摘要:本文探討了國有集團(tuán)公司費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)的必要性、原則和關(guān)鍵技術(shù),以及實(shí)施策略。指出費(fèi)用報銷系統(tǒng)對于優(yōu)化資源配置、強(qiáng)化內(nèi)部控制和加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有重要意義。系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循實(shí)用性、集成性、可擴(kuò)展性和安全性原則,關(guān)鍵技術(shù)包括云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)和區(qū)塊鏈等。在實(shí)施策略上,企業(yè)需進(jìn)行需求分析與規(guī)劃,合理選擇并集成技術(shù),優(yōu)化與再造報銷流程,同時加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)。通過科學(xué)建設(shè)和有效運(yùn)用費(fèi)用報銷系統(tǒng),國有企業(yè)可顯著提升財務(wù)管理效率和管理現(xiàn)代化水平。
關(guān)鍵詞:國有集團(tuán);公司費(fèi)用;報銷系統(tǒng)建設(shè)
引言
在當(dāng)今快速變化的商業(yè)環(huán)境中,國有集團(tuán)公司面臨著資源優(yōu)化配置、內(nèi)部控制強(qiáng)化及數(shù)字化轉(zhuǎn)型等多重挑戰(zhàn)。費(fèi)用報銷作為企業(yè)財務(wù)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié),其效率和準(zhǔn)確性直接影響著企業(yè)的運(yùn)營成本和決策質(zhì)量。傳統(tǒng)紙質(zhì)報銷方式已難以滿足現(xiàn)代企業(yè)對高效、透明、合規(guī)的財務(wù)管理需求,因此,構(gòu)建一套科學(xué)、完善的費(fèi)用報銷系統(tǒng)顯得尤為重要。文章深入探討了國有集團(tuán)公司費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)的必要性、原則、關(guān)鍵技術(shù)及實(shí)施策略,以期為國有企業(yè)提供理論指導(dǎo)和實(shí)踐參考。通過剖析費(fèi)用報銷系統(tǒng)如何促進(jìn)資源優(yōu)化配置、加強(qiáng)內(nèi)部控制,并加速企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,本文將揭示該系統(tǒng)在提升企業(yè)財務(wù)管理效率和管理現(xiàn)代化水平中的核心作用,進(jìn)而為國有企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
一、國有集團(tuán)公司費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)的必要性
(一)優(yōu)化資源配置
現(xiàn)代企業(yè)日常運(yùn)營管理過程中,費(fèi)用報銷是一個頻繁且耗時的工作,傳統(tǒng)紙質(zhì)報銷方式包括填寫、審核、審批等多個環(huán)節(jié),以線下為主,效率低且極易出錯,加強(qiáng)費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)工作是優(yōu)化國有企業(yè)內(nèi)部資源配置的重要路徑。從員工角度來看,系統(tǒng)采用自動化流程設(shè)計(jì)方案,為財務(wù)人員及其他各部門人員提供了便利。員工只需在系統(tǒng)中提交報銷申請,并按照規(guī)定附帶相應(yīng)的電子發(fā)票或紙質(zhì)憑證的圖片,系統(tǒng)即可自動開展初步審核,驗(yàn)證發(fā)票真?zhèn)巍⒑藢箐N金額等,對于異常數(shù)據(jù)或者信息,轉(zhuǎn)由財務(wù)人員審核,將極大減少人工審核的工作量,還能縮短報銷周期,提高員工的滿意度和工作效率。從企業(yè)管理層角度來看,費(fèi)用報銷系統(tǒng)的實(shí)時數(shù)據(jù)分析功能可為其提供強(qiáng)有力的決策支持。通過自動生成的部門費(fèi)用分布、項(xiàng)目費(fèi)用構(gòu)成、員工報銷記錄等各類報表,管理層能全面掌握企業(yè)內(nèi)部費(fèi)用支出情況,精準(zhǔn)評估各項(xiàng)費(fèi)用開支的合理性,提高資金、設(shè)備、人員等資源調(diào)整的針對性[1]。
(二)強(qiáng)化內(nèi)部控制
