高校學(xué)籍“閉環(huán)式”管理的探索與研究

摘要：高校學(xué)籍管理的規(guī)范性和科學(xué)性是保障高校教學(xué)運行的重要基礎(chǔ)，隨著數(shù)智教育的提出，高校需要建立更加精細化、系統(tǒng)化、智能化的學(xué)籍管理體系作為保障。本文結(jié)合學(xué)籍管理工作特點，探究云南民族大學(xué)提出的“閉環(huán)式”學(xué)籍管理體系建設(shè)路徑，并對存在的問題提出解決策略。

關(guān)鍵詞：高等教育；“閉環(huán)式”；學(xué)籍管理

引言

學(xué)籍管理工作在高校教育管理體系中占據(jù)舉足輕重的地位，是培養(yǎng)高水平人才的重要環(huán)節(jié)。但隨著近年來多起冒名頂替上大學(xué)事件的被曝出，國家對于高校學(xué)籍管理的規(guī)范性給予了前所未有的重視，每年通過召開高校學(xué)籍學(xué)歷注冊與管理工作視頻會議，推動各高校構(gòu)建和完善規(guī)范化的管理制度體系與機制。本文以云南民族大學(xué)為例，深入探究其學(xué)籍“閉環(huán)式”管理模式，旨在為同類高校提供有益的參考與借鑒，共同推動我國高等教育管理水平的提升。

一、目前高校學(xué)籍管理的特點

（一）工作內(nèi)容復(fù)雜

學(xué)籍管理工作涉及了從新生入學(xué)到畢業(yè)生離校的各個環(huán)節(jié)，工作內(nèi)容極為復(fù)雜。管理人員不僅要處理大量的學(xué)生基本信息，還需要實時監(jiān)控學(xué)生的學(xué)籍狀態(tài)，如注冊、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等變動。同時，學(xué)生的選課、考試、成績錄入等也是學(xué)籍管理工作的納入范圍[1]。

（二）數(shù)據(jù)量大

學(xué)籍管理工作中需要儲存的數(shù)據(jù)量大，主要是由于學(xué)生群體的龐大，需要記錄的數(shù)據(jù)多樣化，除個人的基本信息外還涉及學(xué)習過程的數(shù)據(jù)記錄，例如選課數(shù)據(jù)、成績數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)都需要被準確地儲存和管理。

（三）規(guī)范性要求高

學(xué)籍管理工作對于規(guī)范性的高要求，不僅是為了保障學(xué)校教學(xué)秩序的穩(wěn)定，更是為了維護學(xué)生的合法權(quán)益。2017年2月公布的教育部41號令《普通高校學(xué)籍管理規(guī)定》和2014年印發(fā)的高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷電子注冊辦法對高校學(xué)籍、學(xué)歷管理提出了嚴格的規(guī)定，高校管理人員必須嚴格遵循國家教育法規(guī)、學(xué)校的教學(xué)管理制度以及學(xué)籍管理規(guī)定。

（四）保密要求高

學(xué)籍信息的保密性不僅關(guān)乎學(xué)生的個人隱私權(quán)，也影響學(xué)校的聲譽和信譽。因此，學(xué)籍管理工作對于保密性的要求極為嚴格。管理人員在處理學(xué)生信息時，必須時刻保持警惕，防止信息泄露或被不當使用。學(xué)籍管理部門需要建立完善的信息安全保密機制，包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制等多項措施[2]。

