電子檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了加強和規(guī)范電子檔案管理，確保電子檔案真實、完整、可用、安全，促進檔案工作更好服務黨和國家工作大局、服務人民群眾，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，制定本辦法。

第二條 檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織 （以下簡稱組織機構）的電子檔案管理，適用本辦法。

本辦法所稱電子檔案，是指機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人在履行法定職責或者處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸、存儲的，對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的各種信息記錄。

第三條 組織機構應當確保電子檔案符合下列要求：

（一）來源可靠。由合法、明確的形成者，在履行法定職責或者處理事務活動中產(chǎn)生，形成者、形成活動、形成時間可確認，形成、辦理、整理、歸檔、保管、移交等系統(tǒng)安全可靠。

（二）程序規(guī)范。全過程管理符合國家相關法律法規(guī)以及標準規(guī)范的規(guī)定，并且準確記錄、可追溯。

（三）要素合規(guī)。內(nèi)容、結構、背景信息和管理過程信息等構成要素符合國家相關標準規(guī)范要求。

電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

第四條 組織機構應當配備必要的設施設備，建立管理機制、制度規(guī)范、安全措施、人才隊伍，滿足電子檔案管理需求。

第五條 組織機構應當加強電子檔案全過程管理，確保承載形成、整理、歸檔、移交、接收、保管、處置、利用等各業(yè)務環(huán)節(jié)的應用系統(tǒng)之間相互銜接，并且持續(xù)進行元數(shù)據(jù)采集、維護等活動，完整記錄電子檔案管理過程。

第六條 組織機構應當積極應用新一代信息技術，不斷提升電子檔案管理水平。

第七條 機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當加強各類電子文件收集、歸檔工作，保障具有保存價值的電子文件應歸盡歸，并按規(guī)定移交檔案館。檔案館應當提升接收和管理各類電子檔案的能力，保障電子檔案應收盡收。

第八條 電子檔案管理的全過程應當符合國家網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)安全、個人信息保護、保密管理、密碼管理等相關法律法規(guī)要求，確保電子檔案的安全。

第二章 機構及其職責

第九條  國家檔案主管部門統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導全國電子檔案管理工作，研究制定政策制度，建立健全標準規(guī)范體系，推進電子檔案安全保管和有效利用，推動電子檔案全過程管理能力評估。

縣級以上地方檔案主管部門監(jiān)督指導本行政區(qū)域內(nèi)電子檔案管理工作。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應當將電子檔案管理納入檔案工作范圍，并監(jiān)督指導所屬企業(yè)事業(yè)單位、基層群眾性自治組織等的電子檔案管理工作。

第十條 按照國家規(guī)定應當形成檔案的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當履行下列職責：

（一）確定管理電子檔案的機構或者人員，將電子檔案管理納入檔案工作責任制，納入本單位信息化建設規(guī)劃等，建立健全電子檔案管理制度和規(guī)范，配備滿足電子檔案管理需要的信息化基礎設施；

（二）協(xié)調檔案、文秘、業(yè)務、信息化、保密等職能部門共同推進電子檔案管理，加強辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)歸檔功能建設；

（三）電子文件形成部門負責本部門電子文件的收集、整理、歸檔等工作；

（四）管理電子檔案的機構或人員負責本單位電子檔案的管理，監(jiān)督指導各部門電子文件的形成、收集、整理以及歸檔等工作，按照有關規(guī)定向檔案館移交電子檔案。

第十一條 檔案館應當履行下列職責：

（一）建設滿足電子檔案長期保存和安全管理需要的信息化基礎設施；

（二）收集、保管和提供利用本館分管范圍內(nèi)的電子檔案；

（三）建立健全本館電子檔案管理制度和規(guī)范。

第十二條 檔案主管部門應當加強與本行政區(qū)域有關信息化建設、電子政務建設、電子文件管理、數(shù)據(jù)管理、密碼管理、保密管理等主管部門的工作協(xié)同，共同推進電子檔案管理工作。

