當代檔案管理中保密與信息安全的策略分析

摘 要：隨著信息技術的飛速發(fā)展和數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深入，檔案管理領域面臨前所未有的保密與信息安全挑戰(zhàn)。文章通過對當代檔案管理中保密與信息安全的策略展開深入分析，探討了有效應對這些挑戰(zhàn)的方法，概述了檔案管理中保密與信息安全的基本概念及其重要性，分析了當前環(huán)境下檔案管理面臨的主要挑戰(zhàn)，包括數(shù)字化轉(zhuǎn)型的風險、法律法規(guī)的滯后等。在此基礎上，詳細闡述了增強法律法規(guī)建設、運用技術手段、優(yōu)化管理策略等多方面的策略，旨在為檔案管理領域的保密與信息安全工作提供指導和參考

關鍵詞：檔案管理；保密；信息安全；數(shù)字化轉(zhuǎn)型；技術應用；管理策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

在數(shù)字經(jīng)濟時代，信息成為重要的資源之一，而檔案管理作為信息資源的重要組成部分，其保密與信息安全工作的重要性日益凸顯。檔案不僅承載著組織的歷史記憶，還蘊含著大量敏感信息和商業(yè)秘密。在此背景下，保障檔案的保密性和信息的安全性成為檔案管理工作的重要任務之一。然而，隨著技術的發(fā)展和應用環(huán)境的變化，檔案管理領域面臨著越來越多的安全威脅和挑戰(zhàn)。從內(nèi)部管理到外部攻擊，從物理安全到網(wǎng)絡安全，檔案的保密與信息安全問題變得更加復雜多樣。因此，探討有效的保密與信息安全策略，對于提升檔案管理的質(zhì)量和效率、保護組織利益具有重要意義。

一、檔案管理中的保密與信息安全概述

1.保密與信息安全的基本概念

保密與信息安全構(gòu)成了檔案管理工作的兩大基石。保密指的是防止信息在未授權(quán)的情況下被泄露，確保信息僅對授權(quán)的個人或組織開放；信息安全則更加廣泛，它涵蓋了信息的保密性、完整性和可用性，不僅要防止未授權(quán)訪問，還要確保信息在存儲、傳輸和處理過程中不被篡改，且隨時可供授權(quán)使用。

在檔案管理的語境中，保密與信息安全涉及的信息既包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也包括電子檔案和其他形式的記錄。隨著技術的發(fā)展，電子檔案成為主流，它的保密與安全管理也日趨復雜，包括但不限于數(shù)據(jù)加密、訪問控制、網(wǎng)絡安全防護等方面。

2.檔案管理中保密與信息安全的重要性

檔案管理的核心目標之一是確保檔案的安全與保密，對于維護組織的正常運營和聲譽至關重要。首先，檔案中往往含有敏感信息，如個人隱私、商業(yè)秘密和國家機密等，這些信息被泄露可能導致法律訴訟、財務損失乃至國家安全風險。其次，檔案的完整性和可用性直接影響到組織決策的準確性。一旦檔案被篡改或丟失，可能會對組織造成長期的負面影響。隨著全球信息化程度的提高，數(shù)據(jù)泄露和網(wǎng)絡攻擊事件頻發(fā)，加強檔案管理中的保密與信息安全不僅是法律法規(guī)的要求，還是社會責任和倫理道德的體現(xiàn)。組織必須采取有效措施，防止敏感信息被非法獲取、濫用或破壞，以維護自身利益和社會公共利益。

二、當代檔案管理中保密與信息安全面臨的挑戰(zhàn)

1.數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來的挑戰(zhàn)

