實(shí)驗(yàn)室原始記錄常見問題與分析

摘 要：針對(duì)當(dāng)前法定檢測(cè)機(jī)構(gòu)計(jì)量檢測(cè)人員過多重視證書報(bào)告的結(jié)果，而忽視檢測(cè)原始記錄的重要性的現(xiàn)象，本文對(duì)實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)原始記錄的概念基本要求進(jìn)行了闡述，并通過工作實(shí)際對(duì)原始記錄常見的不規(guī)范問題進(jìn)行了歸納總結(jié)和分析探討，主要從原始記錄最初設(shè)計(jì)的不規(guī)范、使用中不規(guī)范及原始記錄的保存保密問題三方面進(jìn)行總結(jié)，旨在引起計(jì)量檢測(cè)人員的注意，規(guī)范使用原始記錄。

關(guān)鍵詞：計(jì)量，原始記錄，設(shè)計(jì)問題，規(guī)范問題

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2024.08.028

0 引 言

計(jì)量是科技、工業(yè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要技術(shù)基礎(chǔ)之一。不僅關(guān)系到科技進(jìn)步，也關(guān)系到企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量與效益，關(guān)系到人民群眾的健康和安全，關(guān)系到人類與自然環(huán)境的和諧發(fā)展。而計(jì)量檢測(cè)原始記錄，是證書、報(bào)告的信息來(lái)源，是證書、報(bào)告所承擔(dān)法律責(zé)任的原始憑證。因此，原始記錄是計(jì)量工作中非常重要的一部分，特別是法定檢測(cè)機(jī)構(gòu)檢定檢測(cè)計(jì)量器具的原始記錄，更有其特殊性。但是由于法定檢測(cè)機(jī)構(gòu)檢測(cè)任務(wù)繁重，導(dǎo)致計(jì)量檢測(cè)人員對(duì)原始記錄不重視，從而出現(xiàn)了一些不規(guī)范的現(xiàn)象，比如原始記錄模板的建立不符合程序，格式不完整、信息采集不全，操作性弱，記錄書寫修約不符合相關(guān)文件要求等的現(xiàn)象發(fā)生。原始記錄是實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)過程的證明材料，一旦實(shí)驗(yàn)室因檢測(cè)結(jié)果與委托方或其他第三方發(fā)生糾紛時(shí)，不規(guī)范的原始記錄將無(wú)法起到證明作用，這會(huì)讓實(shí)驗(yàn)室陷于被動(dòng)局面。本文將結(jié)合工作實(shí)際，總結(jié)一些原始記錄經(jīng)常出現(xiàn)的問題，并分析問題，提出正確規(guī)范做法。最后，為檢測(cè)機(jī)構(gòu)規(guī)范原始記錄管理，提出可行性建議。

1 原始記錄的概念及基本要求

原始記錄是檢測(cè)人員用數(shù)字、文字、圖片和影像資料等對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)進(jìn)行信息記載。原始記錄的地位十分重要，它必須滿足以下要求。

1.1 原始性

觀察結(jié)果和數(shù)據(jù)應(yīng)在產(chǎn)生的當(dāng)時(shí)記錄，邊檢測(cè)邊記錄。

1.2 真實(shí)性

原始記錄是檢驗(yàn)過程的真實(shí)記錄，記錄的必須是客觀事實(shí)、直接觀察到的現(xiàn)象、讀取的數(shù)據(jù)，不允許虛構(gòu)、偽造。

1.3 溯源性

原始記錄中應(yīng)完整記錄檢測(cè)的方法條件，應(yīng)包含足夠充分的信息，例如環(huán)境條件、標(biāo)準(zhǔn)器信息等，確保該檢測(cè)在盡可能接近原條件的情況下能夠復(fù)現(xiàn)。

