行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化管理初探

[摘 要]隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的信息化管理已成為提升管理效率和風(fēng)險(xiǎn)防控能力的重要手段。文章旨在探討行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化管理的理論基礎(chǔ)、實(shí)施路徑、關(guān)鍵技術(shù)、應(yīng)用場(chǎng)景及面臨的挑戰(zhàn)，以期為相關(guān)單位提供理論指導(dǎo)和實(shí)踐參考。

[關(guān)鍵詞]行政事業(yè)單位；內(nèi)部控制；信息化管理；風(fēng)險(xiǎn)防控；管理效率

中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2024）22-0030-03

行政事業(yè)單位作為國(guó)家治理體系的重要組成部分，其內(nèi)部控制效能對(duì)于確保公共資源的有效分配和高效利用至關(guān)重要。然而，傳統(tǒng)的內(nèi)控模式面臨著信息不透明、程序復(fù)雜以及風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制薄弱等問(wèn)題。在此背景下，信息化管理作為一種創(chuàng)新的解決方案，能夠借助技術(shù)手段，顯著提高內(nèi)部控制的效果與效率，正逐漸成為此類單位優(yōu)化內(nèi)控體系的重要選擇。

一、內(nèi)部控制信息化管理的理論基礎(chǔ)

（一）內(nèi)部控制的基本概念與原則

內(nèi)部控制是指行政事業(yè)單位為了達(dá)成管理目標(biāo)，通過(guò)制定規(guī)章制度、采取措施以及執(zhí)行相關(guān)程序來(lái)防范和控制經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)的過(guò)程。它涵蓋從風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別到評(píng)估，再到應(yīng)對(duì)與監(jiān)控等一系列環(huán)節(jié)，目的在于確保單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)既合規(guī)又高效，并達(dá)到預(yù)期效果。

內(nèi)部控制的基礎(chǔ)原則包含了全面覆蓋、重視關(guān)鍵點(diǎn)、相互制衡、適應(yīng)變化及成本效益等幾個(gè)方面。全面覆蓋意味著內(nèi)控體系需觸及單位的所有業(yè)務(wù)流程，不留死角；重視關(guān)鍵點(diǎn)強(qiáng)調(diào)應(yīng)將注意力集中在高風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域和重要步驟上，提高整體控制效率；相互制衡指的是各控制機(jī)制之間形成有效約束，防止權(quán)力濫用；適應(yīng)變化要求內(nèi)控體系能夠隨著內(nèi)外環(huán)境的變化而靈活調(diào)整；成本效益則是指在實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的同時(shí)，保證投入產(chǎn)出比合理，避免因過(guò)度控制而導(dǎo)致資源浪費(fèi)。

（二）信息化管理的內(nèi)涵與特征

信息化管理是借助信息技術(shù)手段來(lái)優(yōu)化和重塑管理流程的一種方式，旨在提高管理效率與決策質(zhì)量，其核心內(nèi)容涵蓋數(shù)據(jù)導(dǎo)向、自動(dòng)化處理、資源共享以及即時(shí)監(jiān)督等方面。數(shù)據(jù)導(dǎo)向強(qiáng)調(diào)通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與挖掘，為管理層提供科學(xué)依據(jù)，從而增強(qiáng)決策的準(zhǔn)確性與預(yù)見(jiàn)性；自動(dòng)化處理指利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程中的自動(dòng)執(zhí)行與監(jiān)控，減少人為因素的影響，提高操作效率及透明度；資源共享意味著通過(guò)搭建信息平臺(tái)，統(tǒng)一管理和分享信息資源，消除信息壁壘，確保信息的易獲取性和一致性；即時(shí)監(jiān)督是依托信息系統(tǒng)對(duì)各項(xiàng)管理活動(dòng)實(shí)施實(shí)時(shí)追蹤與預(yù)警，更加突出事前、事中監(jiān)督，提升管理工作的靈活性和響應(yīng)速度。

