探討信息時代醫(yī)院綜合檔案管理的新思路

摘 要：隨著信息時代的迅猛發(fā)展，醫(yī)院信息化管理與現(xiàn)代信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)相結(jié)合，已成為時代發(fā)展的風(fēng)向標(biāo)。因此，信息時代背景下加強醫(yī)院綜合檔案管理，有助于提高管理效率與準(zhǔn)確性，促進醫(yī)療的精準(zhǔn)性以及推進依法依規(guī)進行監(jiān)督和檢查。當(dāng)前，醫(yī)院綜合檔案管理面臨檔案意識不強、管理模式有待創(chuàng)新、數(shù)字技術(shù)不完善以及管理人員綜合素質(zhì)不高等問題的挑戰(zhàn)。筆者結(jié)合醫(yī)院檔案工作的深耕經(jīng)驗，深化信息技術(shù)的應(yīng)用研究，提出信息時代醫(yī)院綜合檔案管理的新思路。

關(guān)鍵詞：信息時代；醫(yī)院；綜合檔案管理；新思路

隨著信息時代的持續(xù)推進，信息技術(shù)對醫(yī)院綜合檔案管理起到重要作用，利用信息化和智能化減少各項瑣碎的任務(wù)，大幅度提升醫(yī)院綜合檔案管理的效率和精度。然而，目前醫(yī)院引入信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用之后，綜合檔案仍然存在對信息化引入之后的“水土不服”等現(xiàn)象?；诖耍t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理人員應(yīng)強化檔案管理意識、加大資源投入、構(gòu)建數(shù)字檔案平臺以及打造專業(yè)化人才隊伍，為滿足醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)檔案力量。

1 信息時代醫(yī)院綜合檔案管理的必要性

1.1 提高管理效率與準(zhǔn)確性

進入信息化時代，信息化建設(shè)是醫(yī)療工作建設(shè)的重點之一[1]。隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷進步和醫(yī)院業(yè)務(wù)的不斷拓展，醫(yī)院產(chǎn)生的檔案數(shù)量劇增，包括病歷檔案、人事檔案、科研檔案和設(shè)備檔案等。具體而言，人事檔案記錄了醫(yī)院員工的基本信息、工作經(jīng)歷和業(yè)績表現(xiàn)等內(nèi)容，是醫(yī)院進行人力資源管理的重要依據(jù)。財務(wù)檔案記錄了醫(yī)院的財務(wù)收支情況，是醫(yī)院進行財務(wù)管理的重要依據(jù)?？蒲袡n案記錄了醫(yī)院科研課題檔案、學(xué)術(shù)論文檔案、科研成果等情況，為醫(yī)院對醫(yī)務(wù)人員開展科研工作提供參考和支持。設(shè)備檔案記錄了醫(yī)院采購、修繕、淘汰設(shè)備的信息記錄，是醫(yī)院進行國有資產(chǎn)有效管理的憑據(jù)。通過數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化等手段，可以實現(xiàn)對檔案信息的快速檢索、分類、存儲和傳輸，大大節(jié)省了人力和時間成本，同時減少因人為因素導(dǎo)致的錯誤。

1.2 促進醫(yī)療的精準(zhǔn)性

信息化檔案管理能夠整合和共享海量的醫(yī)療數(shù)據(jù)，包括患者的電子健康記錄、醫(yī)學(xué)影像和檢查結(jié)果等。這種整合打破傳統(tǒng)紙質(zhì)或分散電子檔案管理模式下的信息壁壘，方便醫(yī)生能夠全面了解患者的健康狀況、問診情況及檢查情況，幫助醫(yī)生制定更為精確的診斷和治療策略。現(xiàn)在很多疾病需要多學(xué)科聯(lián)合診療，需要不同科室的醫(yī)生實時共享患者的檔案信息，共同探討病情，制定更加精準(zhǔn)的綜合治療方案。對于一位患有復(fù)雜疾病的患者，外科、內(nèi)科和影像科等多個科室的醫(yī)生可以同時查看患者的病歷與影像檢查結(jié)果等檔案資料，從各自專業(yè)的角度提出診斷意見和治療建議，經(jīng)過綜合分析后確定最適合患者的治療方案，提高醫(yī)療的精準(zhǔn)性和治療效果。

