財務(wù)共享模式下電子會計檔案管理

【摘要】財務(wù)共享模式下電子會計檔案是一次管理變革、流程再造，不僅重新劃分地區(qū)公司財務(wù)人員和財務(wù)共享中心檔案管理人員職責(zé)權(quán)限，而且降低了集團公司財務(wù)管理成本，提高了工作效率。文章探討了在財務(wù)共享模式下，電子會計檔案管理的特點，研究分析了電子會計檔案的優(yōu)劣和存在的問題，并提出了加強電子會計檔案管理的措施。

【關(guān)鍵詞】財務(wù)共享；電子會計檔案；檔案管理

【中圖分類號】F275

隨著集團公司業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷擴大和管理的精細化，會計檔案總量整體呈增長態(tài)勢。在大數(shù)據(jù)和人工智能時代的背景下，增值稅專用發(fā)票、財政票據(jù)等外部原始單據(jù)的電子化，以及企業(yè)內(nèi)部銷售日報、出入庫單等原始單據(jù)的電子化，使得集團公司會計檔案電子化率逐年攀升。集團公司與時俱進，運用財務(wù)共享服務(wù)中心管理電子會計檔案，不僅可以全面承接地區(qū)公司共享業(yè)務(wù)，也可以釋放出地區(qū)公司在財務(wù)會計處理中的工作量和會計檔案管理中的工作量，有效提升會計基礎(chǔ)工作水平。目前，集團公司采用會計檔案集中管理模式管理電子會計檔案。

一、財務(wù)共享模式下電子會計檔案管理的特點

（一）由屬地化管理向集中化管理轉(zhuǎn)變

紙質(zhì)會計檔案屬地化管理，原始單據(jù)由地區(qū)公司管理，會計憑證由共享中心制作，地區(qū)公司自行完成原始單據(jù)與會計憑證匹配及后續(xù)裝訂成冊等工作，存在人力難以釋放的問題，且隨著電子會計檔案快速推行和公司業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷擴大和管理的精細化，會計檔案總體規(guī)模龐大，地區(qū)公司檔案管理資源整體存在庫房緊張且分布不均，管理水平參差不齊的情況，部分單位還存在外租庫房現(xiàn)象。

集中化管理在推進檔案資源集約化管理的同時，還能進一步提升會計基礎(chǔ)工作效率，有利于共享中心完整承接共享業(yè)務(wù)。會計檔案集中化管理由財務(wù)共享服務(wù)中心的檔案管理部門進行會計檔案的統(tǒng)一管理，地區(qū)公司只需按規(guī)定把檔案寄送到財務(wù)共享服務(wù)中心，財務(wù)共享服務(wù)中心掃描紙質(zhì)檔案形成電子化會計檔案，統(tǒng)一歸檔管理會計檔案。

（二）由紙質(zhì)化檔案向電子化檔案轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的會計檔案以紙質(zhì)單據(jù)為載體，需要財務(wù)人員序號，匹配憑證與附件，按照順序裝訂成冊，消耗了大量的人力成本、裝訂過程中的辦公成本、取得紙質(zhì)票據(jù)的成本。

隨著增值稅專用發(fā)票、財政票據(jù)等外部原始單據(jù)的電子化，以及企業(yè)內(nèi)部銷售日報、出入庫單等原始單據(jù)的電子化，在電子會計檔案快速推行，電子歸檔冊數(shù)顯著攀升的大環(huán)境下，會計檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案向電子化檔案轉(zhuǎn)變，電子化檔案節(jié)約了成本，不需要再打印電子票據(jù)，取得較好經(jīng)濟效益和社會效益。財務(wù)共享模式下會計檔案以電子化方式保存，一是財務(wù)共享模式下會計信息從取得、報銷、審核、生成、傳遞、歸檔均為電子化方式。二是非電子化的紙質(zhì)單據(jù)也會集中寄送到財務(wù)共享中心，由其掃描形成電子檔案歸檔便于隨時查閱。

