文書檔案安全管理實(shí)踐策略分析

文書檔案作為記錄歷史、傳承文化的重要載體，其安全管理非常重要。進(jìn)入信息化時(shí)代，面對(duì)日益復(fù)雜的檔案安全環(huán)境，如何有效防范各類風(fēng)險(xiǎn)，確保文書檔案的完整性與安全性，已成為檔案管理領(lǐng)域亟待解決的問題?；诖?，本文從多個(gè)維度探討如何在流程、人員等方面構(gòu)建一個(gè)全方位、多層次的安全管理體系，以保障文書檔案的安全，期望能從理論層面對(duì)提升相關(guān)機(jī)構(gòu)的文書檔案安全管理水平有所助益。

一、文書檔案及其安全管理的概念

文書檔案是指企事業(yè)單位、團(tuán)體等在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，其是行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要組成部分，也是歷史檔案資源的基本組成部分。文書檔案安全管理是指對(duì)文書檔案的信息安全進(jìn)行全面、系統(tǒng)的保護(hù)，確保檔案的完整性、可用性、真實(shí)性和機(jī)密性，防止檔案丟失、損壞、篡改和泄露。隨著新時(shí)期檔案數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)，文書檔案安全管理的對(duì)象既包括傳統(tǒng)的檔案實(shí)體，即對(duì)紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等檔案載體的保護(hù)，也包括對(duì)無紙化檔案管理下數(shù)字化檔案內(nèi)容的保護(hù)。文書檔案安全管理是檔案工作的重要組成部分，對(duì)保護(hù)單位及個(gè)人信息、保證歷史活動(dòng)信息記錄的延續(xù)以及發(fā)揮檔案社會(huì)價(jià)值和文化價(jià)值具有重要意義。

二、文書檔案的特征

（一）原始性

文書檔案的原始性是指檔案資料在其形成過程中自然產(chǎn)生的，未經(jīng)人為修改或重新加工的最初狀態(tài)。文書檔案是伴隨著單位的日常工作、決策、交流活動(dòng)等直接產(chǎn)生的，是這些活動(dòng)的直接產(chǎn)物，因此其是當(dāng)時(shí)事件的真實(shí)記錄，反映了當(dāng)時(shí)的實(shí)際情況，沒有經(jīng)過人為的主觀篡改或解讀。這些都體現(xiàn)了文書檔案的原始性是檔案最為本質(zhì)的特性，保證了文書檔案作為歷史憑證的真實(shí)可靠。

（二）全面性

全面性是文書檔案在內(nèi)容層面的重要特征。文書檔案涵蓋了單位工作中包括行政決策、業(yè)務(wù)執(zhí)行、內(nèi)部管理、外部聯(lián)絡(luò)等各個(gè)方面，確保了檔案能夠完整地記錄發(fā)展歷程和運(yùn)作細(xì)節(jié)，為后續(xù)的查證、研究提供了豐富而翔實(shí)的信息資源。其中既包括單位決策的各項(xiàng)正式文件，也包括會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等內(nèi)部材料，以及公告、通告等公布性文件，還有內(nèi)部使用文件、記載性文件、報(bào)道性文件、契約性文件和證明性文件等多種，這些共同構(gòu)成了組織活動(dòng)的完整圖景，體現(xiàn)了文書檔案內(nèi)容的全面性。

（三）唯一性

唯一性是文書檔案作為歷史記錄和法律證據(jù)的重要特征。文書檔案記錄的內(nèi)容是特定的，涉及具體的事件、決策、指令或交流信息，因此每一份檔案的內(nèi)容都是唯一的、獨(dú)一無二的。同時(shí)，每一份文書檔案的格式、布局、簽名、印章、附件等也都有其特定的形式，即使是同一類型的文件，每一份的具體形式也可能有所不同。此外，文書檔案的產(chǎn)生時(shí)間也是其唯一性的重要體現(xiàn)，這標(biāo)志著文件形成的具體歷史時(shí)刻，這一時(shí)刻之后的內(nèi)容變化都無法體現(xiàn)在原始檔案中。唯一性保證了文書檔案的特定效用，是識(shí)別和區(qū)分不同檔案的重要依據(jù)，因此，在對(duì)文書檔案進(jìn)行檢索和利用的過程中，也要據(jù)此對(duì)文書檔案進(jìn)行特定的編號(hào)或標(biāo)識(shí)，以便管理和查詢。

