公共資源交易項目電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化探究

摘 要：標(biāo)準(zhǔn)化是電子檔案組織管理現(xiàn)代化的重要手段，也是實現(xiàn)項目電子檔案科學(xué)管理的重要舉措，積極推動公共資源交易項目電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，有利于檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化和體系化。在《檔案法》頒布實施的背景下，公共資源交易項目電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化有了根本的法律遵循。本文首先分析了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)實意義，提出了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)堅持的原則以及檔案標(biāo)準(zhǔn)化的主要內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上，提出公共資源交易項目電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實現(xiàn)路徑，為檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理提供指導(dǎo)，切實提升檔案管理科學(xué)化水平。

關(guān)鍵詞：公共資源交易；項目檔案；電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化

根據(jù)《中國公共采購發(fā)展報告（2023）》公布的數(shù)據(jù)顯示，2023年，全國政府采購、土地使用權(quán)和礦業(yè)權(quán)出讓、工程招標(biāo)、國有企業(yè)采購、藥品和醫(yī)療器械采購等總額達46萬億元。隨著國家統(tǒng)一公共資源交易平臺建設(shè)步伐加快，公共資源交易市場的交易集中、監(jiān)管集中和數(shù)據(jù)集中力度不斷加大，在公共資源交易中心集中交易過程中形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像等各類公共資源交易項目電子檔案（以下簡稱“項目檔案”）的數(shù)量和規(guī)模也呈現(xiàn)出不斷增長態(tài)勢，加快推進項目檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是提升管理質(zhì)效的重要舉措，助力公共資源交易活動的規(guī)范開展。

1 項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的意義

隨著全球化進程的不斷深入，標(biāo)準(zhǔn)競爭成為繼產(chǎn)品競爭、品牌競爭之后層次更深、水平更高、影響更大的國際競爭形式[1]。標(biāo)準(zhǔn)化是電子檔案組織管理現(xiàn)代化的重要手段，也是實現(xiàn)項目電子檔案科學(xué)管理的重要舉措，直接影響著項目電子檔案管理的質(zhì)量和水平，是克“亂”求“治”、化“孤立”為“聯(lián)系”的銳利武器[2]。

1.1 利于檔案管理現(xiàn)代化

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出“到2035年，檔案管理現(xiàn)代化程度進入世界前列”。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進技術(shù)應(yīng)用、實行科學(xué)分工和推動廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上，項目電子檔案收集、保管和利用的每個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)既分工明確，又密切合作，形成高效的管理運行系統(tǒng)。標(biāo)準(zhǔn)化則是通過擬訂標(biāo)準(zhǔn)，并作為統(tǒng)一管理準(zhǔn)則和依據(jù)，將項目檔案管理建立統(tǒng)一有機的整體，保障各環(huán)節(jié)有條不紊地運行。項目檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、運行標(biāo)準(zhǔn)、利用標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)等的建立，既體現(xiàn)了檔案管理理念的革新，也是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展成果的現(xiàn)實表現(xiàn)。

1.2 利于檔案管理科學(xué)化

檔案管理科學(xué)化就是指遵循檔案管理形成的規(guī)律和特點，采用先進的技術(shù)和方法，利用科學(xué)的管理制度規(guī)范進行高效管理。標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案科學(xué)管理的重要手段。在項目檔案管理過程中，根據(jù)項目檔案歸檔范圍、內(nèi)容及形成規(guī)律，確定工程建設(shè)招標(biāo)投標(biāo)、國有土地使用權(quán)和礦業(yè)權(quán)出讓項目、國有產(chǎn)權(quán)交易項目、政府采購、藥品和醫(yī)療機械采購項目檔案收集、保管制度，并制定電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，包括名詞術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案檢索、利用、整理和保管標(biāo)準(zhǔn)等等，標(biāo)準(zhǔn)的制定和實施，使項目檔案管理更加科學(xué)、規(guī)范。

1.3 利于檔案管理體系化

項目檔案管理包括接收、登記、鑒定、分類、整理、編目、保管、檢索、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，通過各個管理環(huán)節(jié)和過程的標(biāo)準(zhǔn)制定與實施，最終形成項目檔案管理體系，提升整個項目檔案管理的質(zhì)量和水平。例如，按照《河北省公共資源交易電子文件歸檔與電子檔案管理暫行辦法（試行）》規(guī)定，電子檔案單套管理模式下“全流程電子化項目歸檔資料（政府采購類）”包括政府財政任務(wù)書、采購計劃受理、招標(biāo)公告、招標(biāo)資料、開標(biāo)資料；轉(zhuǎn)變采購方式批準(zhǔn)文件、評標(biāo)資料、投標(biāo)文件、合同及有關(guān)變更信息等，這些資料直接實現(xiàn)系統(tǒng)歸集。開、評標(biāo)音、視頻等其他資料需要手動上傳。一系列標(biāo)準(zhǔn)的制定和實施，有利于項目檔案管理體系化。