（三）內(nèi)部控制與信息化管理的融合

將內(nèi)部控制體系與信息技術(shù)管理相結(jié)合，目的在于利用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)內(nèi)控流程的自動(dòng)化、數(shù)字化及智能化轉(zhuǎn)型，提高內(nèi)控機(jī)制的有效性和運(yùn)作效率。從細(xì)節(jié)上看，信息管理系統(tǒng)能夠通過(guò)整合和解析各類數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)部管控環(huán)節(jié)的全覆蓋監(jiān)測(cè)，并能提前發(fā)出潛在風(fēng)險(xiǎn)警報(bào)，增強(qiáng)了內(nèi)控措施的預(yù)見(jiàn)性和精確性；借助自動(dòng)處理和智能輔助工具，可以規(guī)范并簡(jiǎn)化內(nèi)控操作步驟，大幅降低人為因素帶來(lái)的不確定性及錯(cuò)誤概率。同時(shí)，基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的信息交換與即時(shí)追蹤功能，使得不同部門之間能夠無(wú)障礙地訪問(wèn)共享一致且最新的內(nèi)控資料，提升了信息資源的價(jià)值及其一致性。

二、內(nèi)部控制信息化管理的實(shí)施路徑

（一）信息化管理平臺(tái)的搭建

首先，提高數(shù)據(jù)整合能力，通過(guò)匯集來(lái)自不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的資料，實(shí)現(xiàn)信息的集中管理和資源共享，打破“數(shù)據(jù)孤島”現(xiàn)象，提高數(shù)據(jù)一致性和實(shí)用性。

其次，流程控制模塊是不可或缺的一部分，利用流程引擎和自動(dòng)化技術(shù)，促進(jìn)內(nèi)控程序的規(guī)范化與自動(dòng)執(zhí)行，減少人為因素的影響，提高操作效率及透明度。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)機(jī)制作為系統(tǒng)的一項(xiàng)關(guān)鍵保障措施，借助建立的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估模型與指標(biāo)體系，能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)測(cè)并預(yù)警潛在隱患，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理的預(yù)見(jiàn)性與準(zhǔn)確性。

最后，輔助決策工具進(jìn)一步擴(kuò)展了系統(tǒng)的應(yīng)用范圍，通過(guò)對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，采用直觀展示手段，為管理者提供科學(xué)依據(jù)，優(yōu)化決策過(guò)程的質(zhì)量與效果。

（二）內(nèi)部控制流程的優(yōu)化與再造

優(yōu)化和重構(gòu)內(nèi)部控制流程是行政事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)信息化管理不可或缺的一環(huán)。通過(guò)全面評(píng)估現(xiàn)有程序并進(jìn)行系統(tǒng)性改進(jìn)，能夠促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化及透明化操作，降低人為因素帶來(lái)的干擾與潛在風(fēng)險(xiǎn)。

具體來(lái)說(shuō)，這樣的流程改進(jìn)可以從以下幾個(gè)維度著手：以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)流程及其操作指南作為基礎(chǔ)，確保各環(huán)節(jié)執(zhí)行的一致性和可行性；利用自動(dòng)化工具和技術(shù)手段，推動(dòng)流程的自我運(yùn)行與監(jiān)督機(jī)制建設(shè)，降低誤操作的概率。借助信息平臺(tái)達(dá)到對(duì)整個(gè)過(guò)程的可視化追蹤，提升其公開度與控制力。

（三）數(shù)據(jù)治理與風(fēng)險(xiǎn)防控

在行政事業(yè)單位中，基于信息化管理的內(nèi)部控制體系里，數(shù)據(jù)治理與風(fēng)險(xiǎn)防控占據(jù)著至關(guān)重要的位置。為了構(gòu)建這一基礎(chǔ)，必須建立并完善數(shù)據(jù)治理框架，確保信息的精確性、完整性及安全性。首先，強(qiáng)化數(shù)據(jù)質(zhì)量管控，通過(guò)設(shè)定明確的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)價(jià)機(jī)制，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度與一致性。其次，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全防護(hù)同樣不可或缺，需要采用詳盡的安全策略和先進(jìn)的技術(shù)手段，保護(hù)數(shù)據(jù)免受破壞或泄露。合理規(guī)劃數(shù)據(jù)從生成到銷毀整個(gè)生命周期中的管理流程也十分關(guān)鍵，有助于最大化地發(fā)揮數(shù)據(jù)價(jià)值。同時(shí)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)潛在威脅的有效監(jiān)測(cè)和靈活應(yīng)對(duì)，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理的預(yù)見(jiàn)性和精確性[ 1 ]。

