大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源建設(shè)創(chuàng)新性發(fā)展探究

檔案作為基礎(chǔ)性信息資源，見證了歷史發(fā)展進程，記錄著社會發(fā)展歷史。大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息資源建設(shè)過程中，能夠滿足用戶對檔案多方面、多角度、多層次的需求，確保檔案信息需求的真實性與準確性。本文在論述大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源的開發(fā)價值及發(fā)展現(xiàn)狀基礎(chǔ)之上，分析檔案信息資源建設(shè)要遵循的原則，最后從轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念、明確檔案信息資源建設(shè)重要性，加強數(shù)據(jù)管理、穩(wěn)步提升檔案信息數(shù)據(jù)質(zhì)量，優(yōu)化管理機制、體現(xiàn)檔案管理工作模式創(chuàng)新性，多方聯(lián)動協(xié)作、促進檔案信息資源整合與共享，創(chuàng)新檔案服務(wù)、打造科學(xué)完善的檔案服務(wù)體系等方面，提出檔案信息資源建設(shè)創(chuàng)新性發(fā)展的建議，以促進檔案信息資源的高度共享，最大限度發(fā)揮檔案信息資源的價值。

一、運用大數(shù)據(jù)技術(shù)開發(fā)檔案信息資源的價值

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)據(jù)成為檔案信息資源建設(shè)與管理的重點內(nèi)容。檔案數(shù)據(jù)主要包含檔案部門管理的檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容以及工作過程中形成的數(shù)據(jù)信息，其中管理的檔案數(shù)據(jù)有紙質(zhì)與電子兩種檔案形式，檔案部門工作過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息主要有用戶瀏覽記錄、查閱記錄以及檔案數(shù)字化、共享平臺日志等內(nèi)容。深度挖掘檔案數(shù)據(jù)，可提升檔案信息資源配置的科學(xué)性，為檔案信息資源建設(shè)工作的創(chuàng)新奠定良好基礎(chǔ)。

（一）挖掘檔案價值

隨著全國各級各類檔案館館藏檔案數(shù)字化的快速推進以及每年大量電子文件的新增，可供分析與利用的電子檔案數(shù)據(jù)正在匯聚成數(shù)量龐大的海量信息。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，更利于從海量檔案資源中挖掘出蘊藏的知識寶藏。[1]

（二）共享檔案資源

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用為真正實現(xiàn)資源共享提供了條件。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以將各個檔案館之間共享的數(shù)據(jù)資源進行整合，構(gòu)筑信息共享空間，實現(xiàn)各檔案館間海量系統(tǒng)互聯(lián)互通下的信息資源共享。

（三）滿足公眾需求

檔案資源涵蓋歷史、文化、科學(xué)等眾多領(lǐng)域的內(nèi)容，這些資源的開發(fā)不僅需要科學(xué)的館藏手段，也需要大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持。尤其在互聯(lián)網(wǎng)時代，公眾獲取信息的渠道進一步拓寬，但網(wǎng)絡(luò)上所獲取的信息紛亂復(fù)雜、良莠不齊，這就需要各級各類檔案館發(fā)揮自身價值，為公眾提供權(quán)威、豐富的檔案資源。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)分析公眾的真實需求，精準推送相關(guān)檔案信息，從而滿足公眾日益增長的需求，使檔案服務(wù)朝著社會化、多元化、開放性和先進性發(fā)展。

繁雜的檔案數(shù)據(jù)使檔案部門面臨更大的工作挑戰(zhàn)，因此相關(guān)人員需要具備較高的資源建設(shè)能力和較強的數(shù)據(jù)處理能力，進而將檔案信息資源的價值充分展現(xiàn)出來。只有依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)打造多樣化的檔案信息資源建設(shè)模式，才能夠使檔案信息資源體系更具生命力。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源的發(fā)展現(xiàn)狀

大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息資源呈現(xiàn)出新的發(fā)展態(tài)勢。