第十三條 組織機構應當支持電子檔案管理人員按照有關規(guī) 定參加業(yè)務培訓，電子檔案管理人員應當具備相應的專業(yè)知識和技能。

第三章 電子文件整理與歸檔

第十四條 機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當按照國家相關法律法規(guī)和標準規(guī)范的規(guī)定，確定本單位電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限、電子檔案分類方案，并納入本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表、檔案分類方案進行管理。

第十五條 機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當按照國家相關法律法規(guī)和標準規(guī)范形成、辦理、傳輸、存儲屬于歸檔范圍的電子文件，保證電子文件真實、完整、可用、安全，確保電子檔案符合本辦法第三條規(guī)定。

辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)的歸檔功能應當符合相關標準規(guī)范，支撐電子文件收集、整理、歸檔等業(yè)務。

第十六條 電子文件應當與元數(shù)據(jù)一并歸檔。電子文件歸檔格式應當具備開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉換、易于利用等特性，并且能夠支持向長期保存格式轉換。電子文件元數(shù)據(jù)格式應當符合國家有關標準規(guī)范要求。

第十七條 電子文件形成部門應當在電子文件形成、辦理、收集過程中完成保管期限鑒定、分類、命名等工作，確保電子文件符合歸檔要求，并且完整采集描述電子文件內(nèi)容、結構和背景信息的元數(shù)據(jù)及其整個管理過程元數(shù)據(jù)。

電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔不得采用非開放的壓縮、加密等技術措施。

黨政機關電子公文歸檔，應當去除電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形。其他組織機構電子文件歸檔可以參照處理。

第十八條 電子文件形成部門和電子檔案管理部門應當對提交歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)等相關信息進行清點、登記，對其真實性、完整性、可用性、安全性進行檢測，并由相關責任人確認。

第十九條 電子檔案管理部門應當對接收的電子檔案進行審核、編制檔號、確認保管期限等工作，確保電子檔案符合檔案管理要求。

第四章 電子檔案移交與接收

第二十條 機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當按照國家有關規(guī)定，定期向檔案館移交電子檔案。檔案館應當做好接收工作，對于符合國家相關法律法規(guī)以及標準規(guī)范要求的電子檔案，不得拒絕接收。

同級檔案主管部門同意，專業(yè)性較強或者需要保密的電子檔案，可以按照國家有關規(guī)定延長向檔案館移交的期限。

經(jīng)檔案館同意，對于未到國家規(guī)定移交期限的電子檔案，明確劃分在移交期限屆滿前該電子檔案所涉及的利用、轉換、遷移等權責后，可以提前交檔案館保管。涉及政府信息公開事項的， 應當按照《中華人民共和國檔案法》第十五條第二款規(guī)定辦理。

第二十一條 機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織向檔案館移交電子檔案，應當符合下列要求：

（一）按照國家關于電子檔案移交與接收的標準規(guī)范要求對移交的電子檔案進行組織，并進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測，合格后方可移交；

（二）電子檔案不保留電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形；

（三）采用技術手段加密的電子檔案應當去除加密措施后移交；

（四）移交的電子檔案應當附具到期開放意見、政府信息公開情況、密級變更情況等。

第二十二條 檔案館應當按照國家相關標準規(guī)范要求對移交的電子檔案進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測，合格后方可辦理交接手續(xù)，接收登記入庫。

第二十三條 電子檔案移交接收應當通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡和信息系統(tǒng)進行。不具備在線移交條件的，應當配備符合安全管理要求的存儲介質進行離線移交，存儲介質的選擇和檢測應當符合國家有關標準規(guī)范要求。

