基于全生命周期理論的工程檔案管理對策研究

摘 要：文章探討了基于全生命周期理論的工程檔案管理對策。首先，介紹了全生命周期理論在工程檔案管理中的研究基礎(chǔ)，強(qiáng)調(diào)了其在提高管理效率和確保信息完整性方面的優(yōu)勢。其次，分析了當(dāng)前工程檔案管理的現(xiàn)狀與問題，包括定義、內(nèi)容、重要性及存在的不足。在此基礎(chǔ)上，詳細(xì)闡述了全生命周期理論在工程檔案管理的規(guī)劃、設(shè)計、施工、運(yùn)營及維護(hù)各階段的應(yīng)用機(jī)制以及現(xiàn)階段存在的難點(diǎn)。最后，提出了優(yōu)化工程檔案管理的路徑，包括流程優(yōu)化、技術(shù)手段應(yīng)用、人員培訓(xùn)以及法律法規(guī)遵循等方面。

關(guān)鍵詞：全生命周期理論；工程檔案管理；對策研究

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在工程項目管理中應(yīng)用全生命周期理論是非常重要的，因為該理論從規(guī)劃階段到維護(hù)階段開展了全面的理論支持。在此環(huán)境下，從生命周期理論的角度對工程檔案管理開展指導(dǎo)的重要性也是不言而喻的。工程項目通常會產(chǎn)生大量的檔案，包括了項目的前期規(guī)劃、設(shè)計、施工、運(yùn)營以及維護(hù)等各階段的重要信息，對項目的管理決策產(chǎn)生了重要的影響。因此，在當(dāng)前全新的數(shù)字化環(huán)境下，基于全生命周期理論的工程檔案管理對策研究具有重要意義。通過對工程項目各階段檔案管理現(xiàn)狀的分析，可以發(fā)現(xiàn)問題并提出相應(yīng)的對策和建議。這些對策的實(shí)施將有助于提高工程檔案管理的規(guī)范性、效率和質(zhì)量，為工程項目的順利實(shí)施和未來運(yùn)營提供可靠的信息支持。通過本文的研究，可以對工程檔案管理在基于全生命周期理論的基礎(chǔ)、現(xiàn)狀與需求、應(yīng)用機(jī)制、現(xiàn)階段難點(diǎn)和優(yōu)化路徑有了更深入的認(rèn)識，為相關(guān)領(lǐng)域的研究和實(shí)踐提供了有益的參考和啟示。

一、基于全生命周期理論的工程檔案管理研究基礎(chǔ)

1.全生命周期理論的特點(diǎn)

全生命周期理論最早可以追溯到20世紀(jì)50年代初期，由美國軍方和工業(yè)企業(yè)管理者提出，其主張是將產(chǎn)品或項目以生命周期的方式劃分為不同的階段，從概念設(shè)計到項目結(jié)束，每個階段都全面管理和優(yōu)化。該理論特點(diǎn)強(qiáng)調(diào)整個項目的全面性和系統(tǒng)性，不僅是開發(fā)階段，還要注重維護(hù)和報廢等各階段。全生命周期理論還注重信息的連貫和可追溯，要求在整個生命周期展開全過程的記錄和管理。

2.全生命周期理論在工程檔案管理中的意義和作用

在工程檔案管理中，全生命周期理論有深遠(yuǎn)的理論和實(shí)踐意義。從現(xiàn)有文獻(xiàn)基礎(chǔ)來看，全生命周期理論在工程管理中強(qiáng)調(diào)從起始階段到最終階段要保持連續(xù)性和整體性。全生命周期理論將產(chǎn)品或項目的生命周期劃分為若干階段，連續(xù)性考量每個階段，在全生命周期理論的指導(dǎo)下，銜接不同的階段。在工程檔案管理中全生命周期理論會從單一的視角擴(kuò)展到整個項目周期，保持完整、連續(xù)和可追溯性。從現(xiàn)實(shí)的功能作用來看，全生命周期理論有助于提升檔案管理的系統(tǒng)性，通過將檔案管理納入全生命周期理論指導(dǎo)之下，可以確保每個階段的檔案管理都與項目的整體目標(biāo)相符合，能夠避免工作和信息的間斷。同時，全生命周期理論強(qiáng)調(diào)工程檔案管理中需要保持信息共享和相互協(xié)同，因此，在不同的項目階段、不同部門之間頻繁的交流是非常重要的。在全生命周期理論之下，各部門應(yīng)當(dāng)促進(jìn)信息的協(xié)同，保持效率和準(zhǔn)確性。

