公立醫(yī)院會計檔案信息化管理現(xiàn)實困境和發(fā)展路徑

摘 要：在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，醫(yī)院會計檔案信息化管理工作已經(jīng)如火如荼的展開起來，這既是順應(yīng)時代發(fā)展的需要，又是降低法律問責風險的需要，更是提升醫(yī)院品牌效應(yīng)的需要。然而，醫(yī)院在實施會計檔案信息化的過程中也面臨著頂層設(shè)計、管理和技術(shù)層面的困境，立足對醫(yī)院會計檔案信息化管理工作的認識，提出從頂層設(shè)計、管理和技術(shù)層面等具體構(gòu)建發(fā)展路徑，希望能夠?qū)︶t(yī)院高質(zhì)量發(fā)展提供一定的參考價值。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；會計檔案管理；困境；路徑

會計檔案管理是公立醫(yī)院行政管理的重要環(huán)節(jié)，更是醫(yī)院財務(wù)管理工作能力的具體彰顯。隨著信息化的到來，醫(yī)院信息化和數(shù)字化的會計檔案管理工作也成為醫(yī)院重要的行政管理工作之一。會計檔案信息化將改變紙質(zhì)化的傳統(tǒng)手工操作，利用數(shù)字技術(shù)調(diào)取和查閱電子化的會計檔案。通過信息化會計檔案系統(tǒng)的普及，檔案管理員從原有紙質(zhì)檔案的工作模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案操作模式，在方便檔案管理者的同時，也提升了檔案工作人員的效率。因此，加強公立醫(yī)院檔案信息化管理，規(guī)范會計檔案的收集、整理工作，提升會計檔案的利用率，推動醫(yī)院財務(wù)管理效能的提升，推進醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

1 公立醫(yī)院會計檔案信息化管理的必要性

1.1 順應(yīng)時代發(fā)展的需要

在當今數(shù)字化時代，公立醫(yī)院也緊跟信息時代的步伐，實現(xiàn)會計檔案的信息化管理。首先，隨著大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等新興技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，傳統(tǒng)的會計檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理的需求。信息化管理能夠更好地整合和利用信息資源，提高會計檔案管理決策的科學(xué)性。其次，傳統(tǒng)會計檔案是耗費醫(yī)院紙張耗材的工作，通過會計檔案信息化管理可在最大程度上減少紙張、油墨的使用，減少木材等自然資源的消耗，提升了生態(tài)醫(yī)院、低碳醫(yī)院與綠色醫(yī)院的健康發(fā)展。最后，國家出臺一系列的法律法規(guī)對醫(yī)院會計檔案管理工作予以規(guī)范和指導(dǎo)，公立醫(yī)院應(yīng)遵循相關(guān)政策要求，加強財務(wù)檔案管理制度的建設(shè)?！吨腥A人民共和國檔案法》頒布以來，為醫(yī)院的檔案工作管理提供了政策依據(jù)，更為醫(yī)院會計檔案管理提供了監(jiān)督和指導(dǎo)。

1.2 降低法律問責風險的需要

醫(yī)院會計檔案完整記錄了醫(yī)院的經(jīng)濟活動，包括財務(wù)收支、資產(chǎn)負債、成本核算等方面的信息。會計檔案信息化管理確保檔案的完整性和準確性，為審計工作提供可靠的依據(jù)。審計人員可以通過信息系統(tǒng)查閱會計檔案，了解醫(yī)院的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果，核實財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性與合法性。稅務(wù)人員在進行稅務(wù)稽查時，會重點審查醫(yī)院的會計檔案。醫(yī)院可以通過信息系統(tǒng)隨時調(diào)取完整的會計檔案資料，積極配合稅務(wù)稽查工作，避免因稅務(wù)問題而受到處罰。同時，會計檔案中包含醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的審批簽字、決策記錄等信息，反映醫(yī)院權(quán)利運行的情況。紀檢人員可以通過審查會計檔案，監(jiān)督醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的權(quán)利運行是否規(guī)范，是否存在濫用職權(quán)、以權(quán)謀私等現(xiàn)象。由此可見，財務(wù)憑證和檔案是審計、稅收、紀檢等部門檢查的重要依據(jù)和資料，檔案管理信息化為檢查機關(guān)隨時調(diào)取并提供完整、規(guī)范的檢查內(nèi)容。在一定程度上降低審計、稅收、紀檢等部門的檢查風險和相關(guān)責任人法律問責風險。