三、文書檔案安全管理的重要性

文書檔案作為記錄歷史、傳承文化、保障權(quán)益的重要載體，直接涉及單位信息，因此其安全管理對(duì)于保障檔案的完整性、真實(shí)性和長(zhǎng)期可用性而言具有重要意義。

文書檔案作為歷史活動(dòng)的記錄與憑證，是單位決策參考的重要依據(jù)，通過有效的安全管理，能夠確保文書檔案免受損害，維護(hù)其歷史價(jià)值，為當(dāng)前和未來的工作提供信息支持。進(jìn)入信息化時(shí)代，隨著文書檔案逐漸向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，電子文檔在提高存儲(chǔ)效率與檢索便捷性的同時(shí)，也使安全管理面臨前所未有的挑戰(zhàn)，增加了數(shù)據(jù)泄露、黑客攻擊等新的風(fēng)險(xiǎn)。這一形勢(shì)下，加強(qiáng)對(duì)文書檔案全方位的安全管理，既是保護(hù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的需要，也是應(yīng)對(duì)數(shù)字化時(shí)代信息安全挑戰(zhàn)的重要舉措，體現(xiàn)了單位檔案管理的規(guī)范化，以及高度的社會(huì)責(zé)任心。

四、文書檔案安全管理存在的問題

（一）管理流程不健全

文書檔案管理流程不健全是一個(gè)亟待解決的問題，其直接影響了檔案管理的效率與質(zhì)量。目前，一些單位在文書檔案管理上缺乏一套系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程，導(dǎo)致檔案收集、整理、歸檔、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)銜接不暢，容易出現(xiàn)信息遺漏、錯(cuò)誤分類、查找困難等問題。這種不健全的管理流程還可能加劇檔案的損毀和丟失風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)槿狈τ行У谋O(jiān)督和追蹤機(jī)制，無法確保每份檔案都能得到妥善保管和及時(shí)處理。此外，管理流程的不完善還可能導(dǎo)致檔案利用效率低下，無法滿足用戶快速、準(zhǔn)確獲取所需信息的需求。

（二）管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)直接關(guān)系到安全管理的專業(yè)性與規(guī)范性。首先，一些單位的檔案管理人員缺乏應(yīng)有的專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)不深、保密意識(shí)不強(qiáng)，在檔案收集、整理、歸檔、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)中無法高效、準(zhǔn)確地完成工作任務(wù)。其次，部分檔案管理人員只具備基礎(chǔ)的檔案管理知識(shí)，對(duì)最新的檔案管理理論、方法和技術(shù)缺乏深入了解，因此難以運(yùn)用科學(xué)的方法和手段應(yīng)對(duì)日益增長(zhǎng)的檔案數(shù)量和越發(fā)復(fù)雜的管理需求。最后，隨著文書檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程的加快，文書檔案安全管理涉及越來越多的數(shù)字化設(shè)備，而部分檔案管理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理方式，對(duì)數(shù)字化設(shè)備和數(shù)字化管理系統(tǒng)缺乏使用能力，這些都影響了當(dāng)前文書檔案安全管理的有效進(jìn)行，增加了安全管理的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）數(shù)字化防護(hù)手段滯后

當(dāng)前，一些單位在文書檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中已經(jīng)取得了一定的成果，逐步實(shí)現(xiàn)了文書檔案無紙化管理，但與此同時(shí)，在檔案安全管理的技術(shù)防護(hù)上仍存在明顯不足。

一方面，數(shù)字化設(shè)施設(shè)備老化，如存儲(chǔ)服務(wù)器容量不足、性能低下，難以應(yīng)對(duì)大規(guī)模數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和高效檢索的需求，增加了數(shù)據(jù)丟失和損壞的風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，軟件防護(hù)能力不足，缺乏先進(jìn)的加密技術(shù)、防火墻系統(tǒng)以及入侵檢測(cè)與防御機(jī)制，使電子檔案極易遭受黑客攻擊、病毒入侵等網(wǎng)絡(luò)威脅。此外，新興技術(shù)如區(qū)塊鏈、人工智能等在文書檔案安全管理中的探索和應(yīng)用尚處于起步階段，未能充分發(fā)揮其潛力。

