5WHY分析法在審計(jì)整改中的應(yīng)用研究

[摘 要]文章以Z區(qū)食堂管理專項(xiàng)審計(jì)為例，深入研究專項(xiàng)檢查中審計(jì)整改質(zhì)量不高、整改不到位等現(xiàn)象，運(yùn)用5WHY分析法分析影響審計(jì)整改的因素，透過現(xiàn)象揭示實(shí)質(zhì)原因，確保問題得到有效解決，彰顯審計(jì)價(jià)值。在此基礎(chǔ)上，提出持續(xù)優(yōu)化審計(jì)整改路徑，旨在為促進(jìn)內(nèi)部審計(jì)高質(zhì)量發(fā)展提供助力。

[關(guān)鍵詞]審計(jì)整改；食堂管理；5WHY分析法

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）22-0054-03

審計(jì)整改是審計(jì)監(jiān)督的“最后一公里”，它維護(hù)的是審計(jì)的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，只有將審計(jì)整改落到實(shí)處，才能真正地確保審計(jì)監(jiān)督職責(zé)的發(fā)揮。在日常審計(jì)整改中，由于各單位情況復(fù)雜，經(jīng)常會(huì)遇到浮于表面的修改。修改只是將審計(jì)提出來的問題進(jìn)行點(diǎn)對點(diǎn)的改正，這種修改往往會(huì)出現(xiàn)流于形式、反復(fù)發(fā)生的情形。真正的整改是站在頂層去觀察，完完整整地從根源去找尋原因。因此，需要在審計(jì)專項(xiàng)檢查的實(shí)踐中探索推動(dòng)審計(jì)整改的有效優(yōu)化路徑。

一、文獻(xiàn)綜述

目前，國內(nèi)對審計(jì)整改的現(xiàn)狀分析有很多的研究。林馨怡認(rèn)為，內(nèi)部審計(jì)整改工作正在持續(xù)穩(wěn)步推進(jìn)，國家已頒布多項(xiàng)政策，指導(dǎo)審計(jì)整改工作的實(shí)施，進(jìn)一步凸顯了深入研究這一領(lǐng)域的重要性和迫切性[ 1 ]。劉麗花等認(rèn)為，內(nèi)部審計(jì)整改是新形勢新政策的要求，審計(jì)整改是促進(jìn)單位黨風(fēng)廉政建設(shè)和提高單位治理水平的重要方式，現(xiàn)在越來越多單位出現(xiàn)“重審計(jì)、輕整改”的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在審計(jì)整改率低、整改問題屢審屢犯。內(nèi)部審計(jì)整改難已成為制約審計(jì)工作發(fā)展的瓶頸[ 2 ]。此外，還存在一些問題，例如整改工作治標(biāo)不治本，屢查屢犯破解難，主要表現(xiàn)為被審計(jì)單位重視程度不夠，不注重分析問題背后的深層次原因，點(diǎn)對點(diǎn)整改、承諾式整改、避重就輕等流于形式的現(xiàn)象普遍存在；審計(jì)部門跟蹤檢查不全面；多部門聯(lián)動(dòng)協(xié)調(diào)機(jī)制不健全，審計(jì)部門整改協(xié)調(diào)作用發(fā)揮不足[ 3 ]。針對目前審計(jì)整改過程中出現(xiàn)的問題，丁艷麗認(rèn)為，審計(jì)整改的工作需要不斷深入，摸清問題的底層原因，提出更加全面的解決方案。全面和系統(tǒng)地強(qiáng)調(diào)審計(jì)整改的工作需要覆蓋各個(gè)方面，對于存在的問題進(jìn)行全面、系統(tǒng)性的分析和整改，不能僅關(guān)注單個(gè)問題的解決[ 4 ]。

二、案例背景

（一）Z區(qū)中小學(xué)食堂基本情況

Z區(qū)內(nèi)中小學(xué)食堂采取自營的管理模式，這種模式的運(yùn)作方式為食堂實(shí)行獨(dú)立核算，開設(shè)獨(dú)立的銀行賬戶。食堂人員主要由自主招聘的廚師及幫廚構(gòu)成，其人員性質(zhì)為合同制員工，人員素質(zhì)參差不齊且流動(dòng)性較大。食堂收入來源分為兩類，一類為學(xué)生按照伙食費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)上繳的餐費(fèi)，另一類為行政撥款的教職工伙食補(bǔ)助。食堂的日常支出采用師生伙食分別獨(dú)立核算，食堂除了日常水電費(fèi)的開支外伙食收入全部用于師生的伙食支出。食堂沒有設(shè)置專門的管理部門及專業(yè)的管理人員，采購等日常管理主要由學(xué)校后勤中心主任兼職統(tǒng)籌管理，食堂賬務(wù)主要由財(cái)務(wù)人員統(tǒng)一處理。

