高校智能財務(wù)場景應(yīng)用探析

[摘 要]當(dāng)前，人工智能技術(shù)推動著會計工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型與財務(wù)管理智能化發(fā)展，緊跟信息化步伐，探索契合高校財務(wù)工作實際的智能財務(wù)應(yīng)用場景已是大勢所趨。文章結(jié)合高校財務(wù)管理的特點，研究現(xiàn)有各類數(shù)智化技術(shù)在高校財務(wù)智能化建設(shè)中的應(yīng)用場景，探討高校智能財務(wù)在內(nèi)部控制、成本核算、績效管理等方面的未來發(fā)展方向，旨在為高校財務(wù)智能化建設(shè)的整體框架及實施路徑提供建議，助力高校財務(wù)智能化轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)管理會計職能。

[關(guān)鍵詞]智能財務(wù)；應(yīng)用場景；發(fā)展方向

中圖分類號：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）23-0061-03

★基金項目：廣東省教育會計學(xué)會2022—2023年度科研課題“高校智能財務(wù)應(yīng)用場景與發(fā)展方向探索”（JY2022-43）

以人工智能為代表的大數(shù)據(jù)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等數(shù)智化技術(shù)正對財務(wù)領(lǐng)域的管理模式產(chǎn)生重大影響。面對管理效率提升的要求，財務(wù)數(shù)字化及智能化轉(zhuǎn)型在企業(yè)中應(yīng)用較早、推行較廣，已逐步建立了智能核算系統(tǒng)、成本系統(tǒng)、財務(wù)共享中心等智能化體系，為企業(yè)經(jīng)營決策提供依據(jù)[ 1 ]。

對于高校等事業(yè)單位而言，由于其財務(wù)部門發(fā)揮的功能與企業(yè)會計的側(cè)重點不同，高校財務(wù)具有更看重合規(guī)性、受政策及風(fēng)險管控的影響較大、更強(qiáng)調(diào)服務(wù)便捷性等特點，其財務(wù)智能化的研究及推廣應(yīng)用程度不及企業(yè)深入。企業(yè)與高校所處環(huán)境不完全相同，兩者在業(yè)務(wù)場景、適用環(huán)境、政策因素、建設(shè)目標(biāo)等方面差異巨大，財務(wù)管理智能化的發(fā)展目標(biāo)及趨勢也不盡相同。因此，研究智能技術(shù)在高校中的應(yīng)用場景十分必要。

一、高校智能財務(wù)應(yīng)用場景

（一）智能報賬系統(tǒng)

智能報賬系統(tǒng)以經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生為主導(dǎo)，以發(fā)票采集為起點，在實現(xiàn)計算機(jī)端管理的基礎(chǔ)上，開發(fā)手機(jī)等移動終端Ap p、公眾號、小程序，實現(xiàn)集報銷票據(jù)管理、移動報銷申請、智能識別、線上審批、智能稽核于一體的全新報銷模式。智能報賬系統(tǒng)的功能大體可分為影像上傳、發(fā)票夾管理、智能填報、智能稽核、線上審批和財務(wù)審核。通過OCR技術(shù)自動提取發(fā)票的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，在實現(xiàn)電子發(fā)票數(shù)據(jù)的自動采集后，支持各類型紙質(zhì)報銷憑據(jù)的混排與識別，對報賬人上傳的發(fā)票照片進(jìn)行自動切割和智能分類，進(jìn)而智能填單，報賬人僅需通過點擊或選擇進(jìn)行操作，滿足了“傻瓜式”填寫的要求。

智能報賬系統(tǒng)具備財務(wù)政策與流程的智能問答功能，在系統(tǒng)使用過程中隨時可調(diào)用問答功能，通過關(guān)鍵字檢索、彈出關(guān)聯(lián)問題等方式解決報賬政策咨詢、系統(tǒng)使用指引、業(yè)務(wù)流程指南等問題，避免人工反復(fù)解答共性問題。制單完成后，報賬人選擇固定審批流程或在規(guī)則范圍內(nèi)自定義審批流程，系統(tǒng)自動推送待辦事項至審批人移動端，避免線下簽字審批的時空限制。

