機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路研究

［摘 要］本文旨在探討機關(guān)事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域存在的問題和困境，并提出一些創(chuàng)新思路和建議。具體而言，通過文獻綜述和案例分析，闡述數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、電子文件管理、大數(shù)據(jù)技術(shù)等創(chuàng)新思路的應(yīng)用前景和實現(xiàn)途徑，同時對檔案管理創(chuàng)新的意義、實現(xiàn)途徑和應(yīng)用效果進行反思和總結(jié)。

［關(guān)鍵詞］機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路

［中圖分類號］G27 文獻標(biāo)志碼：A

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理是保證行政機關(guān)、事業(yè)單位工作正常開展的基礎(chǔ)性工作。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，以及信息化建設(shè)的不斷推進，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理也需要不斷進行創(chuàng)新，以提高檔案管理效率和質(zhì)量。然而，盡管國家已經(jīng)出臺了一系列政策和措施促進檔案數(shù)字化建設(shè)，但在實踐中仍存在許多技術(shù)、政策、人才等方面的困難和問題。因此，本文提出一些創(chuàng)新思路和建議，希望為事業(yè)單位檔案管理工作的改進提供參考。

1 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理概況

檔案是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位等機構(gòu)在工作和活動中產(chǎn)生的各種記錄材料，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案和其他形式的檔案。檔案管理是指對各類檔案進行收集、整理、保存、利用、傳遞和銷毀等一系列工作的過程。檔案管理旨在保證檔案的完整性、真實性和可信度，以滿足機關(guān)事業(yè)單位日常工作和社會公眾的需求。近年來，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我國檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展迅速。目前，我國機關(guān)事業(yè)單位檔案管理主要采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式和傳統(tǒng)檔案管理手段。這種模式存在一些問題，如檔案保存周期長、傳遞效率低、信息安全存在風(fēng)險等。為了解決這些問題，一些機關(guān)事業(yè)單位開始嘗試引入數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、電子文件管理、大數(shù)據(jù)技術(shù)等新型檔案管理模式和手段。

2 現(xiàn)階段機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新成果

近年來，在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路方面，取得了一些成果。具體而言，包括以下方面：數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的推廣應(yīng)用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的機關(guān)事業(yè)單位正在將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理和管理，采用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)進行集中、共享、檢索、交換和利用等工作，提高檔案管理效率和質(zhì)量［1］。其次，電子文檔管理的推廣應(yīng)用。為了縮短檔案傳遞時間，減少流轉(zhuǎn)程序和個人操作，減少檔案遺失和篡改的可能性，越來越多的機關(guān)事業(yè)單位開始推廣電子文件管理，實現(xiàn)檔案無紙化管理。第三，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助機關(guān)事業(yè)單位從檔案管理的角度深入挖掘數(shù)據(jù)潛力，提高決策效率和精準(zhǔn)度。部分機關(guān)事業(yè)單位開始引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過數(shù)據(jù)挖掘等手段發(fā)掘出蘊含在檔案中的歷史和文化價值。最后，云存儲服務(wù)的應(yīng)用創(chuàng)新。當(dāng)前，越來越多的機關(guān)事業(yè)單位開始采用云存儲服務(wù)進行檔案管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)無限制存儲、實時備份和安全可控等功能。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，相信會有更多的創(chuàng)新思路和方法被引入和推廣，會取得更好的效果。

3 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理制度不健全

隨著機關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)的不斷推進，檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。目前，事業(yè)單位檔案管理存在一系列問題。首先，制度建設(shè)不健全。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作雖然有很多規(guī)定和制度，但是由于制定的時間較早，部分制度已不能適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字化檔案管理的要求，需要加強完善和更新。此外，一些機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員也存在對相關(guān)制度認識和實踐上的差異，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)矛盾。其次，檔案收集不規(guī)范。機關(guān)事業(yè)單位的檔案收集涉及許多部門和層級，而各部門之間沒有有效的協(xié)調(diào)和聯(lián)動機制，檔案的收集和整理工作存在重復(fù)和遺漏。此外，一些機關(guān)事業(yè)單位對檔案的收集標(biāo)準(zhǔn)、程序和方法缺乏統(tǒng)一的規(guī)范，導(dǎo)致檔案的組織和存儲不規(guī)范。第三，檔案傳遞和利用不便捷。機關(guān)事業(yè)單位的檔案在傳遞和利用過程中存在一些不便捷的情況。例如，由于文化水平和技術(shù)能力的差異，一些工作人員難以準(zhǔn)確地查找和使用檔案。此外，在檔案傳遞和利用的過程中，也存在信息不對稱、流程煩瑣等問題。最后，檔案保密管理不到位。在數(shù)字化檔案管理時，尤其需要注意檔案保密管理。但是現(xiàn)階段，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的保密管理存在被動性和不系統(tǒng)性，一些關(guān)鍵信息的管理不夠嚴格。同時，由于技術(shù)手段的滯后，機關(guān)事業(yè)單位的檔案保密管理也難以做到真正的全面覆蓋和及時監(jiān)控。