（二）Z區(qū)中小學(xué)食堂管理專項(xiàng)審計(jì)基本情況

2023年，根據(jù)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中小學(xué)食堂管理工作的意見》《浙江省中小學(xué)校食堂信息公開暫行辦法》等文件精神，Z區(qū)教育局內(nèi)審部門在內(nèi)部控制評價(jià)的基礎(chǔ)上，組織抽調(diào)專業(yè)人員組成審計(jì)組對Z區(qū)內(nèi)所有中小學(xué)食堂開展了一次全面的食堂管理專項(xiàng)審計(jì)。審計(jì)組前期梳理各中小學(xué)食堂的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)管理等現(xiàn)狀后，確定了本次審計(jì)的重點(diǎn)關(guān)注領(lǐng)域，將制度的建立與執(zhí)行、人員管理、財(cái)務(wù)管理等幾個(gè)中高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域作為關(guān)注重點(diǎn)，形成了本次審計(jì)工作的重點(diǎn)關(guān)注事項(xiàng)及審計(jì)流程清單。審計(jì)組兵分幾組通過實(shí)地查看、抽調(diào)相關(guān)單據(jù)及臺(tái)賬、核查財(cái)務(wù)原始憑證等方式層層深入調(diào)查，最終識別出17個(gè)問題風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。在明確責(zé)任部門和責(zé)任崗位的同時(shí)，審計(jì)組建立了從審計(jì)到整改到回頭看的整體閉環(huán)模式。從“回頭看”的過程中發(fā)現(xiàn)了“查而不改”或者整改不徹底等情形，嚴(yán)重影響了審計(jì)整改的質(zhì)量，也直接影響了審計(jì)監(jiān)督職能的發(fā)揮。因此，審計(jì)組通過運(yùn)用5WHY分析法剖析影響審計(jì)整改效果的因素，幫助提升審計(jì)整改成效，助推審計(jì)整改高質(zhì)量發(fā)展。

三、審計(jì)整改效果因素分析

（一）5WHY分析法推進(jìn)審計(jì)整改的可操作性

5WHY分析法是一種非數(shù)據(jù)型分析方法，“WHY”是為什么，“5”是指連續(xù)5次，尋找5個(gè)為什么，這種方法主要用于找出問題發(fā)生的根本原因。將5WHY分析法應(yīng)用于審計(jì)整改，有利于更加全面地提升審計(jì)整改效果，不斷優(yōu)化審計(jì)整改路徑，更加高效地做好審計(jì)“后半篇文章”。

（二）運(yùn)用5WHY分析法解析審計(jì)整改影響因素

第一層：整改意識淡薄。

一是審計(jì)部門存在輕反饋、“回頭看”不深入的現(xiàn)象。有些審計(jì)整改只整改了表面的問題，例如索證索票不全，只做了補(bǔ)全材料等。這些表面的整改措施沒有深入解決問題，審計(jì)人員沒有幫助審計(jì)單位充分認(rèn)識到這些問題背后潛在的風(fēng)險(xiǎn)和管理漏洞，也沒有考慮建立長效整改機(jī)制及問責(zé)機(jī)制。

二是作為整改執(zhí)行者的被審計(jì)單位責(zé)任意識淡薄。面對有些整改難度較大或者直接認(rèn)為無法整改的問題，認(rèn)為無需整改，直接作出原因說明即可，這使得審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題形同虛設(shè)，導(dǎo)致審計(jì)整改效果大打折扣。

第二層：人員配置不合理。

由于被審計(jì)單位性質(zhì)特殊，食堂整體人員素質(zhì)不高，兼職的管理人員無法運(yùn)用專業(yè)知識進(jìn)行深層次分析與整體化把控，無法意識到審計(jì)整改的價(jià)值。對于審計(jì)部門來說，審計(jì)意見不深入，也會(huì)對審計(jì)整改落實(shí)的進(jìn)度產(chǎn)生重大影響。

從目前的配置來看，內(nèi)審部門并未配置足夠的專業(yè)審計(jì)人員。在專業(yè)化人才的配置方面存在明顯不足，實(shí)戰(zhàn)性研訓(xùn)不夠，面對任務(wù)復(fù)雜及更新變化速度快的審計(jì)工作明顯心有余而力不足，這就容易造成審計(jì)整改的跟蹤反饋不及時(shí)。

第三層：溝通反饋失效。

一是審計(jì)部門將審計(jì)報(bào)告發(fā)送給被審計(jì)單位后，如果缺少政策解讀認(rèn)為發(fā)送了報(bào)告本次任務(wù)就結(jié)束了，沒有進(jìn)一步跟蹤指導(dǎo)，會(huì)導(dǎo)致相同的問題重復(fù)發(fā)生，沒能從根源上消除隱患。

