新時(shí)代高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑研究

一、引言

新時(shí)代高校學(xué)生檔案管理作為高校管理的重要組成部分，對(duì)高校的人才培養(yǎng)、學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)等方面具有重要作用。隨著信息化的快速發(fā)展，檔案管理也呈現(xiàn)個(gè)性化、智能化、信息化等特點(diǎn)，高校學(xué)生檔案管理亟待數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以提高管理效率和資源利用率。當(dāng)前，我國高校學(xué)生檔案管理總體上呈現(xiàn)出信息化程度不高、管理分散、資源利用率低等問題。這些問題制約了高校學(xué)生檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。為了使高校檔案管理工作更有效地開展，就要積極進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以提高高校學(xué)生檔案管理水平。

二、數(shù)字化轉(zhuǎn)型對(duì)高校學(xué)生檔案管理的影響

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為一種趨勢，各行各業(yè)都在積極尋求數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑，以提高工作效率，降低成本，提升服務(wù)質(zhì)量。在高校學(xué)生檔案管理領(lǐng)域，數(shù)字化轉(zhuǎn)型同樣帶來了積極的影響。

（一）提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理方式通常需要人工進(jìn)行操作，這種方式不僅效率低下，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。而檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型則可以通過利用人工智能等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、智能化，以提高檔案存儲(chǔ)、檢索、共享和保護(hù)的效率，從而使檔案管理更加高效和可靠。例如，通過電子檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案的實(shí)時(shí)更新、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能，大幅縮短了檔案管理的時(shí)間。此外，數(shù)字化轉(zhuǎn)型還可以提高檔案管理的靈活性和可擴(kuò)展性，以便更好地適應(yīng)不斷變化的用戶需求。

（二）降低管理成本

傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理通常需要大量的資源投入，既需要大量的工作人員來管理數(shù)量龐大且種類繁多的檔案，還要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行定期的維護(hù)。數(shù)字化轉(zhuǎn)型則可以通過數(shù)字化技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，在提高檔案管理效率的同時(shí)，降低管理成本。此外，通過數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)能夠有效對(duì)數(shù)據(jù)庫中的資源和信息進(jìn)行歸類和分配，可以提高檔案管理的準(zhǔn)確度，進(jìn)而降低因人工錯(cuò)誤操作而產(chǎn)生的成本，實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案的精細(xì)化管理。

（三）提高檔案服務(wù)質(zhì)量

傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理方式通常只能滿足基本的管理需求，如檔案存儲(chǔ)、整理、查閱等功能。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理方式由傳統(tǒng)形式轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化形式，由管理紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向電子檔案，這一轉(zhuǎn)型不僅是時(shí)代發(fā)展的要求，也是檔案行業(yè)發(fā)展的趨勢。新時(shí)期高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型后，不再采用人工翻閱形式查詢，而是通過人工智能、大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案的深度分析和利用。通過數(shù)據(jù)分析和挖掘，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)高校學(xué)生檔案的智能分類、智能檢索、智能推薦等功能，從而更好地滿足用戶需求。此外，數(shù)字化轉(zhuǎn)型還可以提高檔案管理的靈活性和可擴(kuò)展性，以便更好地適應(yīng)不斷變化的需求。因此，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以有效提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。

三、高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型中存在的問題

（一）高校學(xué)生檔案管理機(jī)制不完善

截至目前，部分高校在檔案管理數(shù)字化方面尚未建立專門的管理機(jī)制，學(xué)生檔案管理停留在被動(dòng)管理階段。同時(shí)，由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和流程，部分高校學(xué)生檔案管理工作呈現(xiàn)出各部門配合不足、管理方法單一的情況，造成檔案管理過程中重復(fù)勞動(dòng)或者檔案信息不準(zhǔn)確等問題。與此同時(shí)，管理責(zé)任問題和監(jiān)管問題逐漸凸顯，如在檔案的創(chuàng)建、修改、審核等環(huán)節(jié)中，出現(xiàn)責(zé)任不清等現(xiàn)象，影響了高校學(xué)生檔案管理工作的正常開展。因此，目前高校學(xué)生檔案管理機(jī)制亟待完善。

