醫(yī)院干部人事檔案管理現(xiàn)狀與對策探討

醫(yī)院干部人事檔案管理作為醫(yī)院管理體系中的重要環(huán)節(jié)，對醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展和高效運作有著不可忽視的作用。干部人事檔案詳細記錄了干部的成長經(jīng)歷、工作業(yè)績和綜合能力，是醫(yī)院科學(xué)決策和合理配置人力資源的重要依據(jù)[1]。人事檔案和其他門類的檔案一樣，其完整性和準確性也制約著檔案管理工作的提質(zhì)增效。隨著信息化時代的到來和醫(yī)療改革的不斷深化，人事檔案的機密性、動態(tài)性對醫(yī)院干部人事檔案管理信息化的要求日益提高，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理的需求，如何推進干部人事檔案管理的信息化建設(shè)，在實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理的同時，做好信息安全和保密工作，是當前亟待解決的問題[2]。

一、醫(yī)院干部人事檔案管理現(xiàn)狀及成因

醫(yī)院干部人事檔案管理是醫(yī)院人事工作中的重要組成部分，是培養(yǎng)優(yōu)秀醫(yī)療人才和進行人事決策的重要基礎(chǔ)。當前，醫(yī)院管理層越來越重視干部人事檔案的完善與利用，但仍存在不足：一方面，干部人事檔案部分內(nèi)容不完整、更新不及時；另一方面，檔案工作人員素質(zhì)不高，管理手段相對滯后，無法適應(yīng)信息時代對檔案管理現(xiàn)代化的要求，具體分析，主要有以下三方面因素。

（一）制度因素

同其他門類的檔案相同，檔案管理制度不完善對干部人事檔案管理工作的影響是多方面的。首先，不完善的制度可能導(dǎo)致干部人事檔案管理人員在工作時缺乏統(tǒng)一標準，從而影響干部人事檔案的完整性和準確性。其次，安全制度的缺陷使得檔案保護措施不足，導(dǎo)致有些做法不但違背干部人事檔案的保密原則，還會增加檔案丟失、損壞或信息泄露的風(fēng)險。第三，缺乏明確的職責(zé)劃分和激勵機制，影響檔案管理人員的積極性和責(zé)任感，工作效率和質(zhì)量不高。

（二）人員因素

一是缺少專業(yè)檔案管理人員。很多醫(yī)院沒有專職的檔案工作人員，干部人事檔案多由人事部門兼管，缺乏專業(yè)性。二是人員流動性大。醫(yī)院檔案管理人員多數(shù)為轉(zhuǎn)崗人員，人事調(diào)動頻繁，導(dǎo)致檔案管理隊伍不穩(wěn)定，也影響了干部人事檔案管理工作的穩(wěn)定性和延續(xù)性。三是管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待進一步提高。醫(yī)院干部人事檔案管理非專業(yè)人員居多，檔案專業(yè)知識不足，干部人事檔案管理工作滯后于醫(yī)院的整體發(fā)展。因此，提升干部人事檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)性是加強檔案管理的關(guān)鍵[3]。

（三）技術(shù)因素

傳統(tǒng)的干部人事檔案管理方式，如紙質(zhì)檔案的手工整理和檢索，不僅耗時耗力，而且容易出錯，在實體保管上也受庫房位置環(huán)境和溫濕度等物理條件制約。此外，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理模式無法實現(xiàn)檔案信息的電子存儲和網(wǎng)絡(luò)共享，限制了檔案信息的利用，技術(shù)手段落后影響了檔案管理效率的提升。信息時代，檔案信息的共享和快速傳遞對于醫(yī)院的管理和決策至關(guān)重要[4]，因此，應(yīng)充分認識現(xiàn)代技術(shù)手段在提升檔案管理效率和質(zhì)量上的巨大潛力并且在實現(xiàn)信息化管理的過程中做好檔案信息的安全保護。