費(fèi)用報銷是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié),也是防范財務(wù)風(fēng)險的關(guān)鍵領(lǐng)域,費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)將有效規(guī)范企業(yè)報銷的流程,提高風(fēng)險防范的有效性。一方面,系統(tǒng)可通過預(yù)設(shè)審批流程和設(shè)置權(quán)限,為企業(yè)費(fèi)用報銷建立一套嚴(yán)謹(jǐn)而有序的操作規(guī)范。員工能清晰地看到報銷所需的各項(xiàng)信息和步驟,并實(shí)時查看費(fèi)用報銷的進(jìn)程。系統(tǒng)可自動記錄每一個審批環(huán)節(jié)的操作時間和審批意見,支持報銷流程可追溯,確保在出現(xiàn)問題時,能以最快的速度找到責(zé)任人并制定針對性的解決方案,增強(qiáng)費(fèi)用報銷的公正性和透明度。另一方面,費(fèi)用報銷系統(tǒng)具備風(fēng)險防范這一保障性功能,對費(fèi)用支出實(shí)時監(jiān)控,一旦出現(xiàn)異常情況,可立即向財務(wù)人員發(fā)出預(yù)警,避免潛在的財務(wù)損失,同時自動對報銷憑證真?zhèn)芜M(jìn)行查驗(yàn),包括發(fā)票代碼、號碼、金額等,進(jìn)一步避免虛假發(fā)票問題,降低企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險。
(三)加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型
在信息技術(shù)快速更新?lián)Q代的背景下,數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的不可逆趨勢。對于國有企業(yè)而言,加強(qiáng)費(fèi)用報銷系統(tǒng)的建設(shè)是推進(jìn)現(xiàn)代化和智能化進(jìn)程的關(guān)鍵步驟,對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有顯著的正面影響。同時,費(fèi)用報銷系統(tǒng)作為財務(wù)管理體系的關(guān)鍵組成部分,通過整合企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)、辦公自動化(OA)、人力資源管理系統(tǒng)等,實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)流程的無縫對接。這不僅有助于將國有企業(yè)內(nèi)部各部門緊密聯(lián)系起來,形成一個協(xié)調(diào)一致的整體,而且推動了企業(yè)財務(wù)管理向精細(xì)化方向的持續(xù)進(jìn)步。面對外部發(fā)展環(huán)境,數(shù)字化轉(zhuǎn)型的加速為國有企業(yè)帶來了諸多競爭優(yōu)勢。企業(yè)不僅能夠依靠高效的數(shù)字化系統(tǒng)提升內(nèi)部運(yùn)營效率,降低管理成本,還能有效提升企業(yè)的透明度、合規(guī)性和信譽(yù)度,從而在激烈的市場競爭中脫穎而出[2]。
二、國有集團(tuán)公司費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)的原則和關(guān)鍵技術(shù)
(一)原則
國有企業(yè)在搭建費(fèi)用報銷系統(tǒng)時,應(yīng)遵循一定的原則,具體如下。一是實(shí)用性。這是系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循的首要原則,即滿足國有企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)需求,確保系統(tǒng)能解決企業(yè)當(dāng)前所面臨的費(fèi)用報銷工作問題,且高效便捷、易于操作。二是集成性。國有企業(yè)各部門屬于一個有機(jī)整體,所搭建的費(fèi)用報銷系統(tǒng)應(yīng)同財務(wù)核算、預(yù)算管理、ERP、OA等系統(tǒng)集成,實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報銷數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)自動同步,避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入和信息孤島問題。三是可擴(kuò)展性。需全面考量國有企業(yè)未來的發(fā)展趨勢,采用模塊化設(shè)計(jì)以及松耦合架構(gòu),為系統(tǒng)功能的擴(kuò)展與升級奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ),以保障系統(tǒng)能夠持續(xù)展現(xiàn)出優(yōu)異的性能及便于維護(hù)的特性。四是安全性。費(fèi)用報銷系統(tǒng)中涉及大量的財務(wù)數(shù)據(jù)和員工個人信息,數(shù)據(jù)安全至關(guān)重要,國有企業(yè)需從人員意識、權(quán)限管理、登錄認(rèn)證等多個維度出發(fā),確保系統(tǒng)運(yùn)行的安全穩(wěn)定性。同時,開發(fā)過程中嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度,提高合規(guī)性[3]。
(二)關(guān)鍵技術(shù)
1.云計(jì)算與大數(shù)據(jù)。云計(jì)算屬于一種以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的計(jì)算模式,主要通過互聯(lián)網(wǎng)連接遠(yuǎn)程服務(wù)器為企業(yè)提供計(jì)算資源和服務(wù)。將該技術(shù)引入到費(fèi)用報銷管理系統(tǒng)中,企業(yè)只需按照使用量支付云服務(wù)費(fèi)用,無須投入大量的資金購買和維護(hù)本地服務(wù)器等硬件設(shè)備,成本較低,其可根據(jù)國有企業(yè)實(shí)際需求動態(tài)分配計(jì)算資源、存儲資源和網(wǎng)絡(luò)資源,確保系統(tǒng)在業(yè)務(wù)高峰階段也能平穩(wěn)運(yùn)行[4]。