三、內(nèi)部控制信息化管理的關(guān)鍵技術(shù)

（一）大數(shù)據(jù)技術(shù)在內(nèi)部控制中的應(yīng)用

在行政事業(yè)單位實(shí)施內(nèi)部控制信息化管理的過(guò)程中，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用顯得尤為關(guān)鍵。這種技術(shù)能夠通過(guò)深入分析大量數(shù)據(jù)，有效識(shí)別潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素和異?；顒?dòng)，為內(nèi)控體系提供有力的數(shù)據(jù)支撐及決策參考。

大數(shù)據(jù)技術(shù)支持對(duì)各類業(yè)務(wù)信息的即時(shí)收集、保存與處理，通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和機(jī)器學(xué)習(xí)方法揭示隱藏于數(shù)據(jù)背后的規(guī)律性特征和異常模式[ 2 ]。例如，基于財(cái)務(wù)記錄的詳盡審查，可以揭露非正常的開支模式或潛在的資金安全問(wèn)題；針對(duì)業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)的研究，有助于發(fā)現(xiàn)工作流中的障礙點(diǎn)及效率低下之處。

此外，借助于大數(shù)據(jù)工具，可以對(duì)過(guò)往資料展開回顧式研究，促進(jìn)內(nèi)部控制系統(tǒng)持續(xù)優(yōu)化升級(jí)。

（二）云計(jì)算技術(shù)在內(nèi)部控制中的應(yīng)用

在行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制信息化管理過(guò)程中，云計(jì)算技術(shù)扮演了至關(guān)重要的角色。它通過(guò)提供靈活且高效的計(jì)算與存儲(chǔ)資源，提升了內(nèi)控系統(tǒng)的快速部署及擴(kuò)展能力，降低了信息化管理的成本負(fù)擔(dān)。具體來(lái)說(shuō)，該技術(shù)實(shí)現(xiàn)了資源按需分配與彈性伸縮的功能，能夠很好地適應(yīng)不同業(yè)務(wù)場(chǎng)景下的需求變化。例如，在預(yù)算編制或資產(chǎn)管理等活動(dòng)高峰期，云平臺(tái)能自動(dòng)增加所需計(jì)算和存儲(chǔ)的資源，保證系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。在這些活動(dòng)較少時(shí)，可相應(yīng)減少資源占用，達(dá)到節(jié)省運(yùn)營(yíng)成本的目的。借助云計(jì)算，可以實(shí)現(xiàn)應(yīng)用程序的快速安裝和更新迭代，進(jìn)一步縮短了軟件開發(fā)周期并減少了后期維護(hù)工作量。因此，通過(guò)引入云計(jì)算解決方案，不僅提高了內(nèi)部控制體系的靈活性和效率，而且提升了組織信息化管理水平。

（三）區(qū)塊鏈技術(shù)在內(nèi)部控制中的應(yīng)用

在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的信息技術(shù)管理領(lǐng)域，區(qū)塊鏈展現(xiàn)出獨(dú)一無(wú)二的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)運(yùn)用分布式賬本和智能合約，該技術(shù)能夠確保數(shù)據(jù)以一種可信賴且無(wú)法被篡改的方式進(jìn)行共享[ 3 ]，增強(qiáng)了內(nèi)控系統(tǒng)的安全性和透明度。更具體地說(shuō)，區(qū)塊鏈支持?jǐn)?shù)據(jù)的分散存儲(chǔ)與多邊共識(shí)機(jī)制，這有助于保證信息的真實(shí)無(wú)誤及完整性。例如，在處理資產(chǎn)時(shí)，每一筆交易及其狀態(tài)變更都會(huì)被準(zhǔn)確記錄下來(lái)，為資產(chǎn)管理提供了清晰且易于追蹤的歷史軌跡；在合同管理方面，智能合約可以自動(dòng)執(zhí)行預(yù)設(shè)條款，不僅保障了契約內(nèi)容得到嚴(yán)格遵守，而且防止了任何未經(jīng)授權(quán)的修改行為。借助實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)交換及多方驗(yàn)證過(guò)程，區(qū)塊鏈提升了信息流通的開放性以及跨部門協(xié)作效率[ 4 ]。

