新公司法下，如何做好股東名冊管理？

一個(gè)并不起眼、被隨意管理的股東名冊，往往在股權(quán)紛爭和股東身份存疑時(shí)，才獲得股東的關(guān)注。名不正則言不順、言不順則事不成。新公司法確定了股東名冊為股東身份推定最高權(quán)利文件的地位，然而如何在公司治理實(shí)踐中真正落地，解決認(rèn)識(shí)缺位、管理職責(zé)不清、管理規(guī)則缺失等一系列實(shí)際問題，尚需公司董事會(huì)、董事長、董秘等相關(guān)方，真正重視并積極行動(dòng)起來

股東身份確定“三部曲”：規(guī)則與現(xiàn)實(shí)

公司股東名冊，是中國公司法規(guī)定的股東向公司主張權(quán)利的依據(jù)，也是公司法明文規(guī)定所有類型公司均應(yīng)制作并在公司置備的重要股東資料。在股東資格的基礎(chǔ)事實(shí)成立后，公司需要依據(jù)法律規(guī)定向股東簽發(fā)出資證明或者股票、制作并置備股東名冊、辦理注冊機(jī)關(guān)的登記。以上需要公司來完成的股東身份確定“三部曲”，其實(shí)具有不同的法律意義與管理意義。我們看到的現(xiàn)實(shí)是，前兩步由公司簽發(fā)出資證明或者股票以及置備股東名冊，無論是作為義務(wù)人的公司還是權(quán)利人的股東，對(duì)此關(guān)注度都不高，在公司管理中也相當(dāng)隨意。通常在完成市場監(jiān)督機(jī)關(guān)的登記后，股東投資或者股權(quán)轉(zhuǎn)讓即告一段落。股東對(duì)于出資證明和股東名冊的關(guān)注，常常是在股權(quán)紛爭和股東身份存疑之時(shí)。

投資者因出資或者受讓股權(quán)成為一家有限公司的股東，抑或作為發(fā)起人創(chuàng)立一家股份公司成為其股東，均須經(jīng)過公司股東會(huì)議決議并在章程中做相應(yīng)規(guī)定。股份公司的股份轉(zhuǎn)讓發(fā)生在股東之間，雖然由公司直接履行法定職責(zé)簽發(fā)股票、置備股東名冊，但非上市的股份公司通常仍然會(huì)收到股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議或者其他股權(quán)變動(dòng)的文件，而上市或者掛牌的股份公司，則通過公司在章程中明確的證券登記結(jié)算系統(tǒng)來完成股票的過戶和股東名冊的登記。我們可以看到，股東身份的取得是以公司為中心的一系列事實(shí)和文件來支撐的。不同類型的公司，股東資格的取得和變動(dòng)的實(shí)際程序有相當(dāng)大的差異，股東身份確定的“三部曲”也存在顯著的不同。

股東身份的取得與喪失，是基于法律行為和法定原因而發(fā)生?；诠蓶|身份事實(shí)而實(shí)施的“三部曲”，確保了股東資格形式要件的完備。根據(jù)法律的規(guī)定，股東名冊是投資人主張股東權(quán)利的依據(jù)，是公司組織股東會(huì)議和實(shí)施分配的依據(jù)，而出資證明或者股票、工商登記信息并不是。然而，由于工商登記具備公示效力和對(duì)抗第三人的外部效力，人們普遍更傾向于接受工商登記和企業(yè)信用信息系統(tǒng)中的股東名單，而不是公司法規(guī)定的由公司來制作和置備的股東名冊。這種認(rèn)知也影響了公司治理的實(shí)務(wù)：有限公司以工商登記的股東名單，甚至是公司章程中的股東章節(jié)，替代公司應(yīng)置備的股東名冊；上市公司以證券登記結(jié)算公司提供的證券持有人名單，來替代公司的股東名冊。

公司股東名冊應(yīng)是公司股東關(guān)系管理中最重要的抓手。股東名冊具有權(quán)利推定效力，以股東名冊記載為準(zhǔn)，公司推定投資人為本公司股東，給予其股東待遇；股東名冊具有對(duì)抗效力，投資人即使已實(shí)質(zhì)上取得了股權(quán)或者股份，但未在股東名冊上做變更登記則不得對(duì)抗公司；股東名冊具有免責(zé)效力，公司依法對(duì)股東名冊上記載的股東履行了通知、股利分配等需履行的義務(wù)，即免除了相應(yīng)的法律責(zé)任。