1.3 促進法規(guī)遵循的監(jiān)督和檢查

當(dāng)前，《檔案法》及《實施條例》均專門設(shè)置了“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，對電子檔案的合法要件、地位、作用、安全管理要求和信息化系統(tǒng)建設(shè)等方面做出明確規(guī)定[2]。醫(yī)院作為特殊的公共服務(wù)機構(gòu)，需要遵守眾多的法律法規(guī)要求。信息化管理可以幫助醫(yī)院通過電子病歷系統(tǒng)確保病歷檔案的合法性和合規(guī)性，利用財務(wù)檔案管理系統(tǒng)確保財務(wù)信息的真實性和準(zhǔn)確性、借助基建管理系統(tǒng)確保醫(yī)院基建信息的安全性和質(zhì)控性等。尤其保護患者隱私是醫(yī)院的法定義務(wù)，由于醫(yī)療檔案中包含了患者的個人信息和病情隱私，信息化管理系統(tǒng)可以確?；颊邫n案的安全性和保密性。醫(yī)院也可以通過信息化系統(tǒng)對患者隱私保護情況進行監(jiān)測和管理，及時發(fā)現(xiàn)和處理可能存在的隱私被泄露風(fēng)險，確保醫(yī)院在保護患者隱私方面符合法律法規(guī)的要求，有助于醫(yī)院避免因違反法律法規(guī)而帶來的風(fēng)險和損失。

2 信息時代醫(yī)院綜合檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

2.1 檔案意識不強

部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及管理人員缺乏檔案管理意識，過度重視臨床醫(yī)療，忽視行政管理工作。大多醫(yī)院注重經(jīng)營規(guī)模、業(yè)務(wù)拓展和專業(yè)技術(shù)提升等工作，忽略對醫(yī)院綜合檔案的管理。具體表現(xiàn)：一是對檔案重要性認(rèn)識不足。對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層面而言，部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理只是一項輔助性工作，在醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略中處于邊緣地位，繼而將主要精力放在醫(yī)療業(yè)務(wù)的拓展和經(jīng)濟效益的提升上，對檔案管理工作重視程度不夠。從醫(yī)護人員而言，很多醫(yī)護人員專注于臨床診療工作，認(rèn)為檔案的填寫和整理是額外負(fù)擔(dān)。在日常工作中，往往只注重患者的治療過程，而忽視了病歷等檔案資料的規(guī)范記錄和及時歸檔。二是檔案管理的參與度低。主要集中在各部門之間缺乏協(xié)作精神，醫(yī)院臨床科室、醫(yī)技科室與檔案管理部門之間在檔案管理方面缺乏有效的溝通與協(xié)作，導(dǎo)致檔案收集不全面。一些重要的檢查報告、會診記錄等未能及時歸入患者檔案，影響了檔案的完整性。同時，部分行政員工對檔案的安全保護意識不強，將重要的病歷檔案隨意放在開放的辦公區(qū)域，或者未經(jīng)授權(quán)將檔案資料借給他人，增加檔案丟失、損壞或泄密的風(fēng)險。

