醫(yī)院綜合檔案整理及數(shù)字化服務(wù)外包過程中的問題及對策

摘要：綜合檔案資源不僅是醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，亦可助力醫(yī)院社會效益、經(jīng)濟效益的提升，而數(shù)字化服務(wù)外包模式的有效應(yīng)用，可幫助醫(yī)院實現(xiàn)對綜合檔案資源的高效化利用。但是，在多方面因素影響下，當(dāng)前綜合檔案規(guī)范整理與服務(wù)外包等存在一些問題，對醫(yī)院檔案資源的價值體現(xiàn)產(chǎn)生一定影響。本文從醫(yī)院綜合檔案規(guī)范整理與數(shù)字化服務(wù)外包存在的問題分析入手，提出科學(xué)對策，以促進檔案整理與外包服務(wù)的高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院綜合檔案；數(shù)字化服務(wù)外包；檔案規(guī)范整理

引言

得益于《機關(guān)檔案管理規(guī)定》[1]等政策制度的出臺，當(dāng)前，醫(yī)院強調(diào)以數(shù)字化、信息化的形式加強歷史檔案保護。在此形勢下，醫(yī)院綜合檔案整理與管理面臨嚴格要求，促使數(shù)字化服務(wù)外包成為主要趨勢之一。但是，一些外包服務(wù)問題增加了綜合檔案管理出現(xiàn)風(fēng)險的概率，甚至影響到醫(yī)院的可靠、長久運行。鑒于此，探討如何利用有效對策來提升醫(yī)院綜合檔案整理有效性，并促進數(shù)字化服務(wù)外包的高質(zhì)量開展，對推動我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展有著重要意義。

1. 綜合檔案整理與數(shù)字化服務(wù)外包的價值體現(xiàn)

1.1 有效解決人員不足問題

一般情況，綜合檔案整理涉及對紙質(zhì)檔案的組件、排列、編目、裝訂、排架等處理環(huán)節(jié)。檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化則涉及數(shù)據(jù)庫構(gòu)建、掃描處理、成果管理等流程，環(huán)節(jié)流程煩瑣、復(fù)雜，對醫(yī)院檔案管理人員提出更高要求。再加上大量歷史檔案因長時間積壓，頻繁出現(xiàn)變脆、發(fā)黃等問題，須利用復(fù)雜工藝和流程進行檔案修復(fù)，這意味著大部分醫(yī)院對于綜合檔案整理與數(shù)字化處理無暇分身。而服務(wù)外包模式的有效應(yīng)用，可通過對專業(yè)人員的合理配備來解決醫(yī)院檔案管理問題，并為綜合檔案資源的價值體現(xiàn)提供保障[2]。

1.2 推動檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型

醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理涉及對專業(yè)設(shè)備、人才、技術(shù)的大量投入，而部分醫(yī)院因資金、能力匱乏，無法對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理提供支持。通過服務(wù)外包，不僅可實現(xiàn)對先進加工軟件、技術(shù)的有效應(yīng)用，亦可結(jié)合醫(yī)院需求進行專業(yè)人才的合理配備，避免因數(shù)字化處理不到位影響醫(yī)院檔案資源的利用，并為歷史資源的有效保存、管理提供保障。

2. 醫(yī)院綜合檔案整理與數(shù)字化服務(wù)外包存在問題

為實現(xiàn)對檔案資源的長久存儲與高效化利用，檔案整理與服務(wù)外包模式的應(yīng)用較為常見，但在多方面因素影響下，在服務(wù)外包實施期間仍存在以下問題。

首先是數(shù)據(jù)安全問題。一方面，醫(yī)院患者個人健康信息數(shù)據(jù)屬于隱私敏感信息，若出現(xiàn)泄露、被篡改等情況，極易對患者個人隱私、醫(yī)療安全造成嚴重影響；另一方面，外包服務(wù)商在運行期間如果出現(xiàn)內(nèi)部管理不善、技術(shù)水平不足等問題，就會增大數(shù)據(jù)泄露、未經(jīng)授權(quán)訪問、數(shù)據(jù)丟失等安全風(fēng)險的發(fā)生概率[3]。此外，患者個人信息的泄露與醫(yī)院管理質(zhì)量存在密切關(guān)聯(lián)，這種情況的發(fā)生會影響醫(yī)院管理效率，甚至還會影響各項醫(yī)療操作的實施，對患者的信息隱秘性造成影響，降低患者對醫(yī)療服務(wù)的信心。