1.3 提升醫(yī)院品牌效應(yīng)的需要

公立醫(yī)院會計檔案詳細記錄了醫(yī)院收入、支出、資產(chǎn)、負債等方面的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)經(jīng)過信息化整理和分類后，可以為財務(wù)分析人員提供清晰、準確的信息基礎(chǔ)。故而，會計檔案與醫(yī)院的各個部門密切相關(guān)，可以實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部信息的共享和流通，促進各部門之間的協(xié)作和溝通。同時，在如此激烈的競爭環(huán)境中，醫(yī)院的綜合競爭力不僅取決于醫(yī)療技術(shù)水平，還包括財務(wù)管理、服務(wù)質(zhì)量和品牌形象等多個方面。會計檔案信息化管理可以為醫(yī)院提供準確的財務(wù)數(shù)據(jù)和決策依據(jù)，決策者可以通過信息化系統(tǒng)查閱會計檔案中的資產(chǎn)負債、利潤等數(shù)據(jù)，了解醫(yī)院過去的財務(wù)狀況和經(jīng)營業(yè)績，評估醫(yī)院的財務(wù)實力和盈利能力，判斷投資項目的可行性和風險程度，從而制定出更加科學(xué)、合理的財務(wù)決策。會計檔案信息化管理可以幫助醫(yī)院合理配置資源，提高資金使用效率，降低運營成本，提升醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益。因此，實現(xiàn)會計檔案的信息化可以推動醫(yī)院整體管理水平的提升，使醫(yī)院更加適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，提高醫(yī)院的綜合競爭力，向社會展示醫(yī)院的管理水平和誠信形象。

2 公立醫(yī)院會計檔案信息化的現(xiàn)實困境

2.1 頂層設(shè)計層面的困境

2.1.1缺乏戰(zhàn)略規(guī)劃。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視會計檔案信息化管理，未將其納入醫(yī)院的整體戰(zhàn)略規(guī)劃中。這會導(dǎo)致會計檔案信息化管理缺乏明確的發(fā)展方向和目標，無法與醫(yī)院的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)有效整合。在醫(yī)院進行信息化建設(shè)時，忽視了會計檔案信息化管理的需求。導(dǎo)致會計檔案信息化管理處于滯后狀態(tài)，無法為醫(yī)院的決策提供及時、準確的財務(wù)信息。

2.1.2資源投入不足。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視會計檔案信息化管理，往往會導(dǎo)致資金、人力和技術(shù)等方面投入的資源不足。沒有足夠的資金支持，就無法購買先進的信息化管理軟件和硬件設(shè)備；沒有足夠的人力投入，就無法組建專業(yè)的會計檔案信息化管理團隊；沒有先進的技術(shù)支持，就無法實現(xiàn)會計檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理。毋庸置疑，在“三無”的情況下，醫(yī)院只有繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式管理會計檔案，不僅效率低下，還容易出現(xiàn)錯誤和紕漏。

2.1.3電子簽名和認證問題。在會計檔案信息化管理中，電子簽名和認證是確保電子檔案真實性、完整性和合法性的重要手段。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對電子簽名的作用認識不足，導(dǎo)致電子簽名和認證技術(shù)在醫(yī)院會計檔案管理中的應(yīng)用存在一些問題。一方面，電子簽名和認證的技術(shù)標準不統(tǒng)一，不同的系統(tǒng)和軟件之間可能存在兼容性問題；另一方面，電子簽名和認證的法律效力在一些情況下存在爭議，需要進一步完善相關(guān)法律法規(guī)。

2.2 管理層面的困境

2.2.1管理制度不完善。雖然會計檔案信息化管理已經(jīng)成為趨勢，但目前許多醫(yī)院在管理制度方面還存在不完善的地方。具體而言，缺乏明確的電子檔案管理規(guī)范，對電子檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)沒有做出詳細的規(guī)定， 造成會計檔案混亂、難于查閱的局面，影響會計檔案管理工作的有序進行[1]。檔案管理部門與財務(wù)部門之間的職責劃分不清晰，導(dǎo)致工作銜接不暢。對電子檔案的備份和恢復(fù)機制不完善，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等情況，將無法及時恢復(fù)。