對于財務(wù)審核人員而言，智能報賬系統(tǒng)與核算系統(tǒng)實時聯(lián)通，內(nèi)嵌大量的報賬制度與規(guī)則，自動生成憑證，對關(guān)鍵制度、規(guī)定在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置預(yù)警和提示，處理相關(guān)業(yè)務(wù)時自動彈出，避免人員審核誤差。實現(xiàn)上述智能審核功能的關(guān)鍵在于梳理財務(wù)政策與管理規(guī)則，根據(jù)各類經(jīng)費的預(yù)算管理要求和支出管理要求進(jìn)行分類，明確各自定義的內(nèi)涵外延與輸入界限，針對每個種類及細(xì)分項目設(shè)置各自的單據(jù)類型與附件清單。同時，準(zhǔn)確識別可能出現(xiàn)特殊情況的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在適當(dāng)節(jié)點設(shè)置“容錯機(jī)制”，系統(tǒng)加以主動引導(dǎo)，以保證報賬人在使用系統(tǒng)填單時的流暢度。

此外，可探索引進(jìn)報賬人的信用承諾制度，即針對報賬人行為的“信用評分系統(tǒng)”，系統(tǒng)記錄其提供的特殊事項說明、承諾等行為，對承諾事項進(jìn)行事后跟蹤與結(jié)果反饋；如果出現(xiàn)失信、虛假等情況，則扣減該報賬人的“信用評分”，分?jǐn)?shù)過低時限制其繼續(xù)使用特殊情況說明進(jìn)行報賬的頻次。通過智能報賬系統(tǒng)一系列功能的實施，既方便師生報賬，簡化報賬流程并降低退單率，又減輕財務(wù)審核工作量，通過系統(tǒng)自動執(zhí)行規(guī)則，逐步將工作重點由事后形式審核轉(zhuǎn)為事前稽核控制，將稽查結(jié)果反饋給信用評分系統(tǒng)，通過制度建設(shè)與優(yōu)化共同提升內(nèi)控管理水平。

（二）綜合服務(wù)平臺

高校財務(wù)服務(wù)對象有科研經(jīng)費管理、收繳費業(yè)務(wù)等多方面的需求，過往通過線下人工方式辦理業(yè)務(wù)，需師生逐筆聯(lián)系財務(wù)確認(rèn)情況、親自到現(xiàn)場填表格、手工cH2asKrZgPirlA9hkAgTBq1OLCX4H7QEmH/uJWiuALs=開票、編制憑證等一系列流程，效率低下。在開發(fā)出可實現(xiàn)上述功能的信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，應(yīng)將各系統(tǒng)整合為面向師生、界面友好的綜合服務(wù)平臺，平臺架構(gòu)如圖1所示。

通過財務(wù)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換中心，獲取報銷審核進(jìn)度信息、采購報銷信息、銀行支付信息和銀行電子回單，智能匹配采購、報賬信息與電子回單信息，實現(xiàn)銀行回單自主打印與查詢，提高工作效率。

（三）預(yù)算績效管理系統(tǒng)

為適應(yīng)財政預(yù)算精細(xì)化管理要求，高校應(yīng)建立以項目庫為中心的預(yù)算績效管理系統(tǒng)，圍繞項目、預(yù)算、績效三個維度展開，實現(xiàn)項目申報、審核、入庫、資金分配與撥付等業(yè)務(wù)的線上辦理。

所有支出以項目形式管理，根據(jù)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行項目規(guī)劃，進(jìn)入儲備項目庫，按照當(dāng)年財政審核決定進(jìn)入預(yù)算項目庫。支出預(yù)算編制時，匯總整合財政預(yù)算項目，建立兩者的對應(yīng)關(guān)系，形成以上預(yù)算草案。根據(jù)輕重緩急進(jìn)行綜合平衡，對項目進(jìn)行調(diào)整和大盤預(yù)算調(diào)整，開展二上二下預(yù)算編制，形成二下預(yù)算草案。二上二下數(shù)據(jù)表與財政一體化系統(tǒng)數(shù)據(jù)有完全對應(yīng)關(guān)系，后期支持自動上報。申報過程中由預(yù)算管理系統(tǒng)保存數(shù)據(jù)，可回溯數(shù)據(jù)，實現(xiàn)全過程管理與監(jiān)控。分解財政二下預(yù)算批復(fù)后，完成校內(nèi)預(yù)算批復(fù)數(shù)據(jù)、批復(fù)通知書供校內(nèi)部門使用核對，由財務(wù)系統(tǒng)生產(chǎn)自動賬務(wù)憑證，實現(xiàn)核算系統(tǒng)項目額度自動撥款。該功能使預(yù)算系統(tǒng)與核算系統(tǒng)緊密連接，同步預(yù)算執(zhí)行情況，實現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行分析與監(jiān)控。預(yù)算中期調(diào)整與二下數(shù)據(jù)類似，同樣實現(xiàn)雙系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)預(yù)算全過程管理與監(jiān)控。