（四）管理平臺(tái)不完善

當(dāng)前，隨著文書檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程的加快，信息管理平臺(tái)成為連接檔案管理者與用戶、實(shí)現(xiàn)檔案資源高效利用的重要手段。然而，當(dāng)前部分檔案管理部門在搭設(shè)信息管理平臺(tái)時(shí)存在諸多問題。首先，部分平臺(tái)在功能實(shí)現(xiàn)上存在短板，如檢索效率低下、分析功能不足等，難以滿足用戶多樣化的需求。其次，用戶體驗(yàn)也是衡量信息管理平臺(tái)優(yōu)劣的重要指標(biāo)之一。部分平臺(tái)界面設(shè)計(jì)復(fù)雜、操作流程煩瑣，給用戶帶來不便；同時(shí)，缺乏個(gè)性化的服務(wù)設(shè)置，難以滿足不同用戶的個(gè)性化需求。最后，數(shù)據(jù)安全是管理平臺(tái)不可忽視的重要問題。部分平臺(tái)在數(shù)據(jù)安全防護(hù)方面存在漏洞，如數(shù)據(jù)加密措施不到位、訪問控制不嚴(yán)等，容易引發(fā)數(shù)據(jù)泄露等安全事件。

五、文書檔案安全管理實(shí)踐策略

（一）完善文書檔案安全管理流程

完善文書檔案安全管理流程，有助于形成系統(tǒng)化的安全管理機(jī)制，使文書檔案安全管理更加規(guī)范高效。檔案部門要明確檔案安全管理的目標(biāo)、原則、責(zé)任和措施，定崗定責(zé)，為安全管理流程提供機(jī)制性保障。在此基礎(chǔ)上，細(xì)化文書檔案安全管理產(chǎn)生到銷毀的全生命周期管理流程。

首先是檔案收集，要明確檔案收集的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、程序，確保檔案的齊全性和準(zhǔn)確性。其次是檔案整理，要制訂檔案分類、編目、裝訂等整理標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案的系統(tǒng)性和便于檢索，以方便日常管理和維護(hù)。再次是檔案保管，這是檔案安全管理的核心環(huán)節(jié)，要嚴(yán)格規(guī)定檔案的存放環(huán)境、存放方式、保管期限，以及檔案庫(kù)房的管理和維護(hù)要求，并監(jiān)督管理人員將相關(guān)工作落實(shí)到位。最后，對(duì)需要銷毀的文書檔案，也要明確工作流程，建立檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)、程序和監(jiān)督機(jī)制，防止不當(dāng)銷毀造成的損失。只有完善安全管理流程，才能使相關(guān)工作步入正軌，進(jìn)而形成一套長(zhǎng)效運(yùn)行的安全管理機(jī)制。

（二）強(qiáng)化文書檔案安全管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

文書檔案安全管理人員作為安全管理工作的主體，其專業(yè)素養(yǎng)直接關(guān)系到文書檔案材料的安全和安全管理工作的質(zhì)量。對(duì)此，單位檔案部門必須加以重視，要利用多種形式提升其專業(yè)素養(yǎng)，確保管理人員能夠滿足安全管理工作多樣性、復(fù)雜性的要求。

首先，管理人員要具備高度的安全意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案安全的重要性。同時(shí)，單位要定期舉行安全教育活動(dòng)，使管理人員深刻理解文書檔案安全對(duì)單位乃至社會(huì)的意義，認(rèn)識(shí)到自身在安全管理中的責(zé)任和作用。其次，要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。管理人員應(yīng)具備扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，單位必須定期組織專業(yè)培訓(xùn)，更新管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，使其掌握最新的文書檔案安全管理技術(shù)和方法。同時(shí)，也要結(jié)合實(shí)操演練和技能競(jìng)賽，提高管理人員在實(shí)際工作中的操作能力，以及應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的處理能力。最后，在當(dāng)前文書檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，各單位普遍實(shí)行檔案無紙化管理的新形勢(shì)下，管理人員也要具備一定的數(shù)字化、信息化素養(yǎng)。各單位要針對(duì)文書檔案安全管理的需求，對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的熟練操作、信息安全防護(hù)技術(shù)的掌握等方面進(jìn)行專門的數(shù)字化培訓(xùn)。對(duì)文書檔案管理人員的培養(yǎng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期工程，單位要從多方面入手，通過持續(xù)的教育、培訓(xùn)和激勵(lì)，打造一支高素質(zhì)的文書檔案安全管理隊(duì)伍。

（三）加強(qiáng)實(shí)體檔案和電子檔案安全防護(hù)