二、工程檔案管理的現(xiàn)狀與需求

1.工程檔案管理的定義

工程檔案管理在現(xiàn)代的管理范疇內(nèi)涉及對工程項目中的各類文件、資料、數(shù)據(jù)的全過程組織、管理和利用。其目的在于完整的記錄和使用項目信息，并使其能夠成為日后管理者采用的管理信息之一。因此，在此過程中，不僅要涉及檔案的創(chuàng)建和儲存，還要重視對檔案的更新、檢索和保管等方面。由于工程檔案管理承載著項目管理重要信息來源的責(zé)任，在管理和保存的過程中要有效保護(hù)信息。通過規(guī)范的檔案管理，可以確保項目涉及的各項信息得到妥善記錄和保存，為項目參與者提供必要的依據(jù)和參考，并為項目的后續(xù)維護(hù)和升級提供了可靠的基礎(chǔ)。

2.工程檔案的內(nèi)容和重要性

工程檔案的內(nèi)容豐富多樣，包括但不限于設(shè)計文件、施工圖紙、合同協(xié)議、施工記錄、驗收報告、技術(shù)規(guī)范以及材料清單等。這些檔案記錄了工程項目各階段的關(guān)鍵信息，是項目管理、運(yùn)營、維護(hù)以及履行法律責(zé)任的重要依據(jù)。首先，工程檔案是項目的核心資料，對項目的設(shè)計、施工和驗收具有指導(dǎo)作用。其次，檔案記錄了項目的各種變更和決策，有助于追溯項目的歷史進(jìn)程和相關(guān)責(zé)任。最后，工程檔案還對項目的后續(xù)運(yùn)營和維護(hù)起著至關(guān)重要的支持作用，為設(shè)備維護(hù)、安全管理、技術(shù)更新等提供了重要的參考和依據(jù)。

3.工程檔案管理的不足

當(dāng)前，某些企業(yè)的工程檔案管理存在著不足。主要包括檔案記錄不完整、不準(zhǔn)確、無法及時獲取和共享以及存儲方式不當(dāng)?shù)?。這些問題可能源于管理制度不健全、技術(shù)手段不完善以及人員素質(zhì)不高等多種原因。檔案記錄不完整和不準(zhǔn)確會影響項目管理和決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，可能導(dǎo)致工程質(zhì)量問題和安全隱患。同時，檔案無法及時獲取和共享會影響項目各方的協(xié)同工作和信息交流，導(dǎo)致溝通不暢和工作效率低下。此外，不恰當(dāng)?shù)拇鎯Ψ绞娇赡軐?dǎo)致檔案丟失、損壞或被泄露，對項目的合法權(quán)益和后續(xù)運(yùn)營產(chǎn)生不利影響。在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，工程檔案管理存在的問題可能會對項目產(chǎn)生較為深遠(yuǎn)的不良影響。因此，對工程檔案管理的優(yōu)化工作較為緊迫。

4.工程項目不同階段的檔案管理需求分析

工程項目在不同階段對檔案管理的需求各有側(cè)重。在前期規(guī)劃階段，重點(diǎn)在于立項文件和建設(shè)用地文件；在設(shè)計階段，重點(diǎn)在于管理設(shè)計文件和圖紙，確保設(shè)計方案的準(zhǔn)確性和可行性；在施工階段，則需要重點(diǎn)記錄施工過程和質(zhì)量檢查結(jié)果，以確保施工質(zhì)量和安全；在運(yùn)營階段，關(guān)注點(diǎn)則轉(zhuǎn)向設(shè)備設(shè)施臺賬和維修記錄，以保證設(shè)備設(shè)施正常運(yùn)行和維護(hù)。因此，針對不同階段的需求特點(diǎn)，需要制定相應(yīng)的檔案管理策略和措施，以確保信息的全面記錄和有效利用。

三、全生命周期理論在工程檔案管理中的應(yīng)用機(jī)制

1.規(guī)劃階段

工程檔案管理的規(guī)劃階段是整個工程的起始階段，在此過程中，全生命周期理論需要管理者確定檔案的目標(biāo)、范圍和流程，確定檔案管理的需求與項目的整體規(guī)劃目標(biāo)保持一致。同時，還要從整體的規(guī)劃目標(biāo)出發(fā)，確定檔案管理的大綱和細(xì)節(jié)。因此，不僅需要確定記錄的信息類型和格式，包括設(shè)計文件、施工記錄、驗收報告，還要記錄相應(yīng)的檔案管理規(guī)劃，明確流程和相關(guān)的負(fù)責(zé)人，讓整個項目檔案管理在各階段得以有效執(zhí)行。

2.設(shè)計階段

基于生命周期理論，在項目的設(shè)計階段，檔案管理的重點(diǎn)是對設(shè)計內(nèi)容及相關(guān)信息展開有效管理。在此過程中，從版本控制到流程審批要確保整個設(shè)計文件的準(zhǔn)確和完整，并需要有效關(guān)聯(lián)和共享設(shè)計文件和其他檔案的信息。由于工程項目的特殊性，在設(shè)計階段通常還包括勘察和其他相關(guān)的準(zhǔn)備工作。因此，各類設(shè)計的準(zhǔn)備工作信息也應(yīng)全面記錄在工程檔案管理中。

