物業(yè)企業(yè)會計(jì)內(nèi)部控制的方法與運(yùn)用

會計(jì)內(nèi)部控制對于物業(yè)企業(yè)至關(guān)重要，良好的內(nèi)部控制為企業(yè)的管理和運(yùn)營奠定了基礎(chǔ)，從而確保企業(yè)的良性發(fā)展。本文旨在分析物業(yè)企業(yè)會計(jì)內(nèi)部控制目前存在的問題，并針對性地提出一些改進(jìn)建議，以期為物業(yè)企業(yè)完善會計(jì)內(nèi)部控制制度提供一定的參考。

一、物業(yè)企業(yè)會計(jì)內(nèi)部控制存在的問題

當(dāng)前，許多物業(yè)企業(yè)已經(jīng)逐漸意識到會計(jì)內(nèi)部控制的重要性，會計(jì)的功能性逐漸從核算向內(nèi)部控制轉(zhuǎn)變，但是在轉(zhuǎn)變的過程中還存在一些誤區(qū)，實(shí)務(wù)工作中現(xiàn)存典型問題如下：

（一）會計(jì)內(nèi)部控制環(huán)境不足

會計(jì)內(nèi)部控制僅靠單一部門無法正常推進(jìn)和運(yùn)轉(zhuǎn)，財(cái)務(wù)部沒有管理各業(yè)務(wù)條線員工的實(shí)際權(quán)力，而內(nèi)部控制制度的實(shí)施很多都要依賴基層員工的配合。財(cái)務(wù)部可以將管理層的戰(zhàn)略目標(biāo)分解到業(yè)務(wù)層面，但后續(xù)還需要再制定相應(yīng)的考核辦法層層落實(shí)，使各條線的員工都認(rèn)可內(nèi)部控制并積極配合，從而確保會計(jì)內(nèi)部控制的有效運(yùn)行。但由于部分物業(yè)企業(yè)管理層對內(nèi)部控制的認(rèn)知不足，缺乏對各個(gè)部門員工的引導(dǎo)和培訓(xùn)，導(dǎo)致員工的重視程度不夠，致使相關(guān)工作無法順利開展。

（二）內(nèi)部控制制度及流程不健全

房地產(chǎn)公司為了讓自建房產(chǎn)持續(xù)為自己增收，通常都會成立自己的物業(yè)公司作為附屬公司，因物業(yè)公司收入體量較小，在集團(tuán)內(nèi)往往得不到重視，權(quán)責(zé)范圍也受到了一定的制約。物業(yè)公司內(nèi)職級最高的總經(jīng)理或類似職位動(dòng)用資金也需要受制于房地產(chǎn)公司。這種管理模式讓報(bào)銷審批流程格外復(fù)雜，不僅需要物業(yè)公司的負(fù)責(zé)人一一審批，同時(shí)還要經(jīng)房地產(chǎn)公司的負(fù)責(zé)人審批后才可放款，且審批流程需要線上線下雙軌運(yùn)作，嚴(yán)重影響了工作效率。長此以往，導(dǎo)致物業(yè)公司的內(nèi)部控制不成體系，相對混亂。此外，一些物業(yè)公司雖然制定了相應(yīng)的內(nèi)部控制制度，但都基本流于形式，未將其充分落實(shí)到日常工作中，也沒有在實(shí)踐中驗(yàn)證內(nèi)部控制制度的合理性并不斷優(yōu)化制度，因此無法更好地引導(dǎo)物業(yè)公司的發(fā)展。

（三）會計(jì)內(nèi)部控制的固有局限

一是人為錯(cuò)誤的限制。一方面，設(shè)計(jì)人員經(jīng)驗(yàn)和水平的限制。內(nèi)部控制會計(jì)制度需要與企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃目標(biāo)有效聯(lián)系，從而提煉出最能驅(qū)動(dòng)企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造的關(guān)鍵指標(biāo)，這對設(shè)計(jì)人員的能力要求極高，精準(zhǔn)的內(nèi)部控制制度才能有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值，但稍有偏差，可能會導(dǎo)致最終的結(jié)果與戰(zhàn)略目標(biāo)相差甚遠(yuǎn)；另一方面，執(zhí)行人員理解錯(cuò)誤。物業(yè)公司保安、保潔等低學(xué)歷層次的員工較多，對制度的理解可能有一些欠缺，因此難以將內(nèi)部控制制度執(zhí)行到位。