在預(yù)算績效管理方面，應(yīng)建立統(tǒng)一的績效指標(biāo)庫，將預(yù)算編制與績效申報同步，先由各資金主管部門做單個部門績效填報，財務(wù)部門對績效進(jìn)行合并匯總，形成財政績效上報。保證預(yù)算項目績效指標(biāo)和總體目標(biāo)高度關(guān)聯(lián)，責(zé)任明晰，遵循“誰支出、誰負(fù)責(zé)”的績效原則。加強(qiáng)績效評價結(jié)果的應(yīng)用，對績效自評、績效復(fù)評進(jìn)行量化賦分管理，將審計整改、財政指導(dǎo)意見及時反饋到系統(tǒng)，對相關(guān)支出范圍、績效指標(biāo)、整體目標(biāo)做相應(yīng)的調(diào)整與修改，保持績效數(shù)據(jù)逐年進(jìn)步，將外部監(jiān)管壓力不斷傳遞到資金使用部門，指導(dǎo)此后項目預(yù)算的編制，如圖2所示。

此外，對實行清單管理的新儲備項目轉(zhuǎn)入預(yù)算項目進(jìn)行績效事前評估，對已開展實施項目進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行情況與績效中期監(jiān)控相結(jié)合的過程管理，對于業(yè)務(wù)部門進(jìn)行的預(yù)算調(diào)整與績效調(diào)整，均同步調(diào)整到財政一體化系統(tǒng)，保持預(yù)算績效管理系統(tǒng)與財政預(yù)算一體化系統(tǒng)一致。

（四）智能稽核系統(tǒng)

2023年2月，國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)財會監(jiān)督工作的意見》，提出要深化“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)督”，充分運用大數(shù)據(jù)和信息化手段，切實提升監(jiān)管效能，構(gòu)建財會領(lǐng)域重大風(fēng)險識別預(yù)警機(jī)制。智能稽核的基本架構(gòu)包括數(shù)據(jù)采集與清洗，數(shù)據(jù)中間庫、風(fēng)險庫、問題庫及結(jié)果確認(rèn)。其中，采集的源數(shù)據(jù)包括財務(wù)核算、招標(biāo)采購、資產(chǎn)卡片、資金流水等各業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)，在采集與清洗數(shù)據(jù)后，將其整理到數(shù)據(jù)中間庫。在業(yè)務(wù)層，逐級梳理監(jiān)督策略，分解為可定義、可執(zhí)行、可掃描的智能化風(fēng)險清單，建立風(fēng)險監(jiān)控策略庫，通過AI策略對憑證進(jìn)行風(fēng)險掃描，自動生成稽核報告，將疑似問題發(fā)送給工作組確認(rèn)，確認(rèn)異常的進(jìn)入問題庫，推動業(yè)務(wù)部門處置、整改，由工作組確認(rèn)整改結(jié)果。除固定規(guī)則的事后稽核外，未來也可實現(xiàn)由財務(wù)人員自主建模實現(xiàn)內(nèi)控策略管理，系統(tǒng)應(yīng)追求“零代碼”規(guī)則引擎，財務(wù)人員可結(jié)合學(xué)校、部門、業(yè)務(wù)流程的相應(yīng)條件與規(guī)則策略，將具體內(nèi)控內(nèi)審思路通過“拖拉拽”與已有通用模塊配置，實現(xiàn)監(jiān)控策略庫的動態(tài)驗證及優(yōu)化，如圖3所示。

二、高校智能財務(wù)的未來發(fā)展方向

（一）智能內(nèi)部控制系統(tǒng)的構(gòu)建

“十四五”規(guī)劃提出，各級行政事業(yè)單位要充分利用信息化手段，將各項管控措施嵌入信息系統(tǒng)。高校內(nèi)控管理中目前存在諸多問題，例如，財務(wù)、資產(chǎn)、招標(biāo)采購、后勤、基建等各系統(tǒng)由多部門與各技術(shù)廠商分別搭建，系統(tǒng)平臺兼容性、數(shù)據(jù)接口、顆粒度不同，難以有效互聯(lián)互通等，難以高效得出具備分析意義的統(tǒng)計結(jié)果。此外，業(yè)務(wù)縱向流程長、節(jié)點多、參與人員復(fù)雜且信息分散，“內(nèi)控空轉(zhuǎn)”現(xiàn)象嚴(yán)重[ 2 ]。