3.施工階段

在施工階段，檔案管理的任務(wù)是記錄施工過程中產(chǎn)生的各種信息，包括施工記錄、驗收報告、變更通知等。全生命周期理論要求管理者建立施工信息的記錄和管理流程，確保施工過程的信息可以被及時記錄和獲取。在工程項目的施工階段，檔案管理應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注施工過程中產(chǎn)生的各種信息的記錄和管理。管理者需要建立施工信息的記錄和管理流程，確保在施工過程中產(chǎn)生的信息可以被及時記錄和獲取。同時，還需要重點(diǎn)關(guān)注施工記錄、驗收報告、變更通知等信息的管理，確保這些信息能夠在項目的后續(xù)階段得以有效利用。

4.運(yùn)營和維護(hù)階段

在運(yùn)營和維護(hù)階段，檔案管理的任務(wù)是對項目運(yùn)營過程中產(chǎn)生的信息展開管理和維護(hù)，包括數(shù)據(jù)運(yùn)行、維護(hù)記錄和安全檢查等信息。因此，在全生命周期理論的指導(dǎo)下，管理者需要開展全過程的維護(hù)計劃和運(yùn)營計劃。同時，還要準(zhǔn)備完備的更換記錄和未來的使用方向預(yù)案等，以確保項目在使用之前就可以得到準(zhǔn)確的編碼，從而提高維護(hù)和運(yùn)營的效率。

四、基于全生命周期理論，現(xiàn)階段工程檔案管理的難點(diǎn)

1.檔案隱私保護(hù)與合規(guī)挑戰(zhàn)

在全生命周期理論下，工程檔案管理在現(xiàn)階段處理檔案隱私與保護(hù)的過程中，需要面臨一些商業(yè)的敏感信息以及項目的保密信息等。在此過程中，如何有效保護(hù)信息安全是非常重要的問題。此外，工程檔案管理還應(yīng)該嚴(yán)格恪守數(shù)據(jù)保護(hù)的相關(guān)法律法規(guī)，尤其是商業(yè)機(jī)密和知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)法律的問題。因此，在生命周期理論下應(yīng)該從全過程保護(hù)數(shù)據(jù)的隱私性，從而符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。

2.檔案整合與利用挑戰(zhàn)

在項目管理的工程檔案中通常會有各式各樣的數(shù)據(jù)資源，如紙質(zhì)和電子版資源。這些資源以不同的格式和形式存在，將資源整合是一項非常具有挑戰(zhàn)性的任務(wù)。例如，在項目工程的實(shí)施過程中，圖片、文字、語音和視頻等信息，其內(nèi)容繁多，格式不一，導(dǎo)致很難做到系統(tǒng)性和一致性的整理。因此，在生命周期理論下，工程管理對檔案資源的整合和統(tǒng)一利用是非常大的挑戰(zhàn)。

3.對現(xiàn)代化工程檔案管理認(rèn)識不足

當(dāng)前，很多工程項目管理方還存在對全生命周期檔案管理認(rèn)識不足的問題，導(dǎo)致在項目管理過程中出現(xiàn)“重項目，輕管理”“重結(jié)果，輕過程”的現(xiàn)象。落后的思維，導(dǎo)致實(shí)際的工作成效大打折扣。因此，要建立現(xiàn)代化的工程檔案管理工作必須從意識上轉(zhuǎn)變，在全生命周期理論的指導(dǎo)下，全面更新工程管理的思維模式。

4.相關(guān)制度保障存在缺失

建立健全相關(guān)制度是現(xiàn)代化工程檔案管理能夠得以實(shí)施和更新?lián)Q代的保障和基礎(chǔ)。只有在規(guī)范健全的制度下，現(xiàn)代化工程檔案管理才能夠在全生命周期理論下開展有效的實(shí)踐，但是當(dāng)前由于認(rèn)識不足，導(dǎo)致在制度方面存在脫節(jié)問題。相關(guān)的制度明顯滯后于現(xiàn)代化工程檔案管理步伐，從而導(dǎo)致全生命周期理論與工程檔案管理很難做到理論與實(shí)踐的統(tǒng)一。

五、全生命周期理論下優(yōu)化工程檔案管理的路徑

1.檔案管理流程優(yōu)化

全生命周期理論非常重視在管理過程中的流程設(shè)置和流程理念的貫通，全生命周期理論的價值導(dǎo)向必須建立在完善的工程檔案管理流程上，只有建立了非常完善的流程，才能夠有效記錄、存儲、檢索和提取重要信息。因此，在全生命周期理論下，必須重視構(gòu)建完善的流程。在此流程的制定過程中，還可以建立相關(guān)的檢索和共享機(jī)制，以方便不同部門和人員能夠有效地共享和交流信息，提高工作效率和協(xié)作結(jié)果。