二是串通舞弊的限制。物業(yè)公司涉及的收費(fèi)內(nèi)容較繁雜且量大，靠財(cái)務(wù)人員實(shí)地核實(shí)每一項(xiàng)收入的真實(shí)性不太現(xiàn)實(shí)，一旦有員工出現(xiàn)私自收費(fèi)不上交、偷換水電表等行為，并與業(yè)主內(nèi)外勾結(jié)，內(nèi)部控制也很難識別出此類違規(guī)行為，進(jìn)而給物業(yè)公司造成巨大損失。

三是運(yùn)行成本的限制。會計(jì)內(nèi)部控制的實(shí)施需要全員配合，同時(shí)還需要軟件技術(shù)方面的支持，這需要付出較多的人工、資金成本。一些中小型物業(yè)企業(yè)出于成本考慮，因此不愿大費(fèi)周章去運(yùn)行內(nèi)部控制。

（四）會計(jì)內(nèi)部控制監(jiān)控力度不足

部分物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的監(jiān)管力度不足，導(dǎo)致內(nèi)部控制形同虛設(shè)，不能與企業(yè)文化融為一體，因此無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的成效。究其原因，主要有以下幾方面：

一是部分物業(yè)企業(yè)管理層思想意識存在偏差，沒有充分認(rèn)識到內(nèi)部控制監(jiān)管的重要性，也沒有將內(nèi)部控制監(jiān)管的意義傳達(dá)給員工。

二是考核力度不夠，沒有將內(nèi)部控制結(jié)果與績效掛鉤，員工在執(zhí)行過程中缺少緊迫感和約束力，不利于內(nèi)部控制的執(zhí)行。

三是內(nèi)部控制監(jiān)管的標(biāo)準(zhǔn)過于單一。一些中小型物業(yè)企業(yè)因考慮資金成本不愿承擔(dān)高額外審費(fèi)用，只局限于集團(tuán)財(cái)務(wù)人員內(nèi)審，設(shè)計(jì)的監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)無法與時(shí)俱進(jìn)，也無法與同行業(yè)接軌。

二、會計(jì)內(nèi)部控制方法及運(yùn)用策略

（一）優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

一是轉(zhuǎn)變管理思維。首先，良好的內(nèi)部控制環(huán)境離不開管理層的正確引導(dǎo)，因此管理層要轉(zhuǎn)變對內(nèi)部控制管理的思想認(rèn)識，將內(nèi)部控制管理的重點(diǎn)從財(cái)務(wù)部擴(kuò)展到各個(gè)部門，將專業(yè)的事交給專業(yè)的人來做。如財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)指標(biāo)分配，人力部負(fù)責(zé)業(yè)績考核，經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排管理員工的具體工作，業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)執(zhí)行并反饋結(jié)果。

其次，加強(qiáng)對全員內(nèi)部控制意識的培訓(xùn)教育。組織相應(yīng)的培訓(xùn)會議，讓員工深刻了解內(nèi)部控制的價(jià)值及企業(yè)施行內(nèi)部控制的初衷，使員工接受認(rèn)同并圍繞內(nèi)部控制管理開展工作，從而營造良好的工作氛圍。

二是完善內(nèi)部控制制度。健全的內(nèi)部控制制度是確保企業(yè)良性發(fā)展的根本要求，物業(yè)企業(yè)要定期進(jìn)行相關(guān)制度的更新迭代，以不斷滿足企業(yè)日常業(yè)務(wù)管理需求。