2.2 管理模式有待創(chuàng)新

醫(yī)院綜合檔案管理工作的有序開展離不開完整的管理體系[3]。然而，部分醫(yī)院在管理職責(zé)和管理部門上未明確劃分準(zhǔn)確的范圍，這使得檔案管理較為混亂，難以實現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新。具體表現(xiàn)：一是管理制度不完善。醫(yī)院對于綜合檔案科學(xué)化管理重視程度不夠，尚未根據(jù)信息化發(fā)展需要制定檔案信息化管理制度、規(guī)范條例以及分類歸檔的方法，極大地降低了醫(yī)院綜合檔案的服務(wù)效率。二是服務(wù)意識淡薄。醫(yī)院檔案管理人員的服務(wù)意識相對淡薄，往往只注重檔案的保管，而忽視了檔案的利用服務(wù)。醫(yī)院檔案管理人員主要以被動的查閱服務(wù)為主，缺乏主動的推送服務(wù)和個性化服務(wù)，更缺乏為醫(yī)院的醫(yī)療、科研和管理等部門提供檔案信息服務(wù)。

2.3 數(shù)字化技術(shù)不夠完善

當(dāng)前，各醫(yī)療機構(gòu)業(yè)務(wù)條線各自為政、數(shù)據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和信息化建設(shè)水平差異直接制約檔案的開發(fā)利用和服務(wù)工作[5]。由于各醫(yī)療機構(gòu)檔案信息化建設(shè)存在技術(shù)設(shè)備落后、資源投入不足以及共享利用困難等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案數(shù)字技術(shù)應(yīng)用管理千差萬別。一是技術(shù)設(shè)備落后。個別醫(yī)院在檔案數(shù)字化過程中所使用的數(shù)字化掃描設(shè)備、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等可能較為落后，無法滿足當(dāng)前檔案數(shù)字化工作的需求。盡管有些醫(yī)院在陸續(xù)使用智能化和數(shù)字化的檔案管理技術(shù)，卻出現(xiàn)了適配度不高的現(xiàn)象。二是資源投入不足。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要大量的人力、物力和財力投入，包括設(shè)備購置、數(shù)據(jù)清洗和整理、技術(shù)培訓(xùn)等。由于醫(yī)院對于檔案管理的資金撥付有限，大量預(yù)算偏向于科研水平的提升高、醫(yī)療設(shè)備更新、專業(yè)人才引進等方面，對于檔案信息化建設(shè)的資金支持力度不夠，使得檔案管理設(shè)施設(shè)備無法迭代更新。三是共享利用困難。數(shù)字技術(shù)的共享功能已在北上廣深的醫(yī)院應(yīng)用廣泛，而中西部地區(qū)的醫(yī)院數(shù)字技術(shù)應(yīng)用主要在臨床醫(yī)療方面，對于人事部門和財務(wù)部門依舊采取專人負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案工作，缺乏專人管理本部門系統(tǒng)及不同業(yè)務(wù)部門間檔案管理系統(tǒng)的共享功能。

2.4 人員專業(yè)化素質(zhì)不強

醫(yī)院的檔案管理人員從專業(yè)背景、年齡結(jié)構(gòu)和職稱層級均呈現(xiàn)綜合素質(zhì)良莠不齊的樣態(tài)。由于醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度較低，導(dǎo)致檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)不強。從專業(yè)背景而言，許多醫(yī)院的檔案管理人員并非檔案學(xué)專業(yè)出身，多為兼職，缺乏系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識，對檔案管理的原則、方法和技術(shù)了解有限，在檔案的收集、整理、保管等基礎(chǔ)工作中，因?qū)I(yè)知識不足而出現(xiàn)錯誤，影響檔案的查找和利用效率。從年齡結(jié)構(gòu)而言，部分醫(yī)院檔案管理人員年齡偏大，雖然他們具有豐富的工作經(jīng)驗，但對新技術(shù)、新方法的接受能力較弱，不能熟練地進行檔案管理信息化系統(tǒng)的操作和應(yīng)用，影響工作效率的提升。從職稱層級而言，醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域高級職稱人員數(shù)量較少，中級及以下職稱人員占大多數(shù)。由于高級職稱人員的引領(lǐng)作用不足和低職稱人員職稱晉升空間有限，難以提升醫(yī)院檔案管理工作在行業(yè)內(nèi)的地位和影響力。從檔案培訓(xùn)工作而言，大多醫(yī)院沒有制定完善的檔案培訓(xùn)方案，更缺乏將這方面的人員送出去參與專業(yè)化的培訓(xùn)，忽略了長期性的人才發(fā)展戰(zhàn)略，致使檔案管理人員的專業(yè)能力得不到有效提高。