（二）高校學(xué)生檔案管理技術(shù)應(yīng)用不足

目前，部分高校在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，由于技術(shù)投入不足，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)更新緩慢，無法滿足高效的現(xiàn)代管理需求。當(dāng)前還存在高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)不兼容的情況，如教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、成績管理系統(tǒng)等，存在接口不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)格式不兼容等問題，在進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移時(shí)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)遷移失敗或者遷移后的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。例如，在將學(xué)生成績信息從成績管理系統(tǒng)遷移到檔案管理系統(tǒng)時(shí)，如果兩個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)格式不兼容，會(huì)導(dǎo)致成績信息丟失。另外，系統(tǒng)兼容性問題也會(huì)影響數(shù)據(jù)的共享，為檔案管理工作帶來困擾。

（三）高校學(xué)生檔案管理資金投入不足

高校學(xué)生檔案管理資金投入不足是影響檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要因素。一方面，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要大量的資金投入，包括硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)、人員培訓(xùn)等多個(gè)方面。然而，一些高校在檔案管理方面的資金投入相對(duì)較少，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備和技術(shù)更新滯后，影響檔案管理的質(zhì)量和效率。另一方面，資金分配不合理，預(yù)算控制不嚴(yán)格，缺乏長期規(guī)劃，導(dǎo)致預(yù)算超支、預(yù)算浪費(fèi)等情況，影響資金使用效益，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的持續(xù)改進(jìn)。例如，部分高校主要將資金用于購買硬件設(shè)備，而忽略了人員培訓(xùn)和系統(tǒng)維護(hù)等方面的投入。

（四）高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)存在安全風(fēng)險(xiǎn)

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，檔案數(shù)據(jù)安全問題不容忽視。部分高校檔案管理系統(tǒng)存在數(shù)據(jù)泄露、非法訪問等安全隱患，嚴(yán)重威脅到高校學(xué)生檔案的安全性和保密性。一是數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。高校學(xué)生檔案中包含學(xué)生的個(gè)人信息，如成績、獲獎(jiǎng)記錄等，管理不善將會(huì)導(dǎo)致信息泄露。二是系統(tǒng)漏洞風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或刪除。黑客攻擊、病毒等潛在威脅不斷增加，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)泄露或丟失。此外，部分高校在檔案管理過程中缺乏對(duì)數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)的有效措施，一旦發(fā)生意外情況，將造成不可估量的損失。

（五）高校學(xué)生檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

部分高校學(xué)生檔案管理人員在信息技術(shù)方面的知識(shí)和能力有限，無法更好地勝任數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要求，這不僅影響了檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進(jìn)速度，也制約了檔案管理水平的提升。一是專業(yè)能力不足，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，導(dǎo)致在實(shí)際工作中無法有效處理檔案管理問題，缺乏處理突發(fā)事件的能力，如數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)故障等，導(dǎo)致檔案管理問題得不到及時(shí)有效解決。二是信息化素養(yǎng)不高，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理人員應(yīng)具備一定的信息化素養(yǎng)，?以適應(yīng)新的工作要求。然而，部分檔案管理人員缺乏一定的信息處理能力，數(shù)字化操作業(yè)務(wù)不熟悉，導(dǎo)致檔案管理效率低下。

四、高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)施路徑

（一）建立健全檔案數(shù)字化管理體系

1.建立明確的管理目標(biāo)和任務(wù)

數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、高效化，而具體任務(wù)則包括檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理和利用等。因此，要據(jù)此制訂詳細(xì)的計(jì)劃，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任和任務(wù)。