新公司法呼喚股東名冊管理的歸位與作用發(fā)揮

2023年12月公司法修訂，在股東出資實(shí)繳、股東會(huì)決議效力、董事會(huì)職責(zé)等方面做了大量的規(guī)則調(diào)整和完善，新公司法在公司與股東的關(guān)系管理方面開啟了新紀(jì)元，呼喚著股東名冊管理的歸位與作用發(fā)揮。

新公司法的一項(xiàng)重大修改是股東出資由認(rèn)繳制改為實(shí)繳制，這一修改直接影響了股東名冊的記載內(nèi)容。有限公司的股東名冊記載事項(xiàng)新增一項(xiàng)“取得和喪失股東資格的日期”，原第二項(xiàng)“股東的出資額”修改為“股東認(rèn)繳和實(shí)繳的出資額、出資方式和出資日期”。股東出資實(shí)繳制，包括股東限期實(shí)繳、出資的登記與公示、董事會(huì)對(duì)股東實(shí)繳出資的監(jiān)督與催繳、未實(shí)繳情況下股東的失權(quán)和公司減資等。這些都對(duì)股東名冊管理提出了要求，公司董事會(huì)只有關(guān)注股東出資的具體情況，對(duì)公司股東的出資進(jìn)展及其對(duì)股東權(quán)利的影響進(jìn)行持續(xù)監(jiān)管，才是真正的勤勉盡責(zé)。過去授權(quán)資本制下漫長的實(shí)繳期限內(nèi)，股東名冊處于一個(gè)完全靜止的狀態(tài)，股東名冊既沒什么可管的，公司也沒有管理責(zé)任。新公司法下，股東名冊不僅是股東出資信息的記載，更是股東實(shí)體權(quán)利處于何種狀態(tài)的記錄，以及對(duì)公司董事會(huì)履職盡責(zé)的警示器。

新公司法總則新增了股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議決議不成立的四種情況，其中兩種與股東表決權(quán)的比例有關(guān)；新公司法更加關(guān)注股東權(quán)利的保護(hù)，對(duì)于股東會(huì)決議存在不合法、不合規(guī)情形的，可分別定為可撤銷、無效、不成立。新公司法對(duì)于股東會(huì)會(huì)議的要求，特別是在股東會(huì)通知、股東資格確認(rèn)、股東表決權(quán)計(jì)算等方面的要求，都直接與股東名冊記載事項(xiàng)有關(guān)，股東會(huì)決議的合規(guī)性直接反映出股東名冊管理的實(shí)際水平。司法實(shí)踐中的股東名冊記載糾紛，一般以公司為被告，相當(dāng)多的股東資格爭議案件，就是公司怠于履行記載股東名冊的法定義務(wù)，應(yīng)記載的股東未登記到股東名冊中，在股東會(huì)表決等情形下發(fā)生實(shí)際股東與登記股東的沖突。需要關(guān)注的是，公司股東名冊并非創(chuàng)設(shè)權(quán)利，而是具備推定效力。公司有義務(wù)依法記載股東信息、置備股東名冊，而沒有義務(wù)去查證股權(quán)的實(shí)際持有人。正是因?yàn)楣蓶|名冊具有法律上的推定效力，股東、投資人、被冒名登記的“股東”才會(huì)在股東名冊記載事項(xiàng)存在問題而無法得到及時(shí)、有效解決時(shí)，通過訴訟來要求增加、變更以及滌除股東名冊記載。

新公司法完善了股東對(duì)股東名冊的知情權(quán)利。在有限公司股東權(quán)利部分，新公司法增加了股東查閱和復(fù)制股東名冊的規(guī)定，還規(guī)定了股東查閱資料可以委托律師事務(wù)所等中介機(jī)構(gòu)，對(duì)股東查閱和復(fù)制資料提出了保密等合法合規(guī)的要求；在股份公司的條款中，在原有的股東查閱權(quán)之外，增加了復(fù)制權(quán)，規(guī)定上市公司股東查閱、復(fù)制相關(guān)資料應(yīng)當(dāng)遵守證券法。股東名冊由公司制作并置備，是公司對(duì)股東權(quán)利內(nèi)部公示的文件。如果股東名冊只是公司董事會(huì)使用，股東不能查閱、不能復(fù)制，那么股東名冊的公信力就會(huì)喪失，法律賦予股東名冊的權(quán)利推定效力和對(duì)抗效力也就沒有了存在基礎(chǔ)。新公司法完善股東名冊的股東使用規(guī)則，是法律對(duì)股東知情權(quán)的重要保障措施。股東依法行使查閱與復(fù)制的權(quán)利，也將推進(jìn)公司全面履行制備股東名冊的義務(wù)，提升公司股東名冊的管理水平。