實(shí)體檔案和電子檔案安全防護(hù)是文書檔案安全管理的核心內(nèi)容，這兩者相輔相成，共同構(gòu)成了文書檔案安全管理的完整體系。

1.實(shí)體檔案

首先，實(shí)體文書檔案的存放空間，即單位檔案館（室）應(yīng)配備有效的防火系統(tǒng)，包括火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警和滅火設(shè)備，以防止火災(zāi)對(duì)檔案造成毀滅性破壞。其次，防盜措施如安裝監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等，可以有效保證檔案文書的安全。再次，防潮和防蟲蛀也是實(shí)體檔案安全管理的重要方面，需要通過控制檔案館（室）的溫濕度，使用防蟲蛀的檔案裝具和適當(dāng)?shù)幕瘜W(xué)方法來保護(hù)檔案不受潮氣和害蟲的侵害。最后，檔案的有序存放不僅便于管理和利用，也是實(shí)體檔案安全的一個(gè)重要方面，應(yīng)按照檔案的分類和編號(hào)進(jìn)行合理布局和存放。

2.電子檔案

隨著文書檔案數(shù)字化進(jìn)程的加快和文書檔案無紙化管理的普及，檔案信息安全防護(hù)顯得尤為重要。

首先，數(shù)據(jù)備份是確保數(shù)字化檔案信息不丟失的關(guān)鍵措施，應(yīng)定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并采取多地存儲(chǔ)的策略，以防萬一。其次，病毒防護(hù)和防火墻技術(shù)可以有效防止外部攻擊和病毒入侵，保護(hù)檔案信息系統(tǒng)不受破壞。最后，對(duì)于敏感檔案，加密處理和嚴(yán)格的訪問控制是防止信息泄露的必要手段。這包括對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，以及設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保只有被授權(quán)人員才能訪問相關(guān)信息。

總之，要兼顧文書檔案實(shí)體和電子檔案數(shù)據(jù)的安全防護(hù)，以確保檔案信息的安全、完整。

（四）優(yōu)化信息管理平臺(tái)

優(yōu)化文書檔案信息管理平臺(tái)，對(duì)于文書檔案的安全管理和高效利用具有積極作用。首先，引入先進(jìn)的搜索引擎技術(shù)，如全文檢索、自然語(yǔ)言處理等，提高檢索的準(zhǔn)確性和速度，同時(shí)提供多條件組合查詢、模糊查詢等功能，以滿足用戶多樣化的檢索需求；開發(fā)數(shù)據(jù)分析模塊，利用大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和分析，提供趨勢(shì)預(yù)測(cè)、關(guān)聯(lián)分析、熱點(diǎn)識(shí)別等高級(jí)功能，輔助決策制訂。其次，采用簡(jiǎn)潔明了的界面設(shè)計(jì)風(fēng)格，減少冗余元素，確保用戶能夠快速上手；根據(jù)用戶的瀏覽歷史、搜索習(xí)慣等信息，推送個(gè)性化的檔案資源和服務(wù)。最后，完善數(shù)據(jù)加密措施，對(duì)敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全性；實(shí)施多層次的訪問控制策略，包括用戶身份驗(yàn)證、權(quán)限分配、訪問審計(jì)等；定期對(duì)平臺(tái)進(jìn)行安全審計(jì)和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)潛在的安全隱患；建立應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，制訂數(shù)據(jù)泄露等安全事件的應(yīng)急預(yù)案，確保在發(fā)生安全事件時(shí)能夠迅速響應(yīng)并妥善處理。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書檔案安全管理是維護(hù)單位活動(dòng)信息安全的重要舉措，同時(shí)也有助于維護(hù)其歷史記錄的完整性。各單位應(yīng)通過多種形式降低文書檔案安全管理的潛在風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而保障檔案事業(yè)的健康發(fā)展。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，文書檔案安全管理將面臨更多挑戰(zhàn)，文書檔案管理人員要提升自身素養(yǎng)，持續(xù)在實(shí)踐探索中優(yōu)化和創(chuàng)新管理策略，以適應(yīng)新形勢(shì)下的安全管理工作，確保文書檔案的安全與完整。

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（作者簡(jiǎn)介：李夢(mèng)苗，女，本科，深圳市夏爾科技有限公司，助理館員，研究方向：檔案開發(fā)利用、檔案保密管理）

（責(zé)任編輯 張?jiān)埔荩?/p>