2.建立科學(xué)的管理流程和方法

數(shù)字化轉(zhuǎn)型的流程需要遵循科學(xué)的管理原則和方法，以保證數(shù)字化轉(zhuǎn)型的順利實(shí)施。具體而言，要明確檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理和利用等流程，并制訂相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，做好監(jiān)督檢查工作，以保證檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量。

3.建立長效的管理機(jī)制

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)施需要長效的管理機(jī)制支持，要完善檔案資源接收、進(jìn)庫、整理、保管、保護(hù)、利用等一系列管理機(jī)制，明確邊界權(quán)限，壓實(shí)工作職責(zé)，科學(xué)建立和完善現(xiàn)代化數(shù)字檔案館最優(yōu)工作模式。

（二）提升檔案管理人員數(shù)字化水平

提高檔案管理人員數(shù)字化技術(shù)水平，是推動(dòng)高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要因素。

首先，檔案管理人員需要具備扎實(shí)的專業(yè)技能，熟悉檔案數(shù)字化的各種技術(shù)和方法。這包括掃描儀、圖像處理軟件、數(shù)據(jù)庫管理和檔案系統(tǒng)等多方面的知識(shí)和技能。其次，檔案管理人員應(yīng)具備終身學(xué)習(xí)的態(tài)度和積極性，不斷跟進(jìn)檔案數(shù)字化領(lǐng)域的最新技術(shù)、方法和標(biāo)準(zhǔn)，拓展專業(yè)知識(shí)和技能；要能夠面對(duì)數(shù)字化加工過程中的技術(shù)難題和挑戰(zhàn)，主動(dòng)尋找解決方案并實(shí)施。

（三）加大檔案數(shù)字化管理資金投入力度

高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化需要一系列硬件、軟件、人員等配套資源的保障，因此需要一定的資金支持。

首先，高校檔案管理部門應(yīng)與上級(jí)部門保持緊密聯(lián)系，取得業(yè)務(wù)指導(dǎo)，爭取獲得相關(guān)部門的資金扶持，以高效開展檔案管理數(shù)字化工作。其次，高校管理層應(yīng)將檔案數(shù)字化建設(shè)資金納入年度預(yù)算，督促檔案管理部門制訂詳細(xì)的資金使用規(guī)劃，確保資金的合理、高效利用。最后，高校檔案管理部門可積極主動(dòng)與企業(yè)合作，引入社會(huì)資金參與高校檔案管理數(shù)字化項(xiàng)目的建設(shè)，發(fā)揮企業(yè)和高校的雙向優(yōu)勢，為高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型助力。

（四）構(gòu)建檔案管理數(shù)字化安全防護(hù)體系

信息技術(shù)的發(fā)展使高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化成為必然趨勢。為保障電子檔案的安全性，構(gòu)建檔案數(shù)字化安全防護(hù)體系尤為重要。

首先，要完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全的軟件建設(shè)，從根本上保障系統(tǒng)的安全。檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統(tǒng)，并針對(duì)主機(jī)內(nèi)核采取加固防護(hù)措施。要通過部署網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控設(shè)備和安全管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)流量、異常行為等，發(fā)現(xiàn)潛在的安全隱患，并及時(shí)采取相應(yīng)措施進(jìn)行處置。其次，要實(shí)行級(jí)別控制，對(duì)用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行級(jí)別確認(rèn)，按不同的級(jí)別進(jìn)行不同檔案的信息查閱，防止未受權(quán)者違規(guī)操作。同時(shí)，要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，嚴(yán)禁非規(guī)定計(jì)算機(jī)接入和訪問檔案管理網(wǎng)服務(wù)器，禁止隨意通過U盤、移動(dòng)硬盤等便攜設(shè)備和檔案管理網(wǎng)上的計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。再次，加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備設(shè)施的安全保障，確保存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器等硬件設(shè)施的安全性和穩(wěn)定性，防止因硬件故障導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失或損壞。最后，要制訂應(yīng)急預(yù)案，建立災(zāi)難恢復(fù)和應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，還要定期進(jìn)行演練和培訓(xùn)，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。此外，要重視和加強(qiáng)員工的安全防護(hù)意識(shí)教育，嚴(yán)格遵守檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的規(guī)章制度。