二、云南民族大學(xué)學(xué)籍“閉環(huán)式”管理的構(gòu)建與實施

（一）學(xué)籍閉環(huán)式管理模式的構(gòu)建目標

云南民族大學(xué)通過依托教務(wù)管理綜合服務(wù)平臺力爭實現(xiàn)“五位一體”學(xué)籍“閉環(huán)式”建設(shè)目標：為學(xué)生成長描繪一幅生動形象的成長路線圖；為學(xué)籍管理工作構(gòu)建一個高效安全的工作環(huán)境；為學(xué)籍管理和學(xué)生成長筑牢一條“防洪堤”，培養(yǎng)方案的整體導(dǎo)入，學(xué)業(yè)警示工作、學(xué)生學(xué)習過程監(jiān)測機制的建立等為學(xué)校教學(xué)質(zhì)量保障提供堅實基礎(chǔ)；數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通為反映學(xué)校教學(xué)狀態(tài)和服務(wù)學(xué)校科學(xué)決策提供一份詳實的數(shù)據(jù)；信息化建設(shè)和全鏈條管理為學(xué)校建立和形成一份全面真實的學(xué)生成長及學(xué)籍管理檔案[3]。

1.從“部門工作”到“校級統(tǒng)籌”，加強頂層設(shè)計

學(xué)籍“閉環(huán)式”管理體系構(gòu)建以提升數(shù)據(jù)治理、績效管理能力、學(xué)生滿意度3個視角構(gòu)建頂層設(shè)計，以信息化促規(guī)范化，圍繞深化學(xué)分制改革工作，構(gòu)建學(xué)籍管理生態(tài)體系。在傳統(tǒng)的教務(wù)管理中，各部門之間往往存在信息壁壘，導(dǎo)致數(shù)據(jù)孤島和重復(fù)勞動[4]。而通過校級統(tǒng)籌，可以加強頂層設(shè)計，實現(xiàn)教務(wù)數(shù)據(jù)、學(xué)工數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)等的互聯(lián)互通，通過“閉環(huán)式”建設(shè)形成數(shù)據(jù)增量式循環(huán)。

2.從“經(jīng)驗驅(qū)動”向“數(shù)據(jù)驅(qū)動”轉(zhuǎn)變，構(gòu)建管理規(guī)范

隨著信息化時代的到來，高校管理正逐步從依賴個人經(jīng)驗轉(zhuǎn)向以數(shù)據(jù)為依據(jù)的科學(xué)決策。通過建立課程、專業(yè)、學(xué)籍等統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準，并利用學(xué)校教務(wù)平臺整合財務(wù)數(shù)據(jù)、學(xué)工信息等，學(xué)?？梢詫崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的規(guī)范化使用和高效共享。通過對學(xué)籍管理流程的梳理和優(yōu)化，學(xué)校形成了一套標準化的業(yè)務(wù)操作規(guī)范，進而構(gòu)建了一個高效、精準的“閉環(huán)式”管理系統(tǒng)。

3.從“業(yè)務(wù)管理”向“服務(wù)學(xué)生”轉(zhuǎn)變，拓寬服務(wù)渠道

隨著教育理念的不斷進步，學(xué)籍管理qY0cDhktrsBA1cuxaZ9cPnaoF99f5NMaLiqsRQrFdvg=正在從傳統(tǒng)的“業(yè)務(wù)管理”向“服務(wù)學(xué)生”轉(zhuǎn)變。這種轉(zhuǎn)變的核心在于突出“以學(xué)生為中心”，既要有管理又要有服務(wù)[5]，堅持“以學(xué)生為中心”，簡化學(xué)生辦事流程，確立二級學(xué)院在學(xué)籍管理中的主體地位，更好地滿足學(xué)生需求。此外，學(xué)校緊緊圍繞深化學(xué)分制改革、學(xué)籍管理績效提升以及學(xué)生的實際需求，搭建個性化功能，為學(xué)生提供更加便捷、高效的服務(wù)。