其次是服務(wù)質(zhì)量問題。通常情況下，醫(yī)院綜合檔案涉及大量病歷、檢查報告等重要信息，而服務(wù)承包商在整理和數(shù)字化過程中，極易因錯誤、疏漏導(dǎo)致數(shù)據(jù)不完整、不準確，繼而對醫(yī)院臨床診斷、科研工作和患者醫(yī)療安全產(chǎn)生較大影響。另外，個別外包服務(wù)商可能缺乏專業(yè)知識和技術(shù)實力，導(dǎo)致整理和數(shù)字化過程中存在錯誤和延誤。如果外包服務(wù)商的服務(wù)態(tài)度、溝通方式存在問題，如溝通不暢或服務(wù)態(tài)度不佳，就會對雙方合作的順利進行產(chǎn)生影響[4]。同時，服務(wù)質(zhì)量問題還會影響患者的配合度、依從性等，使患者的整體就醫(yī)體驗感受到影響，極易引起醫(yī)患糾紛等情況的發(fā)生，影響醫(yī)患之間的關(guān)系和諧度。再者，服務(wù)質(zhì)量也在一定程度上反映了醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平情況，若出現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量問題，則會影響醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)效率。

最后是成本控制問題。綜合檔案整理與數(shù)字化服務(wù)外包涉及數(shù)據(jù)整理、數(shù)字化、存儲、備份等環(huán)節(jié)，如果成本控制不符合預(yù)期要求，極易對醫(yī)院財務(wù)狀況和運營效率產(chǎn)生不利影響。在實際外包服務(wù)過程中，若出現(xiàn)成本超支、服務(wù)費用增加等情況，極易增大醫(yī)院的財務(wù)壓力。成本消耗會給醫(yī)院造成較大的經(jīng)濟支出，影響醫(yī)院各方面運營，從而使醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量降低，甚至還會使臨床各項醫(yī)療操作的落實受到影響，導(dǎo)致醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)缺乏連續(xù)性、完整性和規(guī)范性。

3. 醫(yī)院綜合檔案規(guī)范整理與數(shù)字化服務(wù)外包過程的解決對策

本部分以廈門市婦幼保健院為例進行研究。廈門市婦幼保健院綜合檔案室館藏數(shù)量15853卷（永久件3605卷，長期件3230卷，短期件9018卷）；會計檔案7552卷；科研檔案18卷；基建檔案132卷；設(shè)備檔案（醫(yī)療設(shè)備）516卷；聲像檔案96卷；實物檔案27卷。庫房面積約200平方米。

3.1 健全管理機制

廈門市婦幼保健院綜合檔案室設(shè)置按照“八防”要求，配備空調(diào)機、溫濕度計、防蟲樟腦、滅火器、遮光窗簾、門窗加固等，使之與檔案管理相配套，檔案保管條件得到保證。配備計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀、檔案管理軟件等電子化辦公設(shè)備，為逐步實現(xiàn)電子檔案館創(chuàng)造條件。同時，組織保障保衛(wèi)部定期對電源電線、通道安全、消防安全等方面進行檢查，定期到各檔案分庫房進行檔案管理檢查，包括對案卷的數(shù)量、質(zhì)量、霉變、溫濕度等情況進行檢查，落實檔案的統(tǒng)一管理。對照福建省檔案局《市、縣兩級檔案事業(yè)發(fā)展檢查評估標準（試行）》《機關(guān)、團體、企事業(yè)單位檔案工作檢查評估標準（試行）》，編制并修訂了《廈門市婦幼保健院檔案管理實施細則》《廈門市婦幼保健院檔案分類與編號辦法》《檔案驗收制度》《廈門市婦幼保健院文件材料歸檔案不歸檔范圍》《廈門市婦幼保健院檔案歸檔范圍及保管期限表》等制度。