隨著信息技術的迅猛發(fā)展，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為各行各業(yè)的重要趨勢，檔案管理也不例外。數(shù)字化提高了檔案管理的效率和便利性，但同時也帶來了前所未有的保密與信息安全挑戰(zhàn)。首先，數(shù)字檔案易于復制、傳播，一旦安全措施不足，敏感信息的泄露風險極大增加。其次，網(wǎng)絡攻擊手段不斷升級，黑客通過病毒、木馬、釣魚等方式非法侵入系統(tǒng)，盜取或破壞重要檔案。此外，上數(shù)字化環(huán)境下，檔案的保存格式多樣、技術更新快，舊有的檔案可能因為技術的淘汰而難以被讀取，對檔案的長期保存與利用造成影響。

2.法律法規(guī)與標準的滯后

雖然各國都在不斷完善與信息安全相關的法律法規(guī)體系，但總體來看，法律法規(guī)的制定和更新往往滯后于技術發(fā)展的速度。一方面，新興的信息技術和應用模式，如大數(shù)據(jù)、云計算以及人工智能等，帶來了新的法律問題和倫理挑戰(zhàn)，現(xiàn)有的法律法規(guī)難以完全覆蓋或適應這些變化；另一方面，不同國家和地區(qū)對信息保護的法律要求存在差異，跨境數(shù)據(jù)流動和國際合作中的法律沖突增加了檔案管理的復雜性。此外，檔案管理標準的缺乏或不統(tǒng)一也給檔案的分類、存儲、傳輸和銷毀等環(huán)節(jié)的安全管理帶來了困難。

三、當代檔案管理中保密與信息安全的策略分析

1.加強法律法規(guī)建設與實施

為有效應對挑戰(zhàn)，首要策略是加強法律法規(guī)的建設與實施，不僅包括制定與信息安全相關的法律法規(guī)，還涉及對現(xiàn)有法律法規(guī)的及時更新，以適應技術發(fā)展的需要。同時，相關部門需要明確檔案管理的責任體系，對違法行為設定嚴格的法律責任，增強法律的威懾力。此外，還應推動國際合作，建立跨國檔案管理與信息安全的法律協(xié)調(diào)機制，對于解決國際法律沖突、促進信息安全的全球治理具有重要意義。

2.技術手段的應用

技術是保障檔案保密與信息安全的有效工具。首先，檔案管理部門要加強數(shù)據(jù)加密技術的應用，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全。其次，檔案管理部門要利用身份認證和訪問控制技術，嚴格限制訪問權(quán)限，防止未授權(quán)訪問。再次，檔案管理部門要部署網(wǎng)絡安全防御措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，有效防范網(wǎng)絡攻擊。最后，檔案管理部門還需要定期實施安全審計和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修補安全漏洞，增強系統(tǒng)的整體安全性。

例如，醫(yī)院在檔案管理中面對保護病人隱私信息、確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全以及防范針對醫(yī)院信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡攻擊等問題時，可以采取以下技術，做好檔案的保密與信息安全管理工作。第一，醫(yī)院檔案管理部門可以加強數(shù)據(jù)加密技術的應用，采用先進的加密算法，如AES或RSA對數(shù)據(jù)實行加密，確保包括病人健康記錄、醫(yī)療報告等在內(nèi)的所有敏感數(shù)據(jù)在傳輸過程中和存儲時均被加密，從而提高數(shù)據(jù)的保密性和安全性；第二，醫(yī)院可以利用身份認證和訪問控制技術，嚴格限制對敏感醫(yī)療記錄的訪問，包括使用多因素認證（MFA）確保只有授權(quán)醫(yī)務人員能夠訪問特定的健康信息以及實施細粒度的訪問控制策略，確保員工僅能訪問其工作所需的最少量的敏感信息；第三，醫(yī)院部署網(wǎng)絡安全防御措施至關重要，如通過安裝和維護防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（IDS）和入侵防御系統(tǒng)（IPS）來保護醫(yī)院網(wǎng)絡不受外部攻擊。