2.人工智能與自動化。人工智能是一種模擬人類智能的科學(xué)技術(shù),能根據(jù)不同場景和任務(wù)開展適當(dāng)?shù)男袆印T趪衅髽I(yè)的費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)過程中,依托光學(xué)字符識別(OCR)、自然語言處理(NLP)、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù),可有效實(shí)現(xiàn)發(fā)票的智能審核,并支持智能問答和預(yù)測分析為員工提供個性化服務(wù),具體見圖1。
3.移動互聯(lián)技術(shù)。移動互聯(lián)技術(shù)的主要作用是打破報銷環(huán)節(jié)的時間空間限制,增強(qiáng)企業(yè)費(fèi)用報銷的靈活性。通常依托企業(yè)開發(fā)的移動軟件或小程序?qū)崿F(xiàn),員工通過移動設(shè)備可以隨時隨地提交費(fèi)用報銷申請,不受辦公地點(diǎn)的限制,還可以實(shí)時查看報銷申請的審批進(jìn)度和狀態(tài),一旦報銷審批通過,員工將收到具體結(jié)果的信息通知。移動互聯(lián)技術(shù)與企業(yè)其他移動辦公軟件集成,能將具體的費(fèi)用數(shù)據(jù)直接關(guān)聯(lián)到報銷申請中,可減少煩瑣的操作流程[5]。
4.區(qū)塊鏈技術(shù)。區(qū)塊鏈技術(shù)具有去中心化、不可篡改等特征,為企業(yè)的費(fèi)用報銷管理提供了新的可能性。在費(fèi)用報銷系統(tǒng)中,所有的費(fèi)用報銷申請、審批記錄、財務(wù)處理等數(shù)據(jù)都可被存儲到區(qū)塊鏈上,一旦記錄將無法被修改,有助于降低費(fèi)用報銷中欺詐行為、數(shù)據(jù)造假等問題出現(xiàn)的風(fēng)險。同時,該技術(shù)采用去中心化的分布式賬本,支持國有企業(yè)內(nèi)部的員工、審批人員、財務(wù)人員等各參與方直接進(jìn)行交互和驗(yàn)證,減少中間環(huán)節(jié),也能降低信任成本。
三、國有集團(tuán)公司費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)施策略
(一)需求分析與規(guī)劃
需求分析是國有企業(yè)開展費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)同財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等進(jìn)行深入溝通和交流,明確其對于費(fèi)用報銷環(huán)節(jié)的具體需求和意見。例如,財務(wù)部門作為費(fèi)用報銷的核心管理部門,相關(guān)人員對數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和合規(guī)性的關(guān)注度要求較高,而業(yè)務(wù)部門則更加關(guān)注費(fèi)用報銷的便捷性和及時性;企業(yè)應(yīng)立足不同部門對費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)展開規(guī)劃,旨在充分發(fā)揮其價值,滿足各部門員工的要求,形成合力促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。與此同時,企業(yè)還應(yīng)廣泛收集現(xiàn)有費(fèi)用報銷環(huán)節(jié)中存在的問題,包括審批周期長、票據(jù)管理混亂、費(fèi)用超支等,將其作為新系統(tǒng)建設(shè)的依據(jù),盡可能避免問題再出現(xiàn)。
(二)技術(shù)選型與集成
技術(shù)選型與系統(tǒng)集成是費(fèi)用報銷系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié),直接影響著系統(tǒng)運(yùn)行的效率。企業(yè)應(yīng)基于發(fā)展需求和發(fā)展趨勢分析結(jié)果,考量云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)、區(qū)塊鏈等技術(shù)優(yōu)勢,并選擇具備強(qiáng)大處理能力和快速響應(yīng)速度的技術(shù)平臺作為技術(shù)價值發(fā)揮的重要支撐,確保費(fèi)用報銷系統(tǒng)在不同的環(huán)境下均具有良好的性能表現(xiàn),提升其運(yùn)行穩(wěn)定性。采用標(biāo)準(zhǔn)化的接口和數(shù)據(jù)格式,將費(fèi)用報銷系統(tǒng)與企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)無縫集成,提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)耐暾院蜏?zhǔn)確性。以H集團(tuán)公司為例,在建設(shè)費(fèi)用報銷系統(tǒng)時,為提高集成的可靠性,相關(guān)技術(shù)人員采用了企業(yè)服務(wù)總線(ESB)技術(shù),其優(yōu)勢在于可以將不同系統(tǒng)的集成邏輯集中管理,為后期維護(hù)和升級提供便利。采用松耦合架構(gòu),不同系統(tǒng)之間可以通過服務(wù)調(diào)用完成交互,若某個系統(tǒng)發(fā)生變化,也不會對其他系統(tǒng)造成較大的不良影響,根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行消息路由和轉(zhuǎn)換,實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)格式和協(xié)議的轉(zhuǎn)換。