新公司法對(duì)股票轉(zhuǎn)讓和股權(quán)轉(zhuǎn)讓后的股東名冊記載規(guī)定進(jìn)行了修訂。舊公司法規(guī)定記名股票轉(zhuǎn)讓相應(yīng)進(jìn)行受讓人的股東名冊記載，新公司法明確了股份公司發(fā)行的股票應(yīng)為記名股票，股東名冊的管理適用于股份公司發(fā)行的所有股票。新公司法借鑒司法解釋的相關(guān)規(guī)定，新增第八十六條規(guī)定，有限公司股東轉(zhuǎn)讓股權(quán)的，應(yīng)當(dāng)書面通知公司，請求變更股東名冊；需要辦理變更登記的，并請求公司向公司登記機(jī)關(guān)辦理變更登記。公司拒絕或者在合理期限內(nèi)不予答復(fù)的，轉(zhuǎn)讓人、受讓人可以依法向人民法院提起訴訟。股權(quán)轉(zhuǎn)讓的，受讓人自記載于股東名冊時(shí)起可以向公司主張行使股東權(quán)利。

筆者認(rèn)為，股票和股權(quán)轉(zhuǎn)讓后的股東名冊記載規(guī)定，是關(guān)于股東名冊最具現(xiàn)實(shí)意義的條款。有限公司和股份公司創(chuàng)立時(shí)的股東或者發(fā)起人都承擔(dān)著特殊的法律責(zé)任，由于簽署公司章程和投資協(xié)議、發(fā)起人協(xié)議等法律文件，公司股東名冊的初始記載通常都是完備的。在公司存續(xù)期間，公司股東的股權(quán)或者股份轉(zhuǎn)讓引起的股東名冊記載變更，才是股東名冊記載發(fā)生糾紛的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。新公司法在轉(zhuǎn)讓環(huán)節(jié)明確了股東名冊變更登記的具體程序和糾紛解決機(jī)制，規(guī)定有限公司股權(quán)的受讓方真正成為股東的起始日就是記載于股東名冊之日，確定了股東名冊作為股東身份推定最高權(quán)利文件的地位。

關(guān)于股份公司股票轉(zhuǎn)讓后的股東名冊變更登記，新公司法規(guī)定，股東會(huì)會(huì)議召開前二十日內(nèi)或者公司決定分配股利的基準(zhǔn)日前五日內(nèi)，不得變更股東名冊，法律、行政法規(guī)或者國務(wù)院證券監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)對(duì)上市公司股東名冊變更另有規(guī)定的，從其規(guī)定。這一規(guī)定，在股東名冊現(xiàn)實(shí)使用中最可能出現(xiàn)爭議的股東會(huì)會(huì)議和股利分配環(huán)節(jié)，使股東名冊記載在窗口期鎖定，以公開和公平的方式界定了實(shí)際享有權(quán)利的股東范圍。

新公司法下股東名冊的管理之道

毋庸置疑，新公司法在法律理念和權(quán)利規(guī)則方面，都將極大提升各類型公司股東和董監(jiān)高人員對(duì)股東名冊的認(rèn)知水平，極大推進(jìn)股東名冊管理在公司治理實(shí)踐中的真正落地。在新公司法實(shí)施的初期，我們還是要清醒地看到，公司治理實(shí)務(wù)中仍然存在著對(duì)股東名冊認(rèn)識(shí)缺位、管理職責(zé)不清、管理規(guī)則缺失等一系列問題。