4.從“模塊管理”向“全鏈條管理”轉(zhuǎn)變，堵塞管理漏洞

隨著教育信息化的不斷推進，學(xué)籍管理的規(guī)范性、有效性和個性化需求日益凸顯。以“信息化促規(guī)范化，規(guī)范化促有效化、兼顧個性化”為基本原則，對學(xué)籍管理進行全鏈條梳理，從新生入學(xué)時的圖像采集和身份核驗，到每一學(xué)年學(xué)期的學(xué)籍注冊，再到定期的學(xué)籍專項清查、畢業(yè)資格審核、學(xué)歷學(xué)位人像比對等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，打造“閉環(huán)式”管理模式，更加有效地堵塞了可能的管理漏洞，為保障教育質(zhì)量和學(xué)生權(quán)益提供了堅實的基礎(chǔ)。

（二）學(xué)籍“閉環(huán)式”管理體系建設(shè)成效

1.完善機制，促進學(xué)籍管理規(guī)范化

圍繞杜絕冒名頂替上大學(xué)的中心任務(wù)，學(xué)校不斷健全完善體制機制，制定《云南民族大學(xué)關(guān)于建立健全防范冒名頂替上大學(xué)問題長效機制實施細則》，依托教務(wù)管理綜合服務(wù)平臺，開發(fā)了學(xué)籍異動在線辦理模塊，實行“自主化、清單化、流程化”管理，學(xué)生可以通過教務(wù)系統(tǒng)學(xué)生端口進行在線申請，依次通過輔導(dǎo)員、教學(xué)秘書、學(xué)院、教務(wù)處逐級審核。在省內(nèi)首次將人臉識別技術(shù)用于學(xué)籍學(xué)歷復(fù)核，把住入口，出口關(guān)，筑牢“長效化”基礎(chǔ)。

2.業(yè)務(wù)辦理實現(xiàn)線上流程化

努力實現(xiàn)線上業(yè)務(wù)辦理全覆蓋，業(yè)務(wù)辦理實現(xiàn)線上流程化，是高校教務(wù)管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的重要體現(xiàn)。學(xué)校秉持“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓學(xué)生少跑路”理念，積極推動線上業(yè)務(wù)辦理全覆蓋，簡化學(xué)生辦事流程，進一步提升了辦事效率。目前，畢業(yè)資格審核模塊、創(chuàng)新學(xué)分管理模塊、轉(zhuǎn)專業(yè)管理模塊、考試管理模塊等15項與學(xué)生密切相關(guān)業(yè)務(wù)實現(xiàn)在線辦理，顯著提升了教務(wù)管理工作效率和管理水平。

3.學(xué)習過程監(jiān)測實現(xiàn)立體化

學(xué)校依托先進的教務(wù)管理綜合服務(wù)平臺，成功地構(gòu)建了一個全方位、立體化監(jiān)控機制。學(xué)校專門研發(fā)了學(xué)業(yè)預(yù)警模塊和培養(yǎng)方案完成情況管理模塊，這兩個模塊能夠?qū)崟r進行數(shù)據(jù)分析和預(yù)警，從而讓學(xué)生更加清晰地認識到自己的學(xué)習進度和狀態(tài)，有效地提升了他們的自我管理、學(xué)習能力和自律性。此外，學(xué)校還建立了家校聯(lián)動機制，鼓勵家長積極參與到學(xué)生的管理中來。這一機制的建立，不僅完整記錄了學(xué)生的成長軌跡，也為學(xué)院提供了深入了解學(xué)生學(xué)業(yè)進展的窗口。

4.實現(xiàn)一鍵式畢業(yè)資格審核

依托信息化手段，學(xué)校在學(xué)生學(xué)習的各個環(huán)節(jié)均設(shè)有監(jiān)測點，實現(xiàn)學(xué)生教學(xué)計劃、教學(xué)任務(wù)、學(xué)生成績、學(xué)業(yè)預(yù)警、畢業(yè)資格審核等數(shù)據(jù)的實時更新。2021年學(xué)校首次實現(xiàn)畢業(yè)生一鍵式畢業(yè)資格審核工作，極大地降低了人工審核耗費的人力和時間，與以往人工審核需要長達4周的時間相比，現(xiàn)在僅需3天即可完成整個審核流程。這一改進不僅大幅提升了畢業(yè)資格審核的效率，還顯著提高了審核的準確率，為學(xué)生順利畢業(yè)提供了有力保障。

