)問題的人員，還可給其安排相對固定的被質(zhì)檢對象，即每名質(zhì)檢人員定向負(fù)責(zé)幾位前端著錄人員，以便熟悉其工作習(xí)慣和易錯點，最大限度地發(fā)現(xiàn)和減少錯誤。通過實施人員網(wǎng)格化管理，能夠有效整合人力資源，提高著錄工作管理水平和效率。

四、國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)過程中需重點關(guān)注的問題

國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目應(yīng)本著“先易后難、由淺入深、重點先行”[4]的實施原則，并著重注意以下幾個問題。

（一）組織調(diào)研摸底

對于國家重點檔案目錄建設(shè)項目，尤其是民國檔案文件級目錄著錄，檔案館方要在前期進行充分、細(xì)致的調(diào)研摸底，只有對涉及的業(yè)務(wù)知識、著錄的重難點等了如指掌，才能制訂出科學(xué)、高效的著錄計劃與策略，從而在著錄過程中能夠更加得心應(yīng)手地處理遇到的問題，不耽誤項目進度。在以往的檔案著錄過程中，由于檔案館方在調(diào)研過程中不夠細(xì)致或缺乏必要的調(diào)研，導(dǎo)致各種著錄問題層出不窮，甚至出現(xiàn)既定著錄細(xì)則與檔案著錄需求完全脫節(jié)的現(xiàn)象，造成大規(guī)模返工，嚴(yán)重影響工作效率。為此，檔案館方要做好摸底調(diào)研，以更好地保證著錄效率。

（二）做好統(tǒng)籌規(guī)劃

當(dāng)涉及大量民國檔案目錄著錄項目工作時，檔案館方要根據(jù)《民國檔案文件級目錄數(shù)據(jù)采集操作辦法》制定實施細(xì)則，增強實操性，以便在著錄過程中有章可循。加工方要結(jié)合項目周期和總體工作量，制訂工作計劃，做好統(tǒng)籌安排。如果項目任務(wù)重、周期短，檔案館方最好先選擇內(nèi)容相對較為單一的大全宗檔案進行著錄，以減少著錄人員因頻繁更換所需熟悉內(nèi)容的時間，提高工作效率。尤其在項目初期加工方著錄大全宗時，不僅適合集中人員高效完成，還適合培訓(xùn)新員工，讓其較快地適應(yīng)工作內(nèi)容和節(jié)奏。對于小全宗的著錄處理，加工方一般可選擇專業(yè)素養(yǎng)較強、熟悉業(yè)務(wù)的人員進行專門處理，以確保著錄質(zhì)量。

（三）開展梳理分類

根據(jù)前期調(diào)研摸底的情況，項目加工方應(yīng)對檔案進行適當(dāng)?shù)臍w類，把主題內(nèi)容相同、相近的檔案劃分清楚，并要求熟悉業(yè)務(wù)的人員制定統(tǒng)一的著錄模板，安排專人或?qū)ｉT的小組負(fù)責(zé)該類型的著錄工作。由于其對檔案更為了解，不但可以大大提高著錄效率，還可以保證著錄質(zhì)量。例如，對于各機構(gòu)請領(lǐng)或報銷經(jīng)費類型的檔案，就可制定統(tǒng)一的著錄模板：責(zé)任者+為請領(lǐng)或報銷+時間+某事項（經(jīng)費）給+受文者+文種（呈、稟、函等）。歸類后，由于著錄模板的語言統(tǒng)一、表達規(guī)范，不僅方便著錄人員操作、提高工作效率，而且著錄的目錄數(shù)據(jù)更加規(guī)范。又如，民國檔案大多為公文類檔案，責(zé)任者為政府機關(guān)或社會團體組織，受限于機構(gòu)職能，各類公文的內(nèi)容主題比較單一、固定，只是時間不同而已。著錄時，項目加工方負(fù)責(zé)人若能統(tǒng)籌好“變與不變”的內(nèi)容，分配好專門人員集中著錄該類型的檔案，就能達到事半功倍的效果。

（四）健全激勵措施

在項目實施時，加工方要健全員工的激勵措施。第一，物質(zhì)激勵。加工方可根據(jù)著錄任務(wù)的完成量和質(zhì)量設(shè)立績效獎金制度。例如，每月完成規(guī)定數(shù)量且錯誤率在一定范圍內(nèi)的著錄工作，可獲得相應(yīng)的績效獎金；對于高質(zhì)量完成復(fù)雜或重要檔案著錄的人員，可給予額外的獎金激勵。第二，精神激勵。加工方可對在工作中表現(xiàn)出色的人員進行公開表彰，增強他們的榮譽感和成就感，還可為著錄人員提供晉升機會，如從普通著錄員晉升為資深著錄員、項目主管等。第三，營造優(yōu)質(zhì)的工作環(huán)境。通過組織團建活動，增強團隊凝聚力，鼓勵著錄人員之間相互學(xué)習(xí)、交流經(jīng)驗，共同解決工作中遇到的問題，形成良好的工作氛圍和團隊文化。

五、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和檔案管理要求的日益提高，國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目將面臨更多的機遇和挑戰(zhàn)。我們應(yīng)持續(xù)關(guān)注行業(yè)發(fā)展動態(tài)，積極引入新的技術(shù)和理念，不斷改進和創(chuàng)新質(zhì)量管理方法。相信在各方的共同努力下，國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目將不斷邁向新的高度，為國家的文化傳承、歷史研究和社會發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

注釋及參考文獻：

[1]許茵.國家重點檔案文件級目錄題名著錄問題探析——以全國民國檔案文件級目錄著錄為例[J].檔案學(xué)研究，2018（6）：59-63.

[2]張寅，牟雅娜.欠發(fā)達地區(qū)檔案數(shù)字化的困境與對策——以甘肅省國家重點檔案文件級目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量提升為例[J].檔案，2019（4）：58-61.

[3]劉芳心.國家重點檔案文件級目錄著錄流程設(shè)計思考[J].北京檔案，2019（2）：31-33.

[4]馮蓉.民國檔案文件級目錄基礎(chǔ)體系的構(gòu)建策略[J].檔案學(xué)研究，2016（6）：41-44.

作者單位：福建省檔案館