3.2 檔案信息化程度低且保管環(huán)境不佳

現(xiàn)階段，在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理方面，檔案信息化程度低和保管環(huán)境不佳是兩個主要問題。首先，就數(shù)字化檔案管理而言，許多機關(guān)事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，導(dǎo)致檔案信息化程度較低［2］。這種方式存在許多缺點，如存儲空間占地面積大、檔案檢索效率低下、防火防潮等工作難度大、檔案原件易遭遇損毀或丟失等問題，難以實現(xiàn)檔案的數(shù)字化共享，不利于檔案利用和管理。其次，機關(guān)事業(yè)單位在檔案保管環(huán)境方面也存在不足。檔案保存環(huán)境應(yīng)該是干燥通風(fēng)、溫度適宜、光線不強的，但實際情況是，許多機關(guān)事業(yè)單位的檔案保存環(huán)境較差，如地下室或閑置的庫房等，存在防潮、防火、防盜等方面的問題。這些問題容易導(dǎo)致檔案受到損壞或丟失，影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3.3 檔案查詢難度大且利用率不高

在機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理中，查詢檔案是一個非常重要的環(huán)節(jié)。但是，現(xiàn)階段機關(guān)事業(yè)單位在檔案查詢方面，仍存在一些問題，主要表現(xiàn)在檔案查詢難度大和利用率不高兩個方面。首先，在檔案查詢方面，機關(guān)事業(yè)單位往往采用傳統(tǒng)的手工查詢方式，需要人員手動查找，效率低下，難度較大。由于檔案數(shù)量眾多，涉及多個部門和領(lǐng)域，加之傳統(tǒng)的手工查詢方式受限于人員技能和經(jīng)驗，難以進行全局性的查詢和分析，常常使得查詢過程漫長而煩瑣，且容易出現(xiàn)遺漏和錯誤。其次，在檔案利用率方面，許多機關(guān)事業(yè)單位存在無法充分利用檔案資源的問題。一些檔案信息化程度較低的單位沒有建立起完善的檔案管理系統(tǒng)，檔案利用方式比較單一，只能進行傳統(tǒng)的手工查詢，很難發(fā)揮檔案的最大價值。同時，一些檔案信息存儲不規(guī)范，缺乏高效的檢索方式和共享平臺，也導(dǎo)致檔案利用率較低。

4 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

4.1 積極推進檔案數(shù)字化管理

隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展，數(shù)字化檔案管理逐漸成為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要內(nèi)容和趨勢。數(shù)字化檔案管理可以有效提高檔案管理效率，降低管理成本，提高保密性和可靠性，更好地服務(wù)政府和公眾。因此，在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中，積極推進檔案數(shù)字化管理具有重大意義。檔案的數(shù)字化管理需要從以下幾個方面入手：首先，加強數(shù)字檔案管理平臺的建設(shè)。數(shù)字化檔案管理必須以數(shù)字化檔案管理平臺為基礎(chǔ)，需要充分考慮信息安全、可擴展性等方面，確保檔案管理過程中數(shù)據(jù)的完整性和可靠性。其次，加強數(shù)字檔案共享利用。在數(shù)字化的檔案管理中，一個主要優(yōu)勢在于實現(xiàn)檔案的快速共享和利用。機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該積極探索數(shù)字化檔案的共享和利用機制，通過制定適當(dāng)?shù)恼吆鸵?guī)定，建立數(shù)字檔案相互交換的機制，提高共享檔案資源效益［3］。最后，增強數(shù)字記錄的安全性。數(shù)字化檔案的安全保障是數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵，也是機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新思路中需要重點考慮的方面。機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)采取科學(xué)措施，制定安全管理制度等，保障檔案安全，如加強網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測、建立數(shù)字檔案備份系統(tǒng)等。

4.2 引入大數(shù)據(jù)技術(shù)

在數(shù)字化時代，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理面臨著大量的信息處理和管理需求。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，其在檔案管理中已經(jīng)得到了廣泛的認可和應(yīng)用。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助機關(guān)事業(yè)單位檔案部門更好地管理海量的檔案信息，提高工作效率和服務(wù)水平。首先，建立適合機關(guān)事業(yè)單位的大數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)。在引入大數(shù)據(jù)技術(shù)的同時，機關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)自身特性建立適合自己的大數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)。這個系統(tǒng)需要根據(jù)機關(guān)事業(yè)單位的實際需求和特點來設(shè)計，包括數(shù)據(jù)采集、存儲、處理、分析、查詢等模塊。同時，為了提高數(shù)據(jù)的安全性，也需要建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制。其次，數(shù)據(jù)挖掘和分析。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用給機關(guān)事業(yè)單位檔案管理提供了更多的數(shù)據(jù)資源，但如何在大數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)并利用有用的信息，成為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要問題。因此，在建立大數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)的同時，需要進行數(shù)據(jù)挖掘和分析，通過運用相關(guān)工具和技術(shù)，對數(shù)據(jù)進行深入研究，以發(fā)現(xiàn)其中潛在的價值。最后，安全保障。在引入大數(shù)據(jù)技術(shù)的同時，安全保障也成為非常重要的問題。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理是面向政府機構(gòu)和公眾的，因此需要加強數(shù)據(jù)安全保障。為此，應(yīng)該采取相應(yīng)措施，包括信息防護、備份恢復(fù)、審計監(jiān)控等多種措施，以確保大數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)的安全性。