3.管理策略的優(yōu)化

除了法律法規(guī)的建設與技術手段的應用，優(yōu)化管理策略也是保障檔案保密與信息安全的關鍵。首先，檔案管理部門要建立健全內(nèi)部管理制度，包括檔案分類管理、權(quán)限分級管理等，確保敏感信息得到有效保護；其次，檔案管理部門要增強員工的安全意識和培訓，提高他們對信息安全重要性的認識，減少人為因素導致的安全風險。再次，檔案管理部門要建立應急響應機制，一旦發(fā)生信息安全事件，能夠迅速響應，有效控制損失；最后，檔案管理部門要與其他組織之間展開信息共享與合作，共同提高整個社會的信息安全水平。

四、案例分析

1.成功案例分析

在探索保密與信息安全策略的有效性過程中，有一家跨國公司的成功案例提供了深刻的見解。這家公司面對全球化經(jīng)營帶來的信息安全挑戰(zhàn)，采取了以下措施：

第一，對信息資產(chǎn)實行細致分類和風險評估。通過這一過程，公司能夠識別出不同類別信息的保護需求，針對性地為每類信息制定保密與安全措施。

在對信息資產(chǎn)實行細致分類和風險評估的過程中，該公司將信息資產(chǎn)分為幾大類，并通過比例的方式展現(xiàn)了每一類資產(chǎn)在總體信息資產(chǎn)中的占比。針對每一類信息資產(chǎn)，公司根據(jù)其敏感性和保密需求，采取了相應的保密與安全措施。該公司信息資產(chǎn)分類及其對應的保密與安全措施的詳細情況如表1所示。

通過這些措施，公司能夠確保各類信息資產(chǎn)根據(jù)其重要性和敏感性獲得適當級別的保護。例如，財務報告和員工個人信息由于其高度敏感和對公司運營的重要性，采取了數(shù)據(jù)加密和嚴格的訪問控制措施，確保這些信息不被未授權(quán)的人員訪問。同時，對于云存儲中的數(shù)據(jù)和在線交易信息，考慮到這些信息可能面臨來自互聯(lián)網(wǎng)的多種威脅，公司特別實施了多因素認證和實時監(jiān)控警報系統(tǒng)，以增強其安全性。這種基于信息資產(chǎn)類別的風險評估和針對性保護措施的方法，有效提高了公司信息資產(chǎn)的整體安全水平，為公司的穩(wěn)定運營提供了堅實的保障。

第二，公司引入了先進的加密技術來保護敏感數(shù)據(jù)。包括數(shù)據(jù)傳輸加密、存儲加密以及端到端加密，確保數(shù)據(jù)在任何環(huán)節(jié)都不會被未授權(quán)的第三方訪問或篡改。加密技術的應用大幅提高了數(shù)據(jù)的保密性，成為信息安全管理的重要支柱。

此外，該公司還建立了嚴格的訪問控制和身份認證機制，確保只有授權(quán)人員能夠訪問特定信息。公司通過實施多因素認證、權(quán)限管理和行為監(jiān)控等措施，有效防止了未授權(quán)訪問和內(nèi)部泄密的風險。這些措施不僅限于物理訪問控制，還包括對網(wǎng)絡訪問的嚴格管控，如VPN使用、防火墻配置等。

為了增強全體員工的安全意識，該公司還定期組織信息安全培訓和演習。這些培訓覆蓋了密碼管理、識別釣魚郵件、安全上網(wǎng)習慣等內(nèi)容，旨在從源頭減少安全威脅的發(fā)生。通過模擬攻擊演練和緊急響應演習，員工能夠在實際安全事件發(fā)生前掌握必要的應對策略。不僅如此，該公司還建立了快速反應機制，一旦發(fā)生安全事件，該機制能夠確保公司迅速做出反應，有效控制損失并盡快恢復正常運營，包括安全事件的即時報告體系、應急響應團隊的快速調(diào)動以及與外部安全機構(gòu)的合作。

通過這些綜合性的措施，該跨國公司成功避免了數(shù)據(jù)被泄露和安全事件的發(fā)生，保障了公司運營的安全與穩(wěn)定。這一成功案例不僅展示了全面信息安全管理體系的重要性，還為其他企業(yè)在保密與信息安全管理方面提供了可借鑒的經(jīng)驗。