二是很多需要整改的問題是需要被審計(jì)單位中的多個(gè)部門多個(gè)層面協(xié)同推進(jìn)的，跨部門之間的溝通與協(xié)調(diào)是影響有效整改的關(guān)鍵，各部門及人員如果無法相互溝通、相互配合，就會(huì)出現(xiàn)“上有聲音，下無反應(yīng)”的現(xiàn)象，審計(jì)整改工作無法獲得成效。

第四層：考核約束不合理。

被審計(jì)單位內(nèi)部的考評制度如果沒有及時(shí)進(jìn)行相對應(yīng)的修訂，整改不力的責(zé)任無法細(xì)化到每一個(gè)人的考評及晉升指標(biāo)體系中，那么就無法防止問題再次發(fā)生。例如，在食堂管理的專項(xiàng)審計(jì)中，出現(xiàn)食堂滿意度測評未做到至少一學(xué)期一次等這些管理工作上的失誤，單位內(nèi)部的問責(zé)機(jī)制指標(biāo)中沒有將這些內(nèi)容的細(xì)化到人，單位管理層及食堂人員的績效考評就不會(huì)受到實(shí)質(zhì)性的影響，會(huì)導(dǎo)致審計(jì)整改的成效無法得到保證。

第五層：相關(guān)制度不健全。

一是規(guī)范審計(jì)整改的制度缺失。在食堂管理的專項(xiàng)審計(jì)檢查后的審計(jì)整改階段，在被審計(jì)單位的制度中都未找到針對審計(jì)整改的規(guī)范性要求。這一制度的缺失導(dǎo)致審計(jì)整改的落實(shí)時(shí)間、側(cè)重點(diǎn)以及質(zhì)量管控等都會(huì)出現(xiàn)不可控的情形，無法形成完整的整改體系，無法切實(shí)提高審計(jì)整改成效。

二是內(nèi)部控制制度不完善。例如，在食堂管理的專項(xiàng)審計(jì)檢查中，所有單位在采購管理、財(cái)務(wù)管理以及操作流程管理中發(fā)現(xiàn)的1 7個(gè)問題風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，大都未在被審計(jì)單位的內(nèi)部控制制度中找到相對應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，也未在制度中找到相對應(yīng)的責(zé)任部門和責(zé)任崗位。食堂領(lǐng)域的管理制度建設(shè)未納入單位的內(nèi)部控制體系，容易在審計(jì)整改過程中出現(xiàn)各部門相互推諉、敷衍了事或者片面性整改。

四、5WHY分析法優(yōu)化審計(jì)整改實(shí)施的路徑

審計(jì)整改的實(shí)效性是審計(jì)項(xiàng)目質(zhì)量的試金石，一旦整改未達(dá)預(yù)期，將顯著削弱審計(jì)工作的公信力，進(jìn)而制約審計(jì)監(jiān)督效能的充分發(fā)揮。在此背景下，運(yùn)用5WHY分析法對影響整改成效的問題進(jìn)行層層深入的診斷與根源探究，據(jù)此制定應(yīng)對策略，確保審計(jì)整改措施精準(zhǔn)實(shí)施，有力促進(jìn)整改工作的深度落實(shí)與實(shí)質(zhì)提升。

（一）加強(qiáng)思想認(rèn)識，制度護(hù)航

建立與完善審計(jì)整改制度時(shí)，應(yīng)從校園文化、組織架構(gòu)、人員管理、職責(zé)分配、考核評價(jià)等多個(gè)維度進(jìn)行，建立持續(xù)有效的審計(jì)整改機(jī)制。

第一維度是控制環(huán)境，主要包括重新梳理單位的組織架構(gòu)，確定合理的權(quán)力與責(zé)任，應(yīng)要求每個(gè)員工承擔(dān)審計(jì)整改效果的相關(guān)責(zé)任。

cMohh60Jmg/Fze6cgHTJeg==第二維度是控制活動(dòng)，主要包括細(xì)化實(shí)施程序，有目標(biāo)地進(jìn)行持續(xù)性整改。比如食堂留樣時(shí)間及量不足這個(gè)問題整改的持續(xù)追蹤觀察時(shí)間及食品安全管理規(guī)定的持續(xù)性學(xué)習(xí)。

第三維度是監(jiān)督活動(dòng)，審計(jì)整改的反饋應(yīng)與各方溝通，持續(xù)評估整改情況，將評估結(jié)果反饋到績效考評中。通過細(xì)化的績效考評制度將單位的管理和整改效果與責(zé)任人的獎(jiǎng)懲掛鉤，通過不同的評價(jià)考核指標(biāo)及相應(yīng)權(quán)重，體現(xiàn)出每個(gè)責(zé)任部門和責(zé)任個(gè)體對審計(jì)整改應(yīng)承擔(dān)責(zé)任的范圍。