2 原始記錄存在的問題與分析

2.1 原始記錄設(shè)計(jì)問題與分析

2.1.1 原始記錄模板的建立不符合程序

檢測(cè)機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理人員根據(jù)本單位實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系文件，對(duì)原始記錄格式做出統(tǒng)一規(guī)定。記錄表格編制人員依據(jù)此規(guī)定，按照規(guī)程、規(guī)范、項(xiàng)目要求建立空白原始記錄。經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并納入質(zhì)量體系文件后方可使用[1]。此時(shí)的原始記錄屬于受控管理文件，并標(biāo)注唯一性標(biāo)識(shí)。工作中，檢測(cè)人員為簡(jiǎn)化程序，出現(xiàn)未審核就使用的問題，以及為符合個(gè)人工作習(xí)慣，隨意更改已受控的原始記錄格式的問題。當(dāng)使用過程中，如需修改空白原始記錄，則使用人員需要提出申請(qǐng)，審核通過后方可替換原始記錄。

2.1.2 原始記錄格式操作性弱

原始記錄的編制過程中，應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，檢測(cè)依據(jù)的規(guī)程、規(guī)范描述語(yǔ)句，設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單易用、尺寸合適的表格，并給每一個(gè)檢測(cè)數(shù)據(jù)留出足夠的填寫空間，保證原始記錄的可操作性。并依據(jù)檢測(cè)項(xiàng)目特點(diǎn)、安排各檢測(cè)項(xiàng)目在原始記錄中的位置順序，提升原始記錄的可操作性。工作中，編制人員為了原始記錄的美觀緊湊，給一些項(xiàng)目信息留出的填寫空間太小，例如送檢單位名稱，有的送檢單位屬于附屬單位，名稱非常長(zhǎng)，太小空間寫不下。而對(duì)于多頁(yè)面的原始記錄，檢測(cè)同一項(xiàng)目需要多次翻動(dòng)原始記錄。因此，要根據(jù)實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)人員實(shí)際需求，設(shè)計(jì)出可操作性強(qiáng)的空白原始記錄。

2.1.3 原始記錄格式記錄不完整，信息采集不全

原始記錄是檢驗(yàn)活動(dòng)記錄的第一手資料，必須保證原始記錄的真實(shí)和信息的完整，確保檢測(cè)活動(dòng)在接近原條件的情況下重復(fù)。工作中，發(fā)現(xiàn)很多記錄格式設(shè)計(jì)的不完整，例如缺少編號(hào)、頁(yè)號(hào)，有的甚至項(xiàng)目信息不全或者信息簡(jiǎn)化，例如標(biāo)準(zhǔn)器具溯源信息太少。

2.1.4 原始記錄設(shè)計(jì)格式不規(guī)范

原始記錄的設(shè)計(jì)要符合大眾思維習(xí)慣的格式，整體是以“從上到下，從前到后”的順序?yàn)榛A(chǔ)。工作中發(fā)現(xiàn)，當(dāng)原始記錄為多頁(yè)面時(shí)，實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)人員為減少翻動(dòng)，把結(jié)論性結(jié)語(yǔ)、檢測(cè)人員簽字項(xiàng)、核驗(yàn)人員簽字項(xiàng)放在第一頁(yè)結(jié)尾處。這樣會(huì)給核驗(yàn)人員及抽查人員造成誤解，只檢查第一頁(yè)，忽視后邊頁(yè)數(shù)的檢測(cè)項(xiàng)目。

2.2 原始記錄使用中的問題與分析

2.2.1 實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄不及時(shí)

依據(jù)JJF 1069—2012《法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》“7.10原始記錄和數(shù)據(jù)處理”的要求，原始記錄必須是產(chǎn)生當(dāng)時(shí)記錄的，不能事后追記或補(bǔ)記，也不能以重新抄過的記錄代替原始記錄[2]。工作中，有的檢測(cè)人員為了保證原始記錄的干凈整齊，將檢測(cè)數(shù)據(jù)記在白紙上，回來(lái)后再重新抄寫到正式原始記錄上。有的檢測(cè)人員為了加快檢測(cè)進(jìn)度，會(huì)在結(jié)束所有被測(cè)項(xiàng)目檢測(cè)后，再對(duì)原始記錄進(jìn)行登記。重抄補(bǔ)記的記錄不能作為原始記錄，也不能作為其承擔(dān)法律責(zé)任的憑證。在重抄補(bǔ)記過程中，檢測(cè)人員容易遺忘一些細(xì)節(jié)，產(chǎn)生錯(cuò)漏，導(dǎo)致結(jié)果的不可靠。