首先，厘清崗位職責(zé)。完善并明確各個(gè)崗位的具體職責(zé)，從而形成部門間有效的溝通機(jī)制，以提高部門間的協(xié)作效率。

其次，精簡業(yè)務(wù)流程。減少重復(fù)且繁瑣的非增值作業(yè)，避免線上線下雙審批，從而節(jié)約人工成本，提高工作效率。

最后，強(qiáng)化監(jiān)督力度。堅(jiān)持制度與監(jiān)管相結(jié)合，增設(shè)評估與獎(jiǎng)懲機(jī)制，以確保內(nèi)部控制機(jī)制的權(quán)威性。同時(shí)提高員工對內(nèi)部控制管理的重視程度，調(diào)動(dòng)員工的參與熱情，從而為內(nèi)部控制工作的順利開展保駕護(hù)航。

（二）加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評估

一是在項(xiàng)目承接初期需要先做風(fēng)險(xiǎn)評估，預(yù)估企業(yè)在運(yùn)營過程中可能會發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，再據(jù)此研究內(nèi)部控制手段及應(yīng)急對策。

首先，在項(xiàng)目初期，要與業(yè)務(wù)人員進(jìn)行充分溝通，了解小區(qū)的基礎(chǔ)配套設(shè)施是否健全，業(yè)主對物業(yè)的滿意度以及是否能按時(shí)繳納各項(xiàng)費(fèi)用，小區(qū)的地理位置是否可以開辟增值服務(wù)增加物業(yè)收入。同時(shí)了解項(xiàng)目全年可能要發(fā)生的各項(xiàng)支出，預(yù)估小區(qū)后續(xù)的突發(fā)維修成本。此外，要考慮水、電、暖等是否已交由相關(guān)部門，如需代收，物業(yè)該如何管控，水損成本如何分?jǐn)偂⑹欠裥枰崆皦|付資金、如何收費(fèi)開票。在此基礎(chǔ)上，對整體數(shù)據(jù)進(jìn)行測算，從而預(yù)估項(xiàng)目的經(jīng)營利潤情況。

其次，通過實(shí)際溝通，提煉出重要指標(biāo)。業(yè)主滿意度、收繳率、增值收入、成本管控、利潤、代收費(fèi)項(xiàng)是物業(yè)企業(yè)經(jīng)營好壞的關(guān)鍵性因素，因此要圍繞這些指標(biāo)，對可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)實(shí)施應(yīng)對策略，從而提高應(yīng)急方案的響應(yīng)速度。

二是引入先進(jìn)的信息化系統(tǒng)，引導(dǎo)物業(yè)企業(yè)更加全面地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，從而建立事前、事中、事后一系列的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警及應(yīng)對機(jī)制。事前，召集各部門立項(xiàng)討論內(nèi)部控制過程存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，全面了解項(xiàng)目運(yùn)行過程中可能存在的所有風(fēng)險(xiǎn)，通過預(yù)算管理，有序推進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)。

事中，合理利用現(xiàn)代化信息技術(shù)的預(yù)警機(jī)制。通過對大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析比對，快速找出存在異常的風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域，有針對性地進(jìn)行深入調(diào)研，從而精準(zhǔn)高效地實(shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。

事后，建立健全反饋及應(yīng)對機(jī)制。制定完善的應(yīng)對各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)問題的處理方案，引導(dǎo)項(xiàng)目糾正不合規(guī)的環(huán)節(jié)，從而不斷改進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程。

（三）強(qiáng)化控制活動(dòng)

一是制定全面預(yù)算。全面預(yù)算是物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制管理的重要手段。預(yù)算編制必須貼合企業(yè)的實(shí)際情況，才能發(fā)揮出最大價(jià)值。初次編制可借鑒同行業(yè)的管理框架，再結(jié)合企業(yè)往年的經(jīng)營情況，預(yù)估新一年可能會發(fā)生的各種問題，依據(jù)以收定支、收大于支、先收后支的原則，制定出符合企業(yè)自身發(fā)展的預(yù)算管理模式。同時(shí)，要制定相應(yīng)的考核辦法，讓預(yù)算在監(jiān)管下持續(xù)推進(jìn)。在季度、半年度、年度等重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)采取獎(jiǎng)罰措施，增強(qiáng)員工的緊迫感和積極性，從而促使每一項(xiàng)預(yù)算都能夠落到實(shí)處。