（三）由定期存檔、信息滯后向?qū)崟r更新、信息高效轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的會計檔案以月度為單位，每月定期裝訂成冊歸檔，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的實時更新，存在信息滯后，財務(wù)管理人員分析數(shù)據(jù)，需要翻閱大量資料，花費大量的時間和精力，不僅工作質(zhì)量、工作效率得不到提高，而且需要耗用大量人力。

財務(wù)共享模式下電子會計檔案從取得到歸檔的全生命周期管理都是電子化方式，且財務(wù)共享系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)、物料等系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，便于信息及時更新，保證了財務(wù)共享云中的電子會計檔案信息的實時性和有效性，當(dāng)企業(yè)管理人員需要分析數(shù)據(jù)時，可以運用圖文識別等先進信息技術(shù)對電子會計檔案進行合理、科學(xué)的匯總和分析，有利于管理人員及時獲得資料，做出科學(xué)合理決策。

（四）由個性化向流程化、標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的會計檔案由財務(wù)人員手工進行定期的整理、歸檔，因地區(qū)公司眾多，每個公司根據(jù)管理需求，會計檔案管理都有自己的特點。

在財務(wù)共享模式下，電子會計檔案的管理有一套統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的流程，無論是電子會計檔案在報銷、審核、移交、成冊的權(quán)限配置，還是流程設(shè)置，都按標(biāo)流化和流程化操作，有效降低了人為判斷標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一帶來的管理上的“漏點”和“堵點”。目前，集團公司采用會計檔案集中管理，從會計檔案投遞、傳輸、歸檔，地區(qū)公司、共享運營中心各司其職，按照標(biāo)準(zhǔn)的流程體系執(zhí)行。

二、財務(wù)共享模式下電子會計檔案的優(yōu)劣

（一）共享檔案資源，挖掘數(shù)據(jù)潛力

紙質(zhì)檔案的查閱，需要按照流程提交紙質(zhì)申請，按照檔案借閱的規(guī)定來查找、借閱會計檔案，如果不同人員想查閱同一份會計檔案，不能同時查閱，不利于工作效率提升。財務(wù)共享模式下電子會計檔案可以實現(xiàn)跨區(qū)域調(diào)閱，多人同時在線查閱，打通了查閱檔案的空間范圍、時間范圍，降低檔案借閱、檢查中附件丟失及人為破壞風(fēng)險，只需申請賦權(quán)就可以查閱檔案，而且可以利用大數(shù)據(jù)工具分析電子會計檔案，利用檢索能力進行快速定位檢索，最大可能挖掘數(shù)據(jù)潛力，提高工作效率。

（二）節(jié)約管理成本，提高工作效率

財務(wù)共享模式下電子會計檔案節(jié)約了紙張使用、庫房占用、人力資源耗用等各環(huán)節(jié)的成本，在電子會計檔案管理下，會計原始憑證和記賬憑證是影像化的，共享系統(tǒng)中不管是影像信息，還是單據(jù)編號信息與FMIS系統(tǒng)各記賬憑證關(guān)聯(lián)，通過記賬憑證可聯(lián)查附件影像，并且財務(wù)共享模式下電子會計檔案，打通了FMIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等系統(tǒng)之間的壁壘，各系統(tǒng)之間可以實現(xiàn)單據(jù)自動、精準(zhǔn)匹配、交互利用，實現(xiàn)會計檔案從“前端產(chǎn)生-財務(wù)核算-檔案管理”全生命周期的電子化閉環(huán)管理，省時省力，此外，還可以降低儲存成本和人力資源成本，因不需要裝訂會計憑證，地區(qū)公司不需要花費人力資源去匹配憑證與附件，節(jié)約了地區(qū)公司大量的人力資源、庫房占用甚至租用庫房的情況，地區(qū)公司財務(wù)人員更加注重管理工作，只需把會計資料寄送到財務(wù)共享中心，由共享中心人員掃描檔案，財務(wù)共享模式下電子會計檔案是一次管理變革、流程再造，提高了工作效率。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化程度高，管理安全可控

