基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下出版企業(yè)內部控制研究

隨著我國文化體制改革不斷深入，全國新聞出版業(yè)逐步建立起產(chǎn)權清晰、權責明確、政企分開、管理科學的現(xiàn)代企業(yè)制度。信息技術融合到出版企業(yè)的經(jīng)營管理和內部控制中已成為一種必然趨勢，為此大多數(shù)出版企業(yè)在實現(xiàn)現(xiàn)代化管理進程中選擇引進ERP系統(tǒng)，ERP的引進對整個出版企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動造成巨大影響。本文基于ERP系統(tǒng)視角，圍繞內部控制管理，緊密結合出版企業(yè)實際來分析問題并提出對策建議，為提升出版企業(yè)經(jīng)營效率和效果提供借鑒。

ERP系統(tǒng)與內部控制的概念及其融合的重要作用

ERP系統(tǒng)的基本概念 企業(yè)資源計劃即ERP（Enterprise Resource Planning）由美國Gartner Group Inc于1990年提出，它是建立在信息技術基礎上，按照系統(tǒng)思維對企業(yè)運營資源進行平衡，為企業(yè)決策搭建的信息化管理平臺，ERP系統(tǒng)涵蓋企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營活動，幫助企業(yè)實現(xiàn)各項業(yè)務信息化管理，提高企業(yè)執(zhí)行業(yè)務流程效率。

企業(yè)內部控制的含義 企業(yè)內部控制是企業(yè)管理層和企業(yè)員工共同參與完成，目的是為提高企業(yè)經(jīng)營活動效率性、效果性和財務報告的可靠性等提供合理保證。我國制定《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》確立企業(yè)內部控制基本框架后，逐步在上市公司試行，同時鼓勵非上市企業(yè)參照基本規(guī)范建立企業(yè)內控制度。從目前來看，國內企業(yè)越來越重視發(fā)揮內部控制的重要作用，有效提高了企業(yè)經(jīng)營效率和效益，幫助企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略目標。

出版企業(yè)ERP系統(tǒng)與內部控制融合的必要性 出版企業(yè)兼具制造業(yè)、物流業(yè)和零售業(yè)的核算屬性，產(chǎn)品涉及的信息量大，工作流程細致，核算過程復雜，給財務核算增加很大難度。ERP系統(tǒng)實現(xiàn)內部資源優(yōu)化配置、極力簡化業(yè)務流程，準確、完整、及時傳遞了各類信息，大大提高了日常工作效率，但在業(yè)務流程執(zhí)行過程中依舊存在漏洞和弊端，因此實現(xiàn)內部控制管理與ERP系統(tǒng)的高度融合刻不容緩。

ERP系統(tǒng)在出版企業(yè)內部控制管理中存在的問題

編務管理方面 一是圖書初始數(shù)據(jù)錄入較隨意。圖書初始信息錄入工作由總編室牽頭，編輯負責收集整理完善，而在信息錄入過程中無專人審核，從而影響到后期查詢結果、財務核算，統(tǒng)計分析的準確性。二是合同管理環(huán)節(jié)力度不夠。合同簽訂后要等到圖書正式出版后才執(zhí)行，在這過程中由于各種原因可能導致實際履約信息跟當初合同簽訂時已不相符，從而形成先申請費用支付后補簽協(xié)議的現(xiàn)象，財務部門在單據(jù)審核過程中無據(jù)可循，可能導致費用支付無依據(jù)、無標準等風險出現(xiàn)。三是圖書出版環(huán)節(jié)無法在系統(tǒng)實時體現(xiàn)。圖書在下廠印制前需經(jīng)過多項流程，步驟細微且繁雜，而這些流程均未在ERP系統(tǒng)中進行實時動態(tài)更新，導致有的圖書版權失效了還未出版，或由于政策和市場原因不再出版，相關人員無法及時獲取圖書出版狀態(tài)便無法做出相應處理措施，造成出版損失的風險。

校對、設計流程方面 全國大多數(shù)出版企業(yè)規(guī)模較小，校對、設計人員數(shù)量和質量跟不上圖書出版需求，于是很多出版企業(yè)將設計、校對、排版等項目外包，而ERP系統(tǒng)并未新增外包業(yè)務管理模塊，編輯通過線下流程將結算發(fā)票和合作協(xié)議交由財務申請費用支付，而外部機構資質水平和定價參差不齊，相關人員無法對成稿的質量進行評估和監(jiān)管，如不對此模塊嚴加管理，容易引起資源浪費和不必要的損失。