（二）加強(qiáng)雙向溝通，協(xié)同前行

在被審計(jì)單位中，審計(jì)整改工作的有效落實(shí)仰賴于單位中各部門及各部門成員間的緊密配合。因此，建立常態(tài)化的溝通機(jī)制是極為必要的。對于審計(jì)部門來說，針對性的審計(jì)意見與建議依賴于閉環(huán)式的審計(jì)整改交流機(jī)制。在邊審邊改、邊審邊促的基礎(chǔ)上，提高整改方案的交流反饋頻率，切實(shí)幫助被審單位抓住根源性問題，提高審計(jì)整改的效率。雙向溝通交流機(jī)制的優(yōu)勢在于審計(jì)部門通過接收多次反饋信息，能夠進(jìn)一步深挖審計(jì)整改難以推進(jìn)的根源，有針對性地提供意見，切實(shí)提高審計(jì)整改工作的實(shí)用性，降低管理的風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的價(jià)值。

（三）優(yōu)化人員配置，助力整改

從Z區(qū)中小學(xué)的組織架構(gòu)和人員配置來看，應(yīng)在單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上設(shè)置食堂管理中心，配置專業(yè)的管理人員進(jìn)行制度化的審計(jì)全流程管理，將崗位職責(zé)真正落到實(shí)處。從Z區(qū)審計(jì)部門的角度來看，新時(shí)代新形勢下的審計(jì)專業(yè)化人才的培養(yǎng)要轉(zhuǎn)變觀念，將研究與審計(jì)的日常全流程相結(jié)合。結(jié)合黨和國家的政策部署，在審計(jì)人員中積極開展研究與審計(jì)，不僅要將日常審計(jì)工作中的常規(guī)方法做扎實(shí)，而且要在如何提升審計(jì)質(zhì)量和效用方面進(jìn)行理論研討。在審計(jì)人員的日常培訓(xùn)與學(xué)習(xí)過程中，自覺將開展研究型審計(jì)作為一種習(xí)慣，形成一種定期研討或分享案例的氛圍。

（四）引入平衡計(jì)分卡，考核督促

將平衡計(jì)分卡引入Z區(qū)中小學(xué)的考核機(jī)制，有利于推進(jìn)審計(jì)整改的高質(zhì)量發(fā)展。平衡計(jì)分卡可以從財(cái)務(wù)、客戶、內(nèi)部業(yè)務(wù)流程、學(xué)習(xí)與成長四個(gè)維度來綜合評價(jià)審計(jì)整改的落實(shí)情況，能夠?qū)⒇?zé)任落實(shí)到每一個(gè)崗位和人員上。在審計(jì)整改的考核機(jī)制中，可以將財(cái)務(wù)維度比作大樹的根部，內(nèi)部業(yè)務(wù)流程維度比作大樹的主樹干，客戶維度比作大樹的樹枝，學(xué)習(xí)與成長維度比作大樹的樹葉，將每f4tOEcWBm8lkWAzGnUin6Q==個(gè)維度的考核指標(biāo)進(jìn)行細(xì)化設(shè)計(jì)是引入前的重點(diǎn)。具體細(xì)化指標(biāo)設(shè)計(jì)參考如圖1所示。

（五）創(chuàng)新分析方式，優(yōu)化整改

審計(jì)整改應(yīng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)、反復(fù)且不斷整合優(yōu)化的過程，相同的審計(jì)問題出現(xiàn)在不同單位可能會(huì)因組織管理細(xì)節(jié)、員工素質(zhì)及運(yùn)營模式的不同而呈現(xiàn)出完全不同的整改方案。因此，運(yùn)用新手段，結(jié)合5WHY分析法能更加深入地探索各單位審計(jì)整改不力的影響因子，對審計(jì)整改實(shí)施過程中的問題刨根溯源，讓整改意見更有針對性，讓整改過程更有可操作性，切實(shí)提高審計(jì)工作質(zhì)量。

五、結(jié)語

針對目前審計(jì)整改不夠深入、浮于表面等問題，文章運(yùn)用5WHY分析法創(chuàng)新審計(jì)整改的新方式，幫助審計(jì)部門和被審計(jì)單位更加清晰地分析影響審計(jì)整改成效的因素，為學(xué)校食堂更好地提高風(fēng)險(xiǎn)防范能力提供助力。審計(jì)整改并非一蹴而就的短期行為，而是植根于持續(xù)優(yōu)化與進(jìn)化的長效機(jī)制之中。提升審計(jì)整改流程的效能與長久性，需要像5WHY分析法一樣層層深入，精準(zhǔn)地找出實(shí)質(zhì)性問題，確保整改措施能夠經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)。

參考文獻(xiàn)：

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