其一，檔案信息規(guī)模擴大且復(fù)雜性提升。隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作面臨著海量的數(shù)據(jù)資源，數(shù)據(jù)規(guī)模不斷擴大，數(shù)據(jù)種類、格式、來源等紛繁復(fù)雜，沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然難以滿足檔案管理的需求，采取更先進的數(shù)據(jù)分析與管理技術(shù)，切實提升了數(shù)據(jù)信息的利用效率。[2]其二，檔案資源價值得到進一步挖掘。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下，檔案信息資源的應(yīng)用價值不斷提升，其不僅可作為政府決策依據(jù)，在學(xué)術(shù)研究等領(lǐng)域也發(fā)揮著顯著的作用。同時，通過將檔案信息資源和其他資源進行整合，還能夠在交叉研究領(lǐng)域發(fā)揮重要作用。其三，檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量及安全性備受關(guān)注。當前檔案信息資源的應(yīng)用范圍不斷擴大，各類數(shù)據(jù)安全問題也隨之顯現(xiàn)，相關(guān)部門不斷采取保障措施，為數(shù)據(jù)的安全性提供有力保障。其四，檔案的開放性與共享性不斷提升。開放共享是大數(shù)據(jù)時代的主要特性，在此背景下檔案信息資源的開放性與共享性也得到提升，進而充分確保了數(shù)據(jù)資源的高效利用，為知識交流奠定良好的基礎(chǔ)。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源建設(shè)的原則

為緊跟大數(shù)據(jù)時代發(fā)展趨勢，保障檔案信息資源建設(shè)的科學(xué)性、有效性，在具體建設(shè)過程中應(yīng)遵從適用性原則、前瞻性原則，進而不斷拓展檔案數(shù)據(jù)資源的應(yīng)用服務(wù)場景。

（一）適用性

大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源建設(shè)要遵循適用性原則。

一方面，檔案信息資源建設(shè)要與社會經(jīng)濟、文化、科學(xué)技術(shù)等方面因素相適應(yīng)，在此過程中必須以滿足用戶多樣化和個性化的需求為宗旨，促使檔案信息資源更好地服務(wù)于社會進步和經(jīng)濟發(fā)展。[3]另一方面，大數(shù)據(jù)背景下，檔案工作的數(shù)字化發(fā)展已是必然趨勢，其建設(shè)模式也應(yīng)朝著數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變。毋庸置疑，檔案信息資源建設(shè)的核心是適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境，保障建設(shè)工作與海量檔案數(shù)據(jù)的特性相一致，以最大化實現(xiàn)檔案信息資源的價值。

（二）前瞻性

創(chuàng)新檔案信息資源建設(shè)模式，不僅要順應(yīng)時代發(fā)展潮流，也要遵循前瞻性原則，為日后功能更新及模式創(chuàng)新預(yù)留足夠的空間。大數(shù)據(jù)具有較強的決策功能與數(shù)據(jù)信息分析功能，有助于為相關(guān)部門提供更為科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，更好地實現(xiàn)長遠發(fā)展。在實踐過程中，相關(guān)部門可以借助大數(shù)據(jù)實時采集與分析數(shù)據(jù)信息，并利用大數(shù)據(jù)對未來檔案管理的趨勢做出精準預(yù)測。例如，利用關(guān)鍵詞搜索進一步把握用戶特點與需求，作為后續(xù)檔案信息資源建設(shè)的重要參考。為此，檔案管理部門應(yīng)構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實時收集、分析、整合檔案數(shù)據(jù)，從而對用戶需求進行預(yù)測，為用戶提供精準化的服務(wù)，滿足用戶個性化的檔案服務(wù)需求。

四、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源建設(shè)創(chuàng)新性發(fā)展策略

（一）強化工作理念，明確檔案信息資源建設(shè)的重要性

大數(shù)據(jù)背景下，為促使檔案信息資源建設(shè)工作開展得更為順利，應(yīng)促使工作人員對該工作形成清晰的認知，并切實做好規(guī)劃工作。具體而言，相關(guān)部門要強化工作人員的大數(shù)據(jù)管理意識，通過積極開展形式豐富且主題鮮明的宣傳活動、發(fā)放宣傳資料等方式，引導(dǎo)工作人員不斷提升自身的檔案管理意識，促使全體工作人員對檔案信息資源建設(shè)的重要性形成正確認知，自覺參與檔案信息資源建設(shè)工作，營造良好的檔案管理氛圍，為推動檔案信息資源建設(shè)提供新機遇。