印務流程方面 一是付印單數(shù)據(jù)錄入與實際不符。生產(chǎn)科在開具付印單并下廠后卻總因為種種原因而修改印制數(shù)據(jù)，加上付印單開具過程中審核不仔細等原因，導致付印通知單數(shù)據(jù)與真實情況有出入。二是印制成本核定數(shù)據(jù)不精準。生產(chǎn)科開具付印單時該圖書紙款、印制成本均已錄入ERP系統(tǒng)，但印制完成后由于后期諸如迎合市場需求的組套、封面更換、更改工藝等原因導致后續(xù)發(fā)生的成本無法在付印單上再次體現(xiàn)，造成ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)不完整，大大增加了后期財務核算難度。三是工價核算沒有統(tǒng)一標準。圖書印制完成后，由印廠開具發(fā)票進行結算，但很多出版企業(yè)并沒有統(tǒng)一的工價核算標準，加上每本圖書印制工藝相去甚遠，在給供應商結算印制費用時，難以把控結算金額的準確性。

存貨管理方面 第一，原材料管理。一是采購流程不規(guī)范。大多數(shù)出版企業(yè)采購工作由生產(chǎn)科負責，采購過程中無法做到職責分離，容易產(chǎn)生舞弊和錯漏風險。二是賬實不符。部分出版企業(yè)為了節(jié)省物流費用，圖書印制時用紙方便，將采購的部分紙張寄存在印廠倉庫，由印廠通過跟生產(chǎn)部門人員口頭聯(lián)系等方式自行領取紙張并使用，而生產(chǎn)部門對這些紙張使用情況未及時核對，實物盤點工作也不按期執(zhí)行，從而導致原材料實物數(shù)量與ERP系統(tǒng)不一致。

第二，圖書庫存管理。一是圖書入庫不及時。正常情況下圖書印制完成后印廠將圖書送至倉庫，由專人根據(jù)實物進行入庫數(shù)據(jù)錄入工作，但由于出版企業(yè)合作和發(fā)行方式的千差萬別導致有些圖書直接由印廠送至物流公司或直發(fā)作者，而倉庫無法及時獲取發(fā)貨信息，造成財務結算數(shù)據(jù)和ERP系統(tǒng)不符。二是對在途在庫圖書管理不到位。因圖書品類和數(shù)量繁多，尤其是銷售不暢的圖書更是大大積壓了庫存，給庫存盤點帶來一定困難，很多出版企業(yè)未定期對在庫圖書進行實物盤點，導致年終一次全盤工作時間緊任務重，只能以抽盤的方式走過場，盤點數(shù)據(jù)實際上也不夠準確，造成賬實不相符。三是未及時對庫存商品進行清理。隨著數(shù)字出版新業(yè)態(tài)和多種銷售渠道的涌現(xiàn)，圖書出版面臨著前所未有的競爭壓力。相關人員未定期對庫存商品進行清理，很多圖書在發(fā)貨退回后喪失銷售價值卻一直囤積在倉庫放任不管，或者盤點過程中清理出一些庫齡較長達到報廢條件的圖書卻因編輯的不舍等原因而遲遲無法處置，造成爆倉，存貨跌價準備計提金額增大，嚴重影響財務報表數(shù)據(jù)的真實性和準確性。

銷售管理方面 近幾年來電商和直播平臺興起，出版企業(yè)面臨前所未有的壓力，不得不放寬結算條件，紛紛采取先發(fā)貨后退貨再對賬結算的方式，而ERP系統(tǒng)未對往來客戶的信用水平、發(fā)貨限額、賬期時長等信息進行錄入設置，導致發(fā)行人員無從得知不同客戶對賬結算時間，產(chǎn)生大量應收賬款回款不及時，甚至形成壞賬，增加國有資產(chǎn)流失風險。

ERP系統(tǒng)與出版企業(yè)有效融合措施

編務流程管理 一是提高圖書選題申報、項目信息的準確性。在ERP系統(tǒng)填報選題信息時盡量詳盡準確，并經(jīng)過科室主任、總編室至少兩人的審核才予以通過。二是加強出版合同管理。ERP系統(tǒng)要對格式化合同的主要內容進行模板化設計，對后期簽訂的補充協(xié)議，應同步更新到ERP系統(tǒng)中，確保審核流程有據(jù)可循，每一筆支付金額嚴格按照合同執(zhí)行。三是通過ERP系統(tǒng)實時更新每個選題出版環(huán)節(jié)。ERP系統(tǒng)應增加一項圖書出版主要環(huán)節(jié)的時間節(jié)點，并設置提醒功能，定期提示編輯根據(jù)圖書實際出版狀態(tài)在系統(tǒng)進行勾選，供其他管理部門查看并了解具體情況，必要時采取措施，防范損失產(chǎn)生。