第五章 電子檔案保管與處置

第二十四條 機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當建設符合國家有關標準規(guī)范要求的電子檔案管理信息系統(tǒng)，并與辦 公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)相互銜接。檔案館應當建設符合國家有關標準規(guī)范要求的應用系統(tǒng)，支撐電子檔案接收、存儲、備份、鑒定、開發(fā)、利用、統(tǒng)計轉換、遷移、銷毀等工作。

第二十五條 組織機構應當對電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源進行統(tǒng)一管理。

國家檔案館應當建設專用局域網(wǎng)絡，配備服務器、存儲、安全等設施設備，用于集中管理檔案數(shù)字資源。

第二十六條 組織機構應當加強電子檔案備份工作，制定電子檔案備份工作方案，對電子檔案、電子檔案管理信息系統(tǒng)等進行完整備份。

應當在磁介質、光介質、縮微膠片等介質中選擇至少兩種符合長期安全管理要求的存儲介質，以在線方式和離線方式保存至少三套完整數(shù)據(jù)，每種介質上保存一套完整數(shù)據(jù)， 一套在線應用，兩套備份。應當制定檢測策略，定期對電子檔案可讀狀況、 所處軟硬件環(huán)境、存儲介質完好程度等保管情況進行檢測，發(fā)現(xiàn) 問題及時處理，必要時對電子檔案數(shù)據(jù)進行轉換、遷移。

第二十七條 檔案館應當對重要電子檔案進行異地備份，根據(jù)需要有條件的檔案館可以建設災難備份系統(tǒng)，實現(xiàn)重要電子檔案及其管理信息系統(tǒng)的備份與災難恢復。機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織可以參照執(zhí)行。

國家檔案館可以建設電子檔案備份中心，提供電子檔案備份服務。

第二十八條 組織機構應當建立電子檔案轉換與遷移制度，經(jīng)技術需求分析、風險評估，確有必要的，對電子檔案、電子檔 案管理信息系統(tǒng)等進行轉換、遷移，并留存操作過程記錄。轉 換、遷移后，應當對電子檔案進行真實性、完整性、可用性、安 全性檢測。

第二十九條 組織機構應當定期對達到保管期限的電子檔案進行鑒定。對仍需繼續(xù)保存的電子檔案，應當重新劃定保管期限并變更相關管理數(shù)據(jù)。

第三十條 電子檔案銷毀工作應當遵守國家有關規(guī)定，履行相關審批手續(xù)，禁止擅自銷毀電子檔案。

對需要銷毀的電子檔案，應當從在線存儲設備、容災備份等系統(tǒng)和離線存儲介質中徹底刪除，并記錄被銷毀電子檔案的范圍、數(shù)量、大小以及審核人、操作者等信息。

第六章 電子檔案開放與利用

第三十一條 電子檔案的開放工作應當符合國家法律法規(guī)有 關規(guī)定。檔案館應當通過網(wǎng)站或者其他方式定期公布開放電子檔 案目錄。

第三十二條 組織機構應當建立電子檔案利用制度，采取有效管理措施和技術手段，充分利用政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等渠道實現(xiàn)電子檔案便利、高效、安全利用。

第三十三條 利用者利用電子檔案，應當遵守國家有關法律法規(guī)和檔案利用的規(guī)定，不得擅自復制、篡改電子檔案，不得損 害國家利益、社會公共利益和其他主體合法權益。

第三十四條 組織機構應當根據(jù)不同服務對象和利用范圍，建立相應網(wǎng)絡的檔案數(shù)字資源利用服務平臺。

第三十五條 組織機構應當積極利用人工智能等信息技術，開展編研、展覽和建設專題數(shù)據(jù)庫等工作，不斷開發(fā)檔案數(shù)字資源。

第三十六條 檔案主管部門應當推動檔案數(shù)字資源共享工 作，促進跨區(qū)域、跨層級、跨部門共享利用。

第七章 附 則

第三十七條 本辦法由國家檔案局負責解釋。

第三十八條 本辦法自2024年11月1日起施行。

來源：國家檔案局官網(wǎng)