2 項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化要求

項目檔案標(biāo)準(zhǔn)化的實現(xiàn)，主要是通過國家、機關(guān)、企事業(yè)單位及檔案管理部門制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定并付諸實施的過程[3]。因此，項目檔案標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)嚴格遵循以下要求。

2.1 依法治檔

所謂項目檔案標(biāo)準(zhǔn)法治化，就是指項目檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的制定和實施應(yīng)嚴格遵守上位法，即標(biāo)準(zhǔn)必須符合法律、法規(guī)、部門規(guī)章和行業(yè)規(guī)范、政策措施規(guī)定。如項目電子檔案只有符合《檔案法》《檔案法實施條例》中的“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”標(biāo)準(zhǔn)，其才具有法律認可的效力。又如，項目電子檔案數(shù)據(jù)信息入庫之后，還需要按照《檔案法》規(guī)定，對其進行“真實性、完整性、可用性和安全性”“四性”的自動檢測[4]。除了法律法規(guī)，檔案管理領(lǐng)域的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及地方性法規(guī)和規(guī)范性文件也是項目檔案標(biāo)準(zhǔn)制定和落實的現(xiàn)實依據(jù)，要始終堅持法治化，下位法不違反上位法要求，保證項目檔案標(biāo)準(zhǔn)始終合法、合規(guī)。

2.2 堅持原則

所謂項目檔案標(biāo)準(zhǔn)原則，就是指項目檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的制定和實施應(yīng)始終堅持原則要求，即標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容和要求都要體現(xiàn)檔案管理的基本原則與行業(yè)原則。如“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”原則，項目檔案是中心業(yè)務(wù)開展過程中產(chǎn)生，也將服務(wù)于中心五大類型業(yè)務(wù)。因此，項目檔案要始終堅持中心黨組領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理部門直接負責(zé)，其他業(yè)務(wù)部門積極做好項目檔案資料的移交。又如，堅持“單套制”原則?！稒n案法》明確提出“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”。因此，項目電子檔案收集、整理、檢索和利用等均可直接采取單套制，無需同時保存電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案，節(jié)約項目檔案的寶貴資源。還如“共享原則”，《檔案法》提出要推進檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)，中心項目檔案內(nèi)容多、數(shù)量大，要按照共享原則，統(tǒng)籌做好共享服務(wù)平臺建設(shè)，為中心業(yè)務(wù)開展提供檔案信息服務(wù)。

2.3 兼顧其他

所謂項目檔案標(biāo)準(zhǔn)兼顧其他，就是指項目檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的制定和實施也要兼顧其他行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或其他系統(tǒng)要求等，使項目檔案標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容、規(guī)定與中心業(yè)務(wù)管理的實際要求一致，增強標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)實性與可執(zhí)行性。中心項目檔案兼顧其他檔案標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的協(xié)調(diào)原理，在制定中心項目檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)規(guī)范時要注意與其他有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相協(xié)調(diào)，而不能發(fā)生標(biāo)準(zhǔn)之間相互沖突，也不能出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)要求與原則精神相悖。如中心項目電子檔案形成、移交及接收要遵守《電子檔案移交接收操作規(guī)程》《電子檔案單套管理一般要求》。此外，還要兼顧《保密法》《采購法》《招標(biāo)投標(biāo)法》等行業(yè)規(guī)定和要求，確保項目檔案標(biāo)準(zhǔn)有效。

3 項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容

通常，標(biāo)準(zhǔn)化包括物質(zhì)資料標(biāo)準(zhǔn)化、方法和程序標(biāo)準(zhǔn)化、概念標(biāo)準(zhǔn)化。就中心項目檔案而言，物質(zhì)資料標(biāo)準(zhǔn)化是指項目檔案內(nèi)容形式標(biāo)準(zhǔn)化；方法和程序標(biāo)準(zhǔn)化主要是指項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，而概念標(biāo)準(zhǔn)化則主要指管理制度體系標(biāo)準(zhǔn)化。項目檔案標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容是執(zhí)行的重點和核心，也是項目檔案管理能否實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵。