二、醫(yī)院干部人事檔案管理對策探討

（一）完善檔案管理制度

建立健全干部人事檔案管理制度是醫(yī)院檔案管理工作的重要一環(huán)。醫(yī)院應(yīng)設(shè)置專業(yè)的人事檔案管理部門，制定干部人事檔案管理制度。對醫(yī)院的人事檔案實行集中統(tǒng)一管理，規(guī)范入職、任職、調(diào)動、離職等各環(huán)節(jié)，確保人事檔案的安全、完整和準確，保護職工的合法權(quán)益，提高醫(yī)院的管理水平。

鑒于干部人事檔案自身的特殊性，在建立健全干部人事檔案管理制度內(nèi)容的基礎(chǔ)上，要進一步健全干部人事檔案材料審核、接轉(zhuǎn)、登記和檔案質(zhì)量通報等制度，及時發(fā)現(xiàn)和糾正干部人事檔案內(nèi)容失真等問題，優(yōu)化管理流程。

在信息化大背景下，建立干部人事檔案信息化管理制度，引入先進合規(guī)的人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子化、數(shù)字化管理，保證人事檔案信息安全，提高檔案管理效率，為醫(yī)院的人事決策提供有力支持。

（二）提升檔案管理人員素質(zhì)

提高干部人事檔案管理人員的專業(yè)水平和責(zé)任意識是確保檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。應(yīng)結(jié)合干部人事檔案管理的要求和本醫(yī)院人事檔案管理人員所掌握的基本技能，加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提升其專業(yè)素養(yǎng)。從干部人事檔案自身特點出發(fā)，增進同組織人事部門和檔案專業(yè)部門的聯(lián)系，從人事工作和檔案工作兩方面提高人員素質(zhì)。鼓勵人事檔案管理人員參加行業(yè)交流、研討會等活動，拓寬視野，學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗。建立健全考核機制，結(jié)合本醫(yī)院的實際情況，對干部人事檔案管理人員的工作績效進行定期評估，將評估結(jié)果與晉升、獎勵等掛鉤，激勵其積極履行職責(zé)[5]。此外，加強人事檔案管理人員的職業(yè)道德教育，引導(dǎo)其樹立正確的價值觀和職業(yè)觀，增強對檔案工作的責(zé)任感和使命感。

（三）引進先進管理技術(shù)

運用現(xiàn)代技術(shù)手段提升干部人事檔案管理效率和質(zhì)量。通過數(shù)字化、電子化方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，便于快速存儲、檢索，節(jié)省空間[6]。引入先進的檔案管理系統(tǒng)，線上完成檔案的歸檔、借閱等流程，減少人工操作，降低差錯率。同時利用大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，深度挖掘檔案數(shù)據(jù)，為醫(yī)院人事決策提供支持。由于干部人事檔案的保密和安全工作十分重要，在引進和運用先進管理技術(shù)時必須加強網(wǎng)絡(luò)安全防護，建立防火墻，采用加密技術(shù)、使用密鑰、設(shè)置訪問權(quán)限等，確保檔案信息管理和利用的安全?，F(xiàn)代技術(shù)手段的應(yīng)用，不僅可以提高干部人事檔案管理的效率，還提升了檔案信息的準確性、完整性和安全性。未來，隨著技術(shù)的不斷進步，檔案管理將更加智能化、自動化，將為醫(yī)院人事決策提供更加高效、便捷的檔案服務(wù)。

參考文獻：

[1] 劉琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J].檔案學(xué)研究，2011（5）：20-23.

[2] 蔣茜.醫(yī)院中層干部人事檔案管理問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（18）：170.

[3] 任勝云，范利.從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].云南檔案，2009 （7）：29-31.

[4] 王博.高校人事檔案信息化管理的實現(xiàn)思路與途徑選擇[J].現(xiàn)代交際，2015 （11）： 104-105.

[5] 鄭娜.新形勢下醫(yī)院人事檔案管理的幾點思考[J].華北煤炭醫(yī)學(xué)院學(xué)報，2010 （3）：405-406.

[6] 白雪.淺析新形勢下機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].人才資源開發(fā)，2017 （8）：14-15.

基金項目：2024年河北省人力資源社會保障研究課題“醫(yī)院檔案信息化管理”（JRS-2024-3086）

作者單位：河北省中醫(yī)院