二是規(guī)范采購管理工作。健全完善采購內(nèi)部控制制度和管理辦法，能夠有效管控采購成本及采購物品質(zhì)量，從而提升采購效率，節(jié)本降耗。

首先，根據(jù)市場價(jià)格制定各類產(chǎn)品的采購標(biāo)準(zhǔn)，采取貨比三家、各地推薦、現(xiàn)場考察評估等方式，選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商并建立供應(yīng)商庫，從而規(guī)范物業(yè)企業(yè)的采購范圍。

其次，指定采購專員，負(fù)責(zé)物料的下單及結(jié)算。同時(shí)配置倉管員，負(fù)責(zé)采購物料的驗(yàn)收入庫、出庫及日常盤點(diǎn)。將采購與倉庫管理員職責(zé)相分離，從而減少以次充好、虛假報(bào)銷等舞弊行為。

最后，財(cái)務(wù)人員需及時(shí)核對出入庫數(shù)據(jù)，定期盤點(diǎn)庫存，以發(fā)揮警醒與監(jiān)督作用，從而督促倉管員提升管理質(zhì)量。此外，監(jiān)管大量積壓物資的行為，以減少資金浪費(fèi)。

三是建立和完善會計(jì)系統(tǒng)信息化控制。物業(yè)服務(wù)涉及業(yè)主人數(shù)眾多、收費(fèi)內(nèi)容繁雜，搭載信息化控制模式，能夠讓內(nèi)部控制管理事半功倍。

首先，優(yōu)化現(xiàn)有的收費(fèi)系統(tǒng)，在系統(tǒng)中增設(shè)相關(guān)數(shù)據(jù)臺賬，對重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容進(jìn)行分類匯總，以隨時(shí)提取項(xiàng)目的累計(jì)收費(fèi)數(shù)據(jù)，使監(jiān)管者能夠密切監(jiān)督項(xiàng)目的經(jīng)營情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)與總體目標(biāo)的差距，從而引導(dǎo)項(xiàng)目少走彎路。

其次，削減大量重復(fù)低級的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，釋放更多人工效能，提高工作效率。

最后，數(shù)電發(fā)票系統(tǒng)管理是國家對企業(yè)納稅全面監(jiān)管的重要手段，但對物業(yè)企業(yè)來說也是自我監(jiān)督的內(nèi)部控制工具。從發(fā)票的流轉(zhuǎn)能夠清晰反映出業(yè)務(wù)流程，從數(shù)電系統(tǒng)后臺大數(shù)據(jù)能夠分析出業(yè)務(wù)條線的管理漏洞，幫助物業(yè)企業(yè)更快修正管理決策。物業(yè)企業(yè)不僅要享受新型稅務(wù)系統(tǒng)帶來的便利，更要通過系統(tǒng)了解潛藏的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)對相關(guān)業(yè)務(wù)加以控制，從而助力企業(yè)健康發(fā)展。

（四）暢通溝通渠道

溝通渠道的暢通是物業(yè)企業(yè)發(fā)展的基石。財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)來源于業(yè)務(wù)，對業(yè)務(wù)不熟悉，直接影響到財(cái)務(wù)報(bào)表質(zhì)量和內(nèi)部控制管理。要促使業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)深度融合，必須將溝通放在首位。

一是加強(qiáng)部門間的溝通。在日常交流中，將部門間良性溝通融入企業(yè)文化，讓員工理解溝通的重要性。同時(shí)進(jìn)行員工問卷調(diào)查，了解員工在溝通方面存在的問題，進(jìn)而針對問題制定出令雙方滿意的解決方案。

二是定期進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)。由各部門的優(yōu)秀員工傳達(dá)本部門工作重點(diǎn)，以促進(jìn)各部門了解彼此的工作需求，從而不斷尋求符合各部門互利共贏的契合點(diǎn)。

三是在員工晉升等重要環(huán)節(jié)加入部門員工的意見，考評員工在部門內(nèi)部的溝通態(tài)度及處事能力，以提高員工對部門溝通的重視，從而增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。