2.2.2 實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)計(jì)量單位使用不規(guī)范

我國(guó)《計(jì)量法》規(guī)定：“國(guó)家實(shí)行法定計(jì)量單位制度?！币?guī)定使用的計(jì)量單位以政府令發(fā)布，因此無(wú)論是哪個(gè)部門、哪個(gè)單位、哪個(gè)人，只要在中國(guó)境內(nèi)，都必須貫徹執(zhí)行。工作中存在檢測(cè)人員混淆計(jì)量單位詞頭的大小寫，例如力的單位，牛（頓）的倍數(shù)單位千牛（kN）、兆牛（MN）、毫牛（mN）等。法定計(jì)量單位制中對(duì)單位和詞頭符號(hào)的書寫是有著嚴(yán)格的規(guī)定的。作為檢測(cè)人員，須對(duì)法定計(jì)量單位熟知謹(jǐn)記。

2.2.3 實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)書寫不規(guī)范

由于很多檢測(cè)機(jī)構(gòu)原始記錄還沒有實(shí)現(xiàn)電子化，對(duì)于手工記錄的原始記錄，必須認(rèn)真仔細(xì)填寫，做到字體端正、數(shù)字清晰，且易于辨認(rèn)。書寫一律采用黑色字跡的鋼筆或簽字筆，不得使用鉛筆、圓珠筆或紅色筆。工作中，面對(duì)繁重的原始記錄，很多檢測(cè)人員書寫過程中出現(xiàn)“連筆”，量的符號(hào)和單位符號(hào)“大小寫區(qū)分不出”“斜體正體混淆”。

2.2.4 數(shù)值修約存在問題

當(dāng)檢測(cè)數(shù)據(jù)有有效位數(shù)的規(guī)定，需要對(duì)數(shù)值修約時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照GB/T 8170－2008《數(shù)值修約規(guī)則與極限數(shù)值的表示和判定》的要求進(jìn)行。工作中，發(fā)現(xiàn)同一個(gè)科室不同檢測(cè)人員對(duì)同一項(xiàng)計(jì)量器具檢測(cè)過程記錄的數(shù)據(jù)，實(shí)行不同的修約原則，甚至有的檢測(cè)人員一份原始記錄出現(xiàn)多種修約原則。

2.2.5 實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)更改的問題

原始記錄中的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)不可隨意涂改，如確需修改應(yīng)執(zhí)行杠改加標(biāo)識(shí)的原則，即用橫線將錯(cuò)誤橫向劃去（被劃改的內(nèi)容仍應(yīng)清晰可見），再將正確值填寫在其旁邊。對(duì)記錄的所有改動(dòng)應(yīng)有改動(dòng)人的簽名或簽名縮寫。工作中，很多檢測(cè)人員忽視修改原則，隨意涂改、不規(guī)范杠改。特別是對(duì)一些易于修改的數(shù)字，比如手寫“1”改成“7”或“4”，“3”改成“8”，還有的在有間隙的數(shù)字間加數(shù)字。

2.2.6 原始記錄核驗(yàn)存在的問題

核驗(yàn)是對(duì)檢測(cè)人員的原始記錄完成過程真實(shí)性、完整性、規(guī)范性和正確性進(jìn)行檢查。所以核驗(yàn)是一項(xiàng)工作要求高，難度大的工作[3]。工作中發(fā)現(xiàn)，很多核驗(yàn)人員核驗(yàn)不全，更甚者基于相信檢測(cè)人員不核驗(yàn)直接簽字。