2.2.2人員素質(zhì)有待提高。目前許多醫(yī)院的檔案管理人員在學(xué)歷、學(xué)識、經(jīng)驗和專業(yè)技能等方面表現(xiàn)的參差不齊[2]，無法完全滿足醫(yī)院信息化建設(shè)的要求。一方面，部分檔案管理人員對信息技術(shù)的掌握程度不夠，無法熟練地操作電子檔案管理系統(tǒng)；另一方面，財務(wù)人員在檔案管理方面的意識和能力也有待提高，可能會出現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)歸檔不及時或不完整等問題。

2.2.3監(jiān)督考核機制不健全。醫(yī)院會計檔案信息化管理需要建立健全的監(jiān)督考核機制，以確保管理工作規(guī)范、有序進行。然而，目前許多醫(yī)院缺乏對會計檔案信息化管理工作的定期檢查和評估，無法及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。對檔案管理人員的考核機制不完善，無法有效激勵他們提高工作質(zhì)量和效率。

2.3 技術(shù)層面的困境

2.3.1系統(tǒng)兼容性問題。囿于醫(yī)院中各部門通常會使用不同的信息管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)在數(shù)據(jù)格式、存儲方式等方面可能存在差異，導(dǎo)致會計檔案信息化管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間在數(shù)據(jù)傳輸和共享過程中可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、格式錯誤等兼容性問題。這一問題的必然影響會計檔案的完整性和準確性，更會導(dǎo)致各部門之間工作的協(xié)調(diào)性。

2.3.2數(shù)據(jù)安全風險。會計檔案信息化管理使得大量的財務(wù)數(shù)據(jù)存儲在電子設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，面臨著數(shù)據(jù)被泄露、篡改及丟失等安全風險。一方面，網(wǎng)絡(luò)攻擊、黑客入侵等外部威脅可能導(dǎo)致醫(yī)院會計檔案被竊取或破壞；另一方面，內(nèi)部人員的不當操作、權(quán)限管理不善等也可能引發(fā)數(shù)據(jù)安全問題。

2.3.3技術(shù)更新?lián)Q代快。信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，醫(yī)院會計檔案信息化管理系統(tǒng)更新?lián)Q代帶來的成本和工作量不可忽視。醫(yī)院需要投入大量的資金和人力進行系統(tǒng)升級，同時還需要對員工進行培訓(xùn)，以確保他們能夠熟練使用新的系統(tǒng)。此外，技術(shù)更新過程中可能會出現(xiàn)系統(tǒng)不穩(wěn)定、數(shù)據(jù)遷移困難等問題，帶給會計檔案信息化管理工作一定的風險。

3 公立醫(yī)院會計檔案信息化實踐路徑

3.1 頂層設(shè)計層面

3.1.1建立領(lǐng)導(dǎo)負責制。建立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)負責制，明確領(lǐng)導(dǎo)在會計檔案信息化管理中的職責和權(quán)利。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)投入足夠的時間參與會計檔案信息化管理項目的規(guī)劃和決策，明確項目的目標、范圍、進度和預(yù)算等。他們需要與相關(guān)部門的負責人進行充分的溝通和協(xié)商，確保項目的可行性和有效性。堅持做到領(lǐng)導(dǎo)親自過問會計檔案信息化管理工作，定期聽取工作匯報，解決工作中遇到的問題和困難。同時，要建立健全的監(jiān)督機制，對領(lǐng)導(dǎo)的工作進行監(jiān)督和考核，確保領(lǐng)導(dǎo)能夠認真履行職責，推動會計檔案信息化管理工作的順利開展。

3.1.2加大資金投入。醫(yī)院應(yīng)加大對服務(wù)器、計算機及網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備及會計檔案管理軟件、安全防護軟件等設(shè)施采購資金的投入，購置高性能的硬件設(shè)備，以滿足醫(yī)院不斷增長的檔案數(shù)據(jù)存儲和處理的需求。投入資金購買或定制適合醫(yī)院實際情況的軟件系統(tǒng)，并持續(xù)進行升級和維護，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)被泄露。

3.1.3規(guī)范電子簽名和認證。推動建立統(tǒng)一的電子簽名和認證技術(shù)標準，提高系統(tǒng)和軟件的兼容性。加強對電子簽名和認證法律效力的研究與宣傳，明確其在會計檔案管理中的合法性。