3.1 檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化

中心項目檔案主要包括政府采購、工程建設(shè)、土地礦產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)交易、排污權(quán)交易、醫(yī)療設(shè)備采購等六大類業(yè)務(wù)電子檔案。每一類業(yè)務(wù)所包含的歸檔內(nèi)容及形式要求都有其具體標(biāo)準(zhǔn)。如工程建設(shè)領(lǐng)域招投標(biāo)項目檔案，包括進場登記表、專家抽取資料、開標(biāo)資料、評標(biāo)資料，開評標(biāo)視音頻資料以及由招標(biāo)人或其委托機構(gòu)提供的歸檔資料，如招標(biāo)公告、文件、代理合同和中標(biāo)合同等，這些資料都以電子文件形式直接上傳至檔案管理系統(tǒng)。中心項目電子檔案的收集、整理、鑒定、著錄和標(biāo)引等業(yè)務(wù)都要嚴格執(zhí)行相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。如招投標(biāo)電子文件從文件形成、收集、整理和歸檔都要嚴格執(zhí)行《招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔規(guī)范》，包括招標(biāo)投標(biāo)策劃、招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、中標(biāo)及其他各階段電子文件歸檔范圍，元數(shù)據(jù)編號及名稱以及歸檔信息包結(jié)構(gòu)都要符合相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)要求。

3.2 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

中心項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括項目檔案組織標(biāo)準(zhǔn)化、人員標(biāo)準(zhǔn)化、保管標(biāo)準(zhǔn)化及數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理標(biāo)準(zhǔn)化等等。其中組織標(biāo)準(zhǔn)化是指項目檔案管理設(shè)有專門部門或成立領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案管理部門有一定數(shù)量的檔案管理專兼職人員，制定檔案管理組織、崗位及人員職責(zé)。此外，還要出臺項目檔案借閱管理辦法、保密守則等管理標(biāo)準(zhǔn)。隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展以及檔案電子化、數(shù)字化的應(yīng)用，還要制定具體檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，項目電子檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，嚴格按照《電子檔案管理辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子檔案單套管理一般要求》，實現(xiàn)項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。

3.3 檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化

大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用，為項目檔案管理提供了強有力的技術(shù)支持。因此，項目檔案標(biāo)準(zhǔn)化還包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化。如立卷標(biāo)準(zhǔn)化、分類編號標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)庫設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)化、縮微復(fù)制品規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)化、磁帶等存儲介質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)化。如縮微影像采集中的日期格式統(tǒng)一為YYYYMMDD；錄音錄像檔號編制規(guī)則為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限代碼-件號或者全宗號-檔案門類代碼·保管期限代碼-年度-件號。

4 項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化路徑

河北省石家莊公共資源交易中心建立“來源可溯、去向可查、監(jiān)督留痕、數(shù)據(jù)共享、遠程利用”的公共資源交易電子檔案系統(tǒng)，發(fā)布全國首個省級公共資源交易電子檔案管理地方性標(biāo)準(zhǔn)——《河北省公共資源交易電子檔案管理規(guī)范》，制發(fā)了兩個規(guī)范性文件——《河北省公共資源交易電子文件歸檔與電子檔案管理暫行辦法（試行）》《河北省公共資源交易歸檔文件整理規(guī)則（試行）》以及十余個嵌入電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與行業(yè)規(guī)范，逐步建立了完整的公共資源交易電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度體系，使項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平越來越高。新時代，應(yīng)從檔案治理、共享、服務(wù)和創(chuàng)新等方面推動項目檔案體系標(biāo)準(zhǔn)化，不斷提升檔案管理現(xiàn)代化的水平。

4.1 堅持數(shù)字化管理模式，完善檔案治理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理已從傳統(tǒng)的信息化階段邁入數(shù)字化管理階段，項目電子檔案管理模式轉(zhuǎn)向了以數(shù)據(jù)為核心的檔案治理模式[5]。要始終堅持數(shù)字化管理模式，完善檔案治理體系標(biāo)準(zhǔn)。一方面，從項目檔案數(shù)字化管理硬件要求來看，應(yīng)建立完善的檔案信息平臺，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫房。以《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》為根本遵循，高標(biāo)準(zhǔn)地建立公共資源交易電子檔案管理平臺，完善電子檔案管理平臺系統(tǒng)，圍繞電子檔案數(shù)字化管理模式，進一步完善檔案治理體系標(biāo)準(zhǔn)。包括項目檔案數(shù)字格式標(biāo)準(zhǔn)、信息采集標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、紙質(zhì)項目檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)等。