2.3 原始記錄的保存保密問題

原始記錄是證書、報(bào)告的信息來(lái)源，是證書、報(bào)告所承擔(dān)法律責(zé)任的原始憑證，因此，不僅要對(duì)原始記錄進(jìn)行一定期限的保存，保證其具有可追溯性，還要對(duì)原始記錄中的信息保密。工作中發(fā)現(xiàn)，很多實(shí)驗(yàn)室對(duì)原始記錄管理不規(guī)范，出現(xiàn)原始記錄隨處堆放，丟失等現(xiàn)象。檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)要制定原始記錄保存保密的程序文件，保證在保存期內(nèi)的原始記錄得到安全妥善地存放，科學(xué)的管理，同時(shí)做到為顧客保密，維護(hù)顧客的合法權(quán)益。超過保存期的原始記錄，需按程序文件要求辦理相關(guān)手續(xù)后及時(shí)銷毀。

3 規(guī)范實(shí)驗(yàn)室原始記錄管理

（1）質(zhì)量管理人員應(yīng)根據(jù)本單位計(jì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系要求，制定原始記錄控制的管理程序，明確規(guī)范記錄格式的設(shè)計(jì)與審定，記錄的填寫，記錄的收集，記錄的編目，記錄的歸檔與保存期，記錄的檢索與查閱，記錄的儲(chǔ)存、保管和維護(hù)以及記錄的清理、銷毀和處理等各項(xiàng)活動(dòng)。并制定詳細(xì)原始記錄模板、信息案例，供檢測(cè)人員參考。

（2）檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)自身檢測(cè)工作的性質(zhì)，制定不同人員的能力需求，特別是原始記錄的編制人員，對(duì)從事編制人員的接受教育程度、經(jīng)過的培訓(xùn)、實(shí)際工作經(jīng)歷和可證明其技能方面進(jìn)行資格確認(rèn)，確認(rèn)符合條件的人員才可參與原始記錄的編制工作。

（3）檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檢測(cè)人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，提升檢測(cè)人員的職業(yè)道德，提高檢測(cè)人員對(duì)原始記錄的重視程度?；蛘呓M織檢測(cè)人員進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，提高檢測(cè)人員的專業(yè)知識(shí)水平，避免出現(xiàn)同類錯(cuò)誤。

（4）檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)具體明確規(guī)定核驗(yàn)審核人員職責(zé)。核驗(yàn)審核人員也要秉承嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，不放過任何可疑之處，確保相關(guān)信息與數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤后方可簽字。

（5）檢測(cè)機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)對(duì)原始記錄的抽查，比如質(zhì)量抽查、內(nèi)部審查，質(zhì)量監(jiān)督員與內(nèi)審員也要肩負(fù)起責(zé)任，認(rèn)真審查。當(dāng)審查中發(fā)現(xiàn)問題對(duì)檢測(cè)結(jié)果的正確性或有效性產(chǎn)生懷疑時(shí)，應(yīng)責(zé)令相關(guān)人員及時(shí)采取糾正措施，并監(jiān)督其完成整改。

（6）檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)定期組織相關(guān)人員對(duì)正在使用的原始記錄版本進(jìn)行可行性評(píng)審，必要時(shí)應(yīng)對(duì)原始記錄進(jìn)行修訂，確保原始記錄版本為現(xiàn)行、有效，格式與信息量充分、適宜，并按照質(zhì)量管理體系要求對(duì)修訂過程進(jìn)行控制，再次經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可使用。

4 結(jié) 語(yǔ)

原始記錄是檢測(cè)機(jī)構(gòu)管理體系文件的一部分，是一種特殊類型的文件，更是一種特別重要的文件。但由于大部分基層法定計(jì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)還沒有對(duì)原始記錄實(shí)現(xiàn)電子化管理，這給原始記錄的保存、控制帶來(lái)很大的風(fēng)險(xiǎn)。希望實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)能早日廣泛應(yīng)用，從而提高實(shí)驗(yàn)室的工作質(zhì)量和效率，避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

李桂華，本科，工程師，主要從事醫(yī)療、衡器等的計(jì)量檢定工作。

（責(zé)任編輯：袁文靜）