3.2 管理層面

3.2.1完善管理制度。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國會計法》和財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)[3]，擬定醫(yī)院《會計檔案管理辦法》《會計檔案信息系統(tǒng)操作手冊》《會計檔案信息化流程規(guī)范》《會計檔案借查閱流程》等規(guī)章制度，其內(nèi)容包括醫(yī)院會計檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)的操作流程與標準要求，清晰劃分檔案管理部門的職責，建立有效的溝通協(xié)調(diào)機制，確保工作銜接順暢。通過這一系列文件的出臺，從制度上保證會計檔案的管理條件。

3.2.2提升人員素質(zhì)。醫(yī)院會計檔案信息化管理工作高效地開展離不開高素質(zhì)的人才隊伍建設(shè)。因此，醫(yī)院應(yīng)在新員工入職培訓(xùn)中注意財務(wù)基礎(chǔ)知識、系統(tǒng)操作方法、醫(yī)院規(guī)章制度等內(nèi)容的設(shè)置，并通過集中培訓(xùn)為會計檔案管理信息化工作選拔適合的新人，為其注入新鮮血液的同時也帶來了系統(tǒng)操作能力和故障處理能力的提升。與此同時，也需要對現(xiàn)有財務(wù)人員進行檔案管理知識培訓(xùn)，增強他們的檔案管理意識和責任意識，使管理人員能夠清醒地認識到會計檔案信息化管理的重要性，提升團隊整體素質(zhì)。

3.2.3健全監(jiān)督考核機制。建立定期檢查和評估制度，對會計檔案信息化管理工作的信息準確性、管理效率性以及安全性進行全面檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。完善考核機制，從信息準確性而言，要求會計檔案信息錄入錯誤率低于萬分之一；從管理效率性而言，要求會計檔案信息化處理效率較紙質(zhì)檔案提高百分之三十；從安全性而言，要求對會計檔案系統(tǒng)定期備份和災(zāi)難恢復(fù)測試，對檔案訪問權(quán)限控制和加密技術(shù)應(yīng)用情況進行管理。最終，將會計檔案信息化管理的考核結(jié)果與部門和個人績效掛鉤，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對存在問題的部門和個人進行問責和處罰。

3.3 技術(shù)層面

3.3.1加強系統(tǒng)整合與兼容性。醫(yī)院應(yīng)投入資源進行系統(tǒng)整合，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和接口規(guī)范，確保各信息系統(tǒng)之間能夠順暢地進行數(shù)據(jù)傳輸和共享。采用先進的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)，對不同格式的數(shù)據(jù)進行自動轉(zhuǎn)換，提高數(shù)據(jù)的兼容性。

3.3.2強化數(shù)據(jù)安全保障。建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護體系，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防范外部攻擊。加強內(nèi)部權(quán)限管理，實行嚴格的用戶身份認證和訪問控制，防止內(nèi)部人員不當操作。定期備份電子數(shù)據(jù)，并建立異地備份機制，確保數(shù)據(jù)在存儲介質(zhì)損壞或故障時能夠及時恢復(fù)。

3.3.3合理規(guī)劃技術(shù)更新。制訂科學(xué)的技術(shù)更新計劃，根據(jù)醫(yī)院實際需求和技術(shù)發(fā)展趨勢，分階段進行系統(tǒng)升級。在技術(shù)更新前，充分進行測試和評估，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性。加強對員工的技術(shù)培訓(xùn)，提高他們對新技術(shù)的適應(yīng)能力。

結(jié)語

綜上所述，隨著醫(yī)院高質(zhì)量的發(fā)展，會計檔案信息化建設(shè)工作已然成為醫(yī)院順應(yīng)時代發(fā)展步伐的必然舉措，也是實現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的必由之路。作為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者及會計檔案管理工作中的一員，要深度重視會計檔案信息化建設(shè)工作，深入分析當前醫(yī)院會計信息化存在的問題，并發(fā)揮自身的主觀能動性，依托信息技術(shù)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，不斷推動會計檔案信息化的融合和推廣，進而為醫(yī)護人員提供便利的檔案服務(wù)，為患者提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案咨詢服務(wù)，為醫(yī)院信息化建設(shè)提供示范效應(yīng)，從而推動醫(yī)院向著數(shù)字化、科技化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

參考文獻

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