編審校及設計流程管理 對已設立專門編校部門的出版企業(yè)，每年初應編制當年的編校計劃，提交辦公會審批通過后嚴格按計劃開展稿件編校工作。對需由外包單位編校的圖書稿件，或需請專門設計服務公司進行設計的圖書，出版企業(yè)應對外包企業(yè)的資質進行嚴格審核，并通過三方比價后，篩選出適合合作的外包單位，簽訂長期合作協(xié)議，約定雙方交稿要求和結算條件。

印務流程管理 一是在ERP系統(tǒng)中啟用標準核價功能。通過嚴格的質量把控和多方比價后，應召開辦公會討論，實行集體決策審批制度確定入選的供應商名稱，簽訂統(tǒng)一標準的定價協(xié)議，及時更新到ERP系統(tǒng)，生產(chǎn)科在開具付印單時，勾選紙張類型和印制工藝后提取單價，系統(tǒng)根據(jù)印數(shù)自動計算印制成本。二是提高印制信息錄入的準確性。生產(chǎn)科在開具付印單前應準確核實圖書信息，把好最后一道數(shù)據(jù)關，如后期涉及工藝更改或組套包裝等，生產(chǎn)科應事先在ERP系統(tǒng)進行補單更新數(shù)據(jù)后再通知印廠，印廠務必按照生產(chǎn)科下達的付印通知單進行印制，確保財務收到印廠的結算單跟ERP系統(tǒng)一致。

存貨管理 第一，庫存紙張管理。采購紙張前要有采購預算計劃并報辦公會審批。設置專門的存貨管理崗位，紙張采購入庫時，將入庫驗收單信息錄入ERP系統(tǒng)，同步更新紙張庫存臺賬信息。紙張使用時，管理人及時更新紙張臺賬，出具紙張出庫明細表，特別要注明紙張品種、規(guī)格、數(shù)量等信息，并及時在ERP系統(tǒng)上提交用紙申請單，責任編輯在ERP系統(tǒng)中勾選確認并簽字，保證系統(tǒng)出庫數(shù)據(jù)與實物一致。

第二，庫存圖書管理。一是要嚴格管控圖書入庫工作。入庫環(huán)節(jié)直接影響產(chǎn)成品數(shù)量和碼洋，ERP系統(tǒng)應設置付印單開具后一定期限內入庫提醒功能，倉管員也應實時關注圖書入庫情況，對開具付印單后超期未入庫圖書及時報告生產(chǎn)科，對直接從印廠發(fā)至物流公司或作者的圖書，應催促印廠將簽收單及時交至倉庫。對印廠直送倉庫的圖書，應及時核對實物和送書單數(shù)量是否一致，并出具簽字蓋章的入庫單，再由另一人負責ERP系統(tǒng)的信息錄入工作，確保不相容崗位相分離。二是要精確管理在途在庫商品的數(shù)量與質量。ERP系統(tǒng)應具備庫存商品庫齡和發(fā)出商品賬齡提醒功能，業(yè)務員根據(jù)發(fā)出商品的賬期及時跟客戶對賬結算。每年至少對庫存圖書進行兩次實物盤點，對庫齡久遠已無使用價值的商品應及時走報廢流程。

財務系統(tǒng)管理 一是完善成本費用歸集匯總功能。ERP系統(tǒng)在初始時要設置好相關標準價格，杜絕費用超標準支付等問題。圖書入庫后，第一時間將編務、印制等成本歸集匯總，如后期特殊原因再次發(fā)生的成本，走線下審批流程進行后續(xù)操作，并在圖書入庫后一個月內將線下流程發(fā)生的成本錄入ERP系統(tǒng)專門設置的端口進行再次歸集，保證成本環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)真實、完整、準確。二是加強往來賬款管理。在ERP中實施客戶分級管理，對不同級別的客戶設置不同的發(fā)貨限額、賬期和信用政策。運用應收賬款賬齡分析表對應收賬款及時清收，對超期未回款的客戶，ERP系統(tǒng)應實時彈窗提醒，按季度統(tǒng)計應收賬款的回收情況并反饋給相關業(yè)務人員，對超賬期未回款的金額按一定權重和比例計入業(yè)務員的績效考核中。

內部控制與ERP系統(tǒng)相融合并非一蹴而就的事情，需要長時間摸索和完善。出版企業(yè)要不斷優(yōu)化ERP系統(tǒng)模塊和調整管理方法。同時，出版企業(yè)還要根據(jù)行業(yè)特性重點把握內控風險評估點，提高ERP系統(tǒng)與風險把控契合度，降低管理風險，實現(xiàn)業(yè)務流程精準化、精細化、精益化運作，推動出版企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，提高市場競爭力水平。