4.3 推動檔案共享

檔案共享是數(shù)字化時代機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要發(fā)展方向之一。通過實現(xiàn)檔案共享，既可以提高檔案資料的利用效率，又可以降低檔案管理的成本，同時促進各單位之間的信息交流和協(xié)作。在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中，推動檔案共享也是一個非常重要的創(chuàng)新思路。首先，加強共享平臺建設(shè)。共享平臺是實現(xiàn)檔案共享的基礎(chǔ)，需要充分考慮信息安全、可擴展性等方面，確保檔案管理過程中數(shù)據(jù)的完整性和可靠性［4］。其次，制定科學(xué)規(guī)范的共享標(biāo)準(zhǔn)。這包括檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、共享方式和范圍等，以便開展合規(guī)的檔案共享活動。第三，加強檔案管理團隊的培訓(xùn)。機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該加強檔案管理隊伍的培訓(xùn)，使其具備較強的檔案管理和共享能力，并且要定期更新和完善共享平臺。最后，統(tǒng)一數(shù)字化檔案格式。未來數(shù)字化檔案將成為主流，因此機關(guān)事業(yè)單位在推動檔案共享時，應(yīng)該將大量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案，并將數(shù)字化檔案的格式進行統(tǒng)一，以便共享和利用。統(tǒng)一數(shù)字化檔案格式也能夠提高檔案的可檢索性和可讀性，促進數(shù)據(jù)的交流和共享。

4.4 成立專業(yè)檔案管理機構(gòu)

由于機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作需要耗費大量的人力、物力、財力，因此成立專業(yè)檔案管理機構(gòu)是機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的一個重要方向。成立專業(yè)檔案管理機構(gòu)可以提高檔案管理效率，降低管理成本，同時還能夠保障檔案資料的安全和可靠性。首先，明確建設(shè)目標(biāo)和規(guī)劃。機關(guān)事業(yè)單位在建設(shè)專業(yè)檔案管理機構(gòu)前要明確建設(shè)目標(biāo)和規(guī)劃。這包括確定檔案管理的范圍及目標(biāo)，檔案管理隊伍的組成和專業(yè)化程度的分析，以及確定檔案管理機構(gòu)的人員配備和預(yù)算等，為接下來的工作提供指導(dǎo)和支持。其次，打造專業(yè)化檔案管理團隊。建設(shè)專業(yè)檔案管理機構(gòu)需要有一支專業(yè)的檔案管理團隊，相關(guān)人員應(yīng)該具備較強的檔案管理技能和豐富的項目管理經(jīng)驗。機關(guān)事業(yè)單位可以通過招聘、培訓(xùn)等方式吸引和培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才，提高團隊專業(yè)化水平和服務(wù)質(zhì)量。第三，借助先進技術(shù)提升管理水平?，F(xiàn)代檔案管理離不開信息技術(shù)的支持，因此機關(guān)事業(yè)單位可以通過引入數(shù)字化管理平臺、信息系統(tǒng)等先進技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案管理過程的數(shù)字化、自動化及智能化，進一步提高檔案管理效率和管理水平。最后，優(yōu)化檔案存儲和使用環(huán)境。在構(gòu)建專業(yè)檔案管理機構(gòu)方面，還需要注重檔案存儲和使用環(huán)境的優(yōu)化。這包括建設(shè)先進的檔案存儲設(shè)施、建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案存儲流程、制定嚴格的檔案保密措施等。同時，在檔案使用方面也要注重用戶體驗，讓用戶更加方便快捷地檢索、查閱和利用檔案。

5 結(jié)語

本文從機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路和應(yīng)用前景出發(fā)，對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、電子文件管理、大數(shù)據(jù)技術(shù)等創(chuàng)新手段進行了詳細闡述。同時，本文還分析了當(dāng)前檔案管理存在的問題和困難，并提出了解決問題的辦法。相信這些創(chuàng)新思路和建議能夠為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的改進提供有益的參考和指導(dǎo)。

參考文獻

［1］王鵬. 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的途徑分析［J］. 鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)導(dǎo)報，2024（10）：207-209-30.

［2］姚佳舫. 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討［J］. 中國產(chǎn)經(jīng)，2024（10）：149-151.

［3］梅海燕. 信息化背景下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略研究［J］. 蘭臺內(nèi)外，2024（15）：36-37，40.

［4］云志. 大數(shù)據(jù)背景下機關(guān)事業(yè)單位提高檔案管理效率策略探析［J］. 蘭臺內(nèi)外，2024（8）：14-15.

［作者簡介］熊亦婷，女，貴州畢節(jié)人，六盤水市文體廣電旅游局，中級館員，本科，研究方向：檔案管理。