智能內(nèi)控管理系統(tǒng)的落地，可確保內(nèi)部控制設(shè)計的可執(zhí)行性，即制定明確標(biāo)準(zhǔn)；可確保內(nèi)控體系能夠“按照設(shè)計結(jié)果貫徹執(zhí)行”，即通過信息化手段的設(shè)計，對各系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程過程中的內(nèi)控要求予以固化，確保外部標(biāo)準(zhǔn)一致、內(nèi)部資料及內(nèi)控流程手冊一致、系統(tǒng)設(shè)計與運行一致。系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)外部監(jiān)管和內(nèi)部流程要求共同制定數(shù)據(jù)合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，對過往各系統(tǒng)數(shù)據(jù)“糾偏與補(bǔ)缺”，校驗已有數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，對缺失數(shù)據(jù)按規(guī)范補(bǔ)齊。通過培訓(xùn)、內(nèi)審與監(jiān)督，對線下業(yè)務(wù)運行與線上系統(tǒng)運行同步考核評價，調(diào)整系統(tǒng)配置，以實現(xiàn)設(shè)計與運行的一致性。

（二）基于標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算績效的成本內(nèi)控一體化管理

在搭建預(yù)算績效管理智能平臺、實現(xiàn)核算與預(yù)算系統(tǒng)互通互聯(lián)的基礎(chǔ)上，未來可探索將成本核算、內(nèi)部控制等功能與預(yù)算績效管理相結(jié)合，將內(nèi)控要求植入項目預(yù)算、任務(wù)執(zhí)行全過程，同時分類歸集與匯總計算各類成本，實現(xiàn)基于標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算績效的成本內(nèi)控一體化管理，自動生成滿足單位管理需要的報告，按政府財政、教育、價格等相關(guān)主管部門要求報送。

（三）數(shù)據(jù)中臺、數(shù)據(jù)共享與財務(wù)管理職能的實現(xiàn)

高校智能財務(wù)未來的發(fā)展趨勢是：財務(wù)數(shù)據(jù)不僅要與校內(nèi)各業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)深度融合，更要與中央財政、稅局、銀行等外部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對接。

一是數(shù)據(jù)實現(xiàn)中臺職能，收集并存儲包括單位的合同、工資、績效、成本在內(nèi)的所有內(nèi)部數(shù)據(jù)，同時將數(shù)據(jù)與外部各類監(jiān)管系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)打通，以實現(xiàn)一個平臺統(tǒng)一調(diào)度、集中處理。

二是建立接口平臺，提供標(biāo)準(zhǔn)的接口連接和復(fù)用能力，通過接口平臺的建設(shè)實現(xiàn)單位內(nèi)部系統(tǒng)和外部各監(jiān)管系統(tǒng)的連接。

三是通過接口平臺和數(shù)據(jù)中臺構(gòu)建一套數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，形成面向單位內(nèi)部各個層級的共享平臺，自動生成有關(guān)學(xué)校財務(wù)運行狀況的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，支持用戶通過多種功能模塊的自定義組合，一鍵生成各類報表，提供決策支持所需數(shù)據(jù)[ 3 ]。

在數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上，開發(fā)分析預(yù)警功能，結(jié)合智能稽核系統(tǒng)監(jiān)控風(fēng)險指標(biāo)、智能排查運行狀況，提前識別潛在風(fēng)險，將人為控制轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)控制，從以會計控制為重點轉(zhuǎn)變?yōu)橐怨芾砜刂茷橹攸c，完善高校治理體系。

三、結(jié)語

各類數(shù)智化新技術(shù)的運用為高校財務(wù)智能化發(fā)展提供了技術(shù)支撐，推動智能報賬、綜合服務(wù)平臺、預(yù)算管理及智能稽核等多方面應(yīng)用場景不斷趨于完善。未來，高校財務(wù)需著重融合智能化內(nèi)部控制與成本核算功能，通過搭建數(shù)據(jù)中臺實現(xiàn)內(nèi)外部數(shù)據(jù)共享，由會計核算職能逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾砼c監(jiān)督職能。上述應(yīng)用場景的實現(xiàn)需要高校加強(qiáng)頂層設(shè)計，各業(yè)務(wù)部門統(tǒng)籌協(xié)同，確保智能系統(tǒng)數(shù)據(jù)來源可靠、過程可控、結(jié)果可參考。同時，加強(qiáng)培養(yǎng)精通財務(wù)與信息技術(shù)的復(fù)合型人才，建設(shè)專業(yè)的智能化財務(wù)團(tuán)隊。

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