財務(wù)共享模式下電子會計檔案有一套標(biāo)準(zhǔn)化流程，從流程設(shè)置到權(quán)限配置，會計檔案的審核、成冊、移交等環(huán)節(jié)，都有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求，有效減少了人為判斷標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一帶來的管理上的“漏點”和“堵點”。檔案管理的流程化、規(guī)范化，使其安全性、保密性更高，也可以利用數(shù)智化智能技術(shù)，降低電子會計檔案篡改、損毀、丟失的風(fēng)險。

三、財務(wù)共享模式下電子會計檔案存在的問題

（一）數(shù)據(jù)安全性存在挑戰(zhàn)

財務(wù)共享模式下，計算機是電子會計檔案的存儲媒介，只有保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和計算機設(shè)備的安全，才能保障電子會計檔案的安全。目前，隨著大數(shù)據(jù)、云平臺等智能化技術(shù)水平的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)病毒逐年上升，攻擊性也越來越強，一旦遭受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵蝕、網(wǎng)絡(luò)中斷、系統(tǒng)故障或者運維保障不力，都會引發(fā)電子會計檔案毀壞、破壞、丟失、盜竊的風(fēng)險。

（二）檔案交叉操作流程長

在財務(wù)共享模式下，電子會計檔案的管理涉及各地區(qū)公司、財務(wù)共享中心會計檔案管理人員、檔案移交人員等，會計檔案的形成過程，涉及掃描、審核、制證、稽核、歸檔、傳遞等流程，容易出現(xiàn)職責(zé)劃分不清，原來的屬地管理與現(xiàn)在的財務(wù)共享模式下管理交叉操作的情況，對企業(yè)內(nèi)控管理提出了新的挑戰(zhàn)。

（三）缺乏高素質(zhì)檔案管理人才

財務(wù)共享模式下，電子會計檔案管理者素質(zhì)參差不齊，一是會計管理人員重視核算、報表、分析，輕視會計檔案管理基礎(chǔ)工作，導(dǎo)致企業(yè)管理層不重視會計檔案管理人才的培養(yǎng)；二是電子會計檔案管理既需要懂財務(wù)也需要懂計算機維護的復(fù)合型人才，而會計檔案管理者往往只懂會計，不懂計算機維護、網(wǎng)絡(luò)安全維護等技能，缺乏電子會計檔案管理經(jīng)驗，一旦遇到電子會計檔案系統(tǒng)故障等問題，就會造成電子會計檔案數(shù)據(jù)丟失、毀壞、破壞等風(fēng)險，給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失。

（四）檔案管理制度不健全

財務(wù)共享模式下，電子會計檔案存在制度不健全情況，某些企業(yè)電子會計檔案的審核、歸檔、交付、保管、銷毀等沒有明確的制度規(guī)定，在移交時間、歸檔范圍、保管期限上沒有制度支撐，會增加內(nèi)控風(fēng)險、安全隱患。

四、財務(wù)共享模式下加強電子會計檔案管理的措施

（一）強化電子會計檔案安全管理

只有不斷完善電子會計檔案安全管理制度，定期維護升級軟硬件設(shè)施，監(jiān)控會計檔案數(shù)據(jù)，才能有效解決數(shù)據(jù)安全性帶來的問題。一是財務(wù)共享服務(wù)中心建立環(huán)境安全的電子會計檔案室，選擇耐火、耐濕、耐腐蝕、耐蛀、耐磨損的存儲材料來儲存電子會計檔案，并安裝監(jiān)控、防盜等設(shè)備，一旦遇到突發(fā)事故，可及時提醒管理人員，采取有效措施解決問題；二是定期維護升級軟硬件設(shè)施，完善數(shù)據(jù)保存系統(tǒng)，定期備份電子會計檔案數(shù)據(jù)至云端，一旦遇到自然或人為災(zāi)害，可短時間內(nèi)恢復(fù)電子會計檔案數(shù)據(jù)，保障企業(yè)經(jīng)濟利益；三是安裝殺毒軟件、建立高安全性防火墻、定期進行病毒查殺，監(jiān)控會計檔案數(shù)據(jù)是否存在修改、毀損的情況；四是加強電子會計檔案管理人員的保密培訓(xùn)，系統(tǒng)設(shè)置賬戶與密碼，訪問電子會計檔案需要設(shè)置權(quán)限，不斷提高管理者的安全保密意識。