三、存在的問題

（一）學(xué)籍管理人員隊伍不穩(wěn)定，信息化素養(yǎng)不高

學(xué)籍管理隊伍的穩(wěn)定性對于打造“閉環(huán)式”學(xué)籍管理模式至關(guān)重要。然而，目前學(xué)?；鶎訉W(xué)籍管理人員更迭頻繁，且多為預(yù)聘制員工，他們面臨的發(fā)展空間有限，加之學(xué)籍管理工作本身事務(wù)繁多、環(huán)節(jié)復(fù)雜，這些因素共同導(dǎo)致了隊伍的不穩(wěn)定。此外，學(xué)籍管理人員缺乏進修、學(xué)習和調(diào)研的機會，這不僅影響了他們個人職業(yè)素養(yǎng)的提升，也制約了學(xué)校教學(xué)管理水平的提升[6]。

（二）學(xué)籍管理信息化建設(shè)起點低，基礎(chǔ)薄弱

學(xué)籍“閉環(huán)式”管理的建設(shè)涉及龐大且復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理，亟需高效工具的支持。然而，當前學(xué)校的學(xué)籍管理系統(tǒng)僅限于部分業(yè)務(wù)應(yīng)用，數(shù)據(jù)缺乏規(guī)范性，系統(tǒng)間的互聯(lián)互通性不足，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效共享。此外，由于現(xiàn)有信息化管理專業(yè)人才匱乏，導(dǎo)致學(xué)籍管理的信息化進程緩慢，嚴重影響了整體信息化建設(shè)的步伐。這種起點低、基礎(chǔ)薄弱的現(xiàn)狀亟待改善，以推動學(xué)籍管理向更高效、更便捷的方向發(fā)展。

（三）管理平臺硬件支撐不足，需要快速提升

平臺設(shè)備的穩(wěn)定高效工作是保障學(xué)籍管理系統(tǒng)運行的前提，隨著教務(wù)管理綜合服務(wù)平臺功能不斷增多，師生的使用量逐步增大，對設(shè)備運行能力的需求也迅速加大。目前，教務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)備陳舊，較省內(nèi)外高校信息化硬件更新滯后，部分新上線的個性化功能速度體驗差，導(dǎo)致排課選課出現(xiàn)宕機。

（四）管理平臺互聯(lián)互通不足，系統(tǒng)隔斷現(xiàn)象仍然存在

學(xué)籍管理中的相關(guān)數(shù)據(jù)仍未完全實現(xiàn)實時互通。例如，財務(wù)、學(xué)工等關(guān)鍵數(shù)據(jù)尚未與教務(wù)管理綜合服務(wù)平臺完全對接，這一現(xiàn)象導(dǎo)致部分學(xué)籍管理工作仍處于“半自動化”狀態(tài)。各部門間缺乏有效的聯(lián)動機制，不僅管理效率低下，而且存在大量的重復(fù)勞動和數(shù)據(jù)誤差，學(xué)籍管理數(shù)據(jù)的可對接性、可擴展性和可持續(xù)性尚未實現(xiàn)。

四、對策建議

（一）加大對學(xué)籍管理人員信息化培訓(xùn)

為了穩(wěn)定學(xué)籍管理團隊并提高學(xué)籍管理崗位的社會認可度，學(xué)校必須采取切實有效的措施。其中，加強對學(xué)籍管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提升管理團隊專業(yè)度至關(guān)重要[7]。通過有計劃、有組織的培訓(xùn)活動，如積極參加教育部、中國高等教育協(xié)會、各教育運營服務(wù)提供商等組織的線上線下培訓(xùn)學(xué)習活動，到各高等院校進行相關(guān)工作的學(xué)習調(diào)研，以提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng)以及信息化水平，使管理人員能更好地適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)籍管理工作的需求。