四是物業(yè)公司與所屬房地產(chǎn)公司之間應(yīng)做好良好的溝通。作為房地產(chǎn)公司的附屬公司，必須要讓集團(tuán)了解物業(yè)公司的動(dòng)態(tài)及服務(wù)質(zhì)量，從而給予更多的指導(dǎo)與支持。

（五）完善內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

一是建立制衡機(jī)制。首先，制定嚴(yán)格的監(jiān)管審批制度，使物業(yè)企業(yè)內(nèi)部的所有業(yè)務(wù)都在制定的框架下執(zhí)行。制度的制衡能夠確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)更加明確，時(shí)刻與企業(yè)的目標(biāo)保持一致，從而避免員工因自我主觀臆斷損害企業(yè)利益。

其次，劃清職責(zé)，不相容職務(wù)必須相互分離。多部門之間的相互合作既可以集思廣益，充分發(fā)揮各個(gè)崗位的一技之長，同時(shí)也能對彼此起到相互制約的作用，避免過分集權(quán)導(dǎo)致徇私舞弊的發(fā)生。適當(dāng)將權(quán)利和責(zé)任下放到各個(gè)條線，由多部門互相配合共同完成所有業(yè)務(wù)，從而將各部門的行動(dòng)約束在職權(quán)范圍內(nèi)，不敢輕易觸碰紅線。

二是制定輪崗制度。建立以防為主的會計(jì)內(nèi)部控制體系，定期給員工調(diào)換崗位。這不僅能讓員工更加熟悉了解物業(yè)企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，從而培養(yǎng)多元化發(fā)展的復(fù)合型人才，避免臨時(shí)的人事變動(dòng)影響到企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)各崗位的財(cái)務(wù)管理漏洞，使每一項(xiàng)工作都在陽光下進(jìn)行。

三是強(qiáng)化監(jiān)督執(zhí)行。定期聯(lián)合多部門執(zhí)行相關(guān)審計(jì)工作，及時(shí)查漏堵漏。多部門人員的共同監(jiān)督能夠確保監(jiān)管內(nèi)容更加豐富，避免一人獨(dú)大，不偏不倚。全面摸排物業(yè)企業(yè)各條線內(nèi)部控制管理的真實(shí)情況，對內(nèi)部控制執(zhí)行良好的部門給予表彰嘉獎(jiǎng)，樹立典范；對偏離企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)則的行為進(jìn)行相應(yīng)處罰，責(zé)令盡快整改，不斷向優(yōu)秀看齊，從而在企業(yè)內(nèi)部形成積極向上的良性競爭氛圍，激勵(lì)員工更加重視內(nèi)部控制管理工作。

四是健全內(nèi)部審計(jì)制度。內(nèi)審人員要與時(shí)俱進(jìn)，掌握最新的審計(jì)監(jiān)管辦法，不斷學(xué)習(xí)同行業(yè)先進(jìn)的內(nèi)部控制管理模式，完善內(nèi)部審計(jì)監(jiān)管內(nèi)容。同時(shí)結(jié)合物業(yè)企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，制定出更符合其發(fā)展的內(nèi)審制度，從而提升企業(yè)的內(nèi)部控制監(jiān)管能力。

結(jié)語：

綜上所述，社會發(fā)展的速度越來越快，物業(yè)行業(yè)要想緊跟時(shí)代的步伐，就必須從內(nèi)部控制抓起。因此管理層急需從思想上轉(zhuǎn)變對內(nèi)部控制管理的認(rèn)識，深刻了解物業(yè)企業(yè)面臨的危機(jī)與風(fēng)險(xiǎn)，帶領(lǐng)全員將內(nèi)部控制思想融入企業(yè)文化之中。同時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的信息管理技術(shù)，并制定嚴(yán)格的財(cái)務(wù)審批制度，合理控制采購等各項(xiàng)成本支出，貫徹實(shí)施全面預(yù)算。此外，建立健全內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制，將內(nèi)部控制管理落到實(shí)處，從而更好地應(yīng)對所有的變化與挑戰(zhàn)。