（二）健全電子會計檔案內(nèi)控制度

財務(wù)共享模式下，電子會計檔案管理使地區(qū)公司財務(wù)人員和財務(wù)共享中心檔案管理人員職責(zé)發(fā)生變化，需要建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，識別風(fēng)險、抵御風(fēng)險，避免出現(xiàn)交叉操作，職責(zé)模糊不清的情況。一是建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，有效進行風(fēng)險識別和風(fēng)險管控，在電子會計檔案的掃描、審核、制證、稽核、歸檔、傳遞的全生命周期管理過程中，嵌入RPA自動化的審計監(jiān)督檢查，可以有效提示風(fēng)險，防范風(fēng)險，完整地監(jiān)督管理體系的嵌入，是電子會計檔案安全性和可靠性的有效保障；二是要避免人工干預(yù)電子會計檔案的生成，單據(jù)傳遞過程中，不允許非提單人修改信息，并且明確領(lǐng)導(dǎo)的審批權(quán)限，不得超金額跨業(yè)務(wù)審批，完善監(jiān)督職責(zé)；三是內(nèi)控人員定期抽樣檢查和反饋，保證電子會計檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實性、一致性、完整性。

（三）增強檔案管理人員綜合能力

財務(wù)共享模式下電子會計檔案管理應(yīng)當(dāng)與時俱進，需要培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型人才，才能更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)、云平臺環(huán)境下信息化的快速發(fā)展，電子會計檔案管理人員不僅需要熟悉檔案管理知識、會計知識，還要具備一定的計算機網(wǎng)絡(luò)知識。一是加強電子會計檔案管理人員的培訓(xùn)，包括財務(wù)共享系統(tǒng)、FMIS系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、軟件維護技能的學(xué)習(xí)，通過培訓(xùn)能更快融入信息化的管理工作，解決電子會計檔案管理工作中遇到的常見問題，提高電子會計檔案管理效率和效果；二是學(xué)習(xí)電子會計檔案管理相關(guān)制度和網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)維護等專業(yè)知識，會識別日常風(fēng)險，解決基本的操作流程；三是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還需重視檔案管理人員培養(yǎng)，將電子檔案管理納入到績效考核范圍。

（四）完善電子會計檔案管理制度

財務(wù)共享模式下的電子會計檔案管理應(yīng)當(dāng)在不違背相關(guān)法律法規(guī)，不違背內(nèi)部管理制度的前提下，企業(yè)根據(jù)自身實際情況，因地制宜科學(xué)合理地制定電子會計檔案管理制度。一是要明確電子會計檔案的歸檔范圍、保管期限等明細條款，整理標(biāo)準(zhǔn)、移交時間等問題制定具體的制度規(guī)定，只有建立完善的電子會計檔案管理制度，才能有章可循，按照制度辦事；二是確定歸檔內(nèi)容、范圍、移交、保存、備份、查詢、借閱、銷毀等細則，做好財務(wù)共享中心檔案部門與業(yè)務(wù)部門的溝通，劃分責(zé)任權(quán)屬，落實崗位責(zé)任，讓電子會計檔案能夠在安全、完整、準(zhǔn)確、真實的環(huán)境下完成成冊、移交、接收、保管；三是與時俱進，定期修訂電子會計檔案管理制度，對相關(guān)制度進行補充修訂，逐漸完善。

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責(zé)編：吳迪