（二）加強數(shù)據(jù)管理，穩(wěn)步提升檔案信息數(shù)據(jù)質(zhì)量

檔案信息資源開發(fā)要以高質(zhì)量的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，做好數(shù)據(jù)管理工作并提升數(shù)據(jù)質(zhì)量，是檔案信息資源有效開發(fā)與利用的關(guān)鍵所在。[4]

其一，在數(shù)據(jù)采集、處理、存儲等環(huán)節(jié)，都會產(chǎn)生數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，據(jù)此，相關(guān)部門要針對不同環(huán)節(jié)采取有效的數(shù)據(jù)管理策略。數(shù)據(jù)采集階段，可采取增加采集點、強化采集質(zhì)量控制等方式促進數(shù)據(jù)質(zhì)量的提升。數(shù)據(jù)處理階段，可通過數(shù)據(jù)校驗、清洗等方式，保障數(shù)據(jù)信息的精準度。數(shù)據(jù)存儲階段，可利用數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)備份等方式，為數(shù)據(jù)安全提供有力保障。其二，為確保數(shù)據(jù)質(zhì)量得以有效提升，應(yīng)切實做好數(shù)據(jù)質(zhì)量管理工作。所謂數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，即利用建立數(shù)據(jù)質(zhì)量標準、采取數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控等方式，促進數(shù)據(jù)質(zhì)量持續(xù)提升。其中最為關(guān)鍵的一環(huán)是建立數(shù)據(jù)質(zhì)量標準，只有形成科學(xué)的標準體系，才能夠為數(shù)據(jù)質(zhì)量評估奠定良好基礎(chǔ)。其三，數(shù)據(jù)質(zhì)量評估機制的構(gòu)建也非常重要，這是幫助工作人員發(fā)現(xiàn)潛在數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的重要手段，從而依據(jù)數(shù)據(jù)標準修復(fù)問題，確保整體數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

（三）優(yōu)化管理機制，創(chuàng)新檔案管理工作模式

大數(shù)據(jù)背景下，為進一步優(yōu)化檔案信息資源建設(shè)效果，應(yīng)注重形成高效化、常態(tài)化、創(chuàng)新化的管理機制。

1.利用現(xiàn)代技術(shù)手段

一方面，要構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺。相關(guān)部門要積極整合不同領(lǐng)域、不同部門和系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)模型和標準，使不同數(shù)據(jù)源的檔案數(shù)據(jù)可以無縫銜接和同步共享，減少重復(fù)數(shù)據(jù)存儲，提高數(shù)據(jù)利用效率。另一方面，相關(guān)部門還要善于利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，挖掘和分析檔案數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)分析挖掘公眾對檔案資源的真實訴求，為檔案信息資源建設(shè)提供方向。

2.實施集中管理

相較于分散管理模式，集中管理雖然在一定程度上增加了管理工作的復(fù)雜度，但其核心優(yōu)勢在于確保了檔案資源的完整性和統(tǒng)一性。通過集中管理，檔案資源的收集、整理、存儲和使用流程更為規(guī)范，從而有效減少了資源遺失和損毀的風(fēng)險，對于檔案資源的長期保存和利用具有積極意義。

3.注重紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合

在利用新技術(shù)的同時，也要注重傳統(tǒng)管理手段的延續(xù)。紙質(zhì)檔案作為歷史遺留下來的珍貴產(chǎn)物，應(yīng)在數(shù)字化時代得到更好的保護與利用。將不同管理方式合理搭配，能夠促使檔案管理工作模式更具科學(xué)性。

（四）多方聯(lián)動協(xié)作，促進檔案信息資源整合與共享

在檔案信息資源建設(shè)過程中，數(shù)據(jù)共享是重要環(huán)節(jié)，構(gòu)建科學(xué)的數(shù)據(jù)共享平臺、加強數(shù)據(jù)共享宣傳、落實數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理工作，能夠為檔案信息資源建設(shè)奠定扎實的基礎(chǔ)。提升數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性，要注重優(yōu)化數(shù)據(jù)共享流程，構(gòu)建數(shù)據(jù)交換平臺，確保數(shù)據(jù)的高效交換，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的價值。同時，還應(yīng)做好數(shù)據(jù)開放的宣傳工作，實現(xiàn)相關(guān)部門之間數(shù)據(jù)共享，擴大數(shù)據(jù)共享規(guī)模，為檔案信息資源建設(shè)提供資源保障。數(shù)據(jù)共享固然重要，但在此過程中易由于操作不當而泄露個人隱私和檔案機密，因而還要充分重視信息的安全性，采取防火墻、加密等手段加強數(shù)據(jù)安全管理，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)被竊取的情況。