（五）加強(qiáng)檔案數(shù)字化人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，做好新時(shí)代檔案管理工作，人才是關(guān)鍵。

首先，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，以適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的新要求。通過集中授課、經(jīng)驗(yàn)分享、觀摩講學(xué)、技能比賽、輪崗鍛煉等方式，加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過培訓(xùn)和技能提升，可以明顯提高人員的工作效率和數(shù)字化轉(zhuǎn)型質(zhì)量。培養(yǎng)一批具備專業(yè)知識(shí)和較高技能的人才，為檔案管理數(shù)字化提供人才支持。其次，積極引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)人才。要拓寬人才引進(jìn)渠道，建立開放的引才政策以吸引優(yōu)秀數(shù)字化人才。同時(shí)，要簡化優(yōu)秀數(shù)字化人才引進(jìn)手續(xù)，為其提供便捷的人才引進(jìn)通道和服務(wù)，提高人才引進(jìn)的效率和便利性。最后，要建立良好的激勵(lì)機(jī)制。通過獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作中有突出貢獻(xiàn)的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)和表彰；通過晉升機(jī)制，為實(shí)踐運(yùn)用能力和工作成效俱佳的檔案管理人員打通晉升通道?？傊?，有效的人才培養(yǎng)與引進(jìn)機(jī)制有利于構(gòu)建強(qiáng)大的檔案管理數(shù)字化人才隊(duì)伍，為高校學(xué)生檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展提供有力支撐。

五、結(jié)語

當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展，高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為提高檔案管理效率、降低管理成本、提升服務(wù)質(zhì)量的必然趨勢。然而，在實(shí)踐中高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型仍然面臨諸多局限與挑戰(zhàn)。新時(shí)代高校學(xué)生檔案管理作為高校管理的重要組成部分，要順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展要求積極應(yīng)對(duì)工作中面臨的挑戰(zhàn)。為促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，應(yīng)通過管理體系建設(shè)、安全防護(hù)體系建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)等多方面措施，有效推動(dòng)高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐小琴，林東，張文.新時(shí)代高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型問題探析[J].老區(qū)建設(shè)，2022（15）：76-80.

[2]陳萬雷，容溶，郭桂枝.數(shù)字化視域下高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2024（05）：13-15.

[3]王影.大數(shù)據(jù)背景下檔案管理有效性的提高策略[J].參花（下），2022（12）：41-43.

[4]于梅，張宇.淺談數(shù)字化背景下高校學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)[J].山東檔案，2023（02）：52.

[5]王磊.高校學(xué)生學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理模式研究[J].山西檔案，2019（06）：74-78.

[6]儲(chǔ)華.高校學(xué)生檔案管理中信息數(shù)字化管理模式應(yīng)用研究[J].中國管理信息化，2017（17）：190-191.

[7]官宇.新時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（23）：125-127.

[8]趙維佳.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的新路徑[J].黑龍江檔案，2019（05）：68-69.

★基金項(xiàng)目：本文系2024年度河南省高校人文社會(huì)科學(xué)研究一般項(xiàng)目“教育信息化背景下高校學(xué)生檔案管理探析”（項(xiàng)目編號(hào)：2024-ZDJH-557）的階段性成果；2024年度河南省軟科學(xué)項(xiàng)目“河南高校技術(shù)轉(zhuǎn)移服務(wù)機(jī)構(gòu)運(yùn)行困境及破解對(duì)策研究”（項(xiàng)目編號(hào)：242400410107）的階段性論文。

（作者簡介：秦婧，女，碩士研究生，中原工學(xué)院，館員，研究方向：檔案管理；郭晨，女，碩士研究生，中原工學(xué)院，講師，研究方向：科研管理）

（責(zé)任編輯 王玲）