3 信息時代醫(yī)院綜合檔案管理新思路

3.1 強化檔案意識

3.1.1樹立檔案管理意識。醫(yī)院工作人員要將本職工作與醫(yī)院檔案管理工作有機結(jié)合在一起，利用檔案管理理念指導(dǎo)日常工作的開展，將“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與理念落實到實際工作中，對醫(yī)生和護士進行病歷檔案管理培訓(xùn)，強調(diào)病歷的規(guī)范書寫、及時歸檔和保密要求；對行政管理人員進行文件檔案管理培訓(xùn)，講解文件的分類、整理和存儲方法。推動醫(yī)院綜合檔案工作，需要營造工作人員認(rèn)識、重視和支持檔案工作的良好氛圍，讓從事醫(yī)院檔案的工作人員牢固樹立檔案管理意識。

3.1.2增強檔案服務(wù)意識。組織員工參加檔案管理軟件的使用方法、電子檔案的存儲和保護、信息安全知識等檔案管理信息化培訓(xùn)，提高員工的檔案服務(wù)意識。醫(yī)院檔案工作人員可以深挖醫(yī)院黨史和院史，打造醫(yī)院醫(yī)療品牌、歷史品牌和文化品牌。充分利用數(shù)字技術(shù)修復(fù)檔案資料，提升醫(yī)院在醫(yī)療行業(yè)的影響力。同時，利用數(shù)字檔案平臺也可以及時幫忙查詢員工所需要的檔案資料，提升對檔案工作的滿意度。

3.2 加大資源投入

3.2.1加大資金投入。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要持續(xù)加強對于醫(yī)院綜合檔案信息化管理的財政支持，在制度、資金和人力資源等方面向檔案信息化傾斜。一方面，醫(yī)院應(yīng)在年度預(yù)算中合理安排一定比例的資金用于檔案工作?？梢詫︶t(yī)院各部門的預(yù)算進行統(tǒng)籌規(guī)劃，適當(dāng)壓縮其他非關(guān)鍵領(lǐng)域的開支，以增加檔案工作的資金投入。另一方面，醫(yī)院可以向衛(wèi)健主管部門、檔案管理部門申請專項經(jīng)費，用于檔案工作的升級改造。同時，爭取與相關(guān)企業(yè)、社會組織進行合作，得到他們的資金贊助或捐贈。

3.2.2 加大制度投入。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)信息技術(shù)引入與檔案工作建設(shè)需要，持續(xù)構(gòu)建檔案管理工作的制度建設(shè)?？蓞⒄铡吨腥A人民共和國檔案法》和《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》，結(jié)合醫(yī)院實際情況，擬定《醫(yī)院綜合檔案管理流程與標(biāo)準(zhǔn)》，規(guī)范病歷檔案的錄入格式、圖像檔案的分辨率要求和標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字檔案的規(guī)范性和一致性?！夺t(yī)院綜合電子文件歸檔與責(zé)任制度》規(guī)定臨床科室醫(yī)生負(fù)責(zé)準(zhǔn)確錄入患者的診療信息，檔案管理部門人員負(fù)責(zé)檔案的審核、歸檔和維護等，一旦出現(xiàn)問題可追溯責(zé)任。《醫(yī)院綜合檔案信息化安全保密制度》規(guī)定不同級別的人員具有不同的訪問權(quán)限，對重要的檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份等。