(三)流程優(yōu)化與再造
引入現(xiàn)代化信息技術(shù)用于建設(shè)費(fèi)用報銷系統(tǒng),將打破現(xiàn)有費(fèi)用報銷流程的限制,企業(yè)需對現(xiàn)有的費(fèi)用報銷流程進(jìn)行全面梳理,去除其中煩瑣的、不必要的手續(xù),為流程再造和功能明確提供參考。H集團(tuán)公司自動化費(fèi)用報銷系統(tǒng)流程詳見圖2。
該國有企業(yè)所建設(shè)的費(fèi)用報銷系統(tǒng)具備報銷申請、審批流程、預(yù)算管理、財務(wù)處理、系統(tǒng)管理等多個模塊。其中,報銷申請模塊中可錄入各種費(fèi)用信息,包括費(fèi)用類型、費(fèi)用金額、費(fèi)用日期、費(fèi)用說明等,可提供下拉菜單、自動填充等功能,降低信息錯誤概率;對于電子發(fā)票,系統(tǒng)可以直接從第三方發(fā)票平臺上獲取,減少員工手動上傳的工作量。財務(wù)處理模塊具備費(fèi)用核算、付款管理功能,根據(jù)費(fèi)用類型和會計(jì)科目自動分類和記賬,對于涉及多個項(xiàng)目或部門的費(fèi)用報銷情況,采用費(fèi)用分?jǐn)偣ぞ?,輔助財務(wù)人員快速且準(zhǔn)確地完成費(fèi)用核算工作。
(四)數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)
數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)是至關(guān)重要的。在構(gòu)建費(fèi)用報銷系統(tǒng)的過程中,企業(yè)必須運(yùn)用高級加密技術(shù)對系統(tǒng)內(nèi)的敏感信息進(jìn)行保護(hù),這包括但不限于員工的身份證號碼、銀行賬戶信息以及家庭背景等。例如,H集團(tuán)公司通過實(shí)施數(shù)據(jù)庫加密技術(shù),顯著提升了數(shù)據(jù)存儲的安全級別,并采用了SSL/TLS加密協(xié)議來確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中的安全。此外,建立訪問控制系統(tǒng)是確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問費(fèi)用報銷系統(tǒng)的有效手段,這可以通過用戶名和密碼、數(shù)字證書等多種身份驗(yàn)證技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練同樣不可或缺,將數(shù)據(jù)備份至異地服務(wù)器或云存儲設(shè)施,以便在本地數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或被非法篡改時,能夠迅速恢復(fù),從而保障費(fèi)用報銷流程的持續(xù)運(yùn)作。
四、結(jié)語
數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程不斷加快背景下,越來越多的企業(yè)提高了財務(wù)管理信息化建設(shè)的重視度,費(fèi)用報銷系統(tǒng)作為財務(wù)管理體系中的重要組成部分,加快其建設(shè)步伐,將有效提升企業(yè)財務(wù)管理效率。具體實(shí)踐過程中,企業(yè)應(yīng)立足自身發(fā)展需求和發(fā)展趨勢,科學(xué)引入云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)、區(qū)塊鏈等現(xiàn)代化技術(shù),提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性,并切實(shí)做好技術(shù)選型與集成、流程優(yōu)化與再造、安全保障系統(tǒng)建設(shè)等工作,推動費(fèi)用報銷系統(tǒng)優(yōu)化成為國有企業(yè)提高現(xiàn)代化管理水平的重要工具。
參考文獻(xiàn):
[1]曹湘翎.國有企業(yè)建設(shè)商旅平臺的應(yīng)用效果與要點(diǎn)分析[J].中國信息化,2023(01):56-58.
[2]張洪玉.費(fèi)用報銷自動化系統(tǒng)對企業(yè)現(xiàn)金管理的影響研究[J].商業(yè)2.0,2023(24):16-18.
[3]張?zhí)?煤炭企業(yè)財務(wù)共享模式下費(fèi)用報銷管理研究[J].商業(yè)2.0,2024(21):114-116.
[4]郭靜.信息化模式下企業(yè)財務(wù)費(fèi)用報銷的優(yōu)化策略探討[J].企業(yè)改革與管理,2022(17):137-139.
[5]吳亞平.國有企業(yè)智能報銷財務(wù)體系研究[J].經(jīng)濟(jì)師,2023(05):97-98.
(作者簡介:郜浩然,河南日報報業(yè)集團(tuán)有限公司中級會計(jì)師。)