實(shí)事求是地說，目前有限公司不制作、不置備、不維護(hù)公司股東名冊的現(xiàn)象仍然相當(dāng)普遍。公司股東和董事會(huì)、管理層對(duì)股東名冊管理缺乏基本認(rèn)識(shí)，將股東名冊與工商登記文件混淆，或者以章程的股東章節(jié)替代股東名冊。有限公司股東名冊管理不到位，與其規(guī)模小、股東少、各方面管理工作簡化或者合并有關(guān)，改進(jìn)公司股東名冊管理仍然要從提高認(rèn)識(shí)入手。股東會(huì)應(yīng)對(duì)公司董事會(huì)明確提出嚴(yán)格規(guī)范股東名冊管理的要求，通過細(xì)化公司治理工作，強(qiáng)化商事活動(dòng)的儀式感、治理文件管理的“要式”要求，逐步在公司內(nèi)建立起股東名冊的權(quán)威感和神圣感，通過股東的重視，帶動(dòng)公司的重視。

股東名冊管理是最為基本的公司治理工作，是公司股東會(huì)會(huì)議管理的基礎(chǔ)，是公司投資者關(guān)系管理的基礎(chǔ)。公司董事會(huì)是股東名冊理所當(dāng)然的歸口管理機(jī)構(gòu)，具體承擔(dān)管理職責(zé)的，應(yīng)當(dāng)是公司董事會(huì)秘書，未設(shè)董事會(huì)秘書的就應(yīng)當(dāng)是公司董事長。很多公司股東名冊疏于管理，就是因?yàn)楣芾碚呷蔽?，無人負(fù)責(zé)。

新公司法進(jìn)一步明確了股東名冊的法律地位，補(bǔ)充了股東名冊管理的基本規(guī)則，但股東名冊管理真正落實(shí)，還需要在公司章程中做出明確、細(xì)致的管理規(guī)定，將股東名冊管理內(nèi)化為公司治理工作的一部分，如同股東會(huì)的會(huì)議管理一樣有具體規(guī)則來指引與約束。目前在有限公司的章程中很難看到關(guān)于股東名冊管理的規(guī)定。股份公司的規(guī)范體系中，《非上市公眾公司監(jiān)管指引第3號(hào)——章程必備條款》規(guī)定，“章程應(yīng)當(dāng)載明公司股票采用記名方式，并明確公司股票的登記存管機(jī)構(gòu)以及股東名冊的管理規(guī)定?！钡谌珖赊D(zhuǎn)系統(tǒng)掛牌公司的章程之中，卻鮮有在公司章程中做出股東名冊具體管理規(guī)定的。中國證監(jiān)會(huì)《上市公司章程指引》規(guī)定，公司依據(jù)證券登記機(jī)構(gòu)提供的憑證建立股東名冊，股東名冊是證明股東持有公司股份的充分證據(jù)。上市公司股份由證券登記機(jī)構(gòu)來登記和保管，公司要做的主要是定期查詢。

筆者認(rèn)為，需要在公司章程中明確股東名冊的管理規(guī)定，應(yīng)包括以下內(nèi)容：股東名冊記載事項(xiàng)、股東名冊的記載人和簽章的要求、辦理股東名冊新增記載或者變更記載的各種情況、股東辦理股東名冊記載的申報(bào)期限和資料要求、公司辦理股東名冊記載的具體期限、股東名冊不得變更的窗口期規(guī)定、股東名冊在股東會(huì)會(huì)議和股利分配中使用的規(guī)則、股東名冊查詢與復(fù)制的規(guī)則、記載事項(xiàng)更正的規(guī)則。不同類型的公司，管理規(guī)定也有所側(cè)重，例如有限公司重點(diǎn)明確記載規(guī)則，股份公司重點(diǎn)在于記載、查閱和復(fù)制規(guī)則，上市公司應(yīng)明確股票登記存管和股東名冊查詢。以上管理規(guī)則的細(xì)化和明確，不僅有助于股東名冊管理在公司內(nèi)部的真正落地，也有助于防范和化解股東資格的糾紛。

德國法學(xué)家魯?shù)婪颉ゑT·耶林說，為權(quán)利而斗爭是權(quán)利人自己的義務(wù)。股東名冊管理屬于公司自治的范疇，與其期望公司法對(duì)股東名冊管理做出更加細(xì)致的規(guī)定，不如喚醒遺忘了股東名冊存在的公司股東們，喚醒將股東名冊與工商登記混為一談的公司董事會(huì)，讓股東名冊展現(xiàn)公司法所賦予的權(quán)威與價(jià)值。