2. 技術(shù)手段應(yīng)用

在優(yōu)化工程檔案管理的過程中，利用信息技術(shù)手段是至關(guān)重要的一環(huán)。建立電子檔案管理系統(tǒng)可以極大地提高管理效率和信息利用價值?？梢钥紤]采用云計算、大數(shù)據(jù)和人工智能等高科技信息技術(shù)作為生命周期理論下優(yōu)化工程檔案管理的技術(shù)手段，打造全數(shù)字化流程平臺，從而有效提高工作效率。由于當(dāng)前信息技術(shù)的更新?lián)Q代非常快，系統(tǒng)與應(yīng)用的選擇也非常多。因此，在項目工程管理中要時刻跟隨數(shù)字技術(shù)的發(fā)展路徑，并充分利用在線儲存、智能檢索、權(quán)限管理和檔案安全性保護(hù)等技術(shù)，提高檔案管理的保護(hù)能力。

3.人員培訓(xùn)與管理

加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和管理是優(yōu)化工程檔案管理的又一個關(guān)鍵路徑。通過專業(yè)化的培訓(xùn)，檔案管理人員可以增強(qiáng)其檔案管理意識，提高專業(yè)技能，從而更好地執(zhí)行檔案管理流程，確保工作的規(guī)范化和持續(xù)性。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案管理的基本理論、法規(guī)要求、技術(shù)手段應(yīng)用等方面。這種全面的培訓(xùn)可以幫助檔案管理人員了解檔案管理的重要性，掌握相關(guān)的法律法規(guī)知識，熟練運(yùn)用電子檔案管理系統(tǒng)等技術(shù)工具，提高工作效率和質(zhì)量。除了培訓(xùn)外，有效的管理機(jī)制也必不可少。管理者應(yīng)建立監(jiān)督和指導(dǎo)檔案管理人員工作的機(jī)制，包括定期檢查和評估工作績效，及時解決工作中出現(xiàn)的問題，確保檔案管理工作按照規(guī)定流程開展，并及時修正和改進(jìn)。通過培訓(xùn)和管理，檔案管理人員能夠更好地理解和執(zhí)行檔案管理流程，提高工作效率和質(zhì)量，從而為工程項目的順利開展提供可靠的保障。

4.法律法規(guī)遵循與政策支持

在優(yōu)化工程檔案管理過程中，嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)也是至關(guān)重要的。建立健全檔案管理制度和政策可以確保檔案管理工作在法律框架內(nèi)開展，并為其提供法律保障。這些制度和政策應(yīng)該明確規(guī)定檔案管理的各項要求，包括檔案的保存期限、保密性要求、轉(zhuǎn)移和銷毀程序等，以確保檔案管理工作的合法性和規(guī)范性。同時，政府部門和相關(guān)組織也應(yīng)該提供政策支持，為檔案管理工作提供必要的資源和支持，推動其規(guī)范化和持續(xù)發(fā)展，包括加強(qiáng)對檔案管理的宣傳和培訓(xùn)，增強(qiáng)相關(guān)人員的意識，提高其工作能力，并加大對檔案管理工作的投入和支持。通過嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和政策支持，工程檔案管理可以更加規(guī)范化和有序化，確保檔案信息的安全性和完整性，為工程項目的順利開展提供有力的保障。

六、結(jié)論與展望

通過本研究可以發(fā)現(xiàn)，全生命周期理論在現(xiàn)在的工程檔案管理實(shí)踐中具有非常重要的作用和意義。通過對工程管理的現(xiàn)狀和需求展開綜合分析，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段存在一些不足之處。同時，深入研究了全生命周期理論在工程檔案管理中的應(yīng)用機(jī)制，包括在規(guī)劃、設(shè)計、施工和運(yùn)營維護(hù)階段的具體實(shí)踐，為工程檔案管理提供了操作性的指導(dǎo)。當(dāng)前，基于生命周期理論的工程檔案管理面臨著隱私和合規(guī)性挑戰(zhàn)、資源整合和認(rèn)識不足以及制度欠缺等相關(guān)問題。針對這些問題，本文提出一系列優(yōu)化工程檔案管理路徑，包括檔案管理流程優(yōu)化、技術(shù)手段應(yīng)用、人員培訓(xùn)與管理以及法律法規(guī)遵循與政策支持等。

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作者單位：深圳市城建實(shí)業(yè)發(fā)展有限公司作者簡介：吳尚蕓（1975—），女，漢族，山西汶水人，本科，館員，中級經(jīng)濟(jì)師，研究方向：企業(yè)檔案管理。