四、信息化技術(shù)在內(nèi)部控制中的具體應(yīng)用與提升措施

（一）預(yù)算管理與績(jī)效評(píng)價(jià)的信息化提升

在行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制框架下，預(yù)算管理與績(jī)效評(píng)估的數(shù)字化革新是提高管理效能的核心環(huán)節(jié)?！吨腥A人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》第八條的規(guī)定，國(guó)家倡導(dǎo)依法運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)推進(jìn)會(huì)計(jì)工作的開展。通過(guò)采用前沿的信息技術(shù)手段，構(gòu)建從預(yù)算編制、執(zhí)行直至績(jī)效考核的一體化管理體系，提升預(yù)算控制的專業(yè)水平和透明程度。具體實(shí)施策略涵蓋以下幾個(gè)方面：運(yùn)用信息系統(tǒng)及時(shí)搜集并分析預(yù)算相關(guān)數(shù)據(jù)，確保預(yù)算規(guī)劃具備高度的準(zhǔn)確性和科學(xué)性；借助信息平臺(tái)實(shí)時(shí)監(jiān)督資金流向，快速發(fā)SKiFR6T4/J5b0GFH50LMbg==現(xiàn)并糾正任何偏離既定目標(biāo)的行為，保障預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的效率與合法性。

此外，系統(tǒng)還能自動(dòng)產(chǎn)出績(jī)效分析報(bào)告，提供多角度的數(shù)據(jù)支撐，增強(qiáng)評(píng)價(jià)結(jié)論的真實(shí)性和公正性。

（二）資產(chǎn)管理與風(fēng)險(xiǎn)防控的信息化策略

資產(chǎn)管理與風(fēng)險(xiǎn)防控構(gòu)成了行政事業(yè)單位內(nèi)部控制體系的關(guān)鍵組成部分?！吨腥A人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》第二十五條的規(guī)定，各單位需建立健全內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)制，將其整合進(jìn)內(nèi)控框架之中。借助信息技術(shù)手段，能夠?qū)崿F(xiàn)資產(chǎn)從購(gòu)置到報(bào)廢整個(gè)生命周期內(nèi)的精細(xì)化管理，有效防止資產(chǎn)流失和浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。

具體的實(shí)施方案涵蓋以下幾個(gè)方面：通過(guò)信息管理系統(tǒng)，追蹤記錄資產(chǎn)獲取、保管、使用、維護(hù)直至最終處置的全過(guò)程，確保資產(chǎn)狀態(tài)的高度透明化；系統(tǒng)應(yīng)具備異常檢測(cè)能力，在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠自動(dòng)觸發(fā)警報(bào)，以便及時(shí)采取措施避免潛在損失。此外，通過(guò)對(duì)資產(chǎn)使用效率的數(shù)據(jù)分析，提出優(yōu)化建議，旨在減少資源閑置情況并降低非必要的消耗。

（三）合同管理與合規(guī)性審查的信息化實(shí)現(xiàn)

合同管理與合規(guī)性檢查構(gòu)成了行政事業(yè)單位內(nèi)部控制系統(tǒng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)?！吨腥A人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》第二十五條的規(guī)定，所有單位都應(yīng)建立健全內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督體系，將其整合進(jìn)本單位的內(nèi)部控制體系中。借助信息化管理平臺(tái)的搭建，可以實(shí)現(xiàn)從合同起草直至歸檔過(guò)程的全程覆蓋，確保每個(gè)步驟既符合規(guī)范又高效運(yùn)行。

具體的實(shí)施方案涵蓋以下幾個(gè)方面：利用標(biāo)準(zhǔn)化模板自動(dòng)生成合同文本，降低人為錯(cuò)誤率，提高文檔準(zhǔn)備階段的工作效率和準(zhǔn)確性；實(shí)施自動(dòng)化的多層級(jí)審查流程，保證審批過(guò)程公開透明且合法合規(guī)；實(shí)時(shí)監(jiān)控合同執(zhí)行情況，自動(dòng)生成進(jìn)度報(bào)告，以便迅速發(fā)現(xiàn)并處理潛在問(wèn)題；推動(dòng)文件電子化存檔，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全防護(hù)，提升歷史資料檢索便利性。