4.2 打造數(shù)據(jù)庫管理平臺，完善檔案共享標(biāo)準(zhǔn)

建立健全檔案共享體系標(biāo)準(zhǔn)是發(fā)揮項目檔案價值的根本保障，要嚴格落實信息與文獻文件（檔案）管理體系實施指南與要求，基礎(chǔ)與術(shù)語、概念與原則等，積極打造項目檔案數(shù)據(jù)庫管理平臺。依托區(qū)塊鏈、云平臺技術(shù)搭建公共資源交易六大主要業(yè)務(wù)檔案專題數(shù)據(jù)庫，按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，不斷豐富平臺數(shù)據(jù)庫資源。嚴格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，持續(xù)推進檔案數(shù)據(jù)庫為基本單元的平臺系統(tǒng)建設(shè)，以數(shù)據(jù)庫為基本單元，從電子檔案案卷題名、頁碼、分類號及主題詞等，細化標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，完善數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實現(xiàn)檔案信息共享。

4.3 以檔案文化為新方向，完善檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

檔案具有“存史資政育人”功能，以項目檔案文化價值挖掘為契入點，從項目檔案的特點、性質(zhì)及其對公共資源交易作用為視角，挖掘檔案信息資源的文化價值底蘊，將其作為檔案服務(wù)的重要內(nèi)容，增強項目檔案服務(wù)的思想自覺與行為自覺。一方面，圍繞公共資源交易電子檔案內(nèi)容，挖掘內(nèi)容背后的文化內(nèi)涵，積極打造特色檔案文化，從檔案查詢、檢索和利用等全過程，健全檔案服務(wù)體系標(biāo)準(zhǔn)，為檔案服務(wù)提供根本制度保障和標(biāo)準(zhǔn)支持。另一方面，要加強檔案編研工作，圍繞檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)要求，挖掘館藏檔案的資源信息，發(fā)揮項目檔案存史、資政和育人功能。此外，還要持續(xù)健全檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系，根據(jù)公共資源交易行業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實需要以及《檔案法》《檔案法實施條例》的新規(guī)定、新標(biāo)準(zhǔn)和新要求，積極打造行業(yè)性檔案服務(wù)文化品牌，切實發(fā)揮檔案服務(wù)的價值[6-7]。

4.4 以檔案宣傳為突破口，完善檔案創(chuàng)新標(biāo)準(zhǔn)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，也要做好現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)“立改廢”工作的常態(tài)化，按照“單套制”“以我為中心的歸檔模式”等新要求，持續(xù)完善檔案創(chuàng)新體系標(biāo)準(zhǔn)。要善于利用某信、某博、新聞客戶端或門戶網(wǎng)站等，持續(xù)加強檔案創(chuàng)新體系標(biāo)準(zhǔn)的宣傳教育，擴大新標(biāo)準(zhǔn)的社會知曉度與影響力，自覺落實新標(biāo)準(zhǔn)與新要求。此外，還要堅持走出去戰(zhàn)略，增強檔案管理的創(chuàng)新理念，將最新的前沿理論應(yīng)用到項目檔案管理中，持續(xù)向創(chuàng)新要管理生產(chǎn)力。

參考文獻

[1]魏伶俐.我國檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作的成績、挑戰(zhàn)和發(fā)展思路[J].北京檔案，2010（10）：14-15.

[2]王曉源，徐剛.檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作的實踐意義[J].檔案與建設(shè)，2003（4）：11-12.

[3]黃偉，王喜芬.檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化研究[J].標(biāo)準(zhǔn)化報道，1995（4）：15-16.

[4]李學(xué)廣，曹紅軍.公共資源交易電子文件歸檔單套管理的實證研究[J].中國檔案，2021（4）：66-68.

[5]靳吉.中學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化建設(shè)研究[J].大眾標(biāo)準(zhǔn)化，2023（14）：16-18.

[6]馬淑艷.新形勢下事業(yè)單位電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與創(chuàng)新性路徑分析[J].蘭臺內(nèi)外，2024（18）：26-28.

[7]張峰.事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的必要性與路徑[J].黑龍江史志，2023（6）：106-108.