具體而言，保障檔案信息資源的高度整合與共享，必須發(fā)揮各方的作用，著力做好以下工作。其一，落實頂層設(shè)計，即把檔案資源視作戰(zhàn)略資源，針對檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)做好規(guī)劃工作，促進檔案信息資源的充分融合。其二，將檔案系統(tǒng)接入?yún)^(qū)域檔案資源共享平臺，打破信息孤島局面，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)的互聯(lián)互通。其三，要結(jié)合檔案信息資源建設(shè)的實際要求來選擇適合的共享方式，將檔案信息劃分成開放、非開放、涉密三種類型，通過集中管理、分布管理相結(jié)合的形式，實現(xiàn)檔案信息共享，確保各類檔案信息資源的利用率均可得到有效提升。

（五）創(chuàng)新檔案服務(wù)，打造科學(xué)完善的檔案服務(wù)體系

數(shù)據(jù)資源本身沒有價值，只有在解決具體問題過程中才會顯現(xiàn)出自身的應(yīng)用價值。所以，如何有效開發(fā)與利用檔案信息資源是一項非常重要的工作。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式還存在一定問題，主要歸結(jié)于缺乏完善的檔案服務(wù)體系，因此優(yōu)化檔案信息資源服務(wù)工作迫在眉睫。

其一，檔案服務(wù)應(yīng)體現(xiàn)以人為本的理念，積極聽取與合理采納公眾對檔案服務(wù)的建議，最大限度滿足公眾的服務(wù)需求。同時，應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)追蹤用戶需求，結(jié)合用戶檔案資源使用的習(xí)慣、偏好等，來精準判斷用戶的檔案服務(wù)需求，從而為其提供個性化的服務(wù)，真正體現(xiàn)檔案服務(wù)的人文性。其二，充分利用信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的智能化采集，遵從知識管理理念，打造集知識檢索、共享、交流等功能于一體的服務(wù)體系。其三，拓寬服務(wù)渠道。大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作的各方面都會發(fā)生變化，檔案服務(wù)范圍也不例外。檔案服務(wù)要和新媒體、云服務(wù)等方式結(jié)合，不斷拓寬服務(wù)范圍，使用戶的服務(wù)需求獲得更大程度上的滿足，在此基礎(chǔ)上優(yōu)化檔案服務(wù)內(nèi)容及模式，從而更好地實現(xiàn)檔案信息資源的價值。

五、結(jié)語

綜上所述，步入大數(shù)據(jù)時代，社會各類信息的獲取渠道不斷增加，信息資源愈發(fā)豐富。檔案作為永久保存信息資源的儲存工具，其價值性愈發(fā)凸顯。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠提升檔案管理工作的便捷性，為檔案信息資源的獲取提供助力，同時還有助于傳統(tǒng)檔案管理突破困境。因此，如何充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案信息資源建設(shè)工作，是當下以及未來應(yīng)重點關(guān)注的問題。在具體工作中，相關(guān)部門要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念、創(chuàng)新檔案服務(wù)體系、優(yōu)化檔案管理機制、提升檔案信息數(shù)據(jù)質(zhì)量、促進檔案信息資源高度共享，才能夠確保檔案信息資源建設(shè)工作順利推進，檔案信息資源的價值才能夠得到高度認可。

參考文獻：

[1]卞咸杰.大數(shù)據(jù)時代智慧檔案信息服務(wù)平臺數(shù)據(jù)安全風(fēng)險及其對策[J].檔案管理，2022（06）：38-41.

[2]宋淑琴.大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變[J].檔案學(xué)研究，2015（03）：36-39.

[3]卞咸杰.大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源共享平臺數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].檔案與建設(shè)，2021（02）：20-25.

[4]趙躍.大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)據(jù)化的前景展望：意義與困境[J].檔案學(xué)研究，2019（05）：52-60.

（作者簡介：袁榮，女，本科，深圳市龍華區(qū)住房和建設(shè)局，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉月嬌）