五、內(nèi)部控制信息化管理面臨的挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)策略

（一）技術(shù)與人才的制約及應(yīng)對(duì)

在推進(jìn)公共部門內(nèi)部控制信息化的過(guò)程中，技術(shù)條件與人力資源的限制成為急需解決的關(guān)鍵問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)高效的信息化管理依賴于先進(jìn)的技術(shù)支持和強(qiáng)大的系統(tǒng)整合能力。

然而，目前許多單位面臨著技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施落后、不同系統(tǒng)之間兼容性差以及技術(shù)更新緩慢等問(wèn)題。信息化管理不僅要求工作人員掌握信息技術(shù)的基礎(chǔ)知識(shí)，而且必須深入理解內(nèi)部控制的操作流程及風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制。但單位對(duì)人才培養(yǎng)投入不足，導(dǎo)致能夠同時(shí)精通技術(shù)和業(yè)務(wù)操作的復(fù)合型人才非常稀缺。因此，在推進(jìn)公共部門內(nèi)部控制信息化的過(guò)程中，增強(qiáng)技術(shù)實(shí)力、提升系統(tǒng)集成度，積極培養(yǎng)兼具技術(shù)能力和業(yè)務(wù)專長(zhǎng)的人才隊(duì)伍，成為克服當(dāng)前障礙不可或缺的措施。

（二）數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)

在行政事業(yè)單位推行信息化管理時(shí)，保障數(shù)據(jù)安全和個(gè)人隱私顯得尤為關(guān)鍵。此過(guò)程中包含了大量敏感信息的獲取、存儲(chǔ)、傳輸及處理等環(huán)節(jié)。如果這些資料不幸被泄露或遭到未授權(quán)訪問(wèn)，可能導(dǎo)致嚴(yán)重的安全風(fēng)險(xiǎn)和法律糾紛。現(xiàn)階段，在單位的數(shù)據(jù)安全管理實(shí)踐中仍存在多方面不足，例如加密技術(shù)的應(yīng)用范圍有限、訪問(wèn)權(quán)限控制不夠嚴(yán)格以及數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制有待優(yōu)化等問(wèn)題。此外，針對(duì)個(gè)人隱私保護(hù)的相關(guān)法律法規(guī)體系尚不健全，這也給實(shí)際操作中有效維護(hù)個(gè)人信息安全帶來(lái)了挑戰(zhàn)。

（三）制度與流程的適應(yīng)性及應(yīng)對(duì)問(wèn)題

在行政事業(yè)單位推動(dòng)內(nèi)部控制信息化管理時(shí)，制度與流程的適應(yīng)性至關(guān)重要。然而，在實(shí)踐中，許多單位在此方面仍面臨諸多挑戰(zhàn)，如規(guī)章制度更新滯后、操作流程復(fù)雜且與信息技術(shù)的應(yīng)用不匹配等。這些問(wèn)題不僅影響了信息化管理的有效實(shí)施，而且可能導(dǎo)致工作效率下降和風(fēng)險(xiǎn)管理能力減弱。

六、結(jié)語(yǔ)

信息化管理在行政事業(yè)單位中的應(yīng)用，對(duì)于增強(qiáng)單位的管理和風(fēng)險(xiǎn)控制能力具有至關(guān)重要的作用。通過(guò)搭建高效的信息化管理系統(tǒng)、改進(jìn)內(nèi)部流程、引入先進(jìn)技術(shù)以及擴(kuò)大實(shí)際應(yīng)用范圍，能夠顯著提高內(nèi)部控制的效能與效率。盡管如此，在推進(jìn)信息化建設(shè)的過(guò)程中，還存在諸如技術(shù)障礙、專業(yè)人才短缺、信息安全保障不力及制度適應(yīng)性不足等多方面的問(wèn)題，這要求相關(guān)部門在實(shí)施過(guò)程中持續(xù)探索和優(yōu)化解決方案。

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