2.失敗案例分析

相對于成功案例，從失敗案例中汲取教訓同樣重要。一個公共機構(gòu)的信息系統(tǒng)遭到黑客攻擊，大量敏感信息被非法訪問，造成了嚴重的后果。在這個公共機構(gòu)的失敗案例中，黑客攻擊暴露出的多個安全漏洞及其帶來的后果如表2所示。

通過分析這個表格可以看出，安全漏洞直接導致了一系列嚴重的后果。首先，過時的軟件沒有得到及時更新，使得系統(tǒng)容易受到已知安全漏洞的攻擊，黑客可以利用這些漏洞輕易竊取敏感信息。而弱密碼政策使得系統(tǒng)賬戶容易被破解，增加了非法訪問的機會；其次，缺乏定期的安全審計意味著安全漏洞一旦存在，就可能長時間未被發(fā)現(xiàn)和修復，給黑客提供了長期的攻擊窗口。同時，該機構(gòu)的信息安全政策未能及時更新，未能適應日益復雜的網(wǎng)絡安全威脅，導致其防御措施遠遠落后于黑客的攻擊手段；最后，員工的安全意識薄弱是貫穿整個安全事件的核心問題，員工的不當操作，如密碼的隨意分享、輕信釣魚郵件等，成為黑客攻擊的助力。

該失敗案例強調(diào)了信息系統(tǒng)安全管理中一個基本但至關重要的原則，安全是一個多層面的體系，需要技術更新、政策制定、員工培訓等多方面的綜合措施來共同保障。僅僅依賴單一措施或忽略了任何一環(huán)，都可能導致整個系統(tǒng)的安全崩潰。

3.經(jīng)驗與教訓總結(jié)

通過深入分析兩個典型案例，得到了寶貴的經(jīng)驗與教訓，它們對于指導實際的信息安全管理工作具有重要意義。首先，信息安全絕非一次性任務，而是一個需要持續(xù)投入和關注的過程。技術的發(fā)展和攻擊手段的演變要求我們不斷評估現(xiàn)有的安全體系，及時更新和升級安全措施，以便有效應對新出現(xiàn)的威脅；其次，要明白技術措施的重要性，并看到人的因素在信息安全管理中的核心地位。員工是信息安全鏈中的關鍵環(huán)節(jié)，任何技術措施的有效性最終都要通過人來實現(xiàn)。因此，增強員工的安全意識，定期開展信息安全培訓，確保每位員工都能理解并遵守安全政策，識別并防范安全威脅，是防止信息安全事件發(fā)生的有效手段。此外，案例分析還強調(diào)了建立快速反應機制的重要性。無論安全措施多么完善，都無法保證系統(tǒng)100%安全。因此，當安全事件發(fā)生時，能否迅速有效地響應，將直接影響到事件的損失程度。這要求組織建立一套完整的應急響應計劃，包括事先指定應急響應團隊、明確通報流程以及制訂恢復計劃等，以確保在面對安全事件時可以盡快控制局面，達到最小化損失。

五、結(jié)語

在應對當代檔案管理中保密與信息安全的挑戰(zhàn)時，必須認識到這不僅是技術層面的問題，還是一個涉及法律、管理、文化和教育等多方面因素的復雜問題。隨著信息技術的不斷演進和全球化進程的加深，保密與信息安全的問題日益凸顯，對組織乃至國家的安全構(gòu)成了嚴峻挑戰(zhàn)。因此，構(gòu)建一個多維度的保護機制，不僅需要最新的技術手段，還需要完善的法律體系、有效的管理策略以及增強全體成員的安全意識。只有這樣，才能為保護檔案的安全與保密提供堅實的保障。

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作者單位：濟南市兒童醫(yī)院作者簡介：于夢醒（1976—），女，漢族，山東濟南人，本科，館員，研究方向：檔案管理。