此外，廈門市婦幼保健院重視文書檔案改革。一是根據(jù)工作實際重新修訂檔案管理標準。二是針對文件收發(fā)過程做了流程改進；設(shè)備檔案進入初級網(wǎng)絡(luò)化時代，工作效率提高；不斷優(yōu)化查閱流程；會計檔案明確新要求、新標準，調(diào)整了會計檔案的歸檔范圍，歸檔數(shù)量提升了50%。三是基建檔案取得新進展，前期積累的竣工資料全部驗收完成，集美新院建設(shè)前期基建文件材料重新劃分項目代號，隨時辦理移交，隨時歸檔。

3.2 加強檔案數(shù)據(jù)安全保障

為避免數(shù)據(jù)安全問題影響醫(yī)院綜合檔案的價值體現(xiàn)，并保證數(shù)字化服務(wù)滿足醫(yī)院實際需求，可結(jié)合以下措施來強化數(shù)據(jù)安全保障。

3.2.1 數(shù)據(jù)加密機制構(gòu)建

為避免在傳輸、存儲期間出現(xiàn)數(shù)據(jù)被篡改、非法獲取等現(xiàn)象，可構(gòu)建契合檔案服務(wù)實際需求的數(shù)據(jù)加密機制。具體包括：一是對數(shù)據(jù)傳輸過程進行加密處理。結(jié)合實際情況分析，在醫(yī)院對外包服務(wù)商傳輸數(shù)據(jù)期間，可依托安全加密算法對數(shù)據(jù)進行加密，如利用SSL/TLS等安全傳輸協(xié)議，建立安全數(shù)據(jù)通道。二是對數(shù)據(jù)存儲過程進行加密處理。若外包服務(wù)商以服務(wù)器或云端為載體進行數(shù)據(jù)存儲，可采用AES、RSA等加密算法，對數(shù)據(jù)加密保護，確保數(shù)據(jù)不受未經(jīng)授權(quán)訪問的影響。三是建立訪問控制和密鑰管理機制。以合理設(shè)定訪問權(quán)限控制為前提，對外包服務(wù)商和其他未授權(quán)人員的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限加以設(shè)定，避免數(shù)據(jù)被非法獲取。同時，可結(jié)合對密鑰管理機制的優(yōu)化構(gòu)建，對加密密鑰進行安全管理、定期更換，確保數(shù)據(jù)加密效果符合預(yù)期要求。

3.2.2 優(yōu)化權(quán)限管理體系設(shè)定

為進一步加強數(shù)據(jù)安全管理，醫(yī)院須提高對權(quán)限管理體系構(gòu)建的重視度，以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)泄露、濫用風(fēng)險的有效規(guī)避。首先，明確權(quán)限分級?；趯T工職責(zé)和需求的綜合分析，合理設(shè)定權(quán)限等級確保每位員工只能訪問工作所需數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)被未授權(quán)人員訪問。例如，醫(yī)務(wù)人員可查看病歷數(shù)據(jù)，而非醫(yī)務(wù)人員只能訪問部分非敏感數(shù)據(jù)[5]。其次，加大對身份驗證機制的實施力度。依托雙因素身份驗證等安全措施，確保只有經(jīng)過授權(quán)的員工才能訪問系統(tǒng)和數(shù)據(jù)。結(jié)合對密碼、生物識別等技術(shù)的有效應(yīng)用，加強員工身份驗證，避免非法訪問和操作。再次，優(yōu)化對審計和監(jiān)控機制的構(gòu)建。對數(shù)據(jù)訪問和操作進行審計記錄和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)異常操作和未授權(quán)訪問行為。以日志記錄、實時監(jiān)控等形式對數(shù)據(jù)訪問記錄進行追蹤，以加強數(shù)據(jù)安全保障。最后，做到定期審查和更新權(quán)限設(shè)置。視情況定期審查權(quán)限設(shè)置，并及時調(diào)整員工的權(quán)限級別，確保權(quán)限與實際工作需求相匹配。同時，隨著員工變動和業(yè)務(wù)需求的變化，要求相關(guān)人員第一時間更新權(quán)限管理體系，進一步提升數(shù)據(jù)訪問權(quán)限的合理性。