3.3 構(gòu)建數(shù)字檔案平臺

3.3.1選擇合適的技術(shù)架構(gòu)。醫(yī)院應(yīng)考慮長遠(yuǎn)發(fā)展和業(yè)務(wù)情況選擇適配醫(yī)院檔案工作的技術(shù)架構(gòu)。采用云計算技術(shù)，實現(xiàn)彈性擴展和高可用性。云計算可以根據(jù)醫(yī)院的業(yè)務(wù)需求，動態(tài)調(diào)整存儲和計算資源，降低硬件投入和維護成本。運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)進行深度分析和挖掘。通過分析病歷數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)疾病的流行趨勢和治療效果，為醫(yī)療決策提供依據(jù)。采用區(qū)塊鏈技術(shù)確保檔案的安全性和真實性。區(qū)塊鏈的去中心化與不可篡改等特性可以有效防止檔案被篡改或偽造。

3.3.2促進檔案平臺功能優(yōu)化。一是檔案存儲與管理功能優(yōu)化。建立完善的檔案分類體系，便于檔案的存儲和檢索。實現(xiàn)檔案的版本控制和歷史記錄管理，確保檔案的完整性和可追溯性。二是檔案檢索與利用功能優(yōu)化。開發(fā)強大的檢索功能，支持多種檢索方式，提供快速準(zhǔn)確的檢索結(jié)果，提高檔案的利用率。建立檔案共享機制，根據(jù)不同用戶的權(quán)限設(shè)置，實現(xiàn)醫(yī)生可以查閱患者的病歷檔案，科研人員可以獲取相關(guān)的科研數(shù)據(jù)。

3.4 打造專業(yè)化人才隊伍

3.4.1優(yōu)化招聘與引進機制。在招聘過程中，醫(yī)院應(yīng)明確檔案管理崗位的招聘標(biāo)準(zhǔn)，注重應(yīng)聘者的專業(yè)背景、實踐經(jīng)驗和綜合素質(zhì)。通過校園招聘、社會招聘、內(nèi)部推薦等多種渠道，吸引更多優(yōu)秀的人才加入檔案管理隊伍。經(jīng)過筆試和面試的選拔，挑選出既懂得醫(yī)院綜合檔案現(xiàn)代管理技能，又了解新興技術(shù)的復(fù)合型專業(yè)人才。就目前的中西部醫(yī)院發(fā)展而言，引進檔案相關(guān)專業(yè)的研究生應(yīng)盡量控制在2-3名，為醫(yī)院綜合檔案的精細(xì)化管理持續(xù)注入源頭活水，但盡可能招聘本科生，減少引進費用的支出。

3.4.2健全培訓(xùn)教育體系。新入職的檔案管理人員圍繞檔案基礎(chǔ)知識、法律法規(guī)、制度與流程、技術(shù)應(yīng)用、保密管理等方面接受系統(tǒng)的入職培訓(xùn)。定期組織外出參觀、專題培訓(xùn)等在職培訓(xùn)活動，提升檔案管理人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平。根據(jù)醫(yī)院實際情況和需要，對醫(yī)院全體員工特別是檔案工作人員和相關(guān)部門主管等關(guān)鍵崗位的人員設(shè)定不定期的培訓(xùn)計劃，從而打造綜合素質(zhì)高、檔案專業(yè)水平強、業(yè)務(wù)工作作風(fēng)硬的檔案人才隊伍，以提升醫(yī)院檔案人才隊伍建設(shè)。

結(jié)語

綜上所述，在信息化時代，醫(yī)院綜合檔案管理既需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視，構(gòu)建頂層設(shè)計，有需要醫(yī)院員工廣泛參與，在適應(yīng)信息化發(fā)展的潮流中，全面提升醫(yī)院人員對檔案工作的相關(guān)理念與技術(shù)認(rèn)識。醫(yī)院要緊跟時代步伐，充分認(rèn)識海量的綜合檔案信息將是掣肘醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的因素，充分利用檔案現(xiàn)代化建設(shè)與高質(zhì)量發(fā)展相結(jié)合，推動醫(yī)院綜合檔案信息化更上新臺階。

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