（二）加強部門協(xié)作，搭建互聯(lián)互通“立交橋”

加強學(xué)校各部門間的協(xié)作，實現(xiàn)互聯(lián)互通是確保學(xué)生學(xué)籍信息準確、完整、及時的關(guān)鍵，也是實現(xiàn)“閉環(huán)式”學(xué)籍管理的關(guān)鍵。學(xué)校可以從以下兩方面來解決這一問題：（1）由學(xué)校統(tǒng)籌，聯(lián)合教務(wù)處、財務(wù)處和學(xué)工部等部門將現(xiàn)有數(shù)據(jù)進行完整梳理并制定數(shù)據(jù)采集規(guī)范，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)采集標準，明確各類數(shù)據(jù)的錄入格式和質(zhì)量要求；（2）構(gòu)建互聯(lián)互通平臺，依托當前的教務(wù)管理綜合服務(wù)平臺，將前期整理后統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)進行實時共享并定期對數(shù)據(jù)進行清理和整理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和及時調(diào)用。

（三）建設(shè)數(shù)據(jù)分析平臺，深入全面挖掘有效數(shù)據(jù)

為更精準地把握學(xué)生的學(xué)習狀況與成長軌跡，學(xué)?？梢砸越虅?wù)管理綜合服務(wù)平臺為基礎(chǔ)，構(gòu)建一個專門的學(xué)生數(shù)據(jù)分析平臺。此平臺旨在實現(xiàn)數(shù)據(jù)的廣泛共享與高效交換，從而極大地豐富數(shù)據(jù)來源，確保數(shù)據(jù)的全面性和實時性。通過整合與聯(lián)動學(xué)生專業(yè)選擇、課程設(shè)置、學(xué)業(yè)成績等各類數(shù)據(jù)，搭建起一個大數(shù)據(jù)分析框架。這一框架能夠客觀地反映出學(xué)生在校期間的真實學(xué)習狀況與生活狀態(tài)，進而揭示其背后的學(xué)習模式與偏好。

（四）系統(tǒng)做好科學(xué)規(guī)劃，持續(xù)加強硬件設(shè)施升級

在學(xué)籍管理建設(shè)過程中，通過對現(xiàn)有設(shè)備的盤點和性能評估，充分利用學(xué)?，F(xiàn)有硬件資源，確保每一臺設(shè)備均可發(fā)揮出其最大的效用。同時，持續(xù)加大資源投入，引進更先進的硬件設(shè)備，以提升平臺的整體性能。在實現(xiàn)資源有效整合的過程中，關(guān)注新舊設(shè)備的兼容性。這涉及數(shù)據(jù)傳輸?shù)姆€(wěn)定性和準確性。為此，組織專業(yè)的技術(shù)團隊，對新舊設(shè)備的接口、數(shù)據(jù)傳輸協(xié)議等進行深入研究，確保設(shè)備之間的無縫對接。并對每臺設(shè)備的使用情況進行實時監(jiān)控，及時調(diào)整和優(yōu)化資源配置。這樣不僅能提高設(shè)備的使用效率，還能延長設(shè)備的使用壽命，從而降低運營成本。

結(jié)語

云南民族大學(xué)通過實施學(xué)籍“閉環(huán)式”管理，顯著提升了管理效率與學(xué)生滿意度。盡管如此，仍存在人員流動性大、信息化基礎(chǔ)不足等挑戰(zhàn)。未來，學(xué)校計劃通過增強培訓(xùn)、促進部門合作及硬件更新，進一步提升管理水平。

本文系云南民族大學(xué)2023年審核評估教育教學(xué)研究與實踐項目《高校學(xué)籍閉環(huán)式管理的探索與研究——以云南民族大學(xué)為例》（項目編號：SHPG2023Y09）的研究成果。

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（作者單位：云南民族大學(xué)）

（責任編輯：豆瑞超）