3.3 提升檔案數(shù)字化服務(wù)質(zhì)量

為促進綜合檔案整理與數(shù)字化服務(wù)的高質(zhì)量開展，須結(jié)合醫(yī)院實際情況分析，借助以下策略來優(yōu)化服務(wù)開展。

3.3.1 重視市場摸底

為保證檔案整理與數(shù)字化服務(wù)質(zhì)量符合預(yù)期要求，須做到在招標階段開展企業(yè)摸底工作，以內(nèi)外調(diào)研的方式對檔案服務(wù)公司的口碑、信譽、背景、資質(zhì)等進行全面調(diào)查。對企業(yè)的甲級、乙級資質(zhì)進行了解，若情況允許，可在建立合作關(guān)系前對承包商不加密檔案加工現(xiàn)場進行觀摩，檢查其整理流程是否標準、規(guī)范。同時，還須對承包商檔案管理系統(tǒng)、服務(wù)器進行考量，判斷其OCR識別、安全、掛接等是否符合預(yù)期要求[6]。

3.3.2 完善構(gòu)建績效評估機制

首先，醫(yī)院可以制定完善的評估指標體系，具體涉及服務(wù)響應(yīng)時間、數(shù)據(jù)準確性、服務(wù)效率等指標，以實現(xiàn)對外包服務(wù)商表現(xiàn)的有效評估。指標設(shè)定應(yīng)具體、可量化，能夠客觀反映服務(wù)質(zhì)量情況。其次，在合理設(shè)立評估周期的基礎(chǔ)上，對外包服務(wù)商服務(wù)質(zhì)量進行定期評估、監(jiān)控。構(gòu)建契合檔案管理需求的評估流程，明確評估責(zé)任人和具體操作步驟，確保評估工作的順利進行。須注意，評估結(jié)果應(yīng)及時反饋給外包服務(wù)商，促使其改進服務(wù)質(zhì)量。最后，采用多種評估方法，可以結(jié)合定性和定量的評估方法，如問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等，綜合評估外包服務(wù)商的服務(wù)質(zhì)量，以實現(xiàn)對外包服務(wù)商表現(xiàn)的全面了解，發(fā)現(xiàn)問題并提出改進建議。

3.3.3 完善加工過程監(jiān)管

以合同簽訂為前提，要求服務(wù)公司在進場后簽署人員安全保密協(xié)議、規(guī)范勞動合同，檔案交接時務(wù)必有紙質(zhì)簽名。加工期間須做到對攝像頭的全面配備，且現(xiàn)場錄制視頻保存時間應(yīng)超過半年。檔案整理期間須按相關(guān)要求進行分隔標識處理，以期為后續(xù)加工處理提供依據(jù)，并促進加工效率的顯著提升[7]。

3.4 加強成本控制

為避免因服務(wù)成本過高影響醫(yī)院穩(wěn)定運營，要依據(jù)對醫(yī)院綜合檔案整理與數(shù)字化服務(wù)需求的分析，結(jié)合對醫(yī)院需求和外包項目特點的分析，注重對合作模式的合理選擇，如按項目外包、按人員外包、按服務(wù)外包等。須注意，不同合作模式的成本、風(fēng)險控制存在差異，醫(yī)院須根據(jù)實際情況進行選擇。同時，須完善構(gòu)建成本核算機制，對外包項目成本進行全面核算，對直接成本和間接成本等各項費用全面分析。依托成本核算及時發(fā)現(xiàn)成本問題，采取科學(xué)措施加以控制，以期服務(wù)成本在可控范圍內(nèi)。重視與外包服務(wù)商建立良好合作關(guān)系，加強溝通和協(xié)調(diào)，共同制定科學(xué)的服務(wù)標準和合同條款。通過雙方合作來實現(xiàn)資源優(yōu)化配置，避免因資源浪費導(dǎo)致符合性成本增高[8]。另外，可對外包合作模式效果和成本控制情況進行定期評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并持續(xù)優(yōu)化合作模式。以評估結(jié)果為基準，調(diào)整合作方式和流程，尋求更為高效、經(jīng)濟的合作模式，實現(xiàn)成本控制的持續(xù)改進。

結(jié)語

綜合檔案整理與數(shù)字化服務(wù)外包不僅可助力醫(yī)院資源高效化利用，亦可為醫(yī)院綜合檔案的可靠、長久保存提供保障。鑒于此，要在明確檔案整理與數(shù)字化外包重要性的基礎(chǔ)上，采取科學(xué)對策來促進檔案整理與數(shù)字化服務(wù)外包的順利進行，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展保駕護航。

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作者簡介：溫雅倩，碩士研究生，副研究館